Gyakorlati tanácsok a projektek hatókörének kezeléséhez a Project online-ban

Mi a projekt hatóköre, és honnan származik?

A projekt hatóköre határozza meg a projekt határait. Megadja, hogy a projekt mit fog tenni a kitűzött cél megvalósításához.

A projekt jobb esélyt jelent a sikerre, ha Ön, mint a projektmenedzser megtartja a projekt megőrzéséhez szükséges fegyelmet a meghatározott hatókör határain belül. Túl könnyű becsúszni a további feladatokban, és ott úgy tűnik, hogy az általános projekt javult. A projekt hatóköre nagyobb és nagyobb, olykor észrevétlenül növekszik, míg a költségvetés, az ütemterv és a személyzeti ellenőrzés változatlan marad. A projektért felelős érdekeltek gyakran nem biztos abban, hogy a projekt hatóköre olyannyira bővült.

A jogorvoslat hatókör-kezelés, amely biztosítja, hogy Ön és a projekt csapata minden szükséges munkát végrehajtson a projekt hatókörének végrehajtásához – nem több és nem kevesebb. A hatókör-kezelés a következő fő összetevőket foglalja magában:

• A hatókör meghatározása és jóváhagyása

• A munkalebontási szerkezet (WBS) fejlesztése a elvégzendő feladatok részletezéséhez

• A hatókör-kúszás megelőzése

• A hatókör változásainak kezelése a projekt életciklusa alatt és a projekt háromszögének kiegyensúlyozása

Vissza a lap tetejére

A projekt hatókörének meghatározása és a hatóköri utasítás közzététele a Project online-ban

A projekt hatókörének definíciója a projekt "Észak-csillaga", az útmutató, amely a projekt irányítását egyenesen a kívánt eredmény felé viszi. A hatóköri nyilatkozat létrehozása biztosítja, hogy mindenki, a projekt ügyfeleitől vagy a megbízótól az összes csapattag számára elérhetővé tegye a projekt megvalósítását.

A hatóköri nyilatkozat rövid összefoglaló vagy részletes átfogó dokumentum lehet, amely a szervezet folyamataitól és a projekt követelményeitől függ. A hatóköri nyilatkozatnak minimálisan tartalmaznia kell a következő elemeket:

• A projekt célja: Rövid nyilatkozat, amely a projekt rendeltetését továbbra is visszaigazolja.

• A projekt végeredménye: A projekt által elérni kívánt termékek, szolgáltatások vagy eredmények funkciói, funkciói és egyéb jellemzői. Ez a termékek köre.

• Projekt határai: A projekt kezdési és befejezési helye; a projektből beillesztett és kihagyott tartalom

• Projektek termékei: A projektek végrehajtása során készített tárgyi elemek, például dokumentumok, folyamatok, prototípusok, oktatóanyagok vagy végtermékek.

• A projekt korlátai: A projektek beállításainak korlátozását korlátozó korlátozások, például idő, költségvetés, erőforrás elérhetősége, rendeletek stb.

Miután kifejlesztte a projekt hatókörét, a felső vezetés vagy az ügyfél véleményezése után jóváhagyhatja. Fontos, hogy az érintettek kezelése – a projekt számláit fizetve – a projekthez hasonló elképzelést lásson el... mielőtt létrehozta a csapatot, és el kell kezdenie a projekt végrehajtását.

Ezután a Project online-hoz készült Project Web App alkalmazásban közzéteheti a hatóköri utasítást a projekt dokumentumtárában. A hatóköri utasítás tárolása után könnyen elérhetővé válik Önnek, a csapattagoknak és a vezetőségi résztvevőknek.

1. A fontos rovatok sávon kattintson a projektekelemre.

2. A Projektközpontlapon válassza ki annak a projektnek a nevét, amelyre a hatóköri utasítás vonatkozik.

   

3. A fontos rovatok sávon válassza a dokumentumoklehetőséget. Megnyílik a projekt dokumentumok lapja.

4. A menüsávon válassza a feltöltéslehetőséget.

5. Navigálás a fájlrendszerben a hatókör-utasítás megkereséséhez és kiválasztásához, majd válassza a Megnyitás gombot. A fájl megjelenik a projekt dokumentumtárában.

   

Vissza a lap tetejére

A munkalebontási szerkezet és feladatlista fejlesztése a Project online-ban

Az írott és jóváhagyott hatóköri nyilatkozattal a projekt kézzelfoghatóan definiálva van, mint az volt, hogy csak egy eszme vagy a követelmények halmaza.

