A Diagramkészítés adatokból varázsló használata

Csatlakozás Excel-munkafüzethez a diagram létrehozásához

Ezen a lapon megadhatja a létrehozni kívánt Visio-folyamatábra típusát, az Excel-munkafüzetet, valamint azt az Excel-táblázatot, amely a Visio-diagram létrehozásához használni kívánt oszlopokat és sorokat tartalmazza. Gyakran egyszerűbb az Excel-munkafüzetet a minta Excel-adatsablon alapján létrehozni, amelyet úgy nyithat meg, ha a sablon előnézetében látható hivatkozásra kattint. Saját egyéni Excel-sablonját is létrehozhatja, az ezt követő lépésekben pedig megfeleltetéseket adhat meg, és automatikusan létrehozhatja a diagramot.

Ha menet közben nézni szeretné az ebben a példában használt Excel-sablonokat, letöltheti őket a következő hivatkozásokról:

• Egyszerű folyamatábra folyamattérképe

• Keresztfunkcionális folyamatábra folyamattérképe

1. A Milyen diagramot szeretne készíteni az adatokból? beállításnál válasszon az alábbi lehetőségek közül:

   • Egyszerű folyamatábra

   • Keresztfunkcionális folyamatábra (vízszintes)

   • Keresztfunkcionális folyamatábra (függőleges)

2. Az Excel-munkafüzet kiválasztása csoportban válasszon az alábbi lehetőségek közül:

   • A lefelé mutató nyilat választva jelenítse meg a legutóbb használt munkafüzetek listáját.

   • Válassza a Tallózás gombot a kívánt munkafüzet megkereséséhez.

3. A Jelöljön ki a munkafüzetben egy táblázatot vagy egyéni tartományt csoportban tegye a következők egyikét:

   • Válasszon a munkafüzetben szereplő táblázatnevek közül.

   • Egy adattartomány megadásához válassza az Egyéni tartomány lehetőséget.

     Ha nem tud létrehozni vagy megadni egy Excel-táblázatot, akkor használjon egy olyan cellatartományt, amely tartalmazza az oszlopfejléceket és az értékeket.

   Tipp:   Ha szeretné, hogy a diagram és az adatok mindig szinkronizálódjanak egymással, használjon Excel-táblázatot egyéni tartomány helyett.

4. Hajtsa végre a megfelelő műveletet:

   • Ha el szeretné fogadni a varázsló többi lapjának alapértelmezett beállításait, válassza a Befejezés gombot.

   • Ha testre szeretné szabni a diagram létrehozási módját, válassza a Tovább gombot.

Oszlopok kiválasztása az adatokban a diagram funkcióinak és fázisainak létrehozásához

Ezen a lapon megadhatja, hogy mely oszlopok tartalmazzák egy keresztfunkcionális folyamatábra funkció- vagy fázisértékeit. Ha a varázsló első lapján a diagram típusaként az Egyszerű folyamatábra beállítást választotta, ez a lap nem jelenik meg. A bal oldalon lévő Megjeleníthető oszlopok ablaktábla az Excel-táblázat összes oszlopát tartalmazza. A jobb oldalon látható kép azt ábrázolja, hogy a megfeleltetések milyen hatással vannak a diagramra.

A Megfeleltetés csoportban végezze el az alábbi lépéseket:

1. A Funkció vagy sáv (kötelező) csoportban húzza át az egyik oszlopnevet a Megjeleníthető oszlopok ablaktáblából, vagy válasszon egy oszlopnevet a legördülő listából.

   Az ebben az oszlopban szereplő adatok a diagram funkcióinak létrehozásához használatosak. Legalább egy értéket meg kell adnia.

2. A Fázis vagy ütemterv csoportban húzza át az egyik oszlopnevet a Megjeleníthető oszlopok ablaktáblából, vagy válasszon egy oszlopnevet a legördülő listából.

   Az ebben az oszlopban szereplő adatok a diagram fázisainak létrehozásához használatosak.

3. Válassza a További beállítások elemet, majd A létrehozandó adatokból származó oszlopértékek sorrendjének megőrzése csoportban kövesse az alábbi lépéseket:

   • Válassza a Funkció vagy sáv elemet.

