A Microsoft Lync Web Scheduler webes program, amelyet Lync-értekezletek létrehozására használhat, ha nincs hozzáférése a Microsoft Outlookhoz, vagy nem Windows operációs rendszert használ. A Web Schedulerrel létrehozhat új értekezleteket, módosíthatja a meglévőket, és felkéréseket küldhet a kedvenc levelezőprogramjával.
A webes ütemezőbe a szervezet támogatási csoportjától kapott felhasználónévvel és jelszóval lehet bejelentkezni.
Tartalom
Lync-értekezlet létrehozása
A Lync-értekezletek lehetőséget nyújtanak online értekezletekre és konferenciahívásokra is. A résztvevők számítógéppel csatlakozhatnak, hogy megtekinthessék a bemutatót, illetve ha elég a hang, telefonon is bejelentkezhetnek az értekezletbe.
-
Nyissa meg a https://sched.lync.com webhelyet, és jelentkezzen be a webes ütemezőbe felhasználónevével és jelszavával.
-
Kattintson az Új értekezlet létrehozása lehetőségre.
-
A Tárgy mezőbe írja be az értekezlet tárgyát.
-
Az értekezlet helye maradhat Online értekezlet, de személyes résztvevők esetén felvehet egy helyszínt, például üléstermet is.
-
Írjon be egy rövid üzenetet vagy az értekezlet napirendjét az Üzenet mezőbe (választható).
-
A legördülő menüben jelölje ki az értekezlet időzónáját.
-
Válassza ki az értekezlet Kezdő és Befejező dátumát/időpontját.
-
Alapértelmezés szerint mindenki (beleértve a vállalatán kívüli személyeket is) kihagyhatja az előszobát, amely a személyek beengedésére vagy elutasítására szolgáló virtuális váróterem. A beállítások módosításáról Hozzáférés és Előadók című szakaszban olvashat bővebben.
-
Alapértelmezés szerint a szervezetétől meghívott valamennyi személy előadói engedélyekkel rendelkezik. A beállítások módosításáról Hozzáférés és Előadók című szakaszban olvashat bővebben.
-
A Résztvevők és hang csoport megfelelő mezőjében vegye fel a résztvevők nevét, pontosvesszővel (;) elválasztva egymástól.
-
A Névellenőrzés gombra kattintva ellenőrizheti, hogy megfelelőek-e a nevek. Külső meghívottak esetében írja be a teljes e-mail címet, például mailto:contoso@contoso.com.
Megjegyzés: A webes ütemező nem ellenőrzi a résztvevők és az üléstermek elérhetőségét.
-
Ha fiókja beállítása telefonkonferencia-szolgáltatóval történt, az értekezletre vonatkozó felkérés egy ingyenes hívószámot, egy nem ingyenes számot és résztvevőkódot tartalmaz. A résztvevők tetszés szerint használhatják a számítógép hangját vagy telefonon keresztül is részt vehetnek az értekezleten.
-
Kattintson a Mentés gombra.
Felkérés küldése értekezlet résztvevőinek
Az értekezletre vonatkozó felkérés az alábbi módszerek egyikével küldhető el:
Felkérések küldése levelezőprogrammal
Ezzel a módszerrel a webes ütemezőből másolja az értekezlet adatait és beilleszti az értekezletre szóló felkérésbe, amelyet bármely levelezőprogrammal létrehozhat.
Tipp: Az értekezlet adatait a webes ütemező részleteket tartalmazó lapján az Értekezlethez történő csatlakozás adatainak megtekintése lehetőségre kattintva is elérheti.
-
Amikor befejezte az értekezlet létrehozását, kattintson a Mentés gombra.
-
Megjelenik egy ablak az értekezlet adataival.
-
Emelje ki az értekezlet adatait, beleértve az értekezlet URL-címét, a telefonkonferencia számát és a konferencia azonosítóját.
