Az Office-alkalmazásokkal PDF-formátumba mentheti vagy konvertálhatja a fájljait, így megoszthatja, illetve ki is nyomtathatja őket. És ehhez semmilyen más szoftverre vagy bővítményre nincs szüksége.
Használjon PDF-formátumot, ha szeretné, hogy a fájlok:
-
a legtöbb számítógépen ugyanúgy nézzenek ki,
-
kisebb méretűek legyenek,
-
megfeleljenek valamely iparági szabvány szerinti formátumnak.
Ilyenek például az önéletrajzok, a jogi dokumentumok, a hírlevelek, az elolvasni (nem szerkesztett) és kinyomtatni kívánt fájlok, valamint a professzionális nyomtatásra szánt fájlok.
Fontos:
-
Számos program, köztük a Microsoft Word is képes PDF-fájlokat megnyitni és szerkeszteni. Ha egyszerűen megoszt valamit PDF-ként, az nem elegendő annak biztosításához, hogy a címzett ne szerkessze a fájlt.
-
Amikor PDF-fájllá alakítja a számolótáblát, a számolótábla belső hivatkozásai elvesznek az átalakítás során, ezért ellenőrizni kell a hivatkozásokat. A más forrásokra mutató külső hivatkozások azonban rendben lesznek.
Részletes útmutatóért válasszon az Office-programok közül a legördülő listában.
-
Nyissa meg a PDF formátumban közzétenni kívánt táblázatot vagy jelentést.
-
A Külső adatok lap Exportálás csoportjában válassza a PDF vagy az XPS lehetőséget.
-
A Fájlnév mezőbe írja be vagy válassza ki a dokumentum nevét.
-
A Fájltípus listában válassza a PDF (*.pdf) lehetőséget.
-
Ha a dokumentum magas nyomtatási minőséget igényel, válassza a Standard (online közzététel és nyomtatás) lehetőséget.
-
Ha a fájlméret fontosabb a nyomtatási minőségnél, válassza a Minimális méret (online közzététel) lehetőséget.
-
-
Válassza a Beállítások lehetőséget a nyomtatandó oldal beállításához, a korrektúra nyomtatásának kiválasztásához, valamint a kimeneti beállítások kiválasztásához. Válassza az OK gombot .
-
Válassza a Közzététel lehetőséget.
-
Ha a fájlt korábban mentette, válassza a Fájl > Másolat mentése lehetőséget.Ha a fájl nincs mentve, válassza a Fájl > Mentés másként lehetőséget.
-
A Tallózás gombra kattintva válassza ki a számítógépen azt a helyet, ahová menteni szeretné a fájlt.
-
A legördülő listában válassza a PDF lehetőséget.
-
Válassza a Save (Mentés) lehetőséget.
A PDF testreszabásához válassza a További beállítások > Beállítások lehetőséget .
-
Ha csak a dokumentum egyes oldalairól szeretne PDF-fájlt készíteni, válasszon egy lehetőséget az Oldaltartomány területen.
-
Ha korrektúrát szeretne belefoglalni a PDF-fájlba, a Közzététel mit területen válassza a Korrektúrát megjelenítő dokumentum lehetőséget. Ellenkező esetben győződjön meg arról, hogy a Dokumentum lehetőség van kiválasztva.
-
Ha könyvjelzőket szeretne létrehozni a PDF-fájlban, válassza a Könyvjelzők létrehozása a következővel lehetőséget. Ezután válassza a Címsorok lehetőséget, vagy ha könyvjelzőket adott hozzá a dokumentumhoz, Word Könyvjelzők lehetőséget.
-
Ha dokumentumtulajdonságokat szeretne belefoglalni a PDF-fájlba, győződjön meg arról, hogy a Dokumentumtulajdonságok beállítás be van jelölve.
-
Annak érdekében, hogy a képernyőolvasó szoftverek könnyebben olvassák a dokumentumot, válassza a Dokumentumszerkezeti címkék a kisegítő lehetőségekhez lehetőséget.
-
ISO 19005-1 szabványnak megfelelő (PDF/A) A beállítás használatakor az eredményül kapott PDF-dokumentum az 1.7-es PDF-verziót használja, amely egy archiválási szabvány. A PDF/A szabvány gondoskodik arról, hogy a dokumentum ugyanúgy nézzen ki akkor is, amikor később egy másik számítógépen nyitják meg.
-
Bitképszöveg, ha a betűtípusok nem ágyazhatók be Ha a betűtípusok nem ágyazhatók be a dokumentumba, a PDF formátum a szöveg bitképeinek használatával éri el, hogy a PDF-dokumentum ugyanolyan legyen, mint az eredeti. Ha nem jelöli be a jelölőnégyzetet, és a fájlban be nem ágyazható betűtípus van, akkor a PDF-olvasó más betűtípust használhat.
