Microsoft 365-csoportok az Outlookban hatékony megoldást kínál a vállalaton belüli és kívüli személyekkel folytatott kommunikációra és együttműködésre. Létrehozhat egy csoportot a beérkezett üzenetek, a naptár, a OneDrive, a SharePoint-webhely, a OneNote-jegyzetfüzet és egyebek megosztásához. A vállalaton kívüli vendégeket is meghívhat, hogy ugyanazokkal az erőforrásokkal működhessenek együtt.
Amikor létrehoz egy Microsoft 365-csoport, az Outlook automatikusan létrehoz egy megosztott Outlook beérkezett üzeneteket, megosztott naptárt és egy dokumentumtárat a fájlokon való együttműködéshez. Microsoft-csapatot is létrehozhat, és feladatokat integrálhat a Plannerrel a Teamsben. Nem kell aggódnia amiatt, hogy az összes erőforráshoz manuálisan rendel engedélyeket, mert ha tagokat ad hozzá a csoporthoz, az automatikusan megadja nekik a csoport által biztosított eszközökhöz szükséges engedélyeket.
Microsoft 365-csoportok biztosít a tagoknak a következő elemet:
-
Megosztott postaláda – Ahol a hagyományosan a terjesztési listákban folytatott kommunikáció zajlik. Ez a megosztott postaláda teljesen kereshető, így a csoport üzeneteinek élő archívumaként használható. A csoport új tagjai kereshetnek vagy visszagörgethetnek az előzményekben, hogy gyorsan megtalálják a csoportban korábban közzétett információkat. Lásd: E-mail küldése egy csoportnak az Outlookban.
-
Megosztott fájlok tára – Csoportja rendelkezik egy SharePoint-fájltárral, hol a felhasználók tárolhatják, megoszthatják és közösen használhatják a dokumentumokat, munkafüzeteket, bemutatókat, képeket és mindenféle más szükséges fájlt. Lásd: Fájlok megosztása csoporttal az Outlookban.
-
Megosztott naptár – Csoportja kap egy megosztott naptárt, hogy a csoporttal kapcsolatos eseményeket közzétehessék. A csoportra feliratkozott minden tag automatikusan meghívást kap a naptárban közzétett eseményekre, így ha szeretnék, azok az események is megjelennek a személyes naptáraikban. Lásd: Csoportnaptár használata az Outlookban események ütemezéséhez és szerkesztéséhez.
-
Megosztott OneNote-jegyzetfüzet – A csoportnak automatikusan a rendelkezésére áll egy megosztott OneNote-jegyzetfüzet, ahol a csoporttagok összegyűjthetik és közösen használhatják az információkat. Számos csoport a jegyzetfüzet segítségével hoz létre egy, a gyakori kérdéseket és egyéb forrásokat tartalmazó élő wikilapot.
-
Vendéghozzáférés – Korábban is felvehetett külső partnereket a terjesztési csoportokba, de mindössze e-maileket kaphattak. A csoportokkal vendéghozzáférést nyújthat az e-mail-beszélgetésekhez, fájlokhoz, sőt a megosztott OneNote-jegyzetfüzethez. Lásd: Csoportok használata vendégként az Outlookban.
-
A tartalom felderíthető – Az Outlook csoportjai alapértelmezés szerint nyilvánosak, ami azt jelenti, hogy a szervezet más tagjai könnyen felfedezhetik és csatlakozhatnak a csoporthoz, illetve áttekinthetik a csoportban lévő anyagokat. Ha a csoport tartalma érzékenyebb, átválthat privátra, amely elrejti a tartalmat a nem tagok elől, és megköveteli a csoport tulajdonosától, hogy hagyja jóvá a csatlakozási kérelmeket.
-
Önkiszolgáló létrehozás – Az informatikai részlegnek nem kell lebosszannia a felhasználóktól a csoportok létrehozására vonatkozó kérések miatt. A felhasználók szükség szerint létrehozhatják a saját csoportjaikat. Ha szabályozni szeretné, hogy a szervezet mely felhasználói hozhatnak létre csoportokat, olvassa el a következő témakört: Annak kezelése, hogy ki hozhat létre Microsoft 365-csoportok.