-
Kattintson a jobb gombbal a szövegre, majd válassza a Másolás parancsot.
-
Nyisson meg egy tetszés szerinti levelezőprogramot, és hozzon létre egy szokásos értekezlet-összehívást.
-
Illessze be az online Lync-értekezlet (4. lépésben vágólapra másolt) adatait a felkérésbe.
-
Vegye fel a résztvevőket, ellenőrizze az értekezlet dátumát/időpontját, írja be az értekezlet napirendjét, és küldje el a felkérést.
Felkérések küldése az iCalendar segítségével
Az iCalendar lehetővé teszi, hogy a különböző levelezőrendszerek felhasználói naptáradatokat cseréljenek egymással. Az iCalendar-felkérés címzettjeinek olyan szoftverrel kell rendelkezniük, amellyel megnyithatnak értekezletre szóló felkéréseket, és válaszolhatnak azokra.
-
Az Értekezletek területen válassza ki a tárgy alapján az értekezletet, majd kattintson az Exportálás iCalendarként gombra.
-
Amikor a levelezőprogram kéri, kattintson a Megnyitás gombra.
Megjegyzés: Az iCalendar tartalmazza az értekezlet ütemezése során hozzáadott összes adatot, többek között az üzenetet, a résztvevőket, az értekezlet helyét, valamit dátumát és időpontját.
-
Amikor megnyílik a naptárbejegyzés, továbbítsa azoknak, akiket az értekezlet ütemezésekor résztvevőként hozzáadott.
-
A meghívottak ekkor levelezőprogramjukkal (például Outlook, Notes, iCal stb.) megnyithatják az iCalendar-fájlt.
Hozzáférés és Előadók
A Hozzáférés és előadók alapértelmezett beállításai optimálisak az általános csoportértekezletekhez. Az értekezlet beállításai testreszabhatók, hogy megfeleljenek a követelményeknek, az értekezlet típusának vagy a résztvevőknek.
Az értekezlet adatait tartalmazó lap Hozzáférés és Előadók csoportjában adja meg, hogy ki hagyhatja ki az előszobát, és ki csatlakozhat előadóként az értekezlethez.
Ki hagyja ki az előszobát?
|
Hozzáférési beállítások |
Eredmény |
Ajánlott, ha… |
|
Csak a szervező (zárolt) |
Csak a szervező hagyja ki az előszobát. Mindenki másnak az előszobában kell várakoznia a beengedésre. |
Nem szeretné, hogy az értekezlet előtt mások megtekintsék a tartalmat, vagy bizalmas információkat beszél meg. |
|
A vállalaton belül általam meghívottak |
Az előszobában kell várakozniuk a beengedésre azoknak a személyeknek, akik nem rendelkeznek a hálózatban fiókkal, illetve akik nem kaptak felkérést. |
Bizalmas adatokat beszél meg, és csak a vállalaton belüli adott személyeknek szeretné engedélyezni a csatlakozást. |
|
A vállalaton belüli személyek |
A hálózatban fiókkal nem rendelkező személyeknek az előszobában kell várakozniuk a beengedésre. |
Az összes résztvevő rendelkezik fiókkal a szervezet hálózatában, és nem bizalmas adatokat beszél meg. |
|
Mindenki, a vállalaton kívüli személyeket is beleértve |
Senki sem várakozik az előszobában. |
Külső résztvevőket hív meg, és nem bizalmas adatokat beszél meg. |
Fontos: Az értekezleten telefonon keresztül résztvevők automatikusan kihagyják az értekezlet előszobáját akkor is, ha az engedélyezve van.
