Az Üzleti kapcsolatszolgáltatások használatával külső adatokat csatlakoztathat SharePoint-webhelyéhez, és úgy használhatja őket, mintha azok a webhely beépített részei lennének. Az alábbi gyűjtemény információkat tartalmaz arról, mik a külső adatok, honnan szerezhetők be és hogyan használhatók.
További tudnivalókat a Külső adatokkal foglalkozó tartalmak című témakörben találhat.
Tartalom
Általános áttekintés
A külső adatok használatának sokféle indoka lehet. Egy kis csapat is nagy dolgokra lehet képes, ha együttes erővel külső adatokon alapuló üzleti megoldást hoz létre. A következőkben megismerkedhet azzal, hogyan történik ez általában, és milyen eredményekkel kecsegtet.
Miért érdemes külső adatokat használni?
Amikor az üzleti tevékenységeket SharePoint-termékek segítségével racionalizálják, külső adatok – például adatbázisok, üzletviteli alkalmazások és webszolgáltatások – integrálása lehet szükséges. Ezek a külső adatok azonban gyakran olyanok, mint egy világtól távoli sziget, ahová csak a kivételezettek juthatnak el, vagy legalábbis egyszerűen nehéz odajutni. Van-e valami lehetőség arra, hogy ezek az adatok zökkenőmentesen eljussanak a SharePoint-termékekbe, illetve az Office-termékekbe, hogy így kihasználható legyen a megszokott kezelőfelület, és még nagyobb lehetőségek nyíljanak meg a vállalat előtt?
Erről szól az Üzleti kapcsolatszolgáltatások. Lehetővé teszi a biztonságos és hatékony olvasási/írási hozzáférést a legkülönfélébb külső adatokhoz. Ez egy átfogó keretrendszeren keresztül történik, amely szabványos felhasználói és programozási felületeket biztosít. Ezenkívül létrehozhat üzleti megoldások széles skáláját, mind kódolás nélküli, összetett SharePoint-megoldásokat az egyszerűtől közepesen bonyolult szintűig terjedő tevékenységekhez, valamint kódalapú megoldásokat a speciális igényekhez. Lehetősége van például az alábbiakra:
- Háttéradatbázisban tárolt alkalmazotti személyügyi adatokhoz olyan külső SharePoint-lista létrehozása, amelyet a felhasználók úgy olvashatnak és írhatnak, mint ha belső SharePoint-lista lenne.
- Csatlakozás a szervezet vállalatirányítási (ERP) rendszerében tárolt ügyféladatokhoz Outlook-névjegyek formájában, akár offline hozzáféréssel is.
- Olyan eseménytervezési megoldás létrehozása, amely szabályozott üzletviteli alkalmazáshoz csatlakozik, de mindenki számára látható SharePoint-naptárat használ.
- Microsoft Silverlight-alkalmazás létrehozása a webről származó külső adatokkal működő, látványos felhasználói felülettel.
Tömören azt lehet mondani, hogy az Üzleti kapcsolatszolgáltatások lehetővé teszi a külső adatokhoz való csatlakozást, a velük való kommunikációt és értékük kihasználhatóságát.
Három alapvető felhasználási helyzet
Kíváncsivá vált? Íme három példa olyan alapvető megoldásokra, amelyek alapját az Üzleti kapcsolatszolgáltatások jelentik.
Ügyfélszolgálat A nagyvállalatok belső technikai támogatást nyújtó ügyfélszolgálattal rendelkeznek. A támogatási kérelmeket és a technikai támogatási tudásbázist egy külső adatbázis tárolja, de ezek az információk külső listák és üzletiadat-kijelzők használatával teljes integrálva vannak egy SharePoint-webhelybe. Az infomunkások a Microsoft Outlook 2013 online felületén is megtekinthetik aktuális kérelmeiket. A technikai támogatási szakemberek az Outlook 2013-ban online és offline módon tekinthetik meg a hozzájuk rendelt kérelmeket. A munkafolyamatok automatikusan kezelik a támogatási kérdéseket az egyes fázisokban: Megnyitva, Hozzárendelve, Eszkalálva, Megoldva és Lezárva. A technikai támogatási csapat vezetői a megfelelő engedély birtokában megtekinthetik azokat az irányítópultokat, amelyeken láthatók az egy-egy támogatási szakemberhez hozzárendelt támogatási ügyek számát mutató ügyfélszolgálati jelentések, a legaktuálisabb vagy leginkább kritikus problémák, valamint hogy adott idő alatt egy-egy támogatási szakember hány támogatási esetet kezelt. A vezetők az adatokat részletesebb elemzés, feltételes formázás és diagramkészítés céljából a Microsoft Excel 2013-ba is exportálhatják.
Művészfigyelő Egy művészeti ügynökség belső SharePoint-csapatwebhelyébe integrálja művészadatbázisát, amely tartalmazza a művészek teljes listáját, kapcsolattartási adataikat és előadási ütemtervüket. A lemezszerződések Word-dokumentumsablonok formájában jönnek létre, és automatikusan kitöltődnek a művészek aktuális adataival. Egy munkafolyamat mindegyik szerződést végigviszi a különböző fázisokon. Az ügynökök InfoPath-űrlappal külső listába vehetik fel az új művészeket. Ezzel a megoldással a tehetségeket menedzselő ügynököknek mindig kezük ügyében vannak az információk, és a jól megszokott Office-termékekkel számos fontos feladatot el tudnak végezni.
Értékesítési irányítópult Egy értékesítési irányítópult-alkalmazás segíti az értékesítési munkatársakat az ügyfélkapcsolat-kezelő (CRM) rendszerben kezelt megrendelések és ügyféladatok gyors megkeresésében. A csapat tagjai szerepkörük és a megfelelő engedélyek függvényében megtekinthetik az értékesítésre vonatkozó analitikus adatokat, a csapat egyes tagjainak értékesítési teljesítményét, az érdeklődőket, valamint az ügyfelek kapcsolattartási adatait és megrendeléseit. Az értékesítők megnézhetik napi beosztásukat, a vezetőjük által hozzájuk rendelt feladatokat, együttműködhetnek a csapat tagjaival, valamint elolvashatják az ágazat legújabb híreit. Minden hónapban egy Visio-alapú diagram jeleníti meg földrajzilag az értékesítéseket, ebben a háttéradatbázisból könnyen frissíthető, élő adatok szerepelnek. A vezetők egy Word-dokumentummal rövid idő alatt olyan havi állapotjelentéseket tudnak írni, amelyekben automatikusan szerepelnek a külső rendszerek adatai.
