A rekordkezelés megvalósítása

Rekordtár webhely létrehozása

Azt javasoljuk, hogy ne alwebhelyként, de legfelső szintű webhelycsoportként hozzon létre rekordtárat. Webhelycsoport létrehozásához tagja kell lennie a farmgazdák SharePoint SharePoint a központi felügyelet webhelyet futtató számítógépen.

A SharePoint online verzióban a legfelső szintű webhelyről hozhat létre rekordtárwebhelyet, SharePoint webhelyről. Kattintson a + Webhely létrehozásaelemre, majd kezdje az alábbi 4. lépéssel.

1. Indítsa SharePoint 2013-as vagy 2016-os központi felügyelet.

   • A Windows Server 2008 R2-hez:

     • Kattintson a Startgombra, majd a Microsoft SharePoint 2013 termékek vagy a Microsoft SharePoint 2013Termékek elemre, majd kattintson a SharePoint 2013 Központi felügyelet vagy a SharePoint 2016 Központifelügyelet elemre.

   • További Windows Server 2012:

     • A kezdőképernyőn kattintson a 2013 SharePoint- vagy a SharePoint 2016 Központi felügyelet elemre.

       Ha SharePoint 2013-as vagy SharePoint 2016-os központi felügyelet nem jelenik meg a kezdőképernyőn:

     • Kattintson a jobb gombbal aSzámítógép elemre, kattintson a Minden alkalmazás elemre,majd kattintson SharePoint 2013 Központi felügyelet vagy a SharePoint 2016 SharePoint parancsra.

2. A Központi felügyelet webhely Alkalmazáskezelés szakaszában kattintson a Webhelycsoportok létrehozása elemre.

3. A Webhelycsoport létrehozása lap Webalkalmazás szakaszában kattintson a lefelé mutató nyílra, ha nincs kijelölve az a webalkalmazás, amelyben létre szeretné hozni a webhelycsoportot. A Webalkalmazás menüben kattintson a Webalkalmazásmódosítása elemre, majd arra a webalkalmazásra, amelyben létre szeretné hozni a webhelycsoportot.

4. A Cím és leírás szakaszban adja meg a webhelycsoport címét és leírását.

5. A Webhely címe szakaszban válassza ki az URL-címhez használni kívánt elérési utat (például a /sites/ helyettesítő elérési utat vagy a gyökérkönyvtárat (/).

   Ha egy helyettesítő karakter felvételére használt elérési utat választ, a webhely URL-címében használni kívánt webhelynevet is be kell gépelnie.

6. A Sablon kiválasztása szakasz Felhasználói élmény kiválasztása listájában válassza SharePoint használni kívánt sablonok felhasználói élményét.

   Válassza ki a felhasználói élményt, ha azt szeretné, hogy a webhelycsoport webhelycsoportként nézzen ki és SharePoint a kiszolgálón. A korábbi változatot használó webhelycsoportok a SharePoint újabb verziójában futnak, de a webhelycsoport felhasználói felülete és felhasználói felülete tükrözi a korábbi verziót. A webhelycsoport bármikor frissíthető a legújabb verzióra.

7. A Sablon kiválasztása szakaszban válassza a Vállalat fület, majd kattintson a Rekordtár elemre.

8. Az Elsődleges webhelycsoport rendszergazdája csoportban írja be annak a felhasználónak a felhasználónevét (a TARTOMÁNY\felhasználónév űrlapon), aki a webhelycsoport rendszergazdája lesz.

9. A Másodlagos webhelycsoport rendszergazdája csoportban írja be a webhelycsoport másodlagos rendszergazdájának felhasználónevét. A másodlagos webhelycsoport rendszergazdájának megtervezése a legjobb megoldás annak biztosítására, hogy ha az elsődleges webhelycsoport-rendszergazda nincs jelen, felügyelje a webhelycsoportot.

10. Ha kvótával kezeli a webhelycsoportok tárterületét, a Kvótasablon csoportban kattintson egy sablonra a Válasszon egy kvótasablont listában.