Ki előadó?
|
Előadó beállításai |
Ki előadó? |
Ajánlott |
|
Csak a szervező |
Csak az értekezleteket ütemező személy. |
Olyan bemutatók esetében, ahol a résztvevőknek nem kell kezelniük az értekezlet tartalmát. Az értekezlet során további előadókat is kinevezhet. |
|
A vállalaton belüli személyek |
Mindenki, akit felkért, és fiókja van a hálózatban. |
Házon belüli csoportmunkamenetek esetében, ahol minden résztvevő megoszthatja és módosíthatja az értekezlet tartalmát. |
|
Mindenki, a vállalaton kívüli személyeket is beleértve (nincs korlátozás) |
Mindenki, akit felkér. |
A hálózatban fiókkal nem rendelkező személyekkel folytatott munkacsoportmenetek esetében. |
|
Az általam kiválasztottak |
Ön és az Ön által kiválasztott résztvevők. |
Több megadott előadóval rendelkező bemutatók esetében. |
Megjegyzés: Külső résztvevőket és a terjesztési listákat nem lehet felkérni Az általam kiválasztottak beállítással. Előadói szintű hozzáférést az ülésteremben adhat az előadóknak.
Bekapcsolódás értekezletbe
Az értekezletbe bejelentkezhet a felkérésben szereplő hivatkozást használva, vagy a webes ütemezőben a Bekapcsolódás értekezletbe fülre kattintva elindíthatja az értekezletet.
-
Az Értekezletek csoportban jelölje ki az értekezletet.
-
Az értekezlet adatait tartalmazó lapon kattintson a Bekapcsolódás értekezletbe fülre.
-
Megnyílik a Lync, és bejelentkezhet az értekezletbe.
Meglévő értekezletek megtekintése és szerkesztése
Az Ön által szervezett összes értekezletet megnézheti a webes ütemező Értekezletek lapján. Ügyeljen arra, hogy a webes ütemező csak azokat az értekezleteket sorolja fel, amelyeket Ön szervezett. Nem szerepelnek a listában azok, amelyekre felkérést kapott.
-
Jelöljön ki egy értekezletet az adatokat tartalmazó lapon, ahol az értekezlet rövid összegzése, műveleteket tartalmazó lapok és értekezletekre vonatkozó információk találhatók.
-
Kattintson a Szerkesztés gombra.
-
Végezze el a szükséges módosításokat, és kattintson a Mentés gombra.
-
Kattintson az OK gombra a sikeres végrehajtásról szóló értesítésben, és ellenőrizze a módosított információkat.
Fontos: Értekezlet frissítésekor kézzel el kell küldenie a frissített adatokat a meghívottaknak. A webes ütemező nem frissíti automatikusan a naptárt.
-
Ha az iCalendarrel küldte el a felkéréseket, az Exportálás iCalendarként lehetőségre kattintva nyissa meg újból a felkérést, és küldjön egy frissítést.
-
Ha a Lync-értekezlet adatait egy szokásos értekezletfelkérésbe másolta, nyissa meg a felkérést, frissítse az értekezlet új adataival, és küldje el újból a résztvevőknek.
Értekezlet törlése vagy megszakítása
Az értekezletek 14 nappal az ütemezett befejezési idő után lejárnak, de törölhet is egy értekezletet, ha ki szeretné üríteni a webes ütemezőt, vagy le szeretne mondani egy értekezletet.
-
Az Értekezletek lapon jelölje ki a törlendő értekezletet.
-
Az értekezlet adatait tartalmazó lapon kattintson az Értekezlet törlése fülre.
-
A megerősítést kérő párbeszédpanelen kattintson az Igen gombra.
Fontos: A résztvevőknek értesítést kell küldenie a lemondásról, mert a webes ütemező nem frissíti automatikusan a naptárt.
-
Ha a felkéréseket az iCalendarrel küldte el, nyissa meg a felkérést, és kattintson a Mégse gombra. Ezzel egy lemondási értesítőt küld a címzetteknek.
-
Ha a Lync-értekezlet adatait egy szokásos értekezletfelkérésbe másolta, nyissa meg a felkérést, és a Mégse gombra kattintva küldje el a lemondási értesítőt a meghívottaknak.