   • Válassza a Fázis vagy ütemterv elemet.

   Egy beállítás kiválasztása esetén a funkciók vagy fázisok ugyanabban a sorrendben fognak létrejönni a diagramban, mint ahogyan az Excel-táblázatban megjelennek. Akkor használja ezt a beállítást, ha azt szeretné, hogy a funkciók és a fázisok egységesen egy adott sorrendben legyenek láthatók.

4. Szükség esetén Az összes törlése elemet választva az összes beállítást visszaállíthatja a lapon.

Oszlopok kiválasztása az adatokban a diagram folyamatbeli lépéseinek/tevékenységeinek létrehozásához

Ezen a lapon megadhatja, hogy mely oszlopok tartalmazzák a Folyamatbeli lépés azonosítója, a Leírás, az Alakzattípus és a Helyettesítő szövegként megjelenő leírás beállítás értékét. A bal oldalon lévő Megjeleníthető oszlopok ablaktábla az Excel-táblázat összes oszlopát tartalmazza. A jobb oldalon látható kép azt ábrázolja, hogy a megfeleltetések milyen hatással vannak a diagramra.

A Megfeleltetés csoportban végezze el az alábbi lépéseket:

1. A Folyamatbeli lépés azonosítója/Tevékenység azonosítója (kötelező) csoportban húzza át az egyik oszlopnevet a Megjeleníthető oszlopok ablaktáblából, vagy válasszon egy oszlopnevet a legördülő listából.

   Ez az oszlop kötelező, a benne szereplő értékeknek pedig egyedieknek kell lenniük.

2. A Folyamatbeli lépés vagy tevékenység leírása csoportban húzza át az egyik oszlopnevet a Megjeleníthető oszlopok ablaktáblából, vagy válasszon egy oszlopnevet a legördülő listából.

   Az ebben az oszlopban szereplő adatok alakzatszövegként jelennek meg a diagramban.

3. A Folyamatbeli lépések vagy tevékenységek alakzattípusa csoportban húzza át az egyik oszlopnevet a Megjeleníthető oszlopok ablaktáblából, vagy válasszon egy oszlopnevet a legördülő listából.

   A varázsló következő lapján ezzel az oszloppal definiálja a program az alakzattípus megfeleltetését.

4. Az Akadálymentesség csoportban húzza át az egyik oszlopnevet a Megjeleníthető oszlopok ablaktáblából, vagy válasszon egy oszlopnevet a legördülő listából.

   Ez alapján az oszlop alapján hozza létre a program az alakzat Helyettesítő szövegként megjelenő leírás beállításához tartozó értéket.

   Alapértelmezés szerint nem tartozik helyettesítő szöveg az alakzatokhoz. Ha helyettesítő szöveget szeretne hozzáadni egy alakzathoz, vegyen fel egy, a helyettesítő szöveg értékeit tartalmazó oszlopot az Excel-táblázatban. Ha ellenőrizni szeretné, hogy megfelelően történt-e meg a helyettesítő szöveg hozzáadása, kattintson a jobb gombbal az alakzatra, és válassza az Alakzatformázás, majd a Méret és tulajdonságok lehetőséget.

5. Szükség esetén Az összes törlése elemet választva az összes beállítást visszaállíthatja a lapon.

Megfelelő alakzat kiválasztása az Alakzattípus oszlopbeli értékekhez

Ezen a lapon testre szabhatja a folyamatábrában használt alakzatokat úgy, hogy különböző értékeket rendel hozzá az Alakzattípus oszlophoz.

• A bal oldali Alakzattípus ablaktábla felsorolja a varázsló előző lapján lévő Folyamatbeli lépések vagy tevékenységek alakzattípusa beállításban megadott oszlopból származó alakzatokat. Az alapértelmezett oszlop az Alakzattípus.