Most kifejleszti a munkalebontási szerkezetet (WBS), és részletezi az összes olyan tevékenységet, amelyet teljesítenie kell a hatókörhöz tartozó végtermékek elkészítéséhez. Egyszerűen fogalmazva a WBS a projekt szakaszainak, tevékenységeinek és altevékenységeinek a vázlata, amely a projekt mérföldköveit és a végtermékek leírását is tartalmazza. A WBS fejlesztésének folyamata a következő:

1. Készítsen egy listát az összes elvégzendő feladatról. A tevékenységeket felveheti a projektbe a Project Online programhoz készült Project Web App, vagy Project Online kívül is dolgozhat a projektben, amelyik megkönnyíti az Ön számára.

2. Rendezze a feladatlistát a logikai szerkezetbe (újra, fázisokkal, tevékenységekkel, altevékenységekkel stb.).

   Tipp: A tevékenységekhez, a költségvetéshez és az ütemezéshez szükséges adatokért nem kell hozzáadnia a felelőst. Minden később elérhető. Fontos dolog, ha a projekt céljait az egyes, végrehajtható tevékenységekre szeretné bontani.

3. A WBS-ből néhány iteráción keresztül is dolgozhat, így jobb lehet. Tekintse át a projekt résztvevőit, különösen a csapattagokat (vagy a csapattagokat), és tekintse át a pontosságot, a teljességet és a realizmust. Ügyeljen arra, hogy a projekt hatókörét tükrözze.

4. Jóváhagyja a WBS-t a vezető érdekeltekkel.

Ha jóváhagyta a WBS-t, vegye fel a tevékenységeket a projektbe, vagy végezze el a szükséges módosításokat a Project Online programhoz készült Project Web App. A beszúrt feladatok segítségével a projekt a hatókör-alapú WBS szerint épül fel.

Vissza a lap tetejére

A hatókör-kúszás megelőzése

A projekt tervezése és lebonyolítása során az új ötletek tavasszal jelennek meg. Ezek az új ötletek gyakran tükrözik a projekt által gyártott termékekkel, szolgáltatásokkal vagy eredményekkel kapcsolatos funkciókat és funkciókat. A hatókör mindig állandó nyomást gyakorol a kibontásra, mivel a projektben mindig többen szeretnék lenni. Miután a hatókört és az eredményül kapott WBS-t jóváhagyta az érintettek köre, a hatókört a projekt költségét és ütemtervét tekintve még inkább befolyásolja.

A projekt hatóköréhez gyakran kis-vagy nagyszámú feladatokhoz való hozzáféréshez vezethet a hatókör-kúszás, amely a tevékenységek projekthez való hozzáadását a projektek ütemterve, költségvetése vagy erőforrásai esetében, valamint az ügyfél beAdása nélkül jóváhagyási. A hatókör-kúszás óriási probléma, olyannyira, hogy sok projekt késik, túllépi a költségvetést vagy a teljes mértékben.

Annak megállapítása, hogy egy csapattag vagy a vezetőségi munkatárs a projekt részévé válna-e egy új feladat vagy tevékenység, tegye fel az alábbi kérdéseket:

• Hogyan illeszkedik ez a tevékenység a projekt hatóköréhez?

• Mennyi ideig tart a megvalósítás?

• Mikor kell elvégeznie?

• Ki lesz a feladata a feladat, és van-e idejük a feladatra?

• A tevékenység függ a többi tevékenységtől, és más feladatok is függenek a tevékenység befejezéséig?

• Ha ez a tevékenység az ütemtervet késlelteti vagy túllépi a költségvetést, milyen egyéb feladatokat kell megadni, hogy megfeleljenek a megegyezett határidőnek és a költségvetésnek? Vagy több időt és költségvetést is elérhetővé kell tenni?

Ha kihangsúlyozta a hatóköri nyilatkozatot, és jóváhagyta a vezetőségi résztvevőket, a projektnek már jó esélye van arra, hogy ellenálljon a hatókör kúszásnak. Ha ugyanazok az ügyvezetők, akik többet kérnek, kiderítheti, hogy ez valóban megnöveli a hatókört, és a hatóköri nyilatkozat visszaállíthatja őket.

Ez nem jelenti azt, hogy a hatóköri nyilatkozat és a WBS jóváhagyása után semmi sem változik. A projektek végrehajtásának során mindig a megfelelő módosításokat szavatolja a felfedezések. A hatókör-kúszás és a sorkizárt módosítások közötti különbségek felismerésével azonban biztos lehet benne, hogy van egy folyamat a két megoldás kezeléséhez.

