A rekordkezelés megvalósítása

A rekordokat helyben is kezelheti, ami azt jelenti, hogy a dokumentumot meghagyhatja a webhelyen, vagy egy adott archívumban (például Rekordtár webhelyen) tárolhatja a rekordokat.

A rekordkezelés bevezetése előtt ajánlott először rekordkezelési sémát létrehoznia szervezete számára. A szervezetének megfelelő rekordkezelési rendszer kiválasztásához segítséget a Rekordok tárolási és kezelési módszerének kiválasztása című témakörben talál.

Rekordtár webhely létrehozása és beállítása

Ez a szakasz áttekintést nyújt a Rekordtár webhely létrehozásához és konfigurálásához szükséges főbb lépésekről. A hivatkozásokra kattintva megtekintheti az egyes lépésekre vonatkozó útmutatást.

1. Hozza létre a rekordtár webhelyet a Rekordtár webhelysablonnal.
2. Rekordtárakat vagy listákat létrehozva kezelheti és tárolhatja a fájlkezelési sémában meghatározott rekordtípusokat. A fájlkezelési séma azokat a dokumentum- vagy elemtípusokat írja le, amelyeket a szervezet hivatalos üzleti rekordként ismer el. Jelzi, hogy hol tárolja a rendszer a rekordokat, és olyan információval szolgál, amely megkülönbözteti a rekordtípusokat egymástól.
3. Társított tartalomtípus hozzáadása a tárakhoz és listákhoz.
4. Webhelyoszlopokat hozhat létre és adhat hozzá a megfelelő tartalomtípusokhoz, hogy a fájlkezelési sémában megadott rekordtípusok metaadatait tartalmazzák és megjelenítsék.
5. Adatkezelési házirend hozzáadása tartalomtípushoz a Rekordtár webhelyen.
6. A tartalomszervező modul beállításával továbbítsa a megfelelő helyre az egyes rekordtípusokat.

Vissza a lap tetejére

Rekordtár webhely létrehozása

Azt javasoljuk, hogy a rekordtárat ne alwebhelyként, hanem legfelső szintű webhelycsoportként hozza létre. Webhelycsoport létrehozásához a Farm rendszergazdái SharePoint-csoport tagjának kell lennie a Központi SharePoint-felügyelet webhelyét futtató számítógépen.

A SharePoint Online-ban a legfelső szintű SharePoint-webhelyről hozhat létre Rekordtár webhelyet. Kattintson a + Webhely létrehozása elemre, majd kezdje a lenti 4. lépéssel.

1. Indítsa el a SharePoint 2013 vagy 2016 Központi felügyeletet.

   • Windows Server 2008 R2 esetén:

     • Kattintson a Start gombra, kattintson a Microsoft SharePoint 2013-termékek vagy a Microsoft SharePoint 2013-termékek elemre, majd kattintson a SharePoint 2013 Központi felügyelet vagy a SharePoint 2016– központi felügyelet elemre.

   • Windows Server 2012 esetén:

     • A kezdőképernyőn kattintson a SharePoint 2013 Központi felügyelet vagy a SharePoint 2016 – központi felügyelet elemre.
       Ha a SharePoint 2013 Központi felügyelet vagy a SharePoint 2016 – Központi felügyelet nem látható a kezdőképernyőn :
     • Kattintson a jobb gombbal a Számítógép elemre, válassza a Minden alkalmazás parancsot, majd kattintson a SharePoint 2013 Központi felügyelet vagy a SharePoint 2016– központi felügyelet parancsra.

2. A Központi felügyelet webhelyén az Alkalmazáskezelés csoportban kattintson a Webhelycsoportok létrehozása lehetőségre.

3. Ha a Webhelycsoport létrehozása lap Webalkalmazás csoportjában nincs kiválasztva az a webalkalmazás, amelyben létre szeretné hozni a webhelycsoportot, kattintson a lefelé mutató nyílra. A Webalkalmazás menüben kattintson a Webalkalmazás módosítása parancsra, majd arra a webalkalmazásra, amelyben létre kívánja hozni a webhelycsoportot.

4. A Cím és leírás szakaszban adja meg a webhelycsoport címét és leírását.

5. A Webhely URL-címe szakaszban válassza ki az URL-címhez használni kívánt elérési utat (például helyettesítő karakterekkel megadott elérési utat, például /sites/, vagy a gyökérkönyvtárt (/).
   Ha helyettesítő karakterek felvételének elérési útját választja, a webhely URL-címében használni kívánt webhelynevet is meg kell adnia.