A történet fele a megvalósítás
Az Üzleti kapcsolatszolgáltatások úgy képzelhetők el, mint egy nagy gyűjtő, amelyben a SharePoint és az Office számos szolgáltatása megtalálható. Nem készen használható azonban, mivel minden külső adatforrás egyedi, és minden szervezet igényei is csak rá jellemzőek. Az alapozó munka elvégzése után akár helyszíni, akár felhőalapon működő megközelítéssel előhozhatók a külső adatok a SharePoint-termékekben és az Office-termékekben. A külső adatokkal végzett munka során általában a következő három jól elkülöníthető fázison kell keresztülmenni:
Az alapozó fázis Ebben a fázisban kell megtervezni, előkészíteni és kialakítani a külső adatok elérését. Ez általában egy rendszergazdával, időnként fejlesztővel folytatott közeli együttműködést jelent a szükséges lépések értelmezésében. Fontos célt jelent az üzleti és technikai igények meghatározása, a külső adatforrás előkészítése, az adatok biztonságos hozzáférésének megoldása a Biztonságos tár szolgáltatás használatával, valamint az általános megoldás funkcióterjedelmének meghatározása. Kulcsfontosságú cél egy külső tartalomtípus létrehozása – ez a kapcsolatok, a metaadatok és a külső adatok beolvasásához használt más információk részletes csomagja.
A SharePoint-fázis Az alapozó munka után a külső adatok különféle módokon hozhatók elő a SharePoint-termékekben, például külső listák, külső adatoszlopok, üzletiadat-kijelzők, munkafolyamatok, keresési eredmények, profillapok, műveletek, SharePoint-alkalmazások, illetve fejlesztett SharePoint-összetevők vagy -megoldások formájában.
Az Office-fázis Miután megteremtette a külső adatok elérhetőségét a SharePoint-termékekben, az adatokat előhozhatja a különféle Office-termékekben (például Excel, Word, Outlook, Visio, Access és InfoPath), Office-alkalmazásokban, illetve fejlesztett Office-összetevőkben, -bővítményekben vagy -megoldásokban.
A cikk későbbi részében ezekről a funkciókról részletesebb tájékoztatás található.
Ma melyik kalapomat vegyem fel?
A külső adatokon alapuló megoldások kifejlesztése általában csapatmunka, és a tényleges munkavégzés módja attól függ, hogy az ember milyen szerepet tölt be. A következő diagram áttekintő jelleggel mutatja be az általános fejlesztési ciklusban érintett szerepköröket és megoldásokat.
Felhasználók A felhasználók a SharePoint-termékek és az Office-termékek alapfunkcióival állíthatnak össze egyszerű megoldásokat. Példák:
- Külső lista, a lista különböző nézeteinek létrehozása, különféle szűrők és rendezések megadása
- A külső lista exportálása az Excel 2013-ba további adatelemzés céljából.
- Külső lista csatlakoztatása az Outlook 2013-hoz a külső adatokkal online vagy offline munka céljából.
Hozzáértő felhasználók A hozzáértő felhasználók az egyszerűtől közepesen bonyolult szintűig terjedő, programozást nem igénylő üzleti megoldásokat hoznak létre, és gyakran üzleti elemzőre támaszkodnak a vállalat adatbázisrendszereinek és általános folyamatainak megértéséhez. A követelményeket a rendszergazdákkal és a fejlesztőkkel, illetve az üzleti vezetőkkel és esetleg a webhelytervezőkkel is közlik. Példák:
- Külső tartalomtípus létrehozása a Microsoft SharePoint Designer 2013-mal.
- Külső adatoszlopok létrehozása a tárakban, valamint testreszabott Word-sablonokban (például szerződésben vagy számlában) az oszlopok összekapcsolása tartalomvezérlőkkel
- InfoPath-űrlapok testreszabása az alapértelmezett SharePoint-listaűrlapok lecserélése céljából
- Üzletiadat-kijelzőket hasznos módon csatlakoztató weblap tervezése információs munkaterület létrehozása céljából
- Outlook-alapú megoldás létrehozása testreszabott űrlapokkal, nézetekkel, menüszalag-parancsokkal, műveletekkel és munkaablakokkal
- Külső lista adatait használó munkafolyamat létrehozása
Rendszergazdák A rendszergazdák kezelik a felhasználói jogosultságokat és a biztonságot számos SharePoint-összetevőre – például a külső tartalomtípusra és a külső adatbázisra – vonatkozóan. Kritikus fontosságú feladat a Biztonságos tár szolgáltatás célalkalmazásainak beállítása, a hitelesítő adatok megfeleltetése, valamint a legmegfelelőbb hitelesítési módszerek meghatározása. Egyéb tevékenységeik például a következők:
- A külső adatok elérésének, az engedélyeknek és a lekérdezéseknek a kezelése és beállítása
- Külső tartalomtípusok importálása és exportálása az Üzleti adatkapcsolat szolgáltatás metaadattárából
- Egyéni profillapok, műveletek és keresőtalálatok beállítása
Fejlesztők A fejlesztők különféle egyéni megoldásokat hoznak létre, amelyek a célzott, újra felhasználható összetevőktől kezdve egészen a speciális, fejlesztésen alapuló megoldásokig terjedhetnek. Példák:
- Microsoft Visual Studióban fejlesztett speciális külső tartalom, például egyéni mezőtípusok, amelyek összetett hierarchikus adatokat használnak
- Több szolgáltatásból összevont adatok egyetlen üzleti adatkapcsolati modellben megjelenítve
- Újrahasznosítható összetevők, egyéni kijelzők, egyéni munkafolyamat-tevékenységek, valamint kódolást tartalmazó InfoPath-űrlapok
- Egyéni külsőadat-vezérlők Outlook-megoldásokhoz
- Microsoft Silverlight-alkalmazások és Office-bővítmények
- Egyéni riasztások az esemény keretrendszer használatával
- Felügyelt kódot használó egyéni kapcsolatok és megoldások
Alapozás
Bármilyen megoldás létrehozását választja is a külső adatokhoz, masszív alapokat kell kialakítani, ez pedig azt jelenti, hogy a megfelelő szoftvereket kell beszerezni és beállítani, ki kell választani és elő kell készíteni a külső adatforrást, be kell kapcsolni a SharePoint-szolgáltatásokat és -fiókokat, valamint létre kell hozni egy külső tartalomtípust.
