Irányítópult létrehozása és megosztása az Excellel és a Microsoft-csoportokkal

Az irányítópult a fő metrikák vizuális ábrázolása, amely lehetővé teszi az adatok gyors megtekintését és elemzését egy helyen. Az irányítópultok nem csak összesített adatnézeteket biztosítanak, hanem egy önkiszolgáló üzletiintelligencia-lehetőséget is, ahol a felhasználók szűrhetik az adatokat, hogy csak a számukra fontos elemek jelenjenek meg. Korábban az Excelben történő jelentéskészítés egyet jelentett a különböző emberek vagy részlegek számára készített számos, személyre szabott jelentés létrehozásával.

Példa egy szeletelőkkel és egy idősorral ellátott Excel-irányítópultra

Áttekintés

Ebben a témakörben bemutatjuk, hogyan hozhat létre dinamikus irányítópultot több kimutatás, kimutatásdiagram és kimutatáseszköz használatával. Ezután lehetővé tesszük a felhasználóknak, hogy a szeletelőkkel és az idősorokkal gyorsan szűrjék az adatokat, így a kimutatások és diagramok automatikusan kibonthatók és összehúzhatók, így csak a felhasználók által megjeleníteni kívánt információk jelennek meg. Emellett gyorsan frissítheti az irányítópultot adatok hozzáadásakor vagy frissítésekor. Ez hasznos lehet, hiszen az irányítópult-jelentést csak egyszer kell létrehoznia.

Az alábbi példában négy kimutatást és diagramot hozunk létre egyetlen adatforrásból.

Az irányítópult létrehozása után bemutatjuk, hogyan oszthatja meg másokkal egy Microsoft-csoport létrehozásával. A lépéseket a letölthető interaktív Excel-munkafüzetben is követheti.

Az Excel-irányítópult oktató-munkafüzetének letöltése.

Az adatok beolvasása

Az adatokat közvetlenül az Excelbe másolhatja, vagy lekérheti egy adatforrásból. Eben a témakörben a Microsoft Access Northwind Traders sablonjának Értékesítési elemzés lekérdezését használtuk. Ha használni szeretné, nyissa meg az Accesst, lépjen a Fájl > Új > Kereséselemre, majd írja be a "Northwind" kifejezést, és hozza létre a sablonadatbázist. Miután ezt elvégezte, hozzáférhet a sablonban szereplő lekérdezésekhez. Ezeket az adatokat már elhelyeztük az Excel-munkafüzetben, így nem kell aggódnia, ha nincs Hozzáférése.
Ellenőrizze, hogy az adatok megfelelően strukturáltak-e, és nincsenek-e hiányzó sorok vagy oszlopok. Minden sornak egy különálló rekordot vagy elemet kell megjelenítenie. Ha segítségre van szüksége egy lekérdezés beállításához vagy az adatok kezeléséhez, olvassa el a & Átalakítás az Excelben című témakört.
Ha még nem tette meg, formázza az adatokat Excel-táblázatként. Amikor az Accessből importál adatokat, azok automatikusan egy táblázatba kerülnek.

Kimutatások létrehozása

Jelölje ki az adattartomány bármelyik celláját, és válassza a Beszúrás > Kimutatás > Új munkalap lehetőséget. További információ: Kimutatás létrehozása a munkalapadatok elemzéséhez.
Adja hozzá, majd formázza igény szerint a kívánt kimutatásmezőket. Ez a kimutatás lesz az alapja másoknak, ezért érdemes egy kis időt töltenie a stílus, a jelentés elrendezésének és az általános formázásnak megfelelő módosításokkal, így nem kell többször elvégeznie. További részletekért lásd: Kimutatás elrendezésének és formátumának megtervezése.

Ebben az esetben egy felső szintű, termékkategóriák alapján rendezett értékesítési kimutatást hoztunk létre, az Értékesítés mezőt pedig csökkenő sorrendben rendeztük.

További információ: Adatok rendezése kimutatásban vagy kimutatásdiagramban.
A fő kimutatás létrehozása után jelölje ki a kimutatást, majd másolja és illessze be a munkalap üres területeire, ahányszor szeretné. A példánkban a kimutatások válthatnak a sorok között, az oszlopok között azonban nem, így egy sorba helyeztük őket, közéjük pedig egy-egy üres oszlopot. Előfordulhat azonban, hogy a kimutatásokat egymás alá kell elhelyeznie, ha azok kibővíthetik az oszlopokat.

Fontos: A kimutatások nem fedhetik egymást, ezért győződjön meg arról, hogy a terv elegendő helyet biztosít közöttük ahhoz, hogy az értékek szűrése, hozzáadása vagy eltávolítása során kibonthassák és összefűzzék őket.