A csoportok felügyelete
Microsoft 365 számos hasznos eszközt és képességet kínál a csoportok egyszerűbb kezeléséhez és felügyeletéhez.
Tipp: Könyvjelző Microsoft 365-csoportok – gyakori feladatok a csoportlétrehozás, a delegálás, az e-mail-kezelés, az e-mail-forgalom, a visszaállítás és a hasznos parancsfájlok rendszergazdai adatainak egyszerű eléréséhez.
A címtár felügyelete minden rendszergazda számára fontos. Íme néhány eszköz, Microsoft 365 kínál, hogy megkönnyítse az alábbiakat:
-
Elnevezési szabályok – Az elnevezési szabályok segítségével megadhatja, hogy melyek az elfogadható és elfogadhatatlan nevek a csoporthoz. Ezzel megelőzhető, hogy a felhasználók profán vagy tiltott neveket adjanak a csoportoknak. Emellett előírhatja a vállalat szokásos elő- vagy utótagjának használatát a csoportnevekben.
Dinamikus tagság – A dinamikus tagság lehetővé teszi a csoporttagság beállítását szabály alapján, amely az Active Directoryban szereplő metaadatok (például részleg vagy szerepkör) alapján vesz fel vagy távolít el csoporttagokat. A dinamikus tagság létrehozásával kapcsolatos további információkért lásd: Attribútumok használata speciális szabályok létrehozásához .
-
Rejtett tagság – Ha bizonyos okokból szeretné a csoport tagságát bizalmasan tartani (mert például a tagok diákok), elrejtheti a tagságot a külső felek elől.
-
Engedélyek létrehozása – Előfordulhat, hogy a szervezetében bizonyos személyeknek nem szeretné engedélyezni új csoportok létrehozását. Számos módszer áll rendelkezésére a létrehozási engedélyek kezelésére a címtárában. Lásd: A Microsoft 365-csoportok létrehozásának kezelése.
-
Auditnaplók – Nagyobb megbízhatósággal engedélyezheti a felhasználóknak a csoportok létrehozását és a csoporttagság kezelését, mivel Microsoft 365 csoportok auditnaplói segítségével nyomon követheti, hogy ki hozott létre vagy törölt egy adott csoportot, vagy módosította a csoport tagságát. Lásd: Keresés az auditnaplóban a Microsoft 365 Biztonsági & Megfelelőségi központban.
A Kézbesítés kezelése funkció több módszert biztosít annak kezeléséhez, hogy a csoport hogyan küldjön vagy fogadjon üzeneteket. Emellett az adott üzenetek áramlásának figyelésére is tartalmaz eszközöket. További információt a Microsoft 365-csoportok – gyakori feladatok című témakörben talál.
-
Küldés mint vagy Küldés más nevében – Ezek a beállítások lehetővé teszik adott felhasználóknak e-mailek küldését, mintha a csoport tagjai lennének, illetve a csoport nevében küldenék.
-
Feladókorlátozások – Ezek a beállítások lehetővé teszik, hogy szabályozza, ki küldhet üzeneteket a csoportnak. A csoport beállítható az e-mailek engedélyezésére külső felektől, de előfordulhat, hogy ezt szeretné adott külső felekre korlátozni.
-
Külső felhasználó támogatása – A vendégek meghívásával a csoportba felveheti őket a csoport e-mail-beszélgetéseibe. A vendégek felvételéről további információt a Vendégek hozzáadása csoportokhoz az Outlookban című témakörben talál.
-
Átviteli szabályok – Az átviteli szabályok az Exchange-kiszolgálóhoz hasonlóan a csoportok esetén is működnek. A szabályok segítségével megkereshet adott feltételeket teljesítő üzeneteket, majd műveleteket hajthat végre az üzeneteken.