-
A dokumentum titkosítása jelszóval Ha azt szeretné, hogy csak a jelszóval rendelkező személyek tudják megnyitni a PDF-fájlt, jelölje be ezt a jelölőnégyzetet. Ha az OK gombot választja, Word megnyitja a PDF-dokumentum titkosítása mezőt, ahol beírhatja és újra beírhatja a jelszót.
PDF-tartalom megnyitása és másolása a Word alkalmazással
A PDF-ek tartalmának bármely részét kimásolhatja, ha megnyitja azt a Wordben.
Lépjen a Fájl > Nyissa meg , és tallózással keresse meg a PDF-fájlt. A Word megnyitja a PDF-tartalmat egy új fájlban. A fájl tartalmának bármely részét kimásolhatja, beleértve a képeket és a diagramokat is.
Ha PDF-fájlként szeretné menteni a fájlt Mac Office, kövesse az alábbi egyszerű lépéseket:
-
Válassza a Fájl lehetőséget.
-
Válassza a Mentés másként lehetőséget.
-
Válassza az ablak alján található Fájlformátum lehetőséget.
-
Válassza a PDF elemet az elérhető fájlformátumok listájából.
-
Nevezze el a fájlt, ha még nem rendelkezik ilyen névvel, majd válassza az Exportálás lehetőséget.
Megjegyzés: Ha a Best for printing (Legjobb nyomtatáshoz) lehetőséget használja, előfordulhat, hogy a hivatkozások konvertálása nem megfelelő. Ez egy ismert probléma a Mac Word.
Fontos:
-
Az Online Service használatakor csak az a betűtípus használható, amelyet a Microsoft jogosult használni. Ha a dokumentáció egyéni betűtípust tartalmaz, a program lecseréli, és problémákat okozhat. Ez elkerülhető, ha beágyazza a betűtípusokat a dokumentumba.
-
További információ a betűtípusok beágyazásáról:
A Word, a PowerPoint és a Webes OneNote segítségével PDF-fájllá alakíthatja a dokumentumot.
-
Válassza a Fájl > Nyomtatás > Nyomtatás lehetőséget (a PowerPointban három formátum közül választhat).
-
A Nyomtató legördülő menüben válassza a Mentés PDF-ként , majd a Mentés lehetőséget.
-
Ezután a megnyíló Explorer menüben elnevítheti a PDF-fájlt, és kiválaszthatja, hogy hová szeretné menteni, majd válassza a Mentés lehetőséget.
A paranccsal egy olyan egyszerű PDF-et hozhat létre, amely megőrzi az eredeti dokumentum elrendezését és formátumát.
Ha nagyobb mértékben szeretné szabályozni a PDF-fájl beállításait, például könyvjelzők hozzáadását, az asztali alkalmazással PDF-fájllá alakíthatja a dokumentumot. Válassza a Megnyitás asztali alkalmazásban lehetőséget a PowerPoint és a OneNote eszköztárán az asztali alkalmazás használatának megkezdéséhez, majd a Word válassza a Szerkesztés legördülő menüt, majd a Megnyitás asztali alkalmazásban lehetőséget.
Ha nem ön az asztali alkalmazás tulajdonosa, kipróbálhatja vagy megvásárolhatja a Microsoft 365-öt.
Ha iOS rendszeren szeretné exportálni Word dokumentumát vagy Excel-munkafüzetét PDF formátumba, koppintson a bal felső sarokban lévő Fájl gombra, válassza az Exportálás, majd a PDF lehetőséget.
A PDF (Portable Document Format)olyan fájlformátum, amely megőrzi a dokumentum formázását, és lehetővé teszi a fájl megosztását. A PDF formátumú fájlok az online megtekintéskor, illetve a nyomtatáskor megőrzik a kívánt formátumot. A PDF formátum szintén hasznos, ha a dokumentumot nyomdai úton kívánja előállítani. A PDF formátumot számos ügynökség és szervezet érvényes formátumként fogadja el, és az XPS-nél szélesebb körű platformválasztékon elérhetők a megjelenítői.
Az XPS (XML Paper Specification) olyan fájlformátum, amely megőrzi a dokumentum formázását, és lehetővé teszi a fájl megosztását. Az XPS formátum biztosítja, hogy a fájl online vagy nyomtatott formátumban való megjelenítésekor a program pontosan megőrzi a kívánt formátumot, és a fájlban lévő adatok nem változtathatók meg könnyen.
Fontos: A legtöbb modern webböngésző meg tudja nyitni és megjelenítheti a PDF-fájlokat. Ha azonban régebbi operációs rendszerrel rendelkezik, előfordulhat, hogy az eszközön telepítve kell lennie egy PDF-olvasónak, például az Adobe Systemsben elérhető Acrobat Readernek.
