Ha az e-maileket a Microsoft Access 2007 2010 vagy a Microsoft Outlook 2007 vagy a Microsoft Outlook 2010 segítségével gyűjtheti vagy frissítheti az adatokat. Az Access végigvezeti az adatgyűjtési űrlap létrehozásának és az űrlap e-mailben való elküldésének lépéseit. Amikor az e-mail-címzettek a kitöltött űrlapokat adják vissza, kiválaszthatja, hogy a program automatikusan dolgozza-e fel az összegyűjtött adatokat egy megadott Access-adatbázisban. Ez az adatgyűjtési módszer időt és fáradságot takaríthat meg, ami általában egy példányban, illetve a beillesztésben vagy egy kézi adatbevitel folyamatában vesz részt. Az alábbiakban néhány olyan forgatókönyvet talál, amelyek segítségével adatokat gyűjthet a folyamatról:
Felmérések Elvégezheti a felmérést, és az eredmény fordításához először létre kell hoznia egy Access-adatbázist a szükséges táblázatokkal az eredmények tárolásához, és a varázslóval létre kell hoznia egy felmérési űrlapot, majd el kell küldenie a felmérés résztvevői számára. Ha a résztvevők választ küldenek, a felmérés adatainak tárolása automatikusan megtörténik az adatbázisban.
Állapotjelentések Attól függetlenül, hogy a legújabb készletszint-állapot vagy a függőben lévő hibákról tájékoztató adatok állnak a rendelkezésére, a csapat folyamatosan tájékoztatja Önt arról, hogy az aktuális információkat tartalmazó e-maileket rendszeres időközönként elküldi.
Események kezelése Konferencián vagy tanfolyamon vagy más eseményen való részvételkor egy vagy több űrlapot e-mail-üzenetként küldhet a kapcsolati adatok, az utazás és a szállodai beállítások összegyűjtése céljából. Ha úgy dönt, hogy a válaszokat automatikusan dolgozza fel, a résztvevők bármikor megváltoztathatják a beállításait anélkül, hogy értesítenie kell őket, és a döntési célból mindig hozzáférhet a legfrissebb adathoz.
Ebből a cikkből megtudhatja, hogy mire van szüksége a folyamat használatáról, a varázsló használatának megkezdéséről, és további információt ad a különböző lépésekről, hogy a varázsló követése után a lehető legtöbbet tudja kiválasztani.
Megjegyzés: Ha a címzett a Hotmail vagy a Yahoo segítségével küldi el az adatgyűjtési űrlapot, nem fogja tudni hozzáadni az összegyűjtött adatokat.
Előzetes teendők
Ha ez az első alkalom, hogy e-mail-üzenetekből gyűjt adatokat, végezze el az alábbi lépéseket:
-
Győződjön meg róla, hogy telepítette a számítógépen az alábbi alkalmazásokat:
-
Nyissa meg az 2007 vagy az Access 2010.
-
Outlook 2007 vagy Outlook 2010. Az e-mailek küldéséhez használt számítógépen telepítve kell lennie az Outlooknak, és be kell állítania. Ha telepítette az Outlookot, de még nincs konfigurálva, indítsa el az Outlookot, és kövesse az Outlook indítási varázsló utasításait. A varázslóval kapcsolatos segítségért olvassa el az Outlook súgója című témakört.
-
Ha InfoPath-űrlap használatát tervezi, győződjön meg arról, hogy telepítve van az InfoPath 2007 vagy a későbbi verzió, és a címzetteknek az InfoPath telepítve kell lennie a számítógépén.
-
Az e-mail-címzetteknek rendelkeznie kell az InfoPath alkalmazással vagy egy olyan e-mail-ügyfélprogrammal, amely támogatja a számítógépen a HTML-formátumot, és így megtekintheti és szerkesztheti az űrlapot.
Az e-mail-üzenetekből való adatgyűjtéshez használt űrlap nem Access-űrlap. A varázsló HTML-vagy InfoPath-formátumban hoz létre egy speciális űrlapot.
Céladatbázis meghatározása Az adatbázis. mdb vagy. accdb formátumú lehet. Ezenkívül az. MDE és az. accde fájlok is támogatottak. Ha nem szeretne meglévő adatbázist használni, létre kell hoznia egy újat.
-
-
Adja meg vagy hozza létre azokat a táblákat, amelyeket az e-mail-válaszokból származó adatokkal szeretne kitölteni. Ha meglévő táblákból gyűjt adatokat, gondoskodjon arról, hogy a táblázatok ne legyenek írásvédettek, és hogy rendelkezik a tartalmuk hozzáadásához vagy frissítéséhez szükséges engedélyekkel.