-
E-mail-tippek – Az e-mail-tippek a felhasználóknak üzenetírás közben megjelenő tájékoztató üzenetek. Ezek segítségével csökkenthető a sikertelen kézbesítésekről szóló jelentések száma, mivel a felhasználót lehet figyelmeztetni, ha az üzenetet valószínűleg külső partnereknek küldi, illetve túllépi az üzenetekre vonatkozó kvótákat.
-
Több proxykiszolgálói cím – A csoportoknak a felhasználói postaládákhoz hasonlóan több aliase is lehet. A további proxykiszolgálói címek hasznosak lehetnek a többi aliascímre küldött üzenetek fogadásakor, mivel megkönnyítik a hosszú vagy nehezen kiejthető nevű csoportok elérését. További információ: A Microsoft 365-csoportok létrehozásakor használandó tartomány kiválasztása
-
Maximális küldési/fogadási méret – E kvóták segítségével csökkenthető a csoport fogadási (vagy küldési) hibája a nagy méretű üzenetek esetén a tárolási és sávszélesség-követelmények jobb kezelése érdekében.
Microsoft 365 a csoportban megosztott tartalomtípus kezelésére is biztosít néhány eszközt. További információt a Microsoft 365-csoportok – gyakori feladatok című témakörben talál.
-
Használati irányelvek – Meghatározhat használati irányelveket Microsoft 365 csoportok számára, hogy megismertethesse a felhasználókat azokkal az ajánlott eljárásokkal, amelyek segítenek a csoportok hatékony megőrzésében és a belső tartalomszabályzatok megismerésében.
-
Adatbesorolás – Létrehozhat egy testreszabható adatbesorolási rendszert Microsoft 365 Csoportok számára, amely lehetővé teszi a csoportok szabályzattípus szerinti elkülönítését (például "besorolatlan", "vállalati bizalmas" vagy "szigorúan titkos"). Ily módon a csoportok a szervezet más tartalmainak szabályzatait is kiállíthatják. A bővíthető szabályzat lehetővé teszi a szervezet számára egy olyan végpont konfigurálását, amelyet a rendszer meghív egy csoport létrehozásakor vagy módosításakor, majd saját szabályzatokat implementálhat a csoportlétrehozáshoz vagy -módosításhoz.
Minden olyan Microsoft 365-előfizetésben létre lehet hozni csoportokat, amelynek része az Exchange Online és a SharePoint Online. Ilyenek a Vállalati alapverziós és a Vállalati prémium verziós csomagok, valamint a Nagyvállalati E1, E3 és E5 csomagok.
Ha olyan csomagot használ, amelyben csak az Exchange szerepel, használhatja az Outlook-csoportok megosztott postaláda és megosztott naptár funkcióit, de nem fér hozzá a dokumentumtárhoz, a Plannerhez, vagy a többi lehetőséghez.
A felhasználók időnként nem örülnek a változásoknak, ezért fontos ismertetni a terjesztési listáin még megtalálható tagokkal, hogy mi várható. Az alábbi információkat érdemes szerepeltetni az üzenetben, néhány hasznos válasszal együtt:
Mik azok a csoportok az Outlookban?
Microsoft 365 csoportok az Outlookban egyetlen együttműködési megoldást jelentenek azoknak a csapatoknak/csoportoknak, amelyek egységesen, könnyen megtalálható módon szeretnék megosztani a vitafórumokat, fájlokat, naptárakat és jegyzeteket. Valószínűleg az egyedüli jó megoldás, hogy a csoport Beérkezett üzenetek mappája tárolja a vitafórumok előzményeit, megkönnyítve ezzel a keresést a korábbi vitafórumokban.
További információt a Csoportok felület az Outlookban című témakörben talál.
Miért módosítjuk ezt?
A felhasználók gyakran kérték, hogy lehessen keresni a terjesztési listákon közzétett üzenetekben, hogy megtalálják a múltban megvitatott kérdéseket. A terjesztési listák csoportokra frissítése azt jelenti, hogy a felhasználóknak nem kell megkérdezniük és megválaszolniuk ugyanazokat a kérdéseket újra meg újra.