6. A Sablon kiválasztása szakasz Felületverzió kiválasztása listájában válassza ki a használni kívánt sablonok SharePoint-felületű verzióját.
   Válassza a változatot, ha azt szeretné, hogy a webhelycsoport úgy nézzen ki és fusson, mint egy webhelycsoport a SharePoint-kiszolgálóben. A régebbi verziót használó webhelycsoportok a SharePoint egy újabb verziójában futnak, de a webhelycsoport felhasználói felülete és felhasználói élménye a korábbi verzióhoz hasonló lesz. Olyan webhelycsoport, amely bármikor frissíthető a legújabb verzióra.

7. A Sablon kiválasztása szakaszban kattintson a Vállalat fülre, majd a Rekordtár elemre.

8. Az Elsődleges webhelycsoportgazda csoportban írja be annak a felhasználónak a felhasználónevét (DOMAIN\felhasználónév formátumban), aki a webhelycsoportgazdája lesz.

9. A Másodlagos webhelycsoportgazda csoportban írja be a webhelycsoport másodlagos rendszergazdájának felhasználónevét. A másodlagos webhelycsoportgazda kijelölése ajánlott eljárás annak biztosítására, hogy valaki kezelhesse a webhelycsoportot, amikor az elsődleges webhelycsoportgazda nincs jelen.

10. Ha kvótákkal kezeli a webhelycsoportok tárhelyét, a Kvótasablon csoportban kattintson egy sablonra a Kvótasablon kiválasztása listában.

11. Kattintson az OK gombra.

Tárak és listák létrehozása a rekordok kezeléséhez

A tárak és a listák a rekordkezelés fontos elemei. Iratszekrényként szolgálnak a tárolni vagy kezelni kívánt rekordtípusok számára. A tartalomtípusok tárakhoz és listákhoz való társítása (ez később ismertethető) még inkább megkönnyíti a rekordok kategorizálását. Azt javasoljuk, hogy hozzon létre egy-egy dokumentumtárat vagy -listát a rekordfájlkezelési sémában szereplő minden egyes tartalomtípushoz.

Létező tartalomtípus hozzáadása listához vagy tárhoz

Amikor tartalomtípust ad egy listához vagy tárhoz, lehetővé teszi, hogy az adott lista vagy tár az adott típusú elemeket tartalmazza. Amikor a rekordok a Rekordtárba kerülnek, a rendszer a megfelelő listára vagy tárba továbbítja azokat a dokumentum tartalomtípusa alapján.

Vissza a lap tetejére

Webhelyoszlopok létrehozása és hozzáadása listákhoz, tárakhoz vagy tartalomtípusokhoz

Az oszlopok segítségével csoportosíthatja, kategorizálhatja és nyomon követheti a rekordokat és más elemeket. A webhelyoszlop olyan metaadatot definiál, amely egy tartalomtípushoz, listához vagy tárhoz rendelhető. Hozzáadhat például webhelyoszlopokat a "szerző" vagy a "befejezési dátum" meghatározásához. Webhelyoszlop hozzáadása rekordok tartalomtípusához a rekordokkal együtt küldött metaadatok tárolásához, vagy a rekord kezelését segítő metaadatok hozzáadásához.

Webhelyoszlop létrehozása

1. A rekordtár webhelyen kattintson a , majd a Webhely beállításai parancsra.
   Egy SharePoint-csoporthoz kapcsolt webhelyen kattintson a Beállítások elemre, majd a Webhely tartalma, végül a Webhely beállításai lehetőségre.
2. A Webhely beállításai lap Webtervezői minták csoportjában kattintson a Webhelyoszlopok lehetőségre.
3. A Webhelyoszlopok lapon kattintson a Létrehozás gombra.
4. Az Új webhelyoszlop lap Név és típus szakaszában írja be a kívánt nevet az Oszlop neve mezőbe.
5. Jelölje ki az oszlopban tárolni kívánt adatok típusát (például pénznem, dátum és időpont vagy szöveg).
6. A Csoport szakaszban jelölje ki azt a meglévő csoportot, amelyben tárolni szeretné az új webhelyoszlopot, vagy válassza az Új csoport lehetőséget egy új csoport létrehozásához az oszlop tárolásához. A csoportok segítségével rendszerezheti az oszlopokat, és könnyebbé teheti a megkeresésüket.