A SharePoint-környezet bemutatása
Ha külső adatkezelő megoldást készít vagy használ, akkor figyelemmel kell lennie a SharePoint-környezet által meghatározott szolgáltatások és funkciók közötti különbségekre:
- Helyszíni Ha olyan megoldást hoz létre, amelyben a felhasználók és a megoldás is a helyszínen van (tűzfal mögött), akkor az Üzleti kapcsolatszolgáltatások minden funkciója támogatva van.
- Felhő Ha a SharePoint (Plan 2, E3 és E4) csomagot használja a Microsoft 365-ben, akkor a szolgáltatások egy része érhető el. A külső listák, üzletiadat-kijelzők és az esemény keretrendszer például támogatva van, de a profillapok, műveletek és a Csatlakozó keretrendszer nem. Ezenkívül csak a következő adatforrásokhoz lehet csatlakozni: WCF-webszolgáltatások, OData és SQL Server Azure.
- Hibrid Lehet, hogy szervezete már jelentős beruházásokat hajtott végre helyszíni adatforrásokba, például ágazati alkalmazásokba vagy ERP-rendszerekbe. Szervezete azonban hibrid SharePoint-környezetben is lehet, amelyben bizonyos felhasználók helyszíniek, mások a felhőben dolgoznak. A hibrid környezetben hibrid külső adatmegoldás is létrehozható, így a felhőben dolgozó felhasználók hozzáférhetnek a helyszíni adatforrásokhoz. A SharePoint segítségével kitölthet például egy költségelszámolást, mialatt üzleti úton van, és a helyszíni SAP-rendszerben azonnal elszámolhatják a díjakat. Bármilyen helyszíni adatforráshoz csatlakozhat, de ehhez egyrészt az OData-szolgáltatásokat kell használnia, másrészt erőforrás-igényes fejlesztésre és konfigurálásra lehet szükség.
A megfelelő szoftverek beszerzése
Az Üzleti kapcsolatszolgáltatások (BCS) funkciói a SharePoint különböző kiadásaiban eltérő módon szerepelnek. A következő táblázat segítséget nyújt a helyes döntés meghozatalában.
| Az Üzleti kapcsolatszolgáltatások funkciói | SharePoint Foundation 2013 | SharePoint-kiszolgáló 2013 (Standard) | SharePoint-kiszolgáló 2013 (Nagyvállalati verzió) | SharePoint (SPO) 2. csomag (E3, E4) |
Megjegyzések |
|---|---|---|---|---|---|
| Külső lista | √ | √ | √ | √ | |
| Külső adatoszlop | √ | √ | √ | √ | |
| Üzleti adatkapcsolat szolgáltatások | √ | √ | √ | √ | Az SPO csak a WCF és SQL Server Azure-összekötőket támogatja. |
| Biztonságos tár szolgáltatás | √ | √ | √ | √ | Az SPO csak a csoportos hitelesítő adatokat támogatja. |
| Külső adatkeresés | √ | √ | |||
| Profillapok | √ | √ | |||
| Műveletek | √ | √ | |||
| Üzletiadat-kijelzők | √ | √ | |||
| Office-termékek támogatása | √ | √ | √ | ||
| Teljes funkcionalitású ügyfélbővítmények * | √ | ||||
| Alkalmazáskörű BCS | √ | √ | |||
| Csatlakoztató keret | √ | √ | √ | ||
| Esemény keretrendszer | √ | √ | √ | ||
| OData-összekötő | √ | √ | √ | ||
| BCS OM API-k | √ | √ | |||
| Hibrid (SPO és helyszíni) | √ | √ | Csak OData-összekötő használatával |
* Űrlapvezérlőkkel a külső adatok és elrendezések Outlook-munkaablakokban és űrlapterületeken történő megjelenítéséhez. Csak a Microsoft Office Professional Plus 2013-ban érhető el.
A szoftver helyes beállítása
A megfelelő szoftvert a telepítése után helyesen be is kell állítani. Különösen figyelni kell a következőkre:
A külső adatforrás előkészítése Egy rendszergazdának létre kell hoznia egy fiókot, és engedélyeket kell adnia az adatforráshoz annak érdekében, hogy a megfelelő személyek férjenek hozzá az adatokhoz, és hogy az adatok ne kerülhessenek illetéktelen kezekbe. Külső adatbázis esetén a rendszergazda például beállíthat adott táblákat, nézeteket vagy lekérdezéseket a teljesítmény növelése érdekében, hogy csak a szükséges eredmények jelenjenek meg.
SharePoint-szolgáltatások beállítása Egy rendszergazdának aktiválnia kell az Üzleti adatkapcsolat szolgáltatásokat, a Biztonságos tár szolgáltatást és a Visio Services szolgáltatást.
A Biztonságos tár szolgáltatás konfigurálása Egy rendszergazdának meg kell állapítania a külső adatforrás legjobb elérési módját, létre kell hoznia egy célalkalmazást, valamint be kell állítania a célalkalmazás hitelesítő adatait.
Az Üzleti adatkapcsolat szolgáltatások beállítása Egy rendszergazdának meg kell bizonyosodnia arról, hogy a külső tartalomtípust létrehozó felhasználó rendelkezik az üzleti adatkapcsolati (BDC) metaadattár eléréséhez szükséges engedélyekkel, illetve hogy a megfelelő felhasználók hozzáféréssel rendelkeznek a külső lista alapját képező külső tartalomtípushoz.
