Fájlok létrehozása, kezelése és megosztása a OneDrive-ban és a SharePointban – első lépések

Megtekintés: Mikor érdemes a OneDrive-ot és a SharePointot használni?

A OneDrive egy felhőalapú tárhelyplatform, ahol tárolhatja személyes vagy személyes fájljait. A OneDrive szorosan integrálva van az olyan alkalmazásokkal, mint a Word, az Excel és a PowerPoint, így kényelmesen tárolhatja és érheti el bizalmas dokumentumait biztonságosan.

Akkor használja a OneDrive-ot, ha olyan dokumentumot szeretne létrehozni, amely csak az Ön dokumentuma, például ha bizalmas vagy személyes adatokon dolgozik.

A OneDrive használatának megkezdéséhez jelentkezzen be a Microsoft-fiókjába , vagy regisztráljon rá, töltse le és telepítse az asztali OneDrive appot, majd az utasításokat követve jelentkezzen be, és válassza ki a felhőbe szinkronizálni kívánt mappákat. 

• Ha új fájlt szeretne létrehozni a OneDrive-ban, egyszerűen kattintson az Új gombra, és válassza ki a létrehozni kívánt fájltípust, például Word dokumentumot vagy Excel-számolótáblát.

• Ha a OneDrive-ban szeretné kezelni a fájlokat, kattintson a jobb gombbal egy fájlra, és válassza az Átnevezés lehetőséget, hogy beszédesebb nevet adjon neki, vagy húzza a fájlokat különböző mappákba a jobb szervezet érdekében.

• Ha fájlokat szeretne megosztani a OneDrive-val, kattintson a Megosztás gombra, és adja meg azon személyek e-mail-címét, akikkel meg szeretné osztani a fájlt. További információ a OneDrive-ban tárolt fájlok kezeléséről.

A SharePoint egy együttműködési eszköz, amellyel fájlok és információk kezelhetők és megoszthatóak a szervezeten belül. A SharePoint lehetővé teszi, hogy több felhasználó közösen működjön együtt egy központi helyen.

A SharePointot akkor érdemes használnia, ha olyan dokumentumot kell létrehoznia, amelyet egy személycsapat ír és kezel, vagy ha széles körben meg kell osztani. A csapattagok például központosított helyként használhatják a projekt ütemterveinek, tevékenységeinek és mérföldköveinek megtekintéséhez. Ez lehetővé teszi a csapatok számára az előrehaladás nyomon követését, az ütemtervek megtartását és a hatékonyabb együttműködést.

• Ha új fájlt szeretne létrehozni a SharePointban, keresse meg azt a dokumentumtárat, amelyben létre szeretné hozni a fájlt, és kattintson az Új gombra.

• A fájlok kezeléséhez vegye ki a fájlokat, és végezze el rajta a módosításokat, majd amikor végzett, ellenőrizze újra a fájlt.

• Fájlok megosztásához kattintson a fájlra, és válassza a Megosztás lehetőséget. Valós időben is együttműködhet, ha megnyitja a fájlt a megfelelő alkalmazásban, például a Word vagy az Excelben, és engedélyezi a társszerzőség használatát. A fájl korábbi verzióinak megtekintéséhez kattintson a fájlra, és válassza a Verzióelőzmények lehetőséget. További információ a sharepointos fájlok kezeléséről.

Belső, szállítók, alvállalkozók és külső felek hozzáférésének szabályozása  

Annak biztosítása, hogy csak a jogosult felhasználók férhessenek hozzá bizalmas fájlokhoz és adatokhoz a OneDrive-ban és a SharePointban:

• Hozzáférési szabályzatok definiálása különböző típusú felhasználókhoz, például belső, szállítókhoz, alvállalkozókhoz és külső felekhez. Létrehozhat például egy hozzáférési szabályzatot, amely csak bizonyos alkalmazottak számára teszi lehetővé a bizalmas információkhoz, például a pénzügyi adatokhoz vagy az ügyféladatokhoz való hozzáférést. Azt is megadhatja, hogy milyen típusú adatokhoz férhetnek hozzá, hogyan és mennyi ideig férhetnek hozzá. Ez biztosítja, hogy csak a jogosult felhasználók férjenek hozzá a bizalmas fájlokhoz és adatokhoz.