A További oszlopbeállítások csoportban válassza ki a kívánt további oszlopbeállításokat. Az ebben a szakaszban rendelkezésre álló lehetőségek eltérhetnek a Név és típus szakaszban választott oszloptípustól függően. Ha például az oszlopban tárolandó adattípus a Választási lehetőség, a felsorolandó választási lehetőségeket a További oszlopbeállítások szakaszban adhatja meg.

1. Kattintson az OK gombra.

Webhelyoszlop hozzáadása rekordok tartalomtípusához

1. A Rekordtár webhely kezdőlapján kattintson a Beállítások, majd a Webhely beállításai parancsra.
   Egy SharePoint-csoporthoz kapcsolt webhelyen kattintson a Beállítások elemre, majd a Webhely tartalma, végül a Webhely beállításai lehetőségre.
2. A Web Designer Galleries csoportban kattintson a Webhely tartalomtípusai lehetőségre.
3. A Webhely-tartalomtípusok lapon kattintson a konfigurálni kívánt webhely-tartalomtípusra.
4. Miután kiválasztott egy webhely-tartalomtípust a szülőwebhelyről, vagy létrehozott egy új webhely-tartalomtípust, a kijelölt webhely-tartalomtípus lap Oszlopok csoportjában kattintson a Hozzáadás meglévő webhelyoszlopokból lehetőségre.
5. Az Oszlopok hozzáadása tartalomtípushoz lap Oszlopok kiválasztása csoportjában válassza ki a csoportot a Válasszon oszlopok forrása listából a kívánt csoportra.
6. Jelölje ki a hozzáadni kívánt oszlopot a Rendelkezésre álló oszlopok listában, majd kattintson a Hozzáadás gombra.
7. A Listák és webhelytartalom-típusok frissítése csoportban adja meg, hogy a módosításokkal az adott webhely-tartalomtípustól öröklődő gyermek-webhely-tartalomtípusok is frissüljenek-e.
8. Miután hozzáadta a kívánt oszlopokat, kattintson az OK gombra.

Vissza a lap tetejére

Adatkezelési házirendek létrehozása rekordokhoz

Az adatkezelési házirend egy tartalomtípusra vonatkozó szabályok gyűjteménye. Az adatkezelési házirendek lehetővé teszik a szervezeteknek annak ellenőrzését és nyomon követését, hogy például meddig kell megőrizni egy tartalmat vagy milyen műveleteket végezhetnek a felhasználók az adott tartalommal.

Adatkezelési házirend hozzáadása tartalomtípushoz

1. A webhelyen kattintson a BeállításokOffice, majd a Webhely beállításai parancsra.
   Egy SharePoint-csoporthoz kapcsolt webhelyen kattintson a Beállítások elemre, majd a Webhely tartalma, végül a Webhely beállításai lehetőségre.
2. A Webhely beállításai lap Webhelytervezői minták csoportjában kattintson a Webhely tartalomtípusai elemre.
3. A Webhely tartalomtípusai lapon kattintson arra a tartalomtípusra, amelyhez adatkezelési házirendet kíván hozzáadni.
4. A Tartalomtípus lapon kattintson az Adatkezelési házirend beállításai elemre.
5. A Házirend módosítása lapon adja meg a házirend leírását, majd írjon be egy rövid házirendi szabályt, amelyből a felhasználók könnyen megérthetik a házirend funkcióját. A házirendi szabály legfeljebb 512 karakter hosszú lehet.
6. Következő lépésként fel kell vennie egy vagy több házirend-szolgáltatást az adatkezelési házirendhez. A funkciók engedélyezésekor további beállítások jelennek meg.

Házirend-szolgáltatások hozzáadása az adatkezelési házirendhez

Az információs házirendekhez hozzáadható házirend-funkciók: címkék, naplózás, elévülés és vonalkódok.

