Megjegyzés: Szeretnénk, ha minél gyorsabban hozzáférhetne a saját nyelvén íródott súgótartalmakhoz. Ez az oldal gépi fordítással lett lefordítva, ezért nyelvtani hibákat és pontatlanságokat tartalmazhat. A célunk az, hogy ezek a tartalmak felhasználóink hasznára váljanak. Kérjük, hogy a lap alján írja meg, hogy hasznos volt-e az Ön számára az itt található információ. Az eredeti angol nyelvű cikket itt találja .
A tárak a webhelyek olyan helyei, amelyekben létrehozhatja, összegyűjtheti, frissítheti vagy egyéb módon kezelheti a munkacsoport tagjaival megosztandó fájlokat. Minden egyes tárban található egy, a fájlok nevét és azok főbb adatait tartalmazó lista az együttműködés és a fájlok használatának megkönnyítése végett.
A tárakat több módon is testreszabhatja. Szabályozhatja a dokumentumok megtekintését, nyomon követését kezelését és létrehozását is. A verziókat is nyomon követheti (beleértve a verziók számát és típusét is), valamint megszabhatja, hogy a dokumentumot a jóváhagyás előtt ki tekintheti meg.
A tárolni kívánt fájlok típusától és felhasználásuk módjától függően számos tártípus közül választhat.
Amikor a Microsoft Windows SharePoint Services szolgáltatás új webhelyet hoz létre, akkor a Megosztott dokumentumok tár is létrejön. Ezt a tárat azonnal használatba is tudja venni, vagy testre is szabhatja, illetve létrehozhat más tárakat is.
A tárakat az alábbi módokon használhatja, illetve teheti a csoport számára még hasznosabbá:
-
Nézeteket kezelhet és hozhat létre: A nézet segítségével tekintheti meg a tárban található elemek közül a legfontosabbakat vagy a célnak legjobban megfelelőket. A tárban lévő elemek ilyenkor nem módosulnak, hanem olyan módon rendeződnek el, illetve olyan szűrőfeltétel alkalmazódik rájuk, hogy jobban áttekinthetővé és ezáltal könnyebben kereshetővé váljanak.
-
Megkövetelheti a dokumentumok jóváhagyását: Beállíthatja, hogy a dokumentumokat jóvá kell hagyni. Ilyenkor az űrlapok függő állapotban legyenek mindaddig, amíg valamely megfelelő jogosultságokkal rendelkező személy jóvá nem hagyja vagy el nem utasítja őket.
-
Verziók nyomon követése Ha a fájlok korábbi verzióinak megőrzése kell tárak segíthetnek nyomon követheti, tárolni és a fájlok visszaállítása. Megadhatja, hogy az összes verzióinak követésére megegyező módon. Vagy lehetősége van arra, hogy egyes verzióiban megjelölése fő, például egy új fejezet hozzáadása a manuális és egyes verzióiban, például egy helyesírási hibára rögzítési kisebb mint. Rendelkezésre álló tárterület méretének kezelésének egyszerűsítése érdekében tetszés szerint megadhatja az egyes verziójával, amelyet akkor szeretne tárolni a számot.
Tegyük fel, hogy egy utazási iroda dokumentumtárban kezeli a fájljait. Ha az iroda alkalmazottai új utazási ajánlatot dolgoznak ki, akkor ez alverzióként tárolódik. Ha valami hibát ejtenek az egyik verzióban, akkor egyszerűen visszaállíthatják az előző változatot. Ha a szerkesztést befejezték, létrehozhatnak belőle egy főverziót, amelyet jóváhagyásra a jogi osztály és a vezetőség számára közzétesznek. Ha a fájlt jóváhagyták, akkor azt a cég más dolgozói is meg tudják tekinteni.
-
Fájlok kivételének megkövetelése Fájl kivételének van szüksége, ezért gondoskodnia arról, hogy csak egy személy szerkesztheti a fájlt, mindaddig, amíg be van jelölve. Megkövetelése a dokumentumok kivételét megakadályozza, hogy több személy egyszerre, amely szerkesztési ütközések létrehozhat és fejetlenséget vezethet változtatásokat. Igénylő kivétel is segíthetnek, amelyben emlékezteti arra a csoporttagok hozzáadása Megjegyzés azok jelölje be a fájl, így könnyebben nyomon követheti mi változott minden verzióban.
-
Naprakész lehet a változásokkal kapcsolatban: A Windows SharePoint Services 3.0 tárak támogatják az RSS technológiát, így a csoport tagjai automatikusan megkaphatják a frissítéseket. Az RSS technológia lehetővé teszi a hírek és információk frissítéseinek vagy csatornáinak egyetlen helyen történő fogadását és megtekintését. Beállíthat emellett e-mail értesítőt is, ami a fájlokban történő módosításokról tájékoztatja.
