A terjesztési listák csak arra szolgálnak, hogy kényelmesen küldhessen e-mailt vagy értekezletre szóló meghívót egyszerre sok személynek. Az Outlookban létrehozott csoportok amellett, hogy alkalmasak erre az egyszerű feladatra, az alábbi képességek között megosztott tagság révén sokkal több értéket nyújtanak:
-
Megosztott postaláda – ebben e-mail-beszélgetéseket folytathatnak a tagok. A postaládának van egy e-mail-címe, és beállítható úgy, hogy a csoporton kívüli, sőt akár a szervezeten kívüli feladóktól is fogadja az üzeneteket – lényegében úgy, mint egy hagyományos terjesztési lista.
-
Megosztott naptár – ebben a csoporttal kapcsolatos események ütemezhetők.
-
SharePoint-dokumentumtár – központi hely a csoport számára fájlok tárolásához és megosztásához.
-
Megosztott OneNote-jegyzetfüzet – segíti az ötletek, kutatási eredmények és információk összegyűjtését.
-
SharePoint-csapatwebhely – itt központi helyen tárolhatók a csoporttal kapcsolatos információk, hivatkozások és tartalmak.
-
Planner – segíti a projekttevékenységeknek a csoporttagok közötti elosztását és kezelését.
Ezen erőforrások egyikét sem kell manuálisan létrehoznia. A csoport létrehozásakor a program automatikusan létrehozza őket, és ki is osztja a szükséges engedélyeket a csoporttagoknak, hogy azonnal használni kezdhessék az erőforrásokat bárhonnan: a felhőben, asztali gépen vagy akár mobileszközön.
