Ez a cikk rövid áttekintést nyújt az adatbázisokról – ismerteti a mibenlétüket, az érdemeiket és az egyes részeik felhasználhatóságát. A témakörben használt terminológia a Microsoft Access-adatbázisokra vonatkozik, de az alapfogalmak minden adatbázisra érvényesek.

Tartalom

Mi az az adatbázis?

Az adatbázisok az információk összegyűjtésére és rendszerezésre használhatók. Az adatbázisok tárolnak személyekre, termékekre, megrendelésekre vagy bármi másra vonatkozó információkat. Sok adatbázis kezd listaként egy szövegszerkesztő programban vagy táblázatban. A lista növekedésével megnőnek a redundanciák és az inkonzisztenciák az adatokban. Az adatok nehezen érthetővé válnak lista formájában, és korlátozott módon lehet keresni vagy kihozni az adatok egy részkészletét véleményezésre. A problémák megjelenése után az adatokat át kell ruházni egy adatbázis-kezelő rendszer (DBMS) által létrehozott adatbázisba, például az Accessbe.

A számítógépes adatbázisok objektumokat tartalmaznak. Egy adatbázis egyszerre több táblát is tárolhat. Egy három táblát használó készletkövető-rendszer például nem három adatbázissal egyenlő, hanem egy adatbázissal, amely három táblát tartalmaz. Az Access-adatbázisok egyetlen fájlban tárolják a táblákat és az egyéb objektumokat (úgymint az űrlapokat, jelentéseket, makrókat vagy modulokat), hacsak nem lett külön beállítva, hogy az adatbázis más forrásból származó adatokat vagy kódokat használjon. Az Access 2016, az Access 2013 és az Access 2010 által is használt Access 2007-formátumban létrehozott adatbázisok .accdb fájlkiterjesztésben jönnek létre, míg a korábbi Access-formátumú fájlok kiterjesztése .mdb. Az Access 2016, Access 2013, Access 2010 és Access 2007 programokkal egyaránt hozhat létre korábbi fájlformátumú (például Access 2000 és Access 2002-2003) fájlokat.

Az Accesst használva az alábbiakra van lehetősége:

  • Új adatokat vehet fel az adatbázisba (például új elemet a készletbe)

  • Szerkesztheti az adatbázis már létező adatait (például módosíthatja egy elem aktuális helyét)

  • Törölheti az adatokat (például abban az esetben, ha egy elemet eladott vagy elvetett)

  • Több különböző szempontok szerint rendszerezheti vagy tekintheti meg az adatokat

  • Megoszthatja az adatokat másokkal jelentésekben vagy e-mail-üzenetekben, illetve intraneten vagy az Interneten keresztül

Az Access-adatbázisok részei

Az alábbi szakaszok rövid leírást adnak egy tipikus Access-adatbázis részeiről.

Táblák

GombképAz adatbázistáblák megjelenésükben nagyon hasonlítanak a számolótáblákra, mivel az adatokat sorokban és oszlopokban tárolják. Ebből következik, hogy a számolótáblák rendszerint egyszerűen importálhatók adatbázistáblákba. A számolótáblában és az adatbázisban tárolt adatok közti legfőbb különbséget az adatok rendszerezésének módja jelenti.

Az adatbázis akkor a legrugalmasabb, ha az adatok úgy vannak táblákba rendezve, hogy ne forduljanak elő ismétlődések. Ha például az alkalmazottak adatait szeretné tárolni, minden alkalmazottat csak egyszer kell felvenni egy olyan táblába, amelyet az alkalmazottak adatainak tárolására hozott létre. A termékekre vonatkozó adatokat egy külön táblában érdemes tárolni, ugyanígy a fiókirodák adatait is. Ez a folyamat a normalizálás.

A tábla egyes sorait rekordoknak nevezzük. A rekordok tárolják az egyes információkat. Minden rekord egy vagy több mezőből áll. A mezők a tábla oszlopainak felelnek meg. Például az „Alkalmazottak” nevű tábla rekordjai (sorai) az egyes alkalmazottak adatait tárolják, a mezőkben (oszlopokban) pedig a különféle információk találhatók (úgymint vezetéknév, keresztnév, cím stb.). Az egyes mezőknek meghatározott adattípusa van, például szöveg, dátum vagy idő, szám vagy valamilyen más típus.

A rekordokat és mezőket úgy is leírhatja, ha egy könyvtár régi stílusú kártyakatalógusát ábrázolja. A iratszekrényben minden kártya egy-egy rekordnak felel meg az adatbázisban. Az egyes kártyákon (szerzőn, beosztáson stb.) található minden információ az adatbázis egy mezőjének felel meg.

A táblákról további információt az Introduction to tables (Bevezetés a táblák használatába) című témakörben talál.

Űrlapok

GombképAz űrlapokkal olyan felhasználói felület hozható létre, amelyben megadhatja és szerkesztheti az adatokat. Az űrlapokon gyakran találhatók parancsgombok és egyéb vezérlők, melyek a különböző feladatok végrehajtásáért felelnek. Létrehozhat egy adatbázist űrlapok használata nélkül is, egyszerűen a táblák adatlapjainak szerkesztésével. Azonban a legtöbb adatbázis-felhasználó szívesebben használ űrlapokat a táblák adatainak beviteléhez, megtekintéséhez és szerkesztéséhez.

