A Microsoft Word programon kívül is létezik olyan adatvilág, amelyet a Word belül használhat, de hogyan importálhatja és biztonságossá teheti azokat? Minden a megfelelő kapcsolatok létesítéséről szól.
Külső adatok importálása az Adatkapcsolat varázslóval
A Microsoft Word a külső adatokat körlevéllel importálja. A körlevél funkcióval dokumentumkészletet hozhat létre, például egy sok ügyfélnek küldött űrlaplevelet vagy egy névjegykártya-levelezés címcímkéinek lapját. Közvetlenül, kapcsolatfájl használata nélkül is importálhat szövegfájlokat, Excel-munkalapokat és Access-táblázatokat vagy -lekérdezéseket.
Vesszővel tagolt értékeket (CSV) tartalmazó szövegfájl (.csv) importálása egyszerű. Ha a szövegfájl egy .csv fájl, amely nem használja a számítógépen definiált listaelválasztó karaktert, vagy ha a szövegfájl nem .csv fájl, Schema.ini fájl használatával adhatja meg a megfelelő fájlformátumot.
A fájl importálása
-
A Levelezés lap Körlevélkészítés indítása csoportjában kattintson a Címzettek kiválasztása > Meglévő lista használata elemre.
-
Az Adatforrás kiválasztása párbeszédpanelen tegye a következők valamelyikét:
-
Meglévő .odc fájl használatához kattintson duplán az .odc fájlra. Az adatok importálása befejeződött.
-
Új .odc-fájl létrehozásához kattintson az Új forrás elemre, majd kövesse az eljárás minden lépését.
Megjelenik az Adatkapcsolat varázsló.
-
-
Az Üdvözli az Adatkapcsolat varázsló lapon kattintson az Egyéb/Speciális elemre.
Megjelenik az Adatkapcsolat tulajdonságai párbeszédpanel.
A különböző párbeszédpanelek különböző beállításairól a Súgó gombra kattintva talál további információt.
-
A Szolgáltató lapon válassza a Microsoft Jet 4.0 OLE DB Provider elemet, majd kattintson a Tovább gombra.
-
A Kapcsolat lap Adatbázisnév kiválasztása vagy megadása mezőjébe írja be a szövegfájlt tartalmazó mappa teljes elérési útját.
A mappa megkereséséhez kattintson a mező melletti Tallózás gombra.
-
Kattintson az Összes fülre, válassza a Bővített tulajdonságok, majd az Érték szerkesztése lehetőséget.
-
A Tulajdonság értéke mezőbe írja be az alábbiak egyikét:
-
Ha a szövegfájl oszlopfejlécekkel rendelkezik, írja be a Szöveg szöveget; HDR=Igen.
-
Ha a szövegfájl nem tartalmaz oszlopfejléceket, írja be a Szöveg szöveget; HDR=Nem.
-
-
Kattintson az OK gombra.
-
A megfelelő adatok megadásához kattintson a Kapcsolat fülre, majd a Kapcsolat tesztelése parancsra.
-
Tegye a következők valamelyikét:
-
Ha hibaüzenetet kap, ellenőrizze újra az előző lépésekben megadott értékeket.
-
Ha a "Kapcsolat tesztelése sikerült" üzenet érkezik, kattintson az OK gombra.
-
-
Kattintson az OK gombra.
Ismét megjelenik az Adatkapcsolat varázsló.
-
Az Adatbázis és táblázat kiválasztása lap Név oszlopában jelölje ki az importálni kívánt szövegfájlt, majd kattintson a Tovább gombra.
-
Az Adatkapcsolatfájl mentése és befejezése lapon adja meg az .odc fájl nevét a Fájlnév mezőben, majd kattintson a Befejezés gombra.
Ha módosítani szeretné a mappa helyét, amely alapértelmezés szerint a Saját adatforrások mappa, kattintson a Tallózás gombra.
-
Ha azt szeretné, hogy a kapcsolatfájl könnyebben felderíthető legyen, további információkat is megadhat a Leírás, a Rövid név és a Keresési kulcsszavak mezőben.