Ha felvette a tevékenységeket az ütemtervbe, és most már láthatja, hogy néhányuk túllépi a projekt hatókörét, törölheti őket.

1. A Project Online fontos rovatok sávján kattintson a projektekelemre.

2. A Projektközpont lapon válassza ki a projekt nevét. A projekt megnyílik, és megjeleníti az összes tevékenységet.

3. Kattintson a jobb gombbal a törölni kívánt tevékenységhez tartozó sor fejlécére. A sor címsora a tevékenység sorának bal szélső cellája.

   

4. A megjelenő helyi menüben válassza a feladat törléseparancsot. A program eltávolítja a kijelölt feladatot.

   Tipp: Ha több egymás melletti tevékenységet szeretne törölni, jelölje ki az első tevékenységhez tartozó sort, tartsa lenyomva a SHIFT billentyűt, és válassza ki az utolsó tevékenységhez tartozó sort. Ezzel a művelettel az első és az utolsó sor között minden tevékenység kijelölhető. Ha több, egymással nem szomszédos tevékenységet szeretne törölni, jelölje ki az első tevékenységhez tartozó sort, tartsa lenyomva a CTRL billentyűt, majd válassza ki a többi törölni kívánt tevékenységhez tartozó sorfejlécek sorát. Kattintson a jobb gombbal az egyik sor fejlécére, és válassza a tevékenység törléseparancsot.

5. A tevékenység lap projekt csoportjában kattintson a Mentés gombra. Használhatja a CTRL + S billentyűkombinációt is.

6. Ha készen áll a módosítások közzétételére, amelyet mindenki más számára elérhetővé tett, a tevékenység lap projekt csoportjában válassza a Közzététellehetőséget.

Vissza a lap tetejére

A hatókör változásainak kezelése problémaként a Project online-ban

Irreálisnak ítéli meg, hogy a projekt bezárásakor fennálló hatókör megegyezik azzal, amit a projekt kezdeményezése során adott meg. A projektek tervezése és lebonyolítása során mindig az új felfedezések jönnek elő. Új ötletek a régi ötletek fejlesztésében. Az egyéb tevékenységek a folyamat hatékonyságát kis módosítással hozhatják létre. A projektnek továbbra is életképesnek kell lennie a változtatások között.

Minden érdekelt félnek azonban tisztában kell lennie azzal, hogy minden változtatáshoz tartozik-e valamilyen effektus. A projekt háromszöge jó módszer a tervezéshez. A projekt háromszögének három oldala a hatókör, az idő és a pénz.

Ha a háromszög hatóköri oldala meg van hosszabbítva, de az idő és a pénz oldala nem változik, a háromszög nem kiegyensúlyozott, és a projekt élén áll a probléma. Ha hatókör-módosítást végez, az időpontot, a pénzoldalt vagy mindkét oldalt megfelelően meg kell hosszabbítani.

Ez azt jelenti, hogy ha az érintettek egyike szeretne valamit hozzáadni a projekthez, emlékeztetni kell arra, hogy ez a változtatás valószínűleg késleltetni fogja a projektet, vagy még több költséget hoz létre.

A kérések kezelésének jó módja a változtatások kezelési folyamata. A módosítást felügyelő szerv minden résztvevőt bevon a táblázatba a hozzáadással kapcsolatos tények megvizsgálására, áttekintheti a hatóköri nyilatkozatot, és megtartja a projekt háromszögének egyensúlyát.

A módosítás-kezelési folyamat egy módosítási kéréssel kezdődik, amelyben a kérelmező leírja a projekt változásának hatásaival kapcsolatosjavasolt módosításokat és válaszokat.

A módosítást felügyelő szervnek tartalmaznia kell legalább a projekt szponzorát, a projektmenedzsert, a csapattag (oka) t, aki felelős a további feladatok elvégzéséhez és a módosítási kérelmet benyújtó személynek. A vezetőség megvitatja a módosítást, és döntést hoz a döntéséről. Ez a döntés dokumentálva van, és a projekt résztvevői számára elérhető többi projekt-dokumentummal van tárolva.

Ezzel a módosítási eljárással a hatókör-kúszás nem kerülhető el, és a legitim hatókörű módosítások az ütemterv, a költségvetés, az erőforrások, a minőség, a kockázat, a teljes projekt célja és a siker kritériumai szempontjából is elvesznek.