Kiegészítés a Microsoft SharePoint Workspace 2010 adatvédelmi nyilatkozatához

Felhasználóifiók-fájl

A SharePoint Workspace szoftver felhasználói kapnak egy, a szükséges adatokat (köztük a felhasználó identitásait, a titkosítási és aláírási kulcsokat, azoknak az eszközöknek a listáját, amelyeken a SharePoint Workspace fut, az ismert munkaterületeket, valamint az ismert partnerek listáját) tartalmazó fiókfájlt (felhasználói fiókot). A felhasználó identitásai lehetnek felügyeltek és nem felügyeltek. A felügyelt identitásokat egy rendszergazda hozza létre és felügyeli egy SharePoint Workspace Manager-kiszolgáló vagy egy Microsoft SharePoint Workspace Enterprise Services (SharePoint Workspace Enterprise Services) szolgáltatáscsomag használatával. A nem felügyelt identitásokat a felhasználók hozzák létre, és ezek nem állnak rendszergazdai felügyelet alatt. A felhasználói fiókhoz felügyelt és nem felügyelt identitások egyaránt tartozhatnak.

A SharePoint Workspace globálisan egyedi azonosítóval (GUID) azonosítja a felhasználói fiókokat (felhasználói fiók GUID azonosítója) és a felhasználói identitásokat (identitás GUID azonosítója) a fiókon belül. A GUID azonosítók véletlen számokból készülnek, amelyek teljesen függetlenek a felhasználó adataitól és a számítógép környezetétől. Használatuk a SharePoint Workspace felhasználóinak egyedi azonosítása által lehetővé teszi a felhasználók közötti kommunikációt abban az esetben is, ha a név, az IP-cím vagy a SharePoint Workspace-fiókhoz vagy -identitáshoz kapcsolódó egyéb adatok változnak. A SharePoint Workspace azoknak a számítógépeknek és eszközöknek az azonosítására is GUID azonosítót használ (eszköz GUID azonosítója), amelyeken a szoftver fut. A SharePoint Workspace megfelelő működéséhez szükség van a GUID azonosítókra és az IP-címekre, ezért ezeket nem lehet letiltani.

Tekintse át, és kattintson a fájl fülre, kattintson a Fiók kezelése a Beállítások párbeszédpanel megnyitásához, majd szerkesztése az azonosító lapon kattintson a személyes adatok szerkesztése. A fiók törléséhez kattintson a fiókBeállítások párbeszédpanelen kattintson a Beállítások menü fülre, majd kattintson a Törlésparancsra.

A munkaterületen található adatok

A Microsoftnak nem áll szándékában hozzáférni a SharePoint Workspace programbeli adatokhoz. A munkaterületekhez kapcsolódó és a számítógépet vagy eszközt elhagyó összes adat titkosított (beleértve a SharePoint Workspace Relay 2010 programot futtató kiszolgálókon tárolt ideiglenes adatokat). A titkosításhoz használt kulcsokat a számítógép vagy az eszköz tárolja, és a Microsoft csak akkor fér hozzá azokhoz, ha a felhasználó igénybe veszi a Microsoft által kezelt azonosító szolgáltatásokat. A Microsoft csak a jelen nyilatkozatban foglalt kivételeknek megfelelő esetekben fér hozzá szándékosan az adatokhoz a kulcsok használatával.

Külső üzemeltetésű kiszolgálók használata

A rendszergazda úgy is beállíthatja a SharePoint Workspace szoftvert, hogy az a Microsoft, a felhasználó vállalata vagy egy harmadik fél továbbító és kezelő kiszolgálóit használja. Ezek a kiszolgálók összegyűjtik a felhasználó IP-címeit, illetve a felhasználó számítógépéhez és fiókjához kapcsolódó GUID azonosítókat.

Mielőtt a felhasználó igénybe vehetné a Microsoft bármelyik kezelő vagy továbbító kiszolgálóját, a SharePoint Workspace elküldi a globális kiépítési szolgáltatásnak a felhasználói fiók GUID azonosítóját, a számítógép időzónáját, területi és nyelvi beállításait, a Microsoft Office-licenc típusát, valamint néhány titkosítási adatot. A szolgáltatás ezután azonosítja a kérdéses fiók által használandó kezelő és továbbító kiszolgálót, majd elküldi a kezelő kiszolgálónak a termékazonosítót és a felhasználói fiók GUID azonosítóját.