Az Office-termékek használatra kész állapotának biztosítása: A külső adatoknak az Office-termékekkel való szinkronizálásához Windows 7 vagy újabb operációs rendszerrel kell rendelkeznie, valamint minden ügyfélszámítógépre telepíteni kell az SQL Server Compact 4.0, a .NET-keretrendszer 4 és a WCF Data Services 5.0 for OData V3 ingyenes szoftvert (szükség esetén a rendszer automatikusan felkínálja a letöltés lehetőségét). Engedélyeznie kell az Office-telepítés Üzleti kapcsolatszolgáltatások lehetőségét (alapértelmezés szerint engedélyezve van). Ez a beállítás telepíti az Üzleti kapcsolatszolgáltatások ügyfél futtatókörnyezetét, amely a következőket valósítja meg: a külső adatok gyorsítótárazása és szinkronizálása, az üzleti adatok megfeleltetése külső tartalomtípusoknak, a külső elemválasztó megjelenítése az Office-termékekben, valamint egyéni megoldások futtatása az Office-termékeken belül.
A külső adatok bölcs kiválasztása
A külső adatforrások – köztük adatbázisok, vállalatirányítási (ERP) rendszerek, OData-hírcsatornák és speciális összekötők – széles választéka használható.
Adatbázisok A különböző formájú és méretű szervezetek és vállalatok napi működése függ az adatbázisoktól. Az adatbázisok sokféle adattípust tartalmaznak, beleértve a szöveget, a számokat, a képeket és a dokumentumokat, és számos célt szolgálnak, például pénzügyi, gyártási, biztosítási és adatvezérelt vállalati webhelyeket foglalnak magukban. A gyakran támogatott adatbázisok közé tartoznak a következők: Microsoft SQL Server, Oracle, IBM DB2 és minden olyan adatbázis, amely megfelel az ODBC vagy OLE DB felületi szabványoknak.
ERP rendszerek Az ERP-rendszerek integrálják az üzletági adatokat és folyamatokat a teljes szervezetben, és számos alapvető tevékenységet elvégznek bármely vállalkozás számára, beleértve a következőket:
| Üzleti funkciók | Üzleti folyamat |
|---|---|
| Pénzügy és könyvelés | Főkönyv, kötelezettségek és követelések, készpénz-gazdálkodás, tárgyi eszközök, valamint költségvetés-készítés |
| Emberi erőforrások | Bérszámfejtés, oktatás, juttatások, nyugdíj, munkaerő-felvétel és sokszínűség-kezelés |
| Ügyfélkapcsolat-kezelés (CRM) | Értékesítés és marketing, jutalékok, szolgáltatás, ügyfélkapcsolat-tartás, telefonos ügyfélszolgálati támogatás |
| Gyártás | Műszaki tervezés, anyagjegyzék, munkamegrendelések, ütemezés, folyamatirányítás, minőség-ellenőrzés, valamint termékek életciklus-kezelése |
| Ellátási lánc | Készlet, rendelésfelvétel, beszerzés, tervezés, ellenőrzés és követeléskezelés |
| Projektvezetés | Költségszámítás, számlázás, idő- és költségnyilvántartás, teljesítményegységek, valamint tevékenységek irányítása |
A támogatott gyakori vállalatirányítási rendszerek közé tartozik az SAP, a Duet, a Microsoft Dynamics, a Siebel és JD Edwards
OData Az Open Data (OData) protokoll REST-alapú szabványt biztosít a webszolgáltatásokat elérő létrehozási (Post), olvasási (Get), frissítési (Put) és törlési (Delete) műveletekhez. Az OData protokollt úgy kell elképzelni, mint az ODBC és az OLE szabvány webes megfelelőjét. A visszaérkező adatok XML vagy JSON (JavaScript Object Notation – JavaScript objektumjelrendszer) formátumúak. A gyakori OData-források között megtalálhatók ismerős webhelyek (például az Amazon, az E-bay, az Azure DataMarket és a Netflix), adatbázisok, sőt akár egyéb SharePoint-webhelyek is.
Speciális összekötők Egyéb adatforrások esetében a külső adatokhoz való összetettebb hozzáférést fejlesztő az alábbi módszerekkel teheti lehetővé:
- ADO.NET, amely bármely ADO.NET-szolgáltatóval rendelkező adatforráshoz hozzáférést biztosít.
- WCF- és webszolgáltatások, amelyek az általános és a WCF-alapú webszolgáltatásokhoz biztosítanak hozzáférést.
- .NET csatlakoztatási szerelvények, amelyek olyan adatforrásokhoz biztosítanak hozzáférést, amelyeknél nem áll rendelkezésre ADO.NET-szolgáltató vagy webszolgáltatás.
- Nem támogatott saját tulajdonú adattípusok átalakítása támogatott .NET-adattípusokká.
- Egyéni megoldások, amelyek egyéni adatkapcsolatokat, átviteli módszereket és összekötők telepítését igénylő, gyakran változó adatstruktúrákkal működő, nagyméretű adatforrások használatát teszik lehetővé.
Teljesítménybeli szempontok
Minden üzleti megoldásnak szem előtt kell tartania a teljesítményt, a külső adatok sem jelentenek kivételt. Szerencsére az Üzleti kapcsolatszolgáltatásokat számos teljesítménybeli szűk keresztmetszet és probléma mérséklése érdekében átterveztük. Általánosságban az adatlekérést, a lapozást, a szűrést és a rendezést kiszerveztük a külső adatforráshoz, hogy csökkentsük a SharePoint-termékeknek a memóriával és a feldolgozási erőforrásokkal kapcsolatos igényeit.
Az Üzleti adatkapcsolatoknál a kiszolgálókon és az ügyfélszámítógépeken egyaránt vannak gyorsítótárak (üzleti kapcsolatszolgáltatás gyorsítótára, a csatlakozási szolgáltatások ügyféloldali futási idejű gyorsítótára), ezért előfordulhat, hogy nem mindig a külső adatrendszer legújabb értékei jelennek meg. Ugyanakkor a frissítési időközöket a felhasználók igényeinek és a létrehozott megoldásoknak megfelelően lehet beállítani. Nem minden felhasználónak van szüksége arra, hogy azonnal naprakész adatokat lásson, de ha igen, akkor frissítheti például a külső listát vagy az Outlook névjegymappáját.
