Bizonyára hallott már a Microsoft 365-csoportokról és arról, hogy miként használhatja őket a Outlook-ban, de talán nem tudja, hogyan fogjon hozzá. Ebben a cikkben végig fogjuk járni néhány alapvető lépést, amelyből Ön és csapata elkezdheti a Microsoft 365-csoportok használatát a Outlook. A későbbiekben olyan hivatkozásokat is talál, amelyek részletesen ismertetik az egyes témákat.
Ha nem biztos abban, hogy melyek a csoportok, akkor először a További tudnivalók a csoportokról Microsoft 365 olvassa el.
A Microsoft 365-csoportok Outlook microsoft 365-ös csomagra van szükség, amely támogatja az Exchange online és az online SharePoint-t, például a Vállalati Prémium, az E3 vagy az E5 csomag.
Megjegyzés: Ha a Microsoft 365-csoportokat Outlook Windows használnia kell a Outlook gyorsítótáras Exchange módban. Erről további információt A gyorsítótáras üzemmód bekapcsolása Exchange tartalmaz.
Az alábbi fülekre kattintva további információhoz juthat az adott funkcióról.
Az első teendő a csoport létrehozása. A csoportok létrehozása Outlook nagyon egyszerű folyamat. A főbb lépések a következők:
-
A menüszalag csoportok területén kattintson az Új csoport elemre. Ha az asztali verzió helyett a Webes Outlookot használja, akkor a folyamatot az Új gomb melletti nyílra, majd a Csoport elemre kattintva indíthatja el.
-
Nevezze el a csoportot.
-
Adja meg az adatvédelmi beállításokat. A csoportok alapértelmezés szerint privátak. Ez azt jelenti, hogy csak a csoport tagjai megtekinthetik őket, és a csatlakozáshoz a csoport tulajdonosának engedélyére van szükségük. A nyilvános csoportokat a szervezet minden tagja megtekintheti, és a csatlakozás is engedélyezett. Ugyanakkor egyik beállítás sem ad hozzáférést szervezeten kívüli személyek részére, hacsak Ön meg nem hívja őket.
Tipp: A csoportok alapértelmezés szerint privátak, amikor a csoportokat Webes Outlook. Az elkövetkező hónapokban bármelyik appot használva létrehozott appok alapértelmezés szerint Privátok Outlook lesznek.
-
Döntse el, hogy szeretné-e, hogy az új tagok kövessék a csoportot (Speciális beállítások). Azok a tagok, akik követik a csoportot, másolatot fognak kapni az egyes csoportüzenetekről a személyes postaládájukba. A nem feliratkozott tagok a csoport megosztott postaládájában férhetnek hozzá a csoportbeszélgetésekhez.
További információ:
-
Csoportok létrehozásáról bővebben a Csoport létrehozása az Outlookban című témakörben olvashat.
-
Csoporthoz való csatlakozásról további információt a Csatlakozás csoporthoz az Outlookban című témakörben talál.
-
További információt arról, hogy hogyan állíthatja le a csoportüzenetek fogadását a Beérkezett üzenetek mappában, illetve hogyan hagyhat ki egy csoportból teljes egészében a Csoport elhagyva a Beérkezett üzenetek mappában Outlook.
A csoport létrehozása után elkezdheti a tagok felvételét. Új tagok felvétele:
-
A bal oldali navigációs Outlook megkeresve a csoportját. Ezt a postaládája alatt találja, a Csoportok területen.
-
Ha a csoportban van, kattintson a menüszalag Tagok hozzáadása gombjára. Ha Webes Outlookot használ, kattintson a tagok számát jelző jobb felső területre, majd kattintson a Tagok hozzáadása elemre.
-
Írja be a mezőbe azoknak a személyeknek a nevét vagy e-mail-címét, akiket fel szeretne venni. Ha elkészült, kattintson az OK gombra, és megtörténik a tagok felvétele. Minden új tag e-mail-értesítést kap a felvételről, amely hasznos hivatkozásokat is tartalmaz a csoporttartalmak gyors eléréséhez.