• Középen, az Alakzatok ablaktáblában az látható, hogy az egyes alakzatok miként kapcsolódnak az egyes értékekhez az Alakzattípus oszlopban. Minden egyes alakzattípushoz más-más alakzatot adhat meg. Előfordulhat például, hogy igazodnia kell egy olyan folyamatábra-szabványhoz, amely különböző alakzatokat használ a külső adatok megfeleltetéséhez. Ha nincs megadva alakzat, az alapértelmezett alakzat a Folyamat.

• A jobb oldalon az Egyszerű folyamatábra alakzatai ablaktáblában az elérhető alakzatok listája található, amelyből kiválaszthatja az Alakzattípus oszlophoz használni kívánt folyamatábra-alakzatokat.

• A További alakzatok elemet választva tetszés szerinti rajzsablonokat adhat hozzá az alakzatok személyre szabásához.

Az Alakzatok csoportban tegye a következőt:

1. Minden egyes módosítani kívánt alakzat esetében húzzon át egy oszlopnevet az Alakzattípus ablaktáblából, vagy válasszon egy oszlopnevet a legördülő listából.

2. Szükség esetén Az összes törlése elemet választva az összes beállítást visszaállíthatja a lapon.

Oszlopok kiválasztása az adatokban a folyamatbeli lépések/tevékenységek csatlakoztatásához

Ezen a lapon megadhatja, hogy mely oszlopok jelezzék a folyamatábrasort és a folyamatábra-alakzatok elágazását. A bal oldalon lévő Megjeleníthető oszlopok ablaktábla az Excel-táblázat összes oszlopát tartalmazza. A jobb oldalon látható kép azt ábrázolja, hogy a megfeleltetések milyen hatással vannak a diagramra.

A Megfeleltetés csoportban végezze el az alábbi lépéseket:

1. A folyamatbeli lépések/tevékenységek csatlakoztatási módjának megadása csoportban válasszon az alábbi lehetőségek közül:

   • Összekötés oszloppal:    Megadhatja, hogy melyik oszlopot szeretné használni a következő alakzathoz való csatlakozáshoz a folyamatábrasorban. Alapértelmezés szerint ez a Következő lépés azonosítója oszlop.

   • Összekötés szekvenciálisan:    Megadhatja, hogy az Excel-táblázatban szereplő sorok sorrendjében szeretne csatlakozni felülről lefelé.

     A diagram frissítése után a diagramtárolóban végzett minden módosítás, az összekötőket is beleértve, elvész.

   • Nincs kapcsolat     Az alakzatokat összekötések nélkül hozhatja létre.

   Fontos    Válassza a Csatlakozás oszlopból lehetőséget , és ne a megfelelő sorrendben , hanem az adatértékek sorrendjének elvesztéséhez, ha a tervezés > a forrásadatok frissítéselehetőséget választja, majd válassza a felülírás gombot a forrásadatok frissítése párbeszédpanelen.

2. A megfeleltetett oszlop által azonosított kapcsolat csoportban válasszon az alábbi lehetőségek közül:

   • Következő lépés:    Akkor válassza ezt a lehetőséget, ha az Összekötés oszloppal beállításban megadott oszlop a folyamatábrasor következő alakzatának felel meg. Ez az alapértelmezett beállítás.

   • Előző lépés:    Akkor válassza ezt a lehetőséget, ha az Összekötés oszloppal beállításban megadott oszlop a folyamatábrasor előző alakzatának felel meg.

3. Az Elválasztók csoportban válasszon az alábbi karakterek közül az elágazási műveletet jelző számok elválasztásához:

   • Nincs

   • Vessző (,)

   • Pontosvessző (;)

   • Kettőspont (:)

   • Szóköz ( )
      

   Egyéni elválasztó karaktert is megadhat, ha beír egy karaktert a mezőbe.

4. Az Összekötő felirata csoportban húzza át az egyik oszlopnevet a Megjeleníthető oszlopok ablaktáblából, vagy válasszon egy oszlopnevet a legördülő listából.

   Ezzel az oszloppal megadhatja az összekötő vonalakon megjelenő feliratokat a más alakzatokba elágazó alakzatokhoz.

5. Szükség esetén Az összes törlése elemet választva az összes beállítást visszaállíthatja a lapon.