A parancsgombokkal meghatározhatja, hogy mely adatok jelenjenek meg az űrlapon, megnyithat más űrlapokat vagy jelentéseket, illetve számos egyéb műveletet is elvégezhet. Előfordulhat például, hogy van egy "Ügyfélűrlap" nevű űrlapja, amelyben ügyféladatokkal dolgozik. Az ügyfélűrlapon lehet egy gomb, amely megnyit egy megrendelő űrlapot, ahol megadhatja az adott ügyfél új rendelését.

Az űrlapok segítségével azt is szabályozhatja, hogy más felhasználók hogyan férhessenek hozzá az adatbázisban tárolt adatokhoz. Létrehozhat például egy olyan űrlapot, amelyen csak bizonyos mezők jelennek meg, és csak bizonyos műveletek végrehajtását teszi lehetővé. Ezzel elősegíti az adatok védelmét, valamint biztosíthatja, hogy a felhasználók helyesen adják meg az adatokat.

Az űrlapokról további információt a Bevezetés az űrlapok használatába című témakörben talál.

Jelentések

Gombképjelentések az adatok formázására, összegzéséhez és bemutatóira használhatók. Egy jelentés általában egy adott kérdésre ad választ, például "Mennyi pénzt kapottunk az egyes ügyfelektől ebben az évben?" vagy "Milyen városokban találhatók ügyfeleink?" Az egyes jelentések úgy is formázhatók, hogy az információkat a lehető legáttekhatóbb módon tetsszen.

A jelentéseket bármikor futtathatja, mindig az adatbázis aktuális adatait tükrözik. A jelentéseket rendszerint nyomtatható formában tervezik meg, de megtekinthetők a képernyőn is, exportálhatók valamely más programba és elküldhetők e-mail-mellékletként.

A jelentésekről az Access jelentései – Bevezetés – bevezető cikkben olvashat bővebben.

Lekérdezések

GombképAz adatbázisokban a lekérdezések rengeteg különféle műveletet láthatnak el. Legfőbb feladatuk a különböző adatok kinyerése a táblákból. A megtekinteni kívánt adatok általában több különböző táblában találhatók meg, ezeket a lekérdezések képesek egyetlen adatlapon megjeleníteni. A lekérdezésekben ezenkívül (mivel a felhasználók legtöbbször nem szeretnék az összes rekordot egyszerre látni) az adatokat szűrő feltételek is megadhatók, így csak a kívánt rekordok jelennek meg.

Léteznek „frissíthető” lekérdezések is, ami azt jelenti, hogy a lekérdezés adatlapján keresztül szerkesztheti az annak alapjául szolgáló táblák adatait. Frissíthető lekérdezés használatakor ne feledje, hogy az Ön által létrehozott módosítások nem csak a lekérdezés adatlapjába, de a táblákba is bekerülnek.

A lekérdezéseknek két alapvető típusa létezik: választó és módosító lekérdezés. A választó lekérdezés egyszerűen összegyűjti és elérhetővé teszi az adatokat. A lekérdezés eredményét megtekintheti a képernyőn, kinyomtathatja vagy a vágólapra másolhatja. A lekérdezés kimenetét ezen kívül felhasználhatja egy űrlap vagy jelentés rekordforrásaként.

A módosító lekérdezések nevükhöz méltón valamilyen feladatot hajtanak végre az adatokkal. Segítségükkel új táblát hozhat létre, adatokat vehet fel egy már létező táblába, valamint frissítheti és törölheti az adatokat.

A lekérdezésekről további információt az Introduction to queries (Bevezetés a lekérdezések használatába) című témakörben talál.

Makrók

GombképAz Access makrói egy egyszerűsített programnyelvhez hasonlatosak, melyek segítségével funkciók adhatók hozzá az adatbázishoz. Ha egy makrót például egy űrlap parancsgombjához csatol, akkor a gombra kattintva futtathatja a makrót. A makróparancsokkal különféle feladatok hajthatók végre, például egy jelentés megnyitása, egy lekérdezés futtatása vagy az adatbázis bezárása. A legtöbb kézzel végzett adatbázis-művelet automatizálható makrók használatával, ezáltal munka közben rengeteg idő takarítható meg velük.

A makrókról a Bevezetés az Access programozásába című témakörben talál további információt.

Modulok

GombképA makrókhoz hasonlóan a modulokkal is új műveletekkel bővíthető az adatbázis. Míg az Access-makrók létrehozásakor egy listából választhatók ki a makróműveletek, a modulokat a Visual Basic for Applications (VBA) programozási nyelven kell megírni. Egy modul együtt tárolt deklarációk, utasítások és eljárások gyűjteménye. A moduloknak két fajtája létezik: osztálymodul és normál modul. Az osztálymodulok űrlapokhoz és jelentésekhez kapcsolódnak, és rendszerint csak az adott űrlapra vagy jelentésre jellemző eljárásokat tartalmazzák. A normál modulok olyan általános eljárásokat tartalmaznak, melyek egyik másik objektumhoz sem kapcsolódnak. A normál modulok a Navigációs ablak Modulok területén találhatók, míg az osztálymodulok nem itt jelennek meg.

A modulokról a Bevezetés az Access programozásába című témakörben talál további információt.

Vissza a lap tetejére

További segítségre van szüksége?

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Csatlakozás a Microsoft Insiderek

Hasznos volt az információ?

Mennyire elégedett a fordítás minőségével?

Mi befolyásolta a felhasználói élményét?

Szeretne további visszajelzéssel élni? (Nem kötelező)

Köszönjük visszajelzését!

×