Az offline munka lehetősége az ügyfélszámítógépeken egyben azt is jelenti, hogy a felhasználók tovább tudnak dolgozni anélkül, hogy közben csatlakoznának a külső adatokhoz, de tudják, hogy amikor ismét online állapotba kerülnek, az adatok megfelelő módon frissülnek és egyeztetődnek.
Ezek a teljesítményjavító funkciók általában felgyorsítják a külső adatok megjelenítését, frissítését és a rajtuk végzett adatműveleteket a SharePoint-weblapokon és az Office-termékekben.
A biztonság elsődlegességének elve
A külső adatokat kezelő megoldás biztonságos működése elengedhetetlen, hiszen az adatok gyakran nélkülözhetetlenek a vállalkozás működése szempontjából, ezért semmiképpen nem láthatják vagy módosíthatják a nem megfelelő felhasználók. Az adatok védelmének azonban számos módja van, és ideális esetben a megoldás nem csupán biztonságos, hanem egyszerű is. Szerencsére vannak olyan lehetőségek, amelyekkel csökkenthető a megoldások összetettsége, elsősorban a Biztonságos tár szolgáltatás révén.
Dióhéjban összefoglalva a külső adatok védelméhez két alapvető kérdésre kell választ adni:
Ki Ön? Ez más néven a hitelesítés, a személyazonosság ellenőrzésének folyamata a hitelesítő adatok (a felhasználónév és a jelszó) bekérésével.
Mit szabad Önnek tennie? Ez más néven az engedélyezés – ez a folyamat állapítja meg, hogy mely adatelemeken milyen műveleteket hajthat végre, ehhez bekéri az Önnek megadott engedélyek listáját.
Az első lépés a külső adatforrás legjobb elérési módjának megállapítása egy rendszergazda segítségével. Az üzleti megoldásoknál nem ritka, hogy hitelesíteni kell a külső adatok hozzáférését, és ezekhez az aktuális felhasználónak másik fiókja van. A más hitelesítő adatokkal való bejelentkezés azonban bonyolult és kényelmetlen lehet. A Biztonságos tár szolgáltatás jelenti a mentőövet a hitelesítő adatok tárolásával és megfeleltetésével. Így csupán egy bejelentkezéssel könnyebben használható a külső adatforrás.
Ha például már be van jelentkezve a SharePoint-webhelyre a hitelesítő adatok egyik párosával, de egy olyan Siebel-alkalmazáson alapuló külső listát szeretne elérni, amely eltérő hitelesítő adatokat használ, a rendszergazda beállíthatja a Biztonságos tár szolgáltatást a hitelesítő adatok két párosának automatikus megfeleltetésére, hogy ne kelljen újra bejelentkezni.
A Biztonságos tár szolgáltatás a hírhedt „kétugrásos” probléma kezelésében is segítséget nyújt, amikor minden hitelesítés között két számítógép közötti „ugrásra” van szükség, és a megelőzésre tett lépések nélkül támadhatóvá válhat a két számítógép közötti kapcsolat.
Következő lépésként egy rendszergazda az engedélyek alapján egy erőd védelmi vonalaihoz nagyban hasonló módon több rétegű biztonságot alakít ki, hogy biztosítva legyen a következő elemek megfelelő engedélyezése és hozzáférése:
- A külső adatbázisban vagy rendszerben található adatok.
- Az Üzleti adatkapcsolat szolgáltatás metaadattárában található külső tartalomtípus.
- A külső lista vagy külső adatoszlop.
Végezetül pedig egy rendszergazda titkosítással további védelmi réteget biztosíthat. Amennyiben a külső adatokat kezelő megoldás Office-alkalmazásokat is használ, a rendszergazda a Windows titkosított fájlrendszerével védheti az Üzleti kapcsolatszolgáltatások ügyfél futtatókörnyezetének gyorsítótárát. Egyes külső adatforrások szintén biztosíthatják az adatok titkosítását.
A kiindulópont megadása: a külső tartalomtípusok
A külső tartalomtípusok minden esetben a külső adatokat kezelő megoldások alapját jelentik. A felhasználó és a külső adatforrás közötti egyeztetést végző félként kell elképzelni őket. A külső tartalomtípus általában a következő elemeket tartalmazó rendszerezett információcsomag:
- Az adatforrásra vonatkozó kapcsolódási adatok, például a hely, a név és a hitelesítési módok
- A tábla, a mezők, az elsődleges és idegen kulcsok, az ellenőrzések és adattípusok meghatározása (más néven metaadatok)
- Az adatokon végrehajtható műveletek, például létrehozás, olvasás, frissítés, törlés és lekérdezés (angol nyelvű rövidítéssel CRUDQ műveletek)
- Egyéb adatok és viselkedések, például leképezett Office-adattípusok vagy az offline szinkronizálás engedélyezése
- Különböző szűrők, amelyek lekérdezik az adatokat, segítenek az eredmények elkülönítésében, továbbá korlátozások a teljesítmény fokozása érdekében
- A külső adatok beolvasásához a felhasználói felületen mindenütt elérhető külső tartalomválasztónál használt azonosítómező és a megjelenített oszlopok
- Az elsődleges és idegen kulcsokon két kapcsolódó tábla – például Megrendelések és Ügyfelek – közötti társítás
Egy bátor felhasználó definiálja a külső tartalomtípust, így más felhasználók számára már nem is látszik, hogy a külső adatokkal végzett munka mögött milyen bonyodalmak vannak. Mindezeket az információkat pedig egy speciális BDCM-fájl (.bdcm) menti XML formátumban, amelyet az Üzleti adatkapcsolat szolgáltatás metaadattára tárol. Ezzel a megközelítéssel könnyebb a különböző helyek külső tartalomtípusainak karbantartása, frissítése, védelme, illetve ismételt felhasználása. Könnyen lehet például exportálni és importálni a fájlt, így a fejlesztési környezet után használatba lehet venni az éles üzemi környezetben, vagy meg lehet osztani más webhelycsoportokkal is.
Ennek a bátor felhasználónak egyébként nem kell XML-szakértőnek lennie. A külső tartalomtípus létrehozásának megkönnyítésére két nagyszerű eszköz áll rendelkezésre:
- Microsoft SharePoint Designer 2013 A külső tartalomtípus deklaráció útján definiálható és frissíthető, majd közzétehető az Üzleti adatkapcsolat szolgáltatás metaadattárában.