Tipp: Ha egy meglévő terjesztési lista összes tagját fel szeretné venni, a lista nevének beírásával ezt egy lépésben megteheti.
További információ:
-
Ha többet megszeretnél tudni arról, hogy hogyan lehet a cégen kívüli vendégeket meghívni a csoportba, tekintse meg a Vendég hozzáférés a Microsoft 365 csoportban.
-
A tagok csoportban való hozzáadásáról és eltávolításáról további információt a Csoporttagok hozzáadása és eltávolítása a csoportban Outlook.
A Microsoft 365-csoportok beszélgetései Outlook a csoport megosztott postaládájában történnek. A felhasználók elolvashatja és megválaszolhatja az üzeneteket, a tagok pedig egyszerűen kereshetnek vagy visszagörgetnek az üzenetelőzmények között, hogy beleolvassnak a korábban megvitatott üzenetekbe. A megosztott Beérkezett üzenetek mappa nagyon hasonlít arra a személyes Outlook, amit a felhasználók már ismernek. A beszélgetések egyesével jelennek meg a bal oldali üzenetlistában, és kattintással nyithatók meg az olvasóablakban. Ha egy felhasználó olvasottként megjelöl egy üzenetet vagy beszélgetést, az nincs hatással arra, hogy az üzenetek hogyan jelennek meg a csoport többi tagja számára, így nem kell aggódnia amiatt, hogy a többi tag kihagy egy fontos üzenetet.
Tipp: Az üzenetek megjelenítésének és megszámlálásának legutóbbi módosítása aOutlook navigációs ablakban alaphelyzetbe állíthatta a csoport neve mellett látható Outlook számát. Ha nullára szeretné állítani ezt a számot, kattintson a jobb gombbal a csoportra, és válassza Az összes megjelölése olvasottként lehetőséget.
Most, hogy elkészült a csoport, indítson egy beszélgetést. Új üzenetet a csoport megosztott postaládájából írhat, a menüszalag Új beszélgetés elemére kattintva. De megteheti azt is, hogy egyszerűen a csoport alias-címére küldi az üzenetet. A csoport minden tagja el tudja olvasni az ön által közzétett új üzenetet, és a csoportot követő összes tag másolatot fog kapni az üzenetről a személyes postaládájába.
További információ:
-
Ha csoportos beszélgetést szeretne Webes Outlook a Csoportos beszélgetés a Outlook.
Minden Microsoft 365-csoport kap egy megosztott fájltárat, ahol dokumentumokat, munkafüzeteket, bemutatókat vagy akár bármilyen fájlt tárolhat, oszthat meg és közösen dolgozhat rajta.
A fájltár eléréséhez a csoportban válassza a Outlook (a bal oldali navigációs ablakban), és kattintson a Menüszalag Fájlok gombjára. A fájltár böngészőben nyílik meg, ahol új fájlokat hozhat létre, meglévőket tölthet fel a számítógépéről, illetve szinte minden műveletet végrehajthat, amely a SharePoint-dokumentumtárakban megszokott. Gondolja végig, mely fájlok érdemesek a megosztásra, és ne feledje, nem csak Microsoft Office-fájlokat használhat. Megoszthat PDF-eket, fényképeket és lényegében bármi mást, ami hasznára válhat a csoportnak.
Ha törölne vagy letöltene egy fájlt, egyszerűen jelölje ki, és a kívánt műveletek elérhetővé válnak a fenti eszköztárban.
További információ:
-
A csoportban lévő fájlokról további információt a Csoportfájlok megosztása.
Minden Microsoft 365-csoportnak saját megosztott jegyzetfüzete OneNote, ahol összegyűjtheti az ötleteit, együttműködhet és kutatást tárolhat.
A csoportra a Outlook a bal oldali navigációs ablakban, illetve aWebes Outlook a Személyek csempére kattintva. Innen a menüszalag Jegyzetfüzet elemére kattintva nyithatja meg a csoport megosztott jegyzetfüzetét.