Megjegyzés: A melléklet, az számláló, az OLE és a többértékű mezőtípus nem gyűjthető e-mail-üzenetek használatával
Ha az adatgyűjtési művelet két vagy több táblát tölt fel, létre kell hoznia egy választó lekérdezést, és az űrlap Rekordforrás formájában kell használnia. Győződjön meg arról, hogy a lekérdezés az alapul szolgáló táblák mindegyik szükséges mezőjét tartalmazza. Ha meglévő lekérdezést használ, győződjön meg arról, hogy a lekérdezés nem írásvédett, és rendelkezik a tartalom hozzáadásához vagy frissítéséhez szükséges engedélyekkel. Ha többet szeretne tudni a lekérdezések két vagy több táblán alapuló létrehozásáról, olvassa el a lekérdezések – bevezetéscímű témakört.
Az adatokat új rekordokként tárolhatja az alábbi helyzetekben:
-
Ha az adatok több táblát fognak kitölteni.
-
Ha a céltábla nem tartalmaz elsődleges kulcs típusú mezőt. Az elsődleges kulcs értékei szükségesek a meglévő rekordokhoz adott válaszok megfeleltetéséhez. Ha a céltábla nem tartalmaz elsődlegeskulcs-mezőt, most adja hozzá, vagy rendeljen egy olyan meglévő mezőt, amely egyedi értékeket tartalmaz elsődleges kulcsként.
-
Ha a céltábla nem tartalmaz semmilyen rekordot. Ha a táblázat üres, a varázsló azt feltételezi, hogy rekordokat szeretne felvenni.
-
Ha a címzettek e-mail-címe nem az adatbázis mezőiként van tárolva. Ha adatokat gyűjt a rekordok frissítéséhez, nem fogja tudni manuálisan beírni a címeket a varázsló által generált üzenetbe. A cím mezőnek a céltábla vagy a céltábla közötti kapcsolatot tartalmazó táblázatban kell lennie.
Első lépések
-
Nyissa meg azt az adatbázist, amelybe a begyűjtött adatokat tárolni kívánja.
-
Ha az adatot egyetlen táblába szeretné hozzáadni, jelölje ki a táblázatot a navigációs ablakban. Ha több kapcsolódó táblát szeretne feltölteni, jelölje ki a táblákhoz kötött lekérdezést.
-
A varázsló indításához végezze el az alábbi műveletek egyikét:
-
Kattintson a külső adatok lap adatok gyűjtése csoportjában az E-mail létrehozásagombra.
-
Kattintson a jobb gombbal a táblára vagy lekérdezésre, majd válassza az adatok gyűjtése és frissítése e-mailbenparancsot.
Megjegyzés: Ha a táblázat nem tartalmaz mezőket, vagy csak a számláló, az OLE-objektum, a melléklet vagy a többértékű keresőmező típusa, akkor az Access a következő üzenetet jeleníti meg: a kijelölt tábla vagy lekérdezés nem tartalmaz olyan mezőket, amelyek támogatják az adatok e-mailben történő gyűjtését.
-
Ha a tábla olyan mezőket tartalmaz, amelyek támogatják az adatgyűjtést, a varázsló elindul. Ha a céltábla az adatok hozzáadását és frissítését is támogatja, a varázsló végigvezeti az adatok e-mail-üzeneteken keresztüli gyűjtéséhez szükséges lépéseken.
Az alábbi szakaszokban hivatkozásként használhatja a folyamat következő hét fő lépéseit.
Válassza ki az elküldeni kívánt adatbeviteli űrlap típusát
Válassza ki az űrlap típusát a könnyű használat és a címzettek alapján.
HTML-űrlap kijelölése HTML-űrlap megtekinthető és szerkeszthető bármely felhasználó, akinek az e-mail-ügyfélprogramja támogatja a HTML-t
Microsoft InfoPath-űrlap kijelölése Ezt a lehetőséget csak akkor fogja látni, ha az InfoPath telepítve van a számítógépen. Csak akkor válassza ezt a lehetőséget, ha a címzetteknek mind az InfoPath, mind az Outlook telepítve van a számítógépein. Az InfoPath-űrlapok jobb adatbevitelt és szerkesztési környezetet biztosítanak,
A varázsló azt a lapot jeleníti meg, amely azt jelzi, hogy a cél objektum támogatja-e az adatfrissítést. Ha az objektum egy két vagy több tábla alapján létrehozott lekérdezés, vagy olyan tábla, amely nem tartalmaz elsődlegeskulcs-mezőt, vagy nem tartalmaz semmilyen rekordot, a varázsló azt feltételezi, hogy új rekordokat szeretne felvenni, majd kéri az űrlapmezők kijelölését. Minden más esetben a varázsló kéri, hogy adja meg, hogy szeretné-e hozzáadni vagy frissíteni az adatokat, mielőtt kéri az űrlapmezők kijelölését.