- Microsoft Visual Studio 2012 Ha a külső adatok összetettek, vagy ha a SharePoint Designer 2013 nem támogatja őket, az XML-modell létrehozásához használhatja a Visual Studio XML-szerkesztőjét (amely Intellisense-t biztosít), illetve a Visual Studio External Content Type Designer használatával létrehozhat egy olyan .NET Connectivity Assembly szerelvényt, amely egyéni háttér-integrációs logikát biztosít a .NET-keretrendszer segítségével.
A külső adatok felszínre hozatala a SharePoint-termékekben
Most, hogy létrejött a külső adatokhoz a masszív és biztonságos alap, a SharePoint-termékek segítségével a következőkre használható.
Külső listák adatainak olvasása és írása
A külső listák a külső adatokon alapuló SharePoint-megoldások kulcsfontosságú építőelemei. A külső adatok írásánál és olvasásánál a SharePoint-listáknál megszokott lehetőségeket biztosítják. A külső listák nagyon hasonlóak a belső listákhoz, de viselkedésükben vannak bizonyos eltérések. Például lehetőség van nézetek létrehozására és képletekkel számított értékek használatára, de fájlok csatolására vagy a verziókövetésre nincs.
Külső listát a SharePoint Designer 2013 használatával is létrehozhat.
Külső adatoszlopok hozzáadása listákhoz és tárakhoz
A külső adatoszlopok a natív lista vagy tár egyéb oszlopaival együttesen használhatók. Mivel natív listába vagy tárba kerül bele a külső adatoszlop, a lista vagy tár összes kapcsolódó funkciója használható, többek között a verziószámozás, a jóváhagyások, a beadás és kivétel, valamint a fájlmellékletek.
Tegyük fel, hogy létrehozott egy olyan képtárat, amely a vállalat által értékesített termékek fényképeit tartalmazza. A tárhoz egy olyan külső adatoszlopot hozhat létre, amely külső adatbázisból éri el a termékek nevét, kódját és aktuális árát. Mivel a vállalat szabályai és folyamatai megkövetelik, hogy a termékadatok minden változtatását az adatbázis-kezelő rendszeren keresztül kell végrehajtani, a külső tartalomtípus létrehozásakor a külső adatokat írásvédettként adja meg. Így viszont a vállalatnál többen láthatják egységesen ugyanazokat a termékadatokat egyetlen tárnézeten keresztül.
Megoldások létrehozása üzletiadat-kijelzők használatával
Az üzletiadat-kijelzőkkel külső listák adatain végezhetők műveletek, és egymással kombinálva hasznos megoldásokat tesznek lehetővé webhely-munkaterületek vagy irányítópultok kialakításánál. A lista és az elem kijelzőt például össze lehet kötni úgy, hogy amikor a lista kijelzőben kiválaszt egy költségjelentést, például a csütörtöki díjak jelentését, akkor az elem kijelzőben jelenjenek meg az adott elem részletei, többek között a szállodai, az utazási és az étkezési költségek.
Az alábbi táblázat rövid összefoglalást ad az egyes üzletiadat-kijelzőkről.
| Kijelző | Leírás |
|---|---|
| Üzletiadat-lista | Egy külső lista elemlistáját jeleníti meg. |
| Üzletiadat-elem | Egy külső lista egy vagy több elemét jeleníti meg. |
| Üzletiadat-műveletek | Műveleteket jelenít meg egy külső listából. |
| Szűrés az üzleti adatkapcsolati szolgáltatás értékeivel | Külső listából származó értéklista segítségével szűri egy csatlakoztatott üzletiadat-kijelző tartalmát. |
| Üzletiadatelem-szerkesztő | Egy URL-lekérdezés karakterláncának paramétereit felhasználva üzletiadat-elemet hoz létre, majd átadja más üzletiadat-kijelzőknek. |
| Üzletiadat-kapcsolati lista | Egy szülő elem alárendelt elemeinek listáját jeleníti meg egy külső listából. |
Külső adatok használata profillapon, műveletben vagy keresésben
A profillapok, a műveletek és a keresés egymáshoz szorosan kapcsolódó funkciók.
Profillapok
Az Üzleti kapcsolatszolgáltatásokhoz a külső tartalomtípus alapján automatikusan létrejön egy profillap. A profillap olyan weblap, amely a külső adatok egyetlen sorából jelenít meg egy azonosítómező alapján információkat, például adott ügyfélre vonatkozó összes egyéni mező látható rajta.
Az alapértelmezett profillap valójában egy olyan weblap, amely egymáshoz kapcsolódóan jeleníti meg az üzletiadatelem-szerkesztő és az üzletiadat-elem kijelzőket. Az Elemszerkesztő kijelző elemzi a profillap URL-lekérdezési karakterláncának paraméterét, például: http://contoso/Customer.aspx? CustID=345, és átadja a CustID értéket az adatelem kijelzőnek, amely ezután megjeleníti az összes megfelelő ügyfélmezőt.
Egyéni információk megjelenítése céljából létrehozhat saját profillapot, illetve rendszergazda is testreszabhatja a profillapot az Ön számára.
Műveletek
A profillap alapján akár művelet is végrehajtható valamilyen hasznos cél érdekében. Létrehozható például olyan művelet, amely az ügyfélre vonatkozó címadatokat Bing-térképekkel kombinálja az ügyfél helyének megtekintése vagy útvonaladatok elérhetősége céljából. A műveletek a profil URL-lekérdezési karakterlánc paramétere alapján vagy egyéni kódolással is létrehozhatók. A fejlesztő olyan egyéni kódot írhat, amely lehetővé teszi az alkalmazottak egy háttéradatbázisban tárolt adatainak frissítését.
Alapértelmezés szerint műveletet használ, amikor az üzletiadat-műveletek vagy az üzletiadat-lista kijelzőben a Profil megtekintése művelet parancsára kattint. Külső adatoszlop használatakor szintén futtathatja a műveletet menüparanccsal.
Keresés
Végezetül igény esetén a rendszergazda engedélyezheti a külső adatokban végzett keresést. A külső adatok ugyanúgy bejárhatók és indexelhetők, mint a SharePoint belső adatai, de biztonsági elrejtés gondoskodik róla, hogy csak a megfelelő felhasználók kattinthassanak a keresési funkcióra, illetve láthassák a profillap használatával megjelenített keresési eredményeket.