11. Kattintson az OK gombra.

Tárak és listák létrehozása rekordok kezeléséhez

A tárak és listák a rekordkezelés fontos elemei. Ezek iratszekrényekként szolgálnak minden olyan rekordtípushoz, amit tárolni vagy kezelni szeretne. A tartalomtípusok tárakhoz és listákhoz való társítása (későbbi magyarázat) további segítséget nyújt a rekordok kategorizálásában. Azt javasoljuk, hogy a rekordfájltervben minden egyes tartalomtípushoz hozzon létre egy dokumentumtárat vagy listát.

Létező tartalomtípus hozzáadása listához vagy tárhoz

Amikor tartalomtípust ad egy listához vagy tárhoz, lehetővé teszi, hogy az adott lista vagy tár az adott típusú elemeket tartalmazza. Amikor rekordokat ad a rekordtárhoz, azokat a rendszer a dokumentum tartalomtípusa alapján a megfelelő listához vagy tárhoz irányítja.

Vissza a lap tetejére

Webhelyoszlopok létrehozása és hozzáadása listákhoz, tárakhoz és tartalomtípusokhoz

Az oszlopok segítségével csoportosíthatja, kategorizálhatja és nyomon követheti a rekordokat és más elemeket. A webhelyoszlopok olyan metaadat-elemet definiálnak, amely egy tartalomtípushoz, listához vagy tárhoz társítható. Előfordulhat például, hogy webhelyoszlopokat szeretne hozzáadni a "szerző" vagy a "dátum kész" definiálásaként. Hozzáadhat egy webhelyoszlopot egy tartalomtípushoz a rekordok számára, vagy egy rekordhoz beküldött metaadatok tárolására, vagy metaadatok felvételére a rekord kezeléséhez.

Webhelyoszlop létrehozása

1. A Rekordtár webhelyen kattintson a Webhely Gépház , majd a Webhelywebhely Gépház.

   Egy SharePoint-csoporthoz kapcsolt webhelyen kattintson a Beállítások elemre, majd a Webhely tartalma, végül a Webhely beállításai lehetőségre.

2. A Webhely beállításai lap Webtervezői minták csoportjában kattintson a Webhelyoszlopok lehetőségre.

3. A Webhelyoszlopok lapon kattintson a Létrehozás gombra.

4. Az Új webhelyoszlop lap Név és típus szakaszában írja be a kívánt nevet az Oszlopnév mezőbe.

5. Válassza ki az oszlopban tárolni kívánt adatok típusát – például pénznem, dátum és idő vagy szöveg.

6. A Csoport csoportban jelölje ki azt a meglévő csoportot, amelyben tárolni kívánta az új webhelyoszlopot, vagy az Új csoport lehetőséget választva hozzon létre egy új csoportot az oszlop tárolására. A csoportokkal rendszerezheti az oszlopokat, és egyszerűbben találhatja meg őket.

A További oszlopbeállítások Gépház válassza ki a kívánt további oszlopbeállításokat. Az ebben a szakaszban rendelkezésre álló lehetőségek eltérhetnek a Név és típus szakaszban választott oszloptípustól függően. Ha például egy oszlopban tárolni kívánt információ típusa Választási lehetőség, megadhatja a számbavételre vonatkozó választási lehetőségeket a További oszlop Gépház szakaszban.

1. Kattintson az OK gombra.

Webhelyoszlop hozzáadása rekordok tartalomtípushoz

1. A Rekordtár webhely kezdőlapján kattintson a Webhely Gépház a Webhely Gépház.

   Egy SharePoint-csoporthoz kapcsolt webhelyen kattintson a Beállítások elemre, majd a Webhely tartalma, végül a Webhely beállításai lehetőségre.

2. A Webhelytervezői minták csoportban kattintson a Webhely tartalomtípusai elemre.

3. A Webhely tartalomtípusa lapon kattintson a konfigurálni kívánt webhely-tartalomtípusra.

4. Miután kijelölt egy webhely-tartalomtípust a szülőwebhelyen, vagy létrehozott egy új webhely-tartalomtípust, a kijelölt webhely-tartalomtípus lap Oszlopok szakaszában kattintson a Hozzáadás meglévő webhelyoszlopokból elemre.

5. Az Oszlopok hozzáadása a tartalomtípushoz lap Oszlopok kijelölése csoportjában jelölje ki a szűrni kívánt csoportot az Oszlopok kijelölése a tartalomtípusból listában.