Másik listaelválasztó karakter vagy szövegfájl formátumának megadása Schema.ini fájl használatával
A Schema.ini fájl olyan szövegfájl, amely olyan bejegyzéseket tartalmaz, amelyek felülbírálják a Windows beállításjegyzékének alapértelmezett szövegillesztő-beállításait. Általánosságban elmondható, hogy egy Schema.ini-fájl használatához a következőket kell tennie:
-
A Schema.ini fájlt ugyanabban a mappában tárolja, mint az importált szövegfájlt.
-
Nevezze el a fájlt Schema.ini.
-
A Schema.ini fájl első sorában írja be annak a szövegfájlnak a nevét, amelyre hivatkozik, szögletes zárójelek között.
-
Adjon meg további információkat a különböző szövegfájl-formátum megadásához.
Az alábbi szakaszok a Schema.ini fájl használatára vonatkozó gyakori példákat mutatnak be.
Példa: Pontosvessző karakter megadása (;) elválasztó karakterként
[Categories.txt] Format=Delimited(;)
Példa: Adjon meg egy tabulátorkaraktert elválasztó karakterként
[Products.txt] Format=TabDelimited
Példa: Rögzített szélességű fájl megadása
[Shippers.txt]Format=FixedLengthCol1=ShipperID Text Width 11Col2=CompanyName Text Width 40Col3=Phone Text Width 24
A szövegfájl ODBC-illesztővel történő importálása legalább kétlépéses folyamat. Először is, ha szükséges, határozzon meg egy felhasználói DSN-t a számítógépen az ODBC szövegillesztőhöz. Másodszor importálja a szövegfájlt a felhasználói DSN használatával. Ha a szövegfájl egy vesszővel tagolt értékeket tartalmazó (CSV-) fájl, amely nem használja a számítógépen definiált listaelválasztó karaktert, vagy ha a szövegfájl nem .csv fájl, Schema.ini fájllal adhatja meg a megfelelő fájlformátumot.
Felhasználói DSN definiálása
-
Nyissa meg a Vezérlőpult, majd kattintson a Rendszer és biztonság > Felügyeleti eszközök > ODBC-adatforrások (32 bites) vagy ODBC-adatforrások (64 bites) elemre. \
-
Az ODBC-adatforrás rendszergazdája párbeszédpanel Felhasználói DSN lapján kattintson a Hozzáadás gombra.
-
Az Létrehozás Új adatforrás párbeszédpanelen válassza a Microsoft Szövegillesztő (*.txt; *.csv) lehetőséget, majd kattintson a Befejezés gombra.
Megjelenik az ODBC-szövegbeállítás párbeszédpanel.
-
Adjon meg egy nevet az Adatforrás neve mezőben.
-
Törölje a jelet az Aktuális könyvtár használata jelölőnégyzetből.
-
Kattintson a Címtár kiválasztása elemre.
-
A Címtár kiválasztása párbeszédpanelen keresse meg az importálni kívánt szövegfájlt tartalmazó mappát, győződjön meg arról, hogy a szövegfájl megjelenik a Fájlnév mező alatti listában, majd kattintson az OK gombra.
-
Kattintson kétszer az OK gombra.
A különböző párbeszédpanelek különböző beállításairól a Súgó gombra kattintva talál további információt.
A fájl importálása
-
A Levelezés lap Körlevélkészítés indítása csoportjában kattintson a Címzettek kiválasztása > Meglévő lista használata elemre.
-
Az Adatforrás kiválasztása párbeszédpanelen tegye a következők valamelyikét:
-
Meglévő .odc fájl használatához kattintson duplán az .odc fájlra. Az adatok importálása befejeződött.
-
Új .odc-fájl létrehozásához kattintson az Új forrás elemre, majd kövesse az eljárás minden lépését.
Megjelenik az Adatkapcsolat varázsló.
-
-
Az Üdvözli az Adatkapcsolat varázsló lapon kattintson az ODBC DSN elemre.
-
A Csatlakozás ODBC-adatforráshoz lapon válassza ki az imént létrehozott felhasználói DSN-t, majd kattintson a Tovább gombra.
-
Az Adatbázis és táblázat kiválasztása lapon jelölje ki a szövegfájlt a Név oszlop alatt, majd kattintson a Tovább gombra.