Az új csoport tartalmazni fog egy naptárt a csoporteseményekhez, egy megosztott fájlak tárát és egy OneNote-jegyzetfüzetet, ahol együttműködhetünk és a jövőbeli hivatkozás céljából összegyűjthetjük az információkat.
Kell bármit tennem a csoporthoz való csatlakozáshoz, ha már a terjesztési lista tagja voltam?
Nem. Ha a terjesztési lista tagja volt, automatikusan az új csoport tagja lesz.
Hogyan érem el az új csoportot az Outlookban? Mi a helyzet a Webes Outlookkal?
Ha el szeretné érni az új csoportot az Outlookban, egyszerűen keresse meg a Csoportok kategóriát a bal oldalon a navigációs ablak alján. Ha gyakran használja ezt a csoportot, érdemes a jobb gombbal kattintani, majd a Megjelenítés a kedvencekben parancsra kattintva kedvencként rögzítenie azt.
Emellett minden mobilplatformon (iOS, Android stb.) ingyenes mobilügyfelek érhetők el Microsoft 365 csoportokhoz, így útközben is könnyen elérheti a csoportot.
Nem tudok csak e-mailt kapni?
Igen, természetesen. A terjesztési listához használt e-mail-alias a csoporthoz is működni fog az Outlookban.
Továbbá…
Ne feledje el tájékoztatni őket erről a módosításról, és hogy kihez fordulhatnak a további kérdésekkel.
A Microsoft nem biztosít eszközt a megosztott postaládák Microsoft 365-csoporttá való átalakításához, vagy fordítva. A terjesztési listákat azonban Frissítheti Microsoft 365-csoportokra. Ez nagyszerű módja annak, hogy a szervezet terjesztési listái a Microsoft 365-csoportok összes funkcióját és funkcióját megadják. További információt a Microsoft 365-csoportok – gyakori feladatokcímű témakörben talál.
Mely terjesztési listák nem frissíthetők Microsoft 365-csoportokra?
Csak a felhőalapú, egyszerű, nem beágyazott terjesztési listák frissíthetők Microsoft 365-csoportokra. Lásd: A terjesztési listák nem frissíthetők Microsoft 365-csoportokra.
Miután frissítette a terjesztési csoportot egy Microsoft 365 csoportra, érdemes lehet elvégeznie néhány követési feladatot, hogy zökkenőmentesen működjön.
-
Utókövetés a felhasználókkal – A frissítés befejezését követően azonnal kérdezze meg őket, majd néhány nap elteltével újból. Ha úgy látják, hogy figyel rájuk, és válaszol a felmerülő kérdéseikre, hosszú távon biztosíthatja, hogy elégedettek legyenek és megbarátkozzanak a módosítással.
-
Az előjegyzési jelentések monitorozása – A Microsoft 365 Rendszergazda portálon néhány jó jelentésből megtudhatja, hogy hány felhasználó használja a csoportot, milyen gyakran és milyen funkciókat használ. Ezek a jelentések segítenek az utókövetés és a felhasználói képzés megtervezésében, valamint kiemelik, hogy a felhasználók számára milyen területen használható a legjobban az új csoport. Lásd: Tevékenységjelentések a Microsoft 365 Felügyeleti központ.
-
A tapasztalatok megosztása – Tájékoztassa a többi csapatot a vállalatnál arról, hogy frissítette a terjesztési csoportot, és hogy milyen lépéseket tett annak érdekében, hogy sikeres legyen! Az információk megosztásával segíti a többi csapatot abban, hogy kövessék a példáját, és ők maguk is sikeresen frissítsenek.
Kérdései vannak a Microsoft 365-csoportok kapcsolatban? Látogasson el a Microsoft 365-csoportok Technikai Közösségbe.
