Irányítópult létrehozása és megosztása az Excellel és a Microsoft-csoportokkal

Az adatok beolvasása

1. Az adatokat közvetlenül az Excelbe másolhatja, vagy lekérheti egy adatforrásból. Eben a témakörben a Microsoft Access Northwind Traders sablonjának Értékesítési elemzés lekérdezését használtuk. Ha Ön is ezt szeretné használni, nyissa meg az Accesst, majd a Fájl > Új területen keressen rá a „Northwind” kifejezésre, és hozza létre a mintaadatbázist. Miután ezzel végzett, hozzáférhet a sablon összes lekérdezéséhez. Ezeket az adatokat már tartalmazza az Excel-munkafüzet, így nem kell aggódnia, ha nem rendelkezik az Accesszel.

2. Ellenőrizze, hogy az adatok megfelelően vannak strukturálva, és nem hiányoznak sorok vagy oszlopok. Minden sornak egy különálló rekordot vagy elemet kell megjelenítenie. További segítség a lekérdezés beállításával, illetve az adatok módosításával kapcsolatban: Beolvasás és átalakítás az Excelben.

   

3. Ha még nem tette meg, formázza az adatokat Excel-táblázatként. Amikor az Accessből importál adatokat, azok automatikusan egy táblázatba kerülnek.

Kimutatások létrehozása

1. Jelölje ki az adattartomány bármelyik celláját, és válassza a Beszúrás > Kimutatás > Új munkalap lehetőséget. További információ: Kimutatás létrehozása a munkalapadatok elemzéséhez.

2. Adja hozzá, majd formázza igény szerint a kívánt kimutatásmezőket. Ez a kimutatás lesz a többi alapja, így érdemes elvégezni a stílus, az elrendezés és az egyéb általános formázási beállítások módosításait, hogy ezt ne kelljen többször megtennie. További részletekért lásd: Kimutatás elrendezésének és formátumának megtervezése.

   Ebben az esetben egy felső szintű, termékkategóriák alapján rendezett értékesítési kimutatást hoztunk létre, az Értékesítés mezőt pedig csökkenő sorrendben rendeztük.

   

   További információ: Adatok rendezése kimutatásban vagy kimutatásdiagramban.

3. A fő kimutatás létrehozása után jelölje ki a kimutatást, majd másolja és illessze be a munkalap üres területeire, ahányszor szeretné. A példánkban a kimutatások válthatnak a sorok között, az oszlopok között azonban nem, így egy sorba helyeztük őket, közéjük pedig egy-egy üres oszlopot. Előfordulhat azonban, hogy a kimutatásokat egymás alá kell elhelyeznie, ha azok kibővíthetik az oszlopokat.

   Fontos: A kimutatások nem fedhetik egymást, győződjön tehát meg róla, hogy a kialakítás elegendő helyet hagy nekik az értékek szűrése, hozzáadása vagy eltávolítása során bekövetkező bővüléshez és összehúzódáshoz.

   Ezen a ponton célszerű érthető neveket adni a kimutatásoknak, így megjegyezheti azok funkcióit. Ellenkező esetben az Excel Kimutatás1, Kimutatás2 és hasonló nevekkel látja el őket. Jelölje ki egyenként a kimutatásokat, majd a Kimutatáseszközök > Elemzés területen írjon be egy új nevet a Kimutatásnév mezőbe. Az elnevezések fontosak lesznek a kimutatások a szeletelőkkel és az idősorvezérlőkkel való összekapcsolásakor.

   

Kimutatásdiagramok létrehozása

1. Kattintson az első kimutatás tetszőleges pontjára, majd a Kimutatáseszközök > Elemzés > Kimutatásdiagram területen válasszon egy diagramtípust. Mi egy Kombinált diagramot választottunk, amelynek Csoportosított oszlop típusú diagramja az Értékesítés, a másodlagos tengely vonaldiagramja pedig az Összes %-a.

   

2. Jelölje ki a diagramot, majd a Kimutatásdiagram-eszközök lapon méretezze és formázza tetszés szerint. További információt a diagramok formázásáról szóló sorozatunkban találhat.

3. Ismételje meg a lépést a többi kimutatással.

4. Ezen a ponton érdemes átnevezni a kimutatásdiagramokat is. A Kimutatáseszközök > Elemzés területen írjon be egy új nevet a Diagramnév mezőbe.

Szeletelők és idősor hozzáadása

A szeletelőkkel és idősorokkal gyorsan szűrhet a kimutatások és kimutatásdiagramok között, így csak az Ön számára lényeges adatokat láthatja.

1. Jelöljön ki egy kimutatást, majd a Kimutatáseszközök > Elemzés > Szűrő > Szeletelő beszúrása területen jelölje ki az összes olyan elemet, amelyet a szeletelőhöz szeretne használni. Ehhez az irányítópulthoz a Kategória, Terméknév, Alkalmazott és Vevőnév elemeket választottuk. Az OK gombra kattintva a szeletelők a képernyő közepén, egymás tetején jelennek meg, így ezt követően el kell rendeznie és át kell méreteznie őket.

   

2. Szeletelőbeállítások – Ha egy szeletelőre kattint, a Szeletelőeszközök > Beállítások területen számos beállítás közül választhat, például a Stílus vagy a megjelenített oszlopok száma. Ctrl+kattintással több szeletelőt is kijelölhet, majd használhatja a Szeletelőeszközök lap Igazítás eszközeit.

3. Szeletelőkapcsolatok – A szeletelők csak a létrehozásukhoz hasznát kimutatáshoz kapcsolódnak, a további kapcsolatok létrehozásához meg kell nyitnia a Szeletelőeszközök > Beállítások > Kimutatáskapcsolatok területet, ahol megadhatja, mely kimutatások kapcsolódjanak az egyes szeletelőkhöz. A szeletelők és az idősorok minden munkalapon vezérelhetik a kimutatásokat, akkor is, ha a munkalap rejtett.

   

4. Idősor hozzáadása – Jelöljön ki egy kimutatást, majd a Kimutatáseszközök > Elemzés > Szűrő > Idősor beszúrása területen jelölje ki az összes használni kívánt elemet. Ehhez az irányítópulthoz a Rendelési dátum elemet választottuk.

5. Idősor-beállítások – Kattintson az idősorra, majd az Idősoreszközök > Beállítások területen válasszon a Stílus, Élőfej és Felirat beállítások közül. A Kimutatáskapcsolatok beállítással összekapcsolhatja az idősort a kívánt kimutatásokkal.

További információ a szeletelőkről és az idősorvezérlőkről.

További lépések

Az irányítópult most már működik, azonban valószínűleg még néhány testreszabásra szorul. Előfordulhat például, hogy jelentéscímet vagy hátteret szeretne hozzáadni. Ehhez az irányítópulthoz a kimutatások körül alakzatokat helyeztünk el, valamint kikapcsoltuk a Nézet lapon a címsorokat és a rácsvonalakat.

Tesztelje a szeletelőket és az idősorokat, hogy meggyőződhessen arról, hogy a kimutatások és a kimutatásdiagramok megfelelően működnek. Előfordulhat, hogy bizonyos kijelölések problémát okoznak, ha az egyik kimutatás egy másikat fedné, azonban mivel ezt nem teheti meg, hibaüzenetet jelenít meg. Ezeket a hibákat ki kell javítani az irányítópult másokkal való megosztása előtt.

Miután elkészült az irányítópult beállításával, kattintson a témakör tetején található „Irányítópult megosztása” fülre, ahol megtudhatja, hogyan oszthatja meg másokkal az irányítópultot.