Adatmegőrzési házirend-szolgáltatás hozzáadása adatkezelési házirendhez

1. A Házirend szerkesztése lapon jelölje be az Adatmegőrzés engedélyezése jelölőnégyzetet.
2. Kattintson az Adatmegőrzési fázis hozzáadása gombra, és az alábbi adatmegőrzési időbeállítások közül választva adja meg, hogy a dokumentumok mikor évüljenek el: Ha egy dátumtulajdonság alapján szeretné beállítani a lejárat dátumát, válassza az Ez a fázis az elem egyik dátumtulajdonságán alapul, majd válassza ki a műveletet (Létrehozott vagy Módosítva) és az időtartamot (napok, hónapok vagy évek).
3. Írjon be egy értéket a listák közötti mezőbe az időszak megadásához.
4. Válassza ki a dokumentum elévülésekor végrehajtandó műveletet.
5. Ha azt szeretné, hogy a kijelölt művelet ismétlődjön, jelölje be az Ismétlődés szakaszban található jelölőnégyzetet, majd adja meg az ismétlődés időtartamát.
6. Kattintson az OK gombra.

Vissza a lap tetejére

Naplózási házirend-szolgáltatás hozzáadása adatkezelési házirendhez

1. A Házirend szerkesztése lap Naplózás szakaszában jelölje be a Naplózás engedélyezése jelölőnégyzetet, majd jelölje be azon események melletti jelölőnégyzeteket, amelyekről naplót szeretne vezetni.

2. Kattintson az OK gombra.

   Megjegyzés:

   A naplók megtekintéséhez kattintson a Webhelycsoport beállításai lapon a Naplójelentések elemre, majd jelölje ki a megtekinteni kívánt jelentést.

Vonalkódházirend-szolgáltatás hozzáadása adatkezelési házirendhez

1. A Házirend szerkesztése lap Vonalkódok csoportjában jelölje be a Vonalkódok engedélyezése jelölőnégyzetet.
2. Jelölje be a #Rákérdezés vonalkód beszúrására...** jelölőnégyzetet, ha azt szeretné, hogy az Office-ügyfélalkalmazások megköveteljék a felhasználóktól vonalkód beszúrását a dokumentumaikba.

Címkeházirend-szolgáltatás hozzáadása adatkezelési házirendhez

1. A Házirend szerkesztése lap Címkék csoportjában jelölje be a Címkék engedélyezése jelölőnégyzetet.
2. Ha azt szeretné, hogy a felhasználók dokumentum mentése vagy nyomtatása előtt címkét adjanak be, jelölje be a Rákérdezés felirat beszúrására mentés vagy nyomtatás előtt jelölőnégyzetet.
3. Ha meg szeretné akadályozni, hogy a címkék hozzáadásuk után megváltozzanak, jelölje be A címkék hozzáadásuk után történő módosításának megakadályozása jelölőnégyzetet.
4. A Felirat formátuma mezőbe írja be a címkén megjelenítendő szöveget. A rögzített szöveg- és dokumentumtulajdonságok bármilyen kombinációja használható, kivéve a számított és beépített tulajdonságokat, mint például a globálisan egyedi azonosító (GUID) vagy a létrehozta. Új sort a \n karaktersorozattal kezdhet.
5. Válassza ki a címke szövegének betűtípusát, betűméretét, stílusát és sorkizárását.
6. A Magasság mezőbe írja be a felirat magasságát centiméterben, a Szélesség mezőbe pedig hüvelykben kifejezett feliratszélességet.
7. A módosítások megtekintéséhez kattintson a Frissítés gombra.
8. Kattintson az OK gombra.

A helyben történő rekordkezelés beállítása

Amikor a Rekordtárat használja, zárolt tárházban dolgozik, és a küldés ide művelettel beolvashatja a rekordokat abba. Bármelyik webhelyen engedélyezhető a helyben történő rekordkezelés, és konfigurálható rekordkezelő rendszerként. Ebben a rendszertípusban, eltérően a Rekordtártól, az aktív dokumentumokkal együtt rekordokat is tárolhat egy együttműködési térben. A helyi rekordkezelő rendszer használatának néhány további előnye:

• A rekordok több webhelyen is létezhetnek és kezelhetők.
• Ha engedélyezi a verziószámozást, a rekordok új és újabb verziói is automatikusan létrejöhetnek.
• Az adatfeltárási keresés egyszerre futtatható rekordokon és aktív dokumentumokon is.
• Szélesebb körű szabályozás afölött, hogy mi tartozik a szervezet rekordjához, és ki hozhat létre rekordot.