Felügyelt identitások külső üzemeltetésű kiszolgálón

Ha az identitások kezelése a Microsoft vagy egy harmadik fél kiszolgálóján történik, e kiszolgálók megkapják a felhasználó névjegyadatait, az identitásokhoz és eszközökhöz kapcsolódó házirend-beállításokat, a felhasználói fiók biztonsági másolatát, valamint a SharePoint Workspace használatával kapcsolatos statisztikai adatokat. Ha a szerepköralapú hozzáférés-vezérlő beállítások engedélyezik, a tartományi rendszergazdák hozzáférhetnek ezekhez az adatokhoz. A SharePoint Workspace által gyűjtött statisztikai adatok például az alábbi típusúak lehetnek:

• a meghívások elfogadásának és visszautasításának száma

• az elküldött csevegési és azonnali SharePoint Workspace-üzenetek száma

• a létrehozott vagy törölt állandó vagy ideiglenes munkaterületek száma

• a munkaterület tagjainak száma

• a létrehozott és törölt eszközök száma

• a munkaterületeken adott SharePoint Workspace-eszköz vagy -szolgáltatás használatával, illetve a SharePoint Workspace egyedüli és más szoftverekkel együttes használatával eltöltött idő

• a futtatott SharePoint Workspace-példány kiadása és verziója

• az automatikus súgószolgáltatás használata

A Microsoft összesített használati adatokat gyűjt a harmadik fél által üzemeltetett kiszolgálókról, ám nem használja fel a felhasználó tartományi adatait oly módon, hogy az azonosítaná a felhasználót, kivéve az automatikus SharePoint Workspace-szolgáltatások (például levelezési szolgáltatások) felhasználónak történő biztosítása esetén és a felhasználó beleegyezésével támogatás nyújtása céljából.

Fiók létrehozása

Fiók létrehozásakor a SharePoint Workspace kéri a felhasználó teljes nevét és e-mail címét. Ezek a kötelezően megadandó adatok további, a felhasználó vagy a rendszergazda által biztosított információval (például a telefonszámmal és a levelezési címmel) együtt a helyi számítógépen találhatók. A program hozzáadja az adatokat a felhasználó névjegyéhez, így láthatók lesznek minden olyan esetben, amikor a partner elérhető (például a munkaterületek más tagjai számára).

Fiókhozzáférés visszaállítása nem felügyelt identitások esetén

A fiókhozzáférés automatikus visszaállításának engedélyezése esetén a program elküldi a felhasználó e-mail címeit, valamint az azonosító URL-címet, a felhasználói fiók GUID azonosítóját, továbbá a fióknak megfelelő hozzáférés jövőbeli visszaállítására vonatkozó kérés teljesítéséhez szükséges, azonosításra nem alkalmas adatokat a Microsoft egyik SharePoint Workspace Manager-kiszolgálójára. Ez az információ nem biztosít hozzáférést a Microsoftnak a felhasználó adataihoz.

Automatikus hozzáférés-visszaállítás kérése nem felügyelt identitásokhoz

Ha a SharePoint Workspace az indításkor kéri a hozzáférés visszaállítását, a program elküldi a felhasználó e-mail címét, megjelenítendő nevét, az azonosító URL-címet, a felhasználói fiók GUID azonosítóját és a fiók titkosított nem nyilvános titkosítási kulcsait a SharePoint Workspace Manager-kiszolgálónak. A program csak akkor küldi el ezeket az adatokat a Microsoftnak, ha a felhasználó a Microsoft által működtetett SharePoint Workspace Manager-kiszolgálót használ. A kérésre válaszul egy ideiglenes jelszót tartalmazó e-mail érkezik. A hozzáférés automatikus visszaállítását nem kötelező engedélyezni.

A nyilvános SharePoint Workspace-címtár használata

A felhasználó nevének vagy névjegyének a nyilvános SharePoint Workspace-címtárban történő megjelenítése esetén a névjegyadatok a Microsoft kiszolgálóira kerülnek. A SharePoint Workspace szoftverből elérhető nyilvános SharePoint Workspace-címtár bárki számára hozzáférhető az interneten. A felhasználó névjegye a nyilvános SharePoint Workspace-címtárhoz hozzáféréssel rendelkező bármely személynek hozzáférhető lesz: e felhasználók megtekinthetik és felhasználhatják a névjegyet, hozzáférhetnek az üzleti és a személyes adatokhoz, és a SharePoint Workspace használatával műveleteket hajthatnak végre (például figyelhetik, hogy a felhasználó be van-e jelentkezve), csevegést kezdeményezhetnek, és meghívhatják a felhasználót a munkaterületekre.