-
Az Adatkapcsolatfájl mentése és befejezése lapon adja meg az .odc fájl nevét a Fájlnév mezőben, majd kattintson a Befejezés gombra.
Ha módosítani szeretné a mappa helyét, amely alapértelmezés szerint a Saját adatforrások mappa, kattintson a Tallózás gombra.
-
Ha azt szeretné, hogy a kapcsolatfájl könnyebben felderíthető legyen, további információkat is megadhat a Leírás, a Rövid név és a Keresési kulcsszavak mezőben.
A különböző párbeszédpanelek különböző beállításairól a Súgó gombra kattintva talál további információt.
Másik listaelválasztó karakter vagy szövegfájl formátumának megadása Schema.ini fájl használatával
A Schema.ini fájl olyan szövegfájl, amely olyan bejegyzéseket tartalmaz, amelyek felülbírálják a Windows beállításjegyzékének alapértelmezett szövegillesztő-beállításait. Általánosságban elmondható, hogy egy Schema.ini-fájl használatához a következőket kell tennie:
-
A Schema.ini fájlt ugyanabban a mappában tárolja, mint az importált szövegfájlt.
-
Nevezze el a fájlt Schema.ini.
-
A Schema.ini fájl első sorában írja be annak a szövegfájlnak a nevét, amelyre hivatkozik, szögletes zárójelek között.
-
Adjon meg további információkat a különböző szövegfájl-formátum megadásához.
Az alábbi szakaszok a Schema.ini fájl használatára vonatkozó gyakori példákat mutatnak be.
Példa: Oszlopfejléc megadása
[Categories.txt] ColNameHeader=True
Példa: Pontosvessző karakter megadása (;) elválasztó karakterként
[Categories.txt] Format=Delimited(;)
Példa: Adjon meg egy tabulátorkaraktert elválasztó karakterként
[Products.txt] Format=TabDelimited
Példa: Rögzített szélességű fájl megadása
[Shippers.txt]Format=FixedLengthCol1=ShipperID Text Width 11Col2=CompanyName Text Width 40Col3=Phone Text Width 24
-
A Levelezés lap Körlevélkészítés indítása csoportjában kattintson a Címzettek kiválasztása > Meglévő lista használata elemre.
-
Az Adatforrás kiválasztása párbeszédpanelen tegye a következők valamelyikét:
-
Meglévő .odc fájl használatához kattintson duplán az .odc fájlra. Az adatok importálása befejeződött.
-
Új .odc-fájl létrehozásához kattintson az Új forrás elemre, majd kövesse az eljárás minden lépését.
Megjelenik az Adatkapcsolat varázsló.
-
-
Az Üdvözli az Adatkapcsolat varázsló lapon kattintson a Microsoft SQL Server.
-
A Csatlakozás adatbázis-kiszolgálóhoz lapon tegye a következőket:
-
Írja be az adatbázis-kiszolgáló nevét a Kiszolgálónév mezőbe.
Ha az adatbázis a számítógépen található, adja meg a (helyi) értéket.
-
A Bejelentkezési hitelesítő adatok területen tegye a következők egyikét:
-
A Windows-felhasználónév és -jelszó használatához kattintson a Windows-hitelesítés használata elemre.
-
Adatbázis-felhasználónév és -jelszó használatához kattintson a Következő felhasználónév és jelszó használata elemre, majd adja meg az adatbázis felhasználónevét és jelszavát a megfelelő mezőkben.
-
-
-
Kattintson a Tovább gombra.
-
Az Adatbázis és tábla kiválasztása lapon jelölje ki az adatbázist az Adatbázis mezőben, jelölje ki a táblát, a nézetet vagy a felhasználó által definiált függvényt a Név oszlop alatt, majd kattintson a Tovább gombra.
-
Az Adatkapcsolatfájl mentése és befejezése lapon adja meg az .odc fájl nevét a Fájlnév mezőben, majd kattintson a Befejezés gombra.
Ha módosítani szeretné a mappa helyét, amely alapértelmezés szerint a Saját adatforrások mappa, kattintson a Tallózás gombra.
-
Ha azt szeretné, hogy a kapcsolatfájl könnyebben felderíthető legyen, további információkat is megadhat a Leírás, a Rövid név és a Keresési kulcsszavak mezőben.