A helyben történő rekordkezelés beállításának három fő lépése van:

1. A helyben történő rekordkezelés aktiválása a webhelycsoport szintjén.

2. A rekorddeklaráció beállításainak konfigurálása a webhelycsoport szintjén.

3. A rekorddeklaráció beállításainak konfigurálása lista vagy tár szintjén.

   Megjegyzés

   Az elemek rekordként történő manuális deklarálásához listához munkatársnak vagy rendszergazdának kell lennie.

Vissza a lap tetejére

A helyben történő rekordkezelés aktiválása a webhelycsoport szintjén

A helyi rekordkezelő rendszer beállításának első lépése a szolgáltatás aktiválása a webhelycsoport szintjén. A funkció aktiválása engedélyezi a Deklare/undeclared Record (Deklarált/nem deklarált rekord) parancsot a menüszalagon.

1. A webhely legfelső szintjén kattintson a Beállítások , majd a Webhely beállításai parancsra.
   Egy SharePoint-csoporthoz kapcsolt webhelyen kattintson a Beállítások elemre, majd a Webhely tartalma, végül a Webhely beállításai lehetőségre.
2. A Webhelycsoport felügyelete csoportban kattintson a Webhelycsoport szolgáltatásai elemre.
3. A Helyben történő rekordkezelés mellett kattintson az Aktiválás gombra.

A rekorddeklaráció beállításainak konfigurálása a webhelycsoport szintjén

1. A webhely legfelső szintjén kattintson a Beállítások , majd a Webhely beállításai parancsra.
   Egy SharePoint-csoporthoz kapcsolt webhelyen kattintson a Beállítások elemre, majd a Webhely tartalma, végül a Webhely beállításai lehetőségre.
2. A Webhelycsoport felügyelete területen válassza a Rekorddeklaráció beállításai lehetőséget.
3. Ha a Rekorddeklaráció beállításai lapon korlátozni szeretné a rekordként deklarált elemeken elvégezhető műveleteket, válassza a Rekordokra vonatkozó korlátozások szakasz egyik beállítását.
4. A Rekorddeklarálás lehetősége szakaszban adja meg, hogy a rekordok manuális deklarálása alapértelmezés szerint elérhető legyen-e a listákban és tárakban. Ha az Alapértelmezés szerint nem minden helyen érhető el, a rekordokat csak házirenden vagy munkafolyamaton keresztül lehet deklarálni.
5. A Deklarálási szerepkörök szakaszban jelölje ki azokat a szerepköröket, amelyek képesek manuálisan deklarálni és visszavonni a deklarált rekordokat.
6. Kattintson az OK gombra.

A rekorddeklaráció beállításainak konfigurálása lista vagy tár szintjén

Pontosabban szabályozhatja, hogy hol lehessen az elemeket rekordként deklarálni, ha rekorddeklarációkat konfigurál egy listához vagy tárhoz. Amikor rekorddeklarációt használó listát vagy tárat konfigurál, beállíthatja, hogy az elemek automatikusan deklarálva legyenek rekordként, amikor a listába vagy tárba kerülnek.

1. Kattintson a menüszalag Tár vagy Lista fülére abból a listából vagy tárból, amelyben meg szeretné adni a rekorddeklaráció beállításait, majd kattintson a Tár beállításai vagy a Lista beállításai lehetőségre.
   A SharePoint Online-ban kattintson a , majd a Lista beállításai vagy a Tár beállításai parancsra.
2. A Dokumentumtár/lista beállításai lap Engedélyek és kezelés csoportjában kattintson a Rekorddeklaráció beállításai elemre.
3. A Manuális rekorddeklarálás lehetősége szakaszban válassza a következőket:
4. Beállíthatja, hogy a lista vagy tár a webhelycsoport által használt alapértelmezett rekorddeklarálási beállításokat használja-e,
5. lehetővé teszi-e a felhasználóknak, hogy mindig manuálisan deklarálhassanak elemeket rekordként a lista vagy tár számára, vagy
6. a felhasználók soha nem deklarálhatnak-e rekordokat a listában vagy tárban.
7. Az Automatikus deklaráció szakaszban jelölje be a jelölőnégyzetet, ha azt szeretné, hogy a listához vagy tárhoz hozzáadott összes elem automatikusan deklarálva legyen rekordként.
8. Kattintson az OK gombra.

Vissza a lap tetejére