• Engedélyek és szerepkörök használata adott fájlokhoz vagy mappákhoz való hozzáférés szabályozásához . Például csak olvasási hozzáférést biztosíthat egy csapattagnak, akinek meg kell tekintenie a fájlokat, de nem kell módosításokat végeznie, például egy olyan személynek, aki nem vesz részt közvetlenül a projektben, de naprakésznek kell maradnia. Ezen engedélyek és szerepkörök meghatározásával biztosíthatja, hogy csak az arra jogosult felhasználók férjenek hozzá a bizalmas adatokhoz, és hogy csak azokat a fájlokat tekinthessék meg és szerkeszthessék, amelyekhez hozzáférést kaptak.

• Többtényezős hitelesítéssel biztosíthatja, hogy csak a jogosult felhasználók férhessenek hozzá a bizalmas adatokhoz. Ilyen lehet például, ha a felhasználóknak jelszót és kódot kell megadniuk a mobileszközükre vagy e-mailjeikre.

• A OneDrive- és SharePoint-környezet hozzáférésének és használatának figyelése a jogosulatlan hozzáférés vagy használat észlelése és megelőzése érdekében. A felhasználói tevékenységnaplók áttekintésével például azonosíthat bármilyen szokatlan tevékenységet, például jogosulatlan hozzáférési kísérleteket, és lépéseket tehet az adatszivárgások megelőzése érdekében.

• Alkalmazzon titkosítást a bizalmas adatokhoz annak érdekében, hogy még ha valaki jogosulatlan hozzáférést is szerez az adatokhoz, a visszafejtési kulcs nélkül sem tudja olvasni azokat. Ez segíthet megelőzni az adatszivárgást, megvédeni az ügyféladatokat, és biztosítani az adatvédelmi előírásoknak való megfelelést.

• Állítson be lejárati dátumokat a megosztott hivatkozásokhoz, hogy a hozzáférés bizonyos idő elteltével automatikusan vissza legyen vonva. Ha például megoszt egy szerződést egy szállítóval vagy alvállalkozóval, és biztosítani szeretné, hogy a szállító vagy a vállalkozó csak korlátozott ideig férhessen hozzá a dokumentumhoz, beállíthat egy lejárati dátumot , és a dokumentumhoz való hozzáférés automatikusan vissza lesz vonva a megadott időszak után. Ez csökkenti annak kockázatát, hogy jogosulatlan felek hozzáférjenek a dokumentumhoz.

Ezen intézkedések végrehajtásával szabályozhatja a belső, szállítók, alvállalkozók és külső felek hozzáférését a OneDrive-ban és a SharePointban, és biztonságban tarthatja adatait. További információ az adatok védelméről.

A OneDrive és a SharePoint biztonsági réseinek csökkentése  

Bár a OneDrive és a SharePoint számos biztonsági funkciót kínál az adatszivárgások elleni védelemhez, még mindig számos kulcsfontosságú biztonsági rés van, amelyek hatással lehetnek az entitások biztonságára:

• Az adathalász támadások rávethetik a felhasználókat arra, hogy adják meg bejelentkezési hitelesítő adataikat, amelyeket aztán a OneDrive vagy a SharePoint eléréséhez használhatnak.

• A gyenge jelszavak könnyen kitalálhatók vagy feltörhetők, ami jogosulatlan hozzáféréshez vezet.

• A kártevők felhasználhatók bejelentkezési hitelesítő adatok ellopására, bizalmas adatok rögzítésére vagy a felhasználó eszközének irányítására, ami veszélyeztetheti a OneDrive-ot vagy a SharePointot.

• A belső fenyegetések, például az alkalmazottak szándékosan vagy véletlenül bizalmas adatokat osztanak meg jogosulatlan felekkel, szintén kockázatot jelenthetnek a OneDrive-ra vagy a SharePointra nézve. További információ a belső kockázatok kezeléséről.

A biztonsági rések mérséklése érdekében fontos a biztonsági ajánlott eljárások implementálása, a felhasználók képzése, valamint a felhasználói engedélyek rendszeres áttekintése és naplózása. Emellett elengedhetetlen egy átfogó incidensmegoldási terv létrehozása, amely gyorsan reagál az esetlegesen előforduló biztonsági incidensekre.