-
Szerkesztheti a fájlokat kapcsolat nélküli módban: Amennyiben a kapcsolat nélküli munkát előnyben részesíti, lementheti a fájlt helyi merevlemezre is és onnan szerkesztheti egy olyan, a Windows SharePoint Services 3.0 alkalmazással kompatíbilis programmal, mint például az 2007-es Microsoft Office rendszer.
-
Az űrlapokkal levelezőprogramban is dolgozhat: A Windows SharePoint Services 3.0 alkalmazással kompatíbilis levelezőprogramot (például Microsoft Office Outlook 2007) használva a fontos információknak mindig birtokában lehet. A levelezőprogramban kapcsolat nélküli módban is elolvashatja, szerkesztheti és böngészheti a fájlokat.
-
Egyszerűen másolhatja a dokumentumokat más helyre: A Windows SharePoint Services 3.0 webhelyen belül egyszerűen át tudja másolni a dokumentumokat. Ha az eredeti dokumentum módosul, értesítőt kap, ahol megadhatja, hogy a fájl másolata is módosuljon-e.
-
A tartalomtípusok definiálása Ha a csoport működik-e a különböző típusú fájlokat, például a munkalapokat, bemutatókat és dokumentumok bővítheti a funkciók a tár engedélyezésével, és többféle tartalomtípus definiálása. Tartalomtípusok rugalmasság és következetességét hozzáadása több tárban keresztül. Minden egyes tartalomtípus adhatja meg a sablon és munkafolyamat folyamatok.
Egy értékesítési részlegen például találhatók sablonok értékesítési jelentések, szabvány dokumentumok, költségvetések és bemutatók számára is. Minden sablon tartalmazza a cég logóját, valamint a célkitűzést. Ha a dokumentumtárban valaki új fájlt hoz létre, akkor ki tudja választani az ehhez használatos sablont.
-
Egyedi jogosultságokat adhat meg: Egyedi jogosultságokat állíthat be a tárra vagy akár azon belül egyes fájlokra is.
-
Munkafolyamatot hozhat létre: A dokumentumtárak vagy tartalomtípusok az üzleti folyamatok számára definiált munkafolyamatokat is használhatják, például a dokumentumok jóváhagyásának vagy megtekintésének a kezelése során.
A használt tár típusát a megosztott fájlok típusa határozza meg:
-
Dokumentumtár Számos különböző típusú fájlt, dokumentumokat és a táblázatokat, beleértve a dokumentumtár használata Egy dokumentumtárban más típusú fájlokat tárolhat, bár biztonsági okokból egyes fájltípusok zárolásának. Ha a Windows SharePoint Services szolgáltatással kompatibilis programokkal dolgozik, a tárból azokat a fájlokat is létrehozhat. Előfordulhat például, a marketingcsoport saját tár tervezési anyagok, hírek kiadásairól és kiadványok.
-
Képtár Képtár segítségével digitális képeket vagy gyűjteménye megosztásához. Bár a képek más típusú SharePoint-tárakban tárolható, a képtárak számos előnye van. Például az a képtár található képek egy diavetítésben megtekintése, letöltheti képek a számítógépen, és a Windows SharePoint Services szolgáltatással kompatibilis grafikus programmal képek szerkesztése. Fontolja meg egy képtár létrehozását, ha csapata rendszeresen nagyszámú képet, például az emblémákat és vállalati anyagokat használja, vagy ha a csapat eseményeihez képeket tárolja, vagy a termék bevezetése.
-
Wikilaptár Wikilaptár segítségével csatlakoztatott wikilapokon gyűjteménye hozhat létre. Wikilap lehetővé teszi, hogy könnyen hozhat létre és módosíthat formátumban rutinszerű információk gyűjtése több személynek. A tár wikilapokat, képek, táblázatok, hivatkozások és belső hivatkozásokat tartalmazó vehet. Például a csapat a projekt egy wikiwebhely hoz létre, ha a webhely tárolhatja tippeket és trükköket egymáshoz kapcsolódó lapokhoz sorozata.
-
Űrlaptár esetében: Ha XML-alapú üzleti űrlapok csoport kezelése, használja az űrlaptárban. Ha például a szervezet előfordulhat, hogy használandó űrlaptárhoz költségjelentések. XML-szerkesztőben vagy a Windows SharePoint Services, például a Microsoft Office InfoPath alkalmazással kompatibilis, XML webtervező programban űrlaptárhoz beállítása igényel.