A felhasználó nevét vagy névjegyadatait nem kötelező közzétenni a nyilvános SharePoint Workspace-címtárban. A felhasználó visszavonhatja névjegyének közzétételét, ha az egyes identitásaihoz tartozó, a nyilvános SharePoint Workspace-címtár megjelenítését szabályozó beállítást a Semmilyen adat értékre állítja. Nem lehet azonban visszavonni a névjegyet azoktól, akik már hozzájutottak. A beállítás megváltoztatásának menete a következő:

1. Kattintson a Fájl fülre.

2. Kattintson a Fiók kezelése elemre.

3. Válassza a Fiókbeállítások lehetőséget.

4. Kattintson az Identitások fülre.

5. Az Adataim megjelenítése listában válassza a Semmilyen adat elemet.

Ha tehát egy címzett megszerezte a felhasználó névjegyét, továbbra is meg fogja kapni a frissítéseket a névjegyadatok változásáról, az adatok felhasználásával pedig üzeneteket küldhet.

Ha a felhasználó egy másik SharePoint Workspace-felhasználó névjegyadatait keresi (például azért, hogy felvegye a felhasználót a névjegylistájára vagy meghívja egy munkaterületre), a program a Microsoft egyik SharePoint Workspace-kiszolgálójára küldi a megadott keresési szöveget.

Hálózati címtár használata

A felhasználó nevének vagy névjegyének a helyi hálózati címtárban történő megjelenítése esetén a névjegyadatok a SharePoint Workspace alkalmazást futtató olyan más számítógépekre kerülnek, amelyek ugyanazon hálózati szegmensen belül találhatók, és fogadni tudják a SharePoint Workspace hálózaton keresztül továbbított üzeneteit. Ha a számítógép közvetlenül kapcsolódik az internethez, akkor az internetszolgáltató által megadott hálózati beállításoktól függ, hogy mely számítógépek férnek hozzá a névjegyhez. Hasonlóképpen, ha megosztja az internetkapcsolatot (például vezeték nélküli hálózati hozzáférési ponton keresztül használja az internetet egy nyilvános területen), akkor azok a felhasználók, akik ugyanezt a kapcsolatot használják és futtatják a SharePoint Workspace alkalmazást, értesülnek a felhasználó névjegyéről. A felhasználó névjegye elérhető lesz minden olyan felhasználónak, aki hozzáfér a nyilvános SharePoint Workspace-címtárhoz. Ezek a felhasználók megtekinthetik és felhasználhatják a névjegyet, hozzáférhetnek az üzleti és a személyes adatokhoz, a SharePoint Workspace használatával pedig műveleteket hajthatnak végre, például figyelhetik, hogy a felhasználó be van-e jelentkezve, csevegést kezdeményezhetnek és meghívhatják a felhasználót munkaterületeikre.

A felhasználó nevét vagy névjegyadatait nem kötelező közzétenni a helyi hálózaton üzemeltetett címtárban. A felhasználó visszavonhatja névjegyének közzétételét, ha az egyes identitásaihoz tartozó, a helyi hálózati címtár megjelenítését szabályozó beállítást a Semmilyen adat értékre állítja. Nem lehet azonban visszavonni a névjegyet azoktól, akik már hozzájutottak. A beállítás megváltoztatásának menete a következő:

1. Kattintson a Fájl fülre.

2. Kattintson a Fiók kezelése elemre.

3. Válassza a Fiókbeállítások lehetőséget.

4. Kattintson az Identitások fülre.

5. Az Adataim megjelenítése listában válassza a Semmilyen adat elemet.

Ha tehát egy címzett megszerezte a felhasználó névjegyét, továbbra is meg fogja kapni a frissítéseket a névjegyadatok változásáról, az adatok felhasználásával pedig üzeneteket küldhet.

Névjegyek használata

Ha valaki más névjegyét fel szeretné venni személyes névjegylistájára, a program elküldi saját névjegyadatait a kérdéses személynek. Az elküldött adatok között szerepel a név, az azonosítást lehetővé tévő nyilvános titkosítási kulcsok, valamint a használatban lévő ügyfél- és továbbítóeszközök listája.

Ha a felhasználó új eszközre importálja felhasználói fiókját, a program a fiók minden identitásának adatait elküldi valamennyi, a fiókban azonosított felhasználó számítógépének, és ott menti azokat. Ez minden olyan felhasználóra vonatkozik, aki szerepel a felhasználó személyes névjegylistáján, illetve az összes olyan munkaterület tagjaira, amelynek a felhasználó tagja. Az identitás névjegyadatainak címzettjei értesítést kapnak, valahányszor a névjegyadatok módosulnak, ezenfelül megkapják a fiók összes identitásának névjegyadatait.

Munkaterületre történő meghívás elfogadása, csevegés kezdeményezése, felhasználó munkaterületre való meghívása, illetve exportált névjegyfájl küldése esetén a címzett a felhasználó identitásának összes névjegyadatát megkapja (ezek közé tartozik az identitás minden vCard-mezője, például a név, a cím és a telefonszámok).

Vissza a lap tetejére