6. Jelölje ki a hozzáadni kívánt oszlopot az Elérhető oszlopok listában, és kattintson a Hozzáadás gombra.

7. A Listák és webhely-tartalomtípusok frissítése szakaszban adja meg, hogy az ettől a webhely-tartalomtípustól örökölt gyermekwebhely-tartalomtípusok frissülnek-e a módosításokkal.

8. Ha végzett a kívánt oszlopok felvételével, kattintson az OK gombra.

Vissza a lap tetejére

Adatkezelési házirendek létrehozása rekordokhoz

Az adatkezelési házirend egy tartalomtípusra vonatkozó szabályok készlete. Az adatkezelési házirendek lehetővé teszik a szervezeteknek annak ellenőrzését és nyomon követését, hogy például meddig kell megőrizni egy tartalmat vagy milyen műveleteket végezhetnek a felhasználók az adott tartalommal.

Házirend-szolgáltatások hozzáadása az adatkezelési házirendhez

Az információs házirendhez hozzáadhatja a címkéket, a naplózást, a lejáratot és a vonalkódokat.

Adatmegőrzési házirend-szolgáltatás hozzáadása adatkezelési házirendhez

1. A Házirend szerkesztése lapon jelölje be az Adatmegőrzés engedélyezése jelölőnégyzetet.

2. Kattintson az Adatmegőrzési szakasz hozzáadása elemre, és adja meg az alábbi adatmegőrzési időbeállítások egyikét a dokumentumok lejárati dátumának megadásához: Ha dátumtulajdonság alapján szeretne lejárati dátumot megadni, válassza az Ez a szakasz az elem egyik dátumtulajdonságán alapul lehetőséget, majd válassza ki aműveletet (Létrehozva vagy Módosítva) és az megőrzési időt (nap, hónap vagy év).

3. Írjon be egy értéket a listák közötti mezőbe az időszak megadásához.

4. Válassza ki azt a műveletet, amely a dokumentum elévülne.

5. Ha azt szeretné, hogy a kijelölt művelet ismétlődjön, jelölje be a jelölőnégyzetet az Ismétlődés szakaszban, majd adja meg az ismétlődési időszakot.

6. Kattintson az OK gombra.

Vissza a lap tetejére

Naplózási házirend-szolgáltatás hozzáadása adatkezelési házirendhez

1. A Házirend szerkesztése lap Naplózás szakaszában jelölje be a Naplózás engedélyezése jelölőnégyzetet, majd jelölje be azok mellett az események melletti jelölőnégyzeteket, amelyekhez naplót szeretne vezetni.

2. Kattintson az OK gombra.

   Megjegyzés: A naplók megtekintéséhez a Webhelycsoport Gépház kattintson a Naplójelentések elemre,majd jelölje ki a megtekinteni kívánt jelentést.

Vonalkód-házirend-szolgáltatás hozzáadása adatkezelési házirendhez

1. A Házirend szerkesztése lap Vonalkódok szakaszában válassza a Vonalkódok engedélyezése lehetőséget.

2. Válassza a Rákérdezés vonalkód beszúrása... gombra. jelölőnégyzetet, ha azt Office, hogy az ügyfélalkalmazások megkövetelik a felhasználóknak vonalkód beszúrását a dokumentumaikba.

Címkekezelési házirend-szolgáltatás hozzáadása adatkezelési házirendhez

1. A Házirend szerkesztése lap Címkék szakaszában jelölje be a Címkék engedélyezése jelölőnégyzetet.

2. Ha azt kéri a felhasználóktól, hogy a dokumentumok mentése vagy nyomtatása előtt szúrják be a címkéket, jelölje be a Rákérdezés címke beszúrása a címkékre mentés vagy nyomtatás előtt jelölőnégyzetet.

3. Ha meg szeretné akadályozni, hogy a címkék hozzáadás után módosulni fognak, jelölje be A címkék hozzáadás utáni módosításainak megakadályozása jelölőnégyzetet.

4. A Címke formátuma mezőbe írja be a címkén szerepelni kívánt szöveget. A rögzített szöveg- és dokumentumtulajdonságok bármilyen kombinációját használhatja, kivéve a számított vagy beépített tulajdonságokat, például a globálisan egyedi azonosítót (GUID) vagy a Létrehozta tulajdonságot. Ha új sort kezd, használja a\nkaraktersort.