Tipp: Alapértelmezés szerint minden felhasználó létrehozhat Microsoft 365-csoportokat. További információ: A Microsoft 365-csoportok létrehozására jogosultak kezelése.
Számos különböző eszközből hozhat létre Microsoft 365-csoportok, többek között Outlook, Webes Outlook, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams. Az, hogy melyik eszközből indul ki, attól függ, hogy milyen csoporttal dolgozik. A Microsoftnál például általában Outlook kezdjük, amikor e-mailek és naptárak köré rendezett csoportot hozunk létre. Ha a csoport vállalati szintű kommunikációra irányul, általában Viva Engage kezdjük. A csevegésalapú együttműködéshez a Microsoft Teamsből indítjuk el a csoportot.
A szervezeten kívüli személyek nem láthatják és nem érhetik el sem a nyilvános csoportokat, sem a privát csoportokat. Akiket kifejezetten meghívtak vendégnek, azok kivételt képeznek ez alól a szabály alól. További információt a Vendégek hozzáadása csoportokhoz az Outlookban című témakörben talál.
Tulajdonosok, tagok és vendégek kezelése
A csoporttulajdonosok a csoport moderátorai. Felvehetnek vagy eltávolíthatnak tagokat, és olyan egyedi engedélyekkel rendelkeznek, amelyekkel például törölhetnek beszélgetéseket a megosztott postaládából, vagy módosíthatják a csoport különböző beállításait. A csoporttulajdonosok átnevezhetik a csoportot, frissíthetik a leírást vagy a képet stb. Ha ismeri a SharePoint-szerepköröket, akkor a csoport tulajdonosa webhelycsoportgazda.
Tipp: Javasoljuk, hogy egy csoportnak lehetőség szerint legalább két tulajdonosa legyen. Így, ha az egyik tulajdonos nem érhető el, a másik továbbra is végezhet módosításokat a csoportban.
A csoporttagok a szervezet normál felhasználói, akik a csoportot együttműködési célra használják. A csoport minden eleméhez hozzáférhetnek, de nem módosíthatják a csoport beállításait. A SharePoint világában ők a webhelytagok. A csoporttagok hozzáadásáról és eltávolításáról további információt a Csoportok tagjainak hozzáadása, szerkesztése és eltávolítása az Outlookban című témakörben talál.
A vendégek a csoporttagokhoz hasonlóak, de a szervezeten kívüli felhasználók. Alapértelmezés szerint a felhasználók meghívhatnak vendégeket, hogy csatlakozzanak a csoporthoz, és Ön szabályozhatja ezt a beállítást. További információ: Vendégek hozzáadása csoportokhoz az Outlookban.
A Microsoft Teams használata állandó, csevegésalapú munkaterülethez
A Microsoft Teams kiválóan használható a csoporttal való kapcsolattartásra. A Microsoft Teams segítségével csapata belső információáramlását javíthatja – ez egy olyan maradandó csevegőalapú munkaterület, ahol kötetlen, valós idejű beszélgetések folyhatnak egy-egy témára koncentrálva vagy meghatározott részcsoportokon belül. Bár a Teams-integráció nem jön létre automatikusan, egyszerűen létrehozhat egy Teams-csoportot a Microsoft 365-csoport alapján.
Miután egy csoport teljesítette a rendeltetését, törölheti a csoportot, ha rendszer-erőforrásokat szeretne felszabadítani, vagy ha nem szeretné, hogy a csoport a listákban vagy máshol megjelenjen. További információt a Csoport szerkesztése vagy törlése az Outlookban című témakörben talál. Ha nem szeretné manuálisan törölni az elavult csoportokat, a rendszergazda lejárati házirendeket állíthat be, amelyek hatására a régi csoportok lejárnak, és meghatározott idő elteltével automatikusan törlődnek. Lásd még: Microsoft 365-csoportlejárati szabályzat.