Amikor első alkalommal nyitja meg a csoport megosztott jegyzetfüzetét, az a böngészőben nyílik meg a Webes OneNote. Itt szerkesztheti a jegyzetfüzetet, de ha inkább az OneNote 2016-ban tenné, kattintson a menüszalag Szerkesztés a OneNote-ban gombjára. Miután megnyitotta a jegyzetfüzetet OneNote a jegyzetfüzet szinkronizálva lesz a megnyitott jegyzetfüzetek listájával, és közvetlenül az OneNote-ból elérheti azt anélkül, hogy először a csoporthoz kellene mennie.
Lépjen a csoport OneNote-jegyzetfüzetéhez, és gondolja végig, milyen témakörök lehetnek érdemesek kutatásra és közös munkára. Lehet például egy olyan szakasza, amely a csapata számára releváns webes tartalmak gyűjtése és megjegyzése.
Megjegyzés: A csoport jegyzetfüzete okostelefonon és táblagépen is elérhető az iOS OneNote és az Android OneNote appok használatával.
További információ:
-
A OneNote használatbavételéről az Alapműveletek a Windows OneNote 2016-ban című témakörben talál bővebb tájékoztatást.
A csoportban számítani lehet eseményekre, értekezletekre, mérföldkövekre és egyéb elemekre, amelyekhez jól jön egy megosztott naptár. Minden Microsoft 365-csoportnak van egy megosztott naptára, amely minden tag számára látható és részt tud venni.
A megosztott naptár ugyanúgy működik, mint a személyes. Ha a navigációs ablaktáblán a naptár gombra kattint, láthatja a személyes naptárát és minden olyan csoportét, amelynek tagja. Jelölje be azoknak a naptáraknak a jelölőnégyzetét, amelyek érdeklik, és tekintse meg őket egymás mellett vagy átfedésben.
Az elemek hozzáadása a megosztott naptárhoz éppen úgy működik, mint a személyes naptárában. A megosztott naptárba adott értekezletek a csoport többi tagját is meghívják erre az eseményre, hogy a csoport a saját naptárában is használatban legyen. A megosztott csoportnaptárba felvett találkozók nem jelennek meg a többi tag személyes naptárában.
Hozzon létre próbaképpen egy közelgő eseményt vagy értekezletet, amely érdekes lehet a csoport számára.
További információ:
-
A csoport megosztott naptárának használatával kapcsolatos további információkért lásd: Értekezlet ütemezése csoportnaptárban a Outlook.
Milyen teendői vannak a csoport létrehozása és beállítása után?
-
A Microsoft Planner segítségével feladatokat kezelhet és oszthat ki a csoport tagjainak. További információt a Planner súgója tartalmaz.
-
Szervezeten kívüli személyeket is meghívhat a csoportba a közös munka érdekében. Lásd: Vendég hozzáférés Microsoft 365 csoportokban.
-
A meglévő terjesztési listák áttelepítése Microsoft 365-csoportokba. Lásd a Miért érdemes csoportokká alakítani a terjesztési listákat az Outlookban című témakört.
-
Hozzáadhat Microsoft Teams-munkaterületet a csoporthoz az állandó csevegési lehetőség érdekében. Lásd a Microsoft Teams – első lépések című témakört.
Lásd még
Kérdése van?
A Microsoft technikai közösségének felkeresve kérdéseket tehetnek fel, és részt vehetnek a csoportokkal kapcsolatos Microsoft 365 beszélgetésekben.
Hallgatunk
Ezt a cikket Legutóbb Ben frissítette 2021. június 25-én a felhasználók visszajelzése alapján. Ha hasznosnak találta a visszajelzést , és különösen ha nem, kérjük, kattintson az alábbi visszajelzési vezérlőelemekre, és építő kritikával segítsen nekünk a további tökéletes javítására. Köszönjük!