Adja meg, hogy új adatokat szeretne gyűjteni, vagy meglévő adatokat szeretne frissíteni
Adja meg, hogy mit szeretne tenni az adatokkal. A használt űrlap típusa befolyásolja az új rekordok számát, amelyeket a címzett egyetlen válaszban tud küldeni Önnek. Adatok frissítésekor a címzettek által frissítendő rekordok száma határozza meg, hogy hány előre elkészített űrlap fog szerepelni az üzenetben.
Megjegyzés: Új rekordok hozzáadásához az üzenet létrehozásakor írja be az e-mail-címeket az e-mail cím mezőbe. Meglévő adatok frissítéséhez a címzettek e-mail-címét az alapul szolgáló tábla vagy lekérdezés mezőjében vagy egy kapcsolódó táblában kell tárolni.
A begyűjteni kívánt adatok megadása
Az űrlapon szerepeltetni kívánt mezők kiválasztásakor nem szükséges az űrlapon az alapul szolgáló táblában vagy lekérdezésben található összes mezőt belefoglalni. A következő feltételeknek azonban teljesülnie kell:
-
Kötelező mezők: A csillag (*) jellel jelölt mezők kötelező mezői. Ha új rekordokat gyűjt, a varázsló automatikusan felveszi az összes olyan mezőt, amelyek kötelező tulajdonsága Igenértékre van állítva. Ha egy rekord kötelező mezői üresek, az Access nem tudja hozzáadni a rekordot a táblához.
-
Nem támogatott mezőtípus-típusok: Az űrlapokban (például számlálókban, mellékletben, OLE-objektumban vagy többértékű keresőmezők) nem tartalmazhat bizonyos típusú mezőket.
-
Elsődleges kulcs mező: Ha azonban rekordokat vesz fel, a felhasználó beírhatja a mező értékét; a válasz nem lesz feldolgozva, ha a megadott érték már használatban van.
Megjegyzés: Mindegyik beillesztett mezőnél a mezőtulajdonságokcsoportban adjon meg egy címkét, és kattintson a csak olvasható elemre, ha nem szeretné, hogy a felhasználó módosítsa a mezőben lévő adatot.
Automatikus vagy manuális adatfeldolgozás megadása
Választhatja a válaszok automatikus vagy manuális feldolgozását is. Az automatikus feldolgozás azt jelenti, hogy amikor a válaszokat kapja, az Outlook és az Access együttesen exportálja az adatot az adatbázis céltábla táblájába. Az automatikus feldolgozás időt és fáradságot takaríthat meg. A manuális feldolgozás csak azt jelenti, hogy az exportálási művelet indításához az Outlook adott mappájában lévő adatátvitelhez az Accessben a cél táblába kell átvinni az adatátvitelt.
A program sikeresen exportálja a válaszokat a céltáblaba mindaddig, amíg az alábbi feltételek teljesülnek, amikor a válaszokat elérheti a postaládájában:
-
Az Outlooknak már futnia kell a számítógépen. Ha az Outlook nem fut, a feldolgozás az Outlook következő indításakor fog kezdődni.
-
Az Accessnek nem lehet jelszóval védettnek lennie, és nem nyitható meg kizárólagos módban. Az adatbázis neve vagy helye nem változott meg, mert elküldte az e-mail-üzenetet.
-
A táblák és lekérdezések nevei, valamint az űrlap mezőinek tulajdonságai nem változtathatók meg az e-mail elküldése óta.
-
Az alapul szolgáló táblák és lekérdezések tartalmának hozzáadásához vagy frissítéséhez rendelkeznie kell a szükséges engedélyekkel.
Megjegyzés: Ha az automatikus feldolgozás sikertelen, próbálkozzon meg a problémák megoldásával, majd manuálisan exportálja a sikertelen válaszokat. A probléma megoldását követően a Beérkezett üzenetek mappa elérését követően kapott esetleges válaszokat is automatikusan feldolgozza.