5. Válasszon egy betűtípust, betűméretet, betűstílust és sorkizárást a címkeszöveghez.

6. A Magasság mezőbe centiméterben, a Szélesség mezőbe pedig hüvelykben írja be a címke magasságát.

7. A módosítások megtekintéséhez kattintson a Frissítés gombra.

8. Kattintson az OK gombra.

A helyszíni rekordkezelés aktiválása a webhelycsoport szintjén

A helyszíni rekordkezelő rendszer beállításának első lépéseként aktiválnia kell a szolgáltatást a webhelycsoport szintjén. A funkció aktiválásával engedélyezi a Deklarált/deklarált rekord parancsot a menüszalagon.

1. A webhely legfelső szintjén kattintson a Webhely Gépház , majd a Webhelywebhely Gépház.

   Egy SharePoint-csoporthoz kapcsolt webhelyen kattintson a Beállítások elemre, majd a Webhely tartalma, végül a Webhely beállításai lehetőségre.

2. A Webhelycsoport felügyelete alatt kattintsona Webhelycsoport szolgáltatásai elemre.

3. A Helyrekord-kezelés mellett kattintson azAktiválás elemre.

Rekorddeklaráció beállításainak konfigurálása a webhelycsoport szintjén

1. A webhely legfelső szintjén kattintson a Webhely Gépház , majd a Webhelywebhely Gépház.

   Egy SharePoint-csoporthoz kapcsolt webhelyen kattintson a Beállítások elemre, majd a Webhely tartalma, végül a Webhely beállításai lehetőségre.

2. A Webhelycsoport felügyelete területen válassza a Rekorddeklaráció beállításai lehetőséget.

3. Ha a Rekorddeklaráció Gépház lapon meg szeretné korlátozza, hogy mit lehet tenni a rekordként deklarált elemeken, válasszon a Rekordkorlátozások csoport lehetőségei közül.

4. A Rekorddeklaráció elérhetősége szakaszban adja meg, hogy a rekordok manuális deklarációja alapértelmezés szerint elérhető legyen-e a listákban és tárakban. Ha a Nem minden helyen érhetőel alapértelmezés szerint beállítást választja, a rekordok csak házirenden vagy munkafolyamaton keresztül deklarálhatóak.

5. A Deklarált szerepkörök szakaszban válassza ki azokat a szerepköröket, amelyek manuálisan deklarálják és deklarálják a rekordokat.

6. Válassza az OK gombot.

Rekorddeklaráció beállításainak konfigurálása lista- vagy társzinten

Egy lista vagy tár rekorddeklarációinak konfigurálásával pontosabban szabályozhatja, hogy az elemek hol deklarálhatóak rekordként. Amikor listát vagy tárat konfigurál a rekorddeklarációhoz, a listába vagy tárba felvett elemeket automatikusan rekordként deklarálhatja.

1. Kattintson a menüszalag Tár vagy Lista fülére abban a listában vagy tárban, amelyben meg szeretné adnia a rekorddeklaráció beállításait, majd kattintson a Tár vagy Gépház vagy a Lista beállításai Gépház.

   Az SharePoint online verzióban kattintson a Lista Gépház majd a Lista beállításai vagy a Tár beállításai elemre.

2. A Dokumentumtár/Gépház lap Engedélyek és kezelés területén kattintson a Rekorddeklaráció beállításai elemre.

3. A Manuális rekorddeklaráció elérhetősége szakaszban válassza az alábbi lehetőségeket:

4. Hogy a lista vagy tár a webhelycsoport által használt alapértelmezett rekorddeklaráció-beállításokat használja-e,

5. hogy a felhasználók mindig manuálisan deklarálhatnak-e elemeket rekordként a listához vagy tárhoz, vagy

6. hogy a felhasználók soha nem deklarálnak manuálisan rekordokat a listában vagy tárban.

7. Az Automatikus deklaráció csoportban jelölje be a jelölőnégyzetet, ha azt szeretné, hogy a listához vagy tárhoz hozzáadott összes elem automatikusan deklarálva legyen rekordként.

8. Kattintson az OK gombra.

Vissza a lap tetejére