Az adatok odbc-illesztővel történő importálása SQL Server adatbázisból két lépésből áll. Először, ha szükséges, határozzon meg egy felhasználói DSN-t a számítógépen az ODBC-illesztőprogramhoz. Másodszor importálja az adatokat a SQL Server adatbázisból.
Felhasználói DSN definiálása
-
Nyissa meg a Vezérlőpult, majd kattintson a Rendszer és biztonság > Felügyeleti eszközök > ODBC-adatforrások (32 bites) vagy ODBC-adatforrások (64 bites) elemre.
-
Az ODBC-adatbázisgazda párbeszédpanelen válassza a Felhasználói DSN lapot, majd kattintson a Hozzáadás gombra.
-
Az Létrehozás Új adatforrás párbeszédpanelen válassza a SQL Server lehetőséget, majd kattintson a Befejezés gombra.
Megjelenik Létrehozás az Új adatforrás SQL Server párbeszédpanel.
-
Adjon meg egy adatforrásnevet a Név mezőben.
-
Igény szerint adja meg az adatforrás leírását a Leírás mezőben.
-
Írja be az adatbázis-kiszolgáló nevét a Kiszolgáló mezőbe.
Ha az adatbázis a számítógépen található, adja meg a (helyi) értéket.
-
Kattintson a Tovább gombra.
-
A Hogyan kell SQL Server ellenőrizni a bejelentkezési azonosító hitelességét? területen válasszon az alábbi lehetőségek közül:
-
A Windows-felhasználónév és -jelszó használatához kattintson a Hálózati bejelentkezési azonosítót használó Windows NT-hitelesítéssel lehetőségre.
-
Az adatbázis felhasználónevének és jelszavának használatához kattintson SQL Server hitelesítéssel a felhasználó által megadott bejelentkezési azonosítóval és jelszóval elemre, majd adja meg az adatbázis bejelentkezési azonosítóját és jelszavát a megfelelő mezőkben.
-
-
Kattintson kétszer a Tovább gombra, majd a Befejezés gombra.
-
A helyes adatok megadásához kattintson az Adatforrás tesztelése gombra.
-
Tegye a következők valamelyikét:
-
Ha hibaüzenetet kap, ellenőrizze újra az előző lépésekben megadott értékeket.
-
Ha a "TESZTEK SIKERESEN BEFEJEZŐDÖTT!" üzenetet kapja, kattintson az OK gombra.
-
-
Kattintson kétszer az OK gombra.
A különböző párbeszédpanelek különböző beállításairól a Súgó gombra kattintva talál további információt.
Adatok importálása SQL Server adatbázisból
-
A Levelezés lap Körlevélkészítés indítása csoportjában kattintson a Címzettek kiválasztása > Meglévő lista használata elemre.
-
Az Adatforrás kiválasztása párbeszédpanelen tegye a következők valamelyikét:
-
Meglévő .odc fájl használatához kattintson duplán az .odc fájlra. Az adatok importálása befejeződött.
-
Új .odc-fájl létrehozásához kattintson az Új forrás elemre, majd kövesse az eljárás minden lépését.
Megjelenik az Adatkapcsolat varázsló.
-
-
Az Üdvözli az Adatkapcsolat varázsló lapon kattintson az ODBC DSN elemre.
-
A Csatlakozás ODBC-adatforráshoz lapon válassza ki az előző szakaszban meghatározott adatforrásnevet, majd kattintson a Tovább gombra.
-
Az Adatbázis és tábla kiválasztása lapon jelölje ki az adatbázist az Adatbázis mezőben, jelölje ki a táblát, nézetet vagy függvényt a Név oszlop alatt, majd kattintson a Tovább gombra.
-
Az Adatkapcsolatfájl mentése és befejezése lapon adja meg az .odc fájl nevét a Fájlnév mezőben, majd kattintson a Befejezés gombra.
Ha módosítani szeretné a mappa helyét, amely alapértelmezés szerint a Saját adatforrások mappa, kattintson a Tallózás gombra.
-
Ha azt szeretné, hogy a kapcsolatfájl könnyebben felderíthető legyen, további információkat is megadhat a Leírás, a Rövid név és a Keresési kulcsszavak mezőben.