Tulajdonságok beállítása a válaszok automatikus feldolgozásának szabályozásához
Ha meg szeretne adni egy másik Outlook-mappát, ahol a válaszok vannak tárolva, a varázsló válaszai lapjának megadása című részen kattintson a mappa nevére. A mappa kijelölése párbeszédpanelen jelöljön ki egy másik mappát, vagy az új gombra kattintva hozzon létre egy új mappát.
Ha a tulajdonságok beállítása elemre kattintva megadhatja a válaszok automatikus feldolgozását az importálási beállítások módosításához vagy finomhangolásához, az alábbi táblázatban talál információt az elérhető lehetőségekről:
|
Beállítás |
Eredmény |
|---|---|
|
Válasz elvetése azoktól, akikkel nem küldte el az üzenetet |
Jelölje be a jelölőnégyzetet, ha csak az üzenet eredeti címzettjei által küldött válaszokat szeretné automatikusan feldolgozni. A más személyektől kapott válaszokat a célmappába menti a rendszer, de a program nem dolgozza fel automatikusan. |
|
Több válasz elfogadása minden címzetttől |
Jelölje be ezt a jelölőnégyzetet, ha csak az egyes címzettek közül az első választ szeretné automatikusan feldolgozni. A második és az azt követő válaszokat a célmappába menti a rendszer, de a program nem dolgozza fel őket automatikusan. Megjegyzés: Ez a beállítás csak a válaszok számát szabályozza, és nem az egyetlen válaszon belüli rekordok számát, azaz a feldolgozást. Más szóval, ha InfoPath-űrlapot küld, a felhasználók több rekordot is küldhetnek egyetlen válaszban, az Access pedig a válasz minden rekordját automatikusan feldolgozza, még akkor is, ha ez a jelölőnégyzet nincs bejelölve. |
|
Csak a meglévő információk frissítésének engedélyezése |
Ha a címzettek InfoPath-űrlap segítségével frissítik az adatokat, a meglévő rekordok frissítései mellett új rekordokat is küldhetnek. Jelölje be ezt a jelölőnégyzetet, ha csak a meglévő rekordok frissítéseit szeretné feldolgozni. |
|
Feldolgozandó válaszok száma |
Írja be az automatikusan feldolgozandó összes válasz (az összes címzetttől) számát. Ha szeretné, hogy minden válasz automatikusan feldolgozva legyen, adjon meg egy nagy értéket (például 5000) a szövegmezőben. A megadott érték elérésekor kapott válaszokat a program a célmappába menti, de nem dolgozza fel automatikusan a program. |
|
Dátum és idő a leállításhoz |
Adja meg, hogy az e-mailek automatikus feldolgozása ne történjen meg. A program ezt a dátumot és időpontot követően kapott válaszokat a célmappába menti, de a rendszer nem dolgozza fel automatikusan. |
Ha egy későbbi időpontban módosítani szeretné ezeket a beállításokat, kattintson a külső adatok lap adatok gyűjtése csoportjában a válaszok kezelésegombra. Az adatgyűjtési üzenetek kezelése párbeszédpanelen jelölje ki azt az üzenetet, amelynek módosítani szeretné a beállításait, majd kattintson az Üzenetbeállítások lehetőségre. A párbeszédpanelen végzett módosítások hatással vannak az üzenethez kapott összes további válaszra.
Válaszok manuális feldolgozása
Ha meg szeretné szabályozni, hogy mikor és milyen válaszokat szeretne feldolgozni, ne jelölje be az automatikus folyamat választógombot. A válaszokat a program egy megadott mappába menti az Outlookban mindaddig, amíg ki nem jelöli az egyes válaszokat, majd a helyi menüben az adatexportálás a Microsoft Access programba parancsra kattint.
Bizonyos esetekben előfordulhat, hogy manuálisan kell feldolgoznia azokat a válaszokat, amelyeket nem sikerült automatikusan feldolgozni.
Az adatexportálás előtt jegyezze meg az alábbiakat
-
Az Access-adatbázis nem nyitható meg kizárólagos módban, és az adatbázis neve vagy helye nem változott meg, mert elküldte az e-mail-üzenetet.
-
A táblák és lekérdezések nevei, valamint az űrlap mezőinek tulajdonságai nem változtathatók meg az e-mail elküldése óta.
-
Az alapul szolgáló táblák és lekérdezések tartalmának hozzáadásához vagy frissítéséhez rendelkeznie kell a szükséges engedélyekkel.
