Tekintse meg az alábbi tippeket, amelyekből megtudhatja, hogy hogyan készíthet elő egy Excel-munkafüzetet körlevélkészítéshez. Győződjön meg a következőkről:
- A munkafüzet oszlopnevei megegyeznek a körlevélbe beszúrni kívánt mezőnevekkel. Ha például keresztnevükön szeretné szólítani a dokumentum címzettjeit, külön oszlopokra lesz szüksége a kereszt- és a vezetéknevekhez.
- Minden egyesíteni kívánt adat a munkafüzet első munkalapján szerepel.
- A százalékkal, pénznemmel, valamint irányítószámmal megadott adatok helyesen vannak formázva a számolótáblában, hogy a Word megfelelően olvassa az értékeiket.
- A körlevélkészítéshez használandó Excel-számolótábla a helyi számítógépen található.
- A számolótáblán végzett módosítások vagy kiegészítések még azelőtt megtörténnek, hogy a rendszer csatlakoztatná a körlevél-dokumentumhoz a Word-ben.
Megjegyzés
- Ha adatokat szeretne importálni egy Excel-számolótáblából, akkor adatokat importálhat egy vesszővel tagolt adatfájlból (.csv) vagy szövegfájlból (.txt), majd a Szövegbeolvasó varázslóval új számolótáblát hozhat létre.
- További információt Az Excel-adatforrás előkészítése körlevélkészítéshez a Wordben című témakörben talál.
Levelezőlista összekapcsolása és szerkesztése
Csatlakozzon az adatforrásához. Bővebb információkért tekintse meg a Körlevélkészítéshez használható adatforrások című cikket.
A levelezőlista szerkesztése
Válassza a Címzettlista szerkesztése elemet.
A Körlevél címzettjei párbeszédpanelen törölje a jelölést azon személyek neve melletti jelölőnégyzetekből, akiknek nem szeretné elküldeni az e-mailt.
Megjegyzés
A nevek és címek könnyebb megkereséséhez rendezheti vagy szűrheti is a listát. Bővebb információkért tekintse meg az Adatok rendezése körlevélhez, illetve az Adatok szűrése körlevélhez című cikkeket.
Adatmező beszúrása
Egy vagy több adatmezőt is beszúrhat, amelyek a munkafüzetből kinyert adatokat a dokumentumba illesztik.
Adatmezők borítékra, címkére, e-mail üzenetbe vagy levélre történő beszúrásához
- Ugrás a Levelezési>címterületre.
Bővebb információkért tekintse meg a Címterület beszúrása című cikket. - Megszólítás hozzáadásához válassza a Megszólítás lehetőséget.
Bővebb információkért tekintse meg a Megszólítás beszúrása című cikket. - További adatmezők – például számlaszámok – hozzáadásával kapcsolatban tekintse meg a Körlevélmezők beszúrása című cikket.
- Kattintson az OK gombra.
- Válassza a Fájl>mentés lehetőséget.
Ha többet szeretne megtudni az e-mailek előkészítéséről, tekintse meg az Elektronikus körlevél készítése a Wordben című cikket.
A körlevél megtekintése és a körlevélkészítés befejezése
Miután beillesztette a kívánt adatmezőket, megtekintheti az eredményt, és meggyőződhet róla, hogy elégedett-e a tartalommal. Ezzel a körlevélkészítési folyamat utolsó stádiumához érkezett.
- Ugrás a Levelezés>előzetes verziójának eredményeire.
- A
, illetve az Előző
esetén az adatforrás rekordjai között lépegetve megtekintheti, hogy a rekordok hogyan jelennek meg a dokumentumban. - Nyissa meg & dokumentumok egyesítésének>, nyomtatásának vagy e-mailek küldésének befejezését.
A körlevél mentése
A körlevél-dokumentum mentésekor megmarad az adatforráshoz való kapcsolata, így a következő tömeges levélküldéshez is felhasználhatja a dokumentumot.
- Nyissa meg a körlevél-dokumentumot, és amikor a Word a kapcsolat megtartására kéri, válassza az Igen lehetőséget.