Ütemezési szavazás létrehozása a Windows Outlookban

A szervező több időbeállítást is elküldhet az Ütemezési szavazáson keresztül, és minimalizálhatja az ütemezéssel kapcsolatos e-mailek oda-vissza küldését.

Szavazás létrehozása az Outlookban

1. Adja meg az értekezlet beállításait.

   1. Az összes szavazás megtekintése: Erre a hivatkozásra kattintva megtekintheti és kezelheti az Ön által létrehozott összes szavazást.

   2. Időzóna: Az időzóna legördülő menüt választva módosíthatja az értekezlet időzónáját.

      Megjegyzés

      A használt időzónát a szervező beállításaiból olvassa be a rendszer, de a listából választhat egy újat is. A rendszer figyelembe veszi a nyári időszámítást, és az éves váltás utáni értekezleteken a helyes idő jelenik meg.

   3. Időtartam: Válasszon ki egy értekezlet időtartamát a listából.

   4. Értekezlettel töltött órák: Korlátozza a javasolt értekezleti időpontokat munkanapokra és munkaidőre.

      Megjegyzés

      Az alapértelmezett munkaidőt vagy a szervező beállításaiból olvassa be (ha vannak), vagy pedig az Exchange-beállításait fogja használni. Alapértelmezés szerint reggel 8 és délután 5 óra között van, ha nincsenek beállítások megadva.

   5. Dátumválasztó: A dátumválasztóval különböző dátumokat választhat az elérhető időpontok megtekintéséhez. A szavazásba különböző dátumokból származó időpontokat is felvehet. Másik lehetőségként a balra és a jobbra mutató nyílgombokkal az előző vagy a következő napra ugorhat, a naptárikon használatával (a nyílgombok között) pedig visszaugorhat a mai napra.

2. Az ütemezési szavazás átnézi a résztvevők időbeosztását (ha van ilyen), és javaslatot tesz a megfelelő értekezlet-időpontokra. A legjobb lehetőségek meghatározásánál figyelembe vett tényezők közé tartozik, hogy hány résztvevő szabad, hány kötelező és nem kötelező résztvevő szabad, valamint hogy az ütköző résztvevők rendelkeznek-e feltételes vagy foglalt kötelezettségekkel a naptárban.

   Megjegyzés

   Az ütemezési szavazás az Ön Microsoft 365 vállalati fiókjával fér hozzá a naptárhoz és a szervezet résztvevőinek naptárához, és határozza meg az elérhetőséget. Azokban a naptárakban, amelyek nincsenek Microsoft 365-fiókhoz társítva, a résztvevők elérhetősége ismeretlenként jelenik meg.

   1. People Icons: A személy ikonra mutatva láthatja a résztvevők elérhetőségét, és azt, hogy kötelezőek vagy nem kötelezőek-e.

      1. Aláhúzva: Szervező
      2. Zöld: Elérhető
      3. Piros: Elfoglalt
      4. Lila: Házon kívül
      5. Szürke: Ismeretlen

   2. Kibontás/összecsukás gomb: Megtekintheti a résztvevők elérhetőségének részletes listáját, valamint azt, hogy egy adott időpontjavaslathoz kötelezőek vagy opcionálisak-e.

3. Válasszon néhány alkalmas időpontot az értekezlethez. A Tovább gomb akkor válik elérhetővé, ha kiválaszt egy vagy több lehetőséget.

4. Válassza a Tovább gombot. A szavazás létrehozásának befejezése előtt megjelenik a kiválasztott időpontok listája és a szavazási beállítások.

   

   1. Most már törölheti a kijelölt értekezlet-időpontokat, ha a Kijelölt időpontok listában a törlés ikonra kattint.

   2. Lehetősége van értekezlethelyszín hozzáadására.

   3. Az online értekezletek alapértelmezés szerint engedélyezve vannak. Ha le szeretné tiltani, jelölje be az Online értekezlet jelölőnégyzetet. A beállítás neve a szervezet által kiválasztott alapértelmezett értekezletszolgáltatótól függően frissül. Az értekezletszolgáltatót az Outlook beállításai között módosíthatja.

   4. A Kibontás/összecsukás gombbal megtekintheti a Szavazás beállításainak kezelése terület beállításait.

      1. Ütemezés, amikor a résztvevők konszenzusra jutnak: A naptáresemény automatikusan ütemezve van, ha az összes kötelező résztvevő egy adott időpont mellett szavazott. Ha több lehetőség áll rendelkezésre, a legkorábbi lehetőséget ütemezi a program.
      2. Kijelölt időpontok visszatartása a naptárban: A program minden egyes javasolt időponthoz helyez el a naptárban egy feltételes eseményt. Az értekezlet ütemezésekor vagy a szavazás törlésekor a rendszer eltávolítja az összes visszatartást.
      3. Értesítést kérek a szavazás frissítéseiről: Minden alkalommal kapni fog egy e-mailt, amikor egy résztvevő szavaz. Az üzenet tartalmazza a szavazás aktuális állapotát, valamint egy ütemezési lehetőséget.
      4. Személyazonosságuk igazolásának megkövetelése a résztvevőktől: A névtelen szavazás megelőzése érdekében a résztvevőknek hitelesíteniük kell magukat a szavazás előtt.

1. Szavazás zárolása a résztvevők számára: A résztvevők nem javasolhatnak új időpontokat, és nem szerkeszthetik a többi résztvevőt.

   Megjegyzés

   A bérlői rendszergazdák ezen beállítások némelyikét szervezeti szinten is frissíthetik a megfelelő parancsmagok használatával. További információért keresse meg az alábbi beállításokat a
   Set-OrganizationConfig (ExchangePowerShell):
   FindTimeAttendeeAuthenticationEnabled, FindTimeAutoScheduleDisabled, FindTimeLockPollForAttendeesEnabled és FindTimeOnlineMeetingOptionDisabled.

2. Válassza a Szavazás létrehozása lehetőséget. A szavazás ütemezése során a program beszúrja a szavazás részleteit az e-mail törzsébe, amely tartalmazza a szavazási lapra mutató hivatkozást, valamint az összes eddig létrehozott szavazásra mutató hivatkozást.

3. Válassza a Küldés gombot az e-mail elküldéséhez és a szavazási folyamat elindításához.