Adja meg, hogyan szeretné megadni a címzettek e-mail-címét
Ha csak az új adatokat gyűjti össze, az e-mail-címeket két módon is megadhatja:
-
Írja be az e-mail címeket egyenként az Outlook e-mail-címére, vagy jelölje ki a címeket a címjegyzékből.
-
Használja az aktuális Access-adatbázis táblájának vagy lekérdezésének e-mail-cím mezőjét.
Megjegyzés: Ha adatokat gyűjt a meglévő rekordok frissítéséhez, nem jelenik meg ez a párbeszédpanel, mert a címzettek e-mail-címeinek először az adatbázis egy mezőjében kell elérhetővé tenni.
E-mail-címek beírása közvetlenül az Outlookban
Ha a címzetteket az Outlookban adja meg, az elküldés előtt megtekintheti és testre szabhatja az üzenetet. Az e-mail szövegtörzsben egy rövid ismertető és egy űrlap is szerepel. Javasoljuk, hogy ne végezze el a módosításokat az űrlapon. Előfordulhat, hogy az űrlap szerkezete megváltozik, mert a válasz nem dolgozható fel.
Az adatbázis egy mezőjében tárolt e-mail-címek használata
A kapcsolódó táblák kijelölésére szolgáló beállítás a kapcsolódó táblákra hivatkozik. Az adatbázisban lévő táblák közötti kapcsolatok megtekintéséhez vagy szerkesztéséhez az adatbázis-eszközökön. lap kapcsolatok csoportjában kattintson a kapcsolatok gombra.
A kapcsolatokról további információt az útmutató a táblák közötti kapcsolatokrólcímű cikkben találhat.
A címzettek listájának véleményezése és megadása
Az utolsó fő lépés az e-mailek előnézetét és testreszabását, a címzettek listájának finomhangolását, majd az adatgyűjtési üzenet elküldését foglalja magában.
E-mail-üzenet létrehozása és küldése
Ha a varázsló arról tájékoztatja, hogy most létrehozhatja az e-mailt, és megtudhatja, hogy miként tekintheti meg az e-mailek állapotát a válaszok kezelése parancs segítségével, előfordulhat, hogy egyes figyelmeztető üzenetek is megjelennek. Az alábbi táblázat ismerteti az egyes figyelmeztetéseket, valamint azt, hogy milyen műveleteket végezhet el a megoldásához:
|
Figyelmeztető üzenet |
Leírás |
S Olution |
|---|---|---|
|
Bizonyos rekordok nem tartalmaznak érvényes címet a megadott e-mail-cím mezőben. Ezekhez a sorokhoz nem érkezik adat. |
A kijelölt e-mail-cím mező null értéket tartalmaz. |
Ha minden rekordhoz adatokat szeretne gyűjteni, lépjen ki a varázslóból, és cserélje le a null értékeket e-mail-címekre. Ezután indítsa újra a varázslót. |
|
Jelenleg kizárólagos zárolással rendelkezik az adatbázison; az automatikus feldolgozás mindaddig sikertelen lesz, amíg meg nem jelenik a zárolás. |
Az adatbázis jelenleg kizárólagos módban van nyitva. |
Ha úgy döntött, hogy a válaszokat automatikusan dolgozza fel, a feldolgozás sikertelen, mert az Access nem tud olyan adatbázist hozzáadni vagy frissíteni, amelynek kizárólagos zárolása van rajta. Az adatbázis bezárása és ismételt megnyitása nem kizárólagos módban közvetlenül az üzenet elküldése után |
|
Ezek az e-mail üzenetek bizalmas vagy bizalmas jellegű adatokat tartalmazhatnak. |
Ha adatokat gyűjt a meglévő rekordok frissítéséhez, és a küldendő űrlap, a program előre végrehajtja a meglévő adatokat. |
Ha egyes űrlapmezők bizalmas adatokat tartalmaznak, térjen vissza a varázsló azon részére, ahol kijelölte a mezőket, és távolítsa el azokat a mezőket, amelyek az űrlapról bizalmas adatokat tartalmaznak |
Az üzenet előnézete és testreszabása után szűrheti az e-mail-cím mezőt, és kiválaszthatja a címzetteket. A megfelelő jelölőnégyzetek bejelölésével válassza ki a használni kívánt e-mail-címeket. Ha egy párbeszédpanel érvénytelen e-mail-címeket tartalmaz, jegyezze fel a címeket a listában, és kattintson a Kilépéselemre. Ellenőrizze az érvénytelen címeket, végezze el a szükséges javításokat, majd próbálkozzon újra az üzenet elküldésével.