A Microsoft 365-csoportok kiépítésének három elsődleges modellje van: Open, IT-led vagy Controlled. Mindegyiknek megvan a maga előnye.
|
Típus |
Előnyök |
|---|---|
|
Nyílt (alapértelmezett) |
A felhasználók anélkül hozhatják létre a szükséges saját csoportjaikat, hogy várakozniuk kellene az informatikai részlegre. |
|
IT-részleg által vezetett |
A felhasználóknak a csoportok létrehozásához az informatikai részleghez kell fordulniuk. Az informatikai részleg segítséget nyújthat nekik az igényeinek leginkább megfelelő együttműködési eszközök kiválasztásában. |
|
Szabályozott |
Csoportlétrehozás adott személyekre, csapatokra vagy szolgáltatásokra korlátozódik (lásd: Annak szabályozása, hogy ki hozhat létre Microsoft 365-csoportok) |
Ha szabályozni szeretné a Microsoft 365-csoportok elnevezését, az elnevezési házirenddel kényszerítheti a csoportneveket, hogy megfeleljenek bizonyos szabványoknak, beleértve az előtagokat és az utótagokat, valamint letilthatja a kifogásolható neveket. További információt A Microsoft 365-csoportok elnevezési házirendje című cikkben talál.
Minden csoportnak van legalább egy tulajdonosa, aki jogosult arra, hogy felvegye és eltávolítsa a tagokat, illetve bizonyos mértékig gondozza a csoportot és tartalmát. Ha egy csoport tulajdonosa (vagy tulajdonosai) bármilyen okból elhagyják a szervezetet, a rendszergazda új tulajdonost rendelhet a csoporthoz.
Ha rendelkezik Exchange Online rendszergazdai engedélyekkel, a csoportokat a Microsoft 365 Rendszergazda Centerből (lásd: Csoporttagság kezelése a Microsoft 365 Felügyeleti központ) vagy a PowerShellből (lásd: Microsoft 365-csoportok kezelése) a PowerShell-lel.
Elérkezhet az idő, hogy törölni szeretne egy csoportot a bérlői fiókjából. A csoportok törléséről további információt a Csoport törlése az Outlookban című témakörben talál. Ha véletlenül törölnek egy csoportot, a rendszergazdák legfeljebb 30 napig visszaállíthatják a csoportot. Lásd: Törölt Microsoft 365-csoport visszaállítása.
Ha a Microsoft 365-csoportok életciklusának automatizáltabb kezelését részesíti előnyben, lejárati szabályzatokkal adott időközönként lejárati szabályzatokat használhat a csoportok lejáratához. A csoport tulajdonosai 30, 15 és 1 nappal a csoport lejárata előtt kapnak egy e-mailt, amely lehetővé teszi számukra, hogy szükség esetén egyszerűen megújítsák a csoportot. Lásd: Microsoft 365-csoportlejárati szabályzat.
-
Microsoft 365-csoport nevében történő küldés engedélyezése a tagok számára
-
Webhely címének, leírásának, emblémájának és webhelyinformációs beállításainak módosítása
A Microsoft 365-csoportok korlátai
A csoportkorlátokat a rendszergazdáknak szánt Microsoft 365-csoportok áttekintésében találja.
Ha az Azure Active Directory Connect eszköz „Csoportvisszaírás“ funkcióját kívánja használni, a maximális hossz 448 karakter a "Leírás" attribútummal.
A SharePoint Online-tárterületről további információt a SharePoint Online korlátai című témakörben talál.
Az Microsoft 365-csoportok kezelése hatékonyabb akkor, ha műveletek indítására alkalmas információkkal rendelkezik a Csoportok használatával kapcsolatban. A Microsoft 365 Rendszergazda Center egy jelentéskészítő eszközzel rendelkezik, amely lehetővé teszi olyan információk megtekintését, mint a tárterület használata, az aktív csoportok hány csoportja, és még az is, hogy a felhasználók hogyan használják a csoportokat. További információ: Microsoft 365-jelentések a felügyeleti központban .
Microsoft 365-csoportok számos eszközt biztosít a megfelelőséghez, az információvédelemhez és az elektronikus feltáráshoz.