A SharePoint keresési funkciójának külső adatkezelő rendszerekbe való integrálásával a felhasználók olyan adatokat kereshetnek meg, amelyeket egyébként nem tudnának megtalálni. Ha például tudja, hogy az ügyfél melyik cégnél dolgozik, de elfelejtette az ügyfél nevét, a vállalat neve szerinti kereséssel megtalálhatja az ügyfél profillapját.
Külső adatok használata munkafolyamatokban
A munkafolyamatok nagy teljesítményű eszközt jelentenek az üzleti folyamatok SharePoint-listán, -táron vagy -webhelyen alapuló modellezéséhez és automatizálásához. Az ilyen üzleti folyamatok lehetnek olyan egyszerűek, mint egy egyetlen jóváhagyóval működő dokumentum-jóváhagyási folyamat, de lehetnek ugyanolyan összetettek is, mint bármely strukturált üzleti folyamat. Bár külső listához nem lehet közvetlenül munkafolyamatot társítani, a következő elemek létrehozására van lehetőség:
Natív lista munkafolyamatok Olyan belső listához társított munkafolyamat, amely külső listából olvas be vagy frissít adatokat a Listaelem létrehozása, Listaelem frissítése és Listaelem törlése műveletekkel. Lehetőség van például egy külső lista elemének frissítésére olyankor, amikor megváltozik egy belső lista vagy tár eleme. Más műveletek is használhatók a külső listákkal, például a Munkafolyamat-változó beállítása művelettel módosítható egy külső listamező. Egy külső listaelem a feladat-végrehajtás céljaként is használható, de a feladatra mutató hivatkozás nem jeleníti meg a külső listaelem címét.
Webhely munkafolyamatok A webhely-munkafolyamatokhoz nincs szükség eseményindítóra, és manuálisan indíthatók. Az illetéktelen hozzáférés megakadályozása érdekében a külső listákhoz hozzáférő munkafolyamatok mindig szolgáltatásfiók használatával futnak, még abban az esetben is, ha megszemélyesítéssel működő hitelesítési módot használnak.
Események A fejlesztők olyan eseményeket hozhatnak létre, amelyek a külső adatforrásban indulnak el, a felhasználók pedig olyan riasztásokat hozhatnak létre, amelyek reagálnak ezekre az eseményekre. Például SharePoint-munkafolyamattal küldhet e-mailt egy alkalmazottnak, amikor az adott alkalmazotthoz a külső adatforrásban ügyfelet rendelt hozzá.
Teljesítmény szempontjából érdemes mindig csak kis számú oszlopot beolvasni a külső listából, illetve kis számú elemet létrehozni, frissíteni vagy törölni a külső listában.
A külső adatok felszínre hozatala az Office-termékekben
Most, hogy az adatok megjelentek a SharePoint-termékekben, meg kell nézni, hogy mire használhatók fel a különböző Office-termékekben.
Külső adatok elemzése az Excelben
Külső listákból adatokat exportálhat az Excel 2013-ba, és szinkronizálhatja őket. Termékkészletét vezetheti például egy listában, ahol egyszerűen megoszthatja és frissítheti, az időnkénti készletelemzéseket pedig az Excel 2013-ban végezheti el. A külső lista aktuális nézete, a külső tartalomtípushoz és a külső listához beállított szűrők, valamint a SharePoint-webhely nyelvi beállításai határozzák meg, hogy a program mely adatokat exportálja az Excel 2013-ba.
Amikor külső listát exportál, az Excel egy weblekérdezési fájl alapján létrehoz egy, a külső listával adatkapcsolatban álló táblázatot. Ha a SharePoint-lista későbbi módosításait látni szeretné az Excelben, frissítheti az adatokat. Megjegyzendő, hogy a külső adatok forrását nem változtathatja meg az Excelben, és a frissítés felülír minden módosítást, amit az Excelben korábban végzett.
Külső adatok hozzáadása Word-dokumentumokhoz
Ha egy dokumentumtárhoz külső adatoszlopokat és tartalomvezérlőkkel ellátott Word-sablont ad hozzá, megkönnyítheti és hatékonyabbá teheti a pontos és naprakész adatok bevitelét a Microsoft Word 2013-ban létrehozott strukturált dokumentumokba.
Tegyük fel, hogy van egy dokumentumtára, amely ügyfélszerződéseket tartalmaz. Az ügyféladatokat azonban minden esetben egy ügyviteli alkalmazás – például az SAP rendszer – tartja karban. Az ügyfélszerződéseket nyomon követheti a dokumentumtárban, ugyanakkor biztosítani szeretné a kapcsolódó ügyféladatok naprakészségét, és azt, hogy ne ismétlődjenek szükségtelenül az adatelemek. Ehhez tegye a következőket:
- Első lépésként vegyen fel külső adatoszlopokat a tárba, amelyeket a Szerződés tárban tárolt egyes szerződéseknél a megfelelő ügyfélnévhez, vállalatnévhez és telefonszámhoz társíthat.
- Ezt követően hozzon létre egy Word-sablont, amelyben szerepel az ügyfélszerződések sablonszövege, valamint tartalomvezérlők az ügyfél nevének, a vállalat nevének, illetve a telefonszámnak a megadására. A Word 2013 a külsőelem-választó használatával segíti a helyes adatok megadását vagy frissítését, a megfelelő ügyféladatok automatikus megjelenítésével és beolvasásával.
- Végezetül minden alkalommal, amikor szerződést hoz létre, és megadja az ügyfél adatait, majd a szerződést menti a tárban, az ügyfél adatértékei belekerülnek a megfelelő külső adatoszlopokba.
Külső adatok szinkronizálása az Outlookban
Ha egy külső lista ügyfeleket, feladatokat, találkozókat vagy bejegyzéseket tartalmaz, csatlakoztathatja a listát az Outlook 2013-hoz. A csatlakoztatás után az Outlook megszokott felhasználói felületén megtekintheti, szerkesztheti és kinyomtathatja az adatokat. Ha névjegyadatokról van szó – például ügyfelekről –, akár fel is hívhatja őket, e-mailt küldhet nekik, vagy értekezlet-összehívásokat hozhat létre.
Az adatok szinkronizálása kétirányú. Az Outlook 2013-ban végrehajtott módosítások automatikusan szinkronizálódnak a külső adatforrással. A külső adatforráson végrehajtott változtatások szinkronizálódnak az Outlook 2013-ban lévő elemekkel, noha esetleg frissítési műveletre lehet szükség.
Az adatok szinkronizálása alapértelmezés szerint hatóránként történik, de ez az érték módosítható. Ha biztos szeretne lenni benne, hogy a külső adatforrásból az aktuális adatokat látja, kattintson a jobb gombbal a mappára, és válassza az Adatbázis-változások szinkronizálása parancsot.
A külső tartalomtípus létrehozásakor a következő lehetőségei vannak:
- Kapcsolat nélküli hozzáférés igénye esetén engedélyezze a Kapcsolat nélküli szinkronizálás beállítást.
- Az Office-elem típusa mezőben adja meg a következő beállítások valamelyikét: Kapcsolattartó, Találkozó, Művelet vagy Bejegyzés.
- Adja meg a külső tartalomtípusban található mezők – például Ügyfél utóneve, Ügyfél vezetékneve, Ügyfél címe vagy Ügyfél telefonszáma mező – megfeleltetését az Outlook megfelelő elemtípusainak mezőivel, például egy névjegyben szereplő Utónév, Vezetéknév, Munkahelyi cím és Munkahelyi telefon mezőkkel.
Ezen kívül fejlesztő által megírt kód segítségével a következő funkciókra hozhatók létre Outlook-megoldások:
- Belső vagy egyéni kijelzők megjelenítése egyéni munkaablakokban a külső adatok felhasználóknak történő megjelenítése céljából
- Egyéni parancsok szerepeltetése a menüszalagon egyéni műveletek végrehajtása céljából
- Egyéni nézetdefiníció létrehozása külső adatok adott oszlopainak megjelenítése céljából
- Egyéni űrlapterületek tervezése a külső adatok megjelenítéséhez
A külső adatok kényelmesebb elérése az InfoPath-űrlapok használatával
A Microsoft InfoPath 2013 alkalmazást több szempontból is hasznos a külső adatokkal használni:
Összetett típusú adatokkal végzett munka Ha egy külső adatmező hierarchikus jellegű – például a település, utca, házszám, irányítószám adatait almezőként tartalmazó címmező –, külső listák esetén nem használható, sőt létre sem jön ez a mező a SharePoint-űrlapon. A mezők létrehozásához és frissítéséhez azonban az InfoPath 2013 alkalmazással átalakíthatja a SharePoint-űrlapot InfoPath-űrlappá.
Külsőelem-választó vezérlő beágyazása A külsőelem-választó vezérlőt az InfoPath-űrlapra húzhatja, másodlagos adatforrásként a külső listához kapcsolhatja, így megkönnyítheti a felhasználók számára, hogy egyedi mező – például az ügyfél neve vagy termékazonosító – alapján kiválasszanak egy elemet.
Ha pedig a külső tartalomtípusokra – például az ügyfelekre és a megrendelésekre – vonatkozóan társítást állít be, és a külső listához tartozó InfoPath-űrlap idegen kulcsot tartalmaz (például ügyfél-azonosítót), a külsőelem-választó vezérlő automatikusan rákerül az űrlapra. Ez lehetővé teszi, hogy a felhasználók a rendelésekkel végzett munka során könnyen megtalálhassák az ügyfelet.
Egy űrlap több nézetének létrehozása Időnként felmerül az igény, hogy a külső adatok többféle nézetben legyenek megtekinthetők az űrlapokon, különösen ha sok a mező, és a külső lista vagy SharePoint-űrlap nem hatékony. A több nézet olyan helyzetekben is jól használható, amikor a külső rendszer a mezők létrehozása után nem engedi meg a mezők frissítését. Ilyen esetben két nézetet hozhat létre, egyet a létrehozási művelethez, egyet a frissítési művelethez.
Szabályok vagy mögöttes kód hozzáadása űrlapokhoz További üzleti logika (például érvényesítés és számítások) végrehajtása céljából deklarált szabályokat vagy háttérkódot tartalmazó űrlapokat adhat hozzá. Például szabállyal ellenőrizheti egy ország- vagy régiókód érvényességét, illetve webszolgáltatással vizsgálhatja meg egy egyesült államokbeli irányítószám érvényességét.
Külső adatok hozzáadása közzétett Visio-diagramokhoz
A Microsoft Visio 2013-ban a külső listák adatait összekapcsolhatja egy diagrammal és alakzataival. Ezután a diagramot interaktív webes rajzként közzéteheti egy SharePoint-dokumentumtárban, ahol a felhasználók megjeleníthetik a diagramot, és megnézhetik a hozzá társított külső adatokat. Háromféleképpen kapcsolhat adatsorokat a rajz alakzataihoz. A sorokat egyenként kapcsolhatja a meglévő alakzatokhoz, a sorokat automatikusan kapcsolhatja az alakzatokhoz, illetve az adatokból hozhatja létre az alakzatokat.
Külső adatok importálása és frissítése az Accessben
A Microsoft Access 2013 mindenféle adatok kikötője, és a külső adatok sem jelentenek kivételt ez alól. Az ügyfélszámítógépen külső listákat importálhat az Access-adatbázisba, és az adatokat rendszeresen frissítheti. Az adatok írásvédettek.
A végrehajtandó alapvető lépések a következők:
- Exportálja a külső tartalomtípust a SharePoint Designer 2013-ból vagy közvetlenül az Üzleti adatkapcsolat metaadattárából BDCM-fájlként.
- Az Access 2013-ban webszolgáltatás adatkapcsolatának létrehozása a BDCM-fájl használatával
- Az Access 2013-ban hozzon létre egy csatolt táblát a webszolgáltatás adatkapcsolata alapján.
Megjegyzés: ebben az esetben az adatok frissítésekor nem az Üzleti adatkapcsolatok ügyfél futtatókörnyezetének gyorsítótárával szinkronizál a rendszer a külső listával.