Ezen a ponton érdemes értelmes neveket adni a kimutatásoknak, hogy tudja, mit csinálnak. Ellenkező esetben az Excel a kimutatás1, a kimutatás2 stb. nevet adja nekik. Mindegyiket kijelölheti, majd a Kimutatás elemzése > kimutatás lehetőséget választva adjon meg egy új nevet a Kimutatás neve mezőben. Az elnevezések fontosak lesznek a kimutatások a szeletelőkkel és az idősorvezérlőkkel való összekapcsolásakor.

Kimutatásdiagramok létrehozása

Kattintson az első kimutatás tetszőleges pontjára, és válassza a Kimutatás elemzése > Eszközök > kimutatásdiagram lehetőséget, majd válasszon egy diagramtípust. Olyan kombinált diagramot választottunk, amelynek a Sales (Értékesítés) a Clustered Column (Csoportosított oszlop) diagramja, a % Total (Összeg százaléka) pedig a Másodlagos tengelyen ábrázolt vonaldiagram.
Válassza ki a diagramot, majd méretre és formátumra a kimutatásdiagram elemzése, tervezése és formázása lapon. További részletekért tekintse meg a diagramok formázásáról szóló sorozatunkat.
Ismételje meg a lépést a többi kimutatással.
Itt az ideje, hogy a kimutatásdiagramokat is átnevezze. Nyissa meg a Kimutatásdiagram elemzése > kimutatásdiagramot, majd írjon be egy új nevet a Diagram neve mezőbe.

Szeletelők és idősor hozzáadása

A szeletelők és az idősorok segítségével gyorsan szűrheti a kimutatásokat és a kimutatásdiagramokat, hogy csak az Ön számára fontos információkat láthassa.

Szeletelők és idősorvezérlők egy irányítópulton – kibontott nézet

Jelöljön ki egy kimutatást, és lépjen a Kimutatás elemzése > Szűrő > Szeletelő beszúrása elemre, majd ellenőrizze a szeletelőhöz használni kívánt összes elemet. Ehhez az irányítópulthoz a Kategória, a Terméknév, az Alkalmazott és az Ügyfélnév lehetőséget választottuk. Amikor az OK gombra kattint, a szeletelők a képernyő közepére kerülnek, egymásra halmozva, így szükség szerint el kell rendeznie és átméreteznie őket.
Szeletelő beállításai: Ha bármelyik szeletelőre kattint, lépjen a Szeletelő lapra, és válasszon különböző beállításokat, például a Stílus és a megjelenített oszlopok számát. Több szeletelőt úgy igazíthat, hogy a Ctrl+Balra billentyűkombinációval kijelöli őket, majd a Szeletelőeszközök lap Igazítás eszközeit használja.
Szeletelő Connections: A szeletelők csak a létrehozásukhoz használt kimutatáshoz lesznek csatlakoztatva, ezért ki kell jelölnie az egyes szeletelőket, majd a Szeletelő > Szeletelő > jelentés Connections, és ellenőriznie kell, hogy mely kimutatásokhoz szeretne csatlakozni. A szeletelők és az idősorok minden munkalapon vezérelhetik a kimutatásokat, akkor is, ha a munkalap rejtett.
Ütemterv hozzáadása: Jelöljön ki egy kimutatást, és lépjen a Kimutatás elemzése > Szűrő > Idősor beszúrása elemre, majd ellenőrizze a használni kívánt elemeket. Ehhez az irányítópulthoz a Rendelés dátuma lehetőséget választottuk.
Ütemterv beállításai: Kattintson az Ütemterv fülre, lépjen az Ütemterv lapra, és válassza a Stílus, az Élőfej és a Felirat lehetőséget. A Kimutatáskapcsolatok beállítással összekapcsolhatja az idősort a kívánt kimutatásokkal.

További információ a szeletelőkről és az idősorvezérlőkről.

További lépések

Az irányítópult most már működőképes, de valószínűleg a kívánt módon kell elrendeznie, és végre kell hajtania a végső módosításokat. Előfordulhat például, hogy hozzá szeretne adni egy jelentéscímet vagy egy hátteret. Az irányítópulthoz alakzatokat adtunk a kimutatásokhoz, és kikapcsoltuk a Címsorok és rácsvonalak beállítást a Nézet lapon.

Mindenképpen tesztelje az egyes szeletelőket és idősorokat, hogy a kimutatások és kimutatásdiagramok a kívánt módon viselkedjenek. Előfordulhatnak olyan helyzetek, amikor bizonyos kijelölések problémákat okoznak, ha egy kimutatás egy másikat szeretne módosítani és átfedni, amit nem tud megtenni, és hibaüzenetet jelenít meg. Ezeket a hibákat ki kell javítani az irányítópult másokkal való megosztása előtt.

Ha végzett az irányítópult beállításával, a témakör tetején található Irányítópult megosztása fülre kattintva megtudhatja, hogyan terjesztheti.