A SharePoint lehetővé teszi a szervezetek számára, hogy kész kijelzők és alkalmazások használatával megoldást találjanak a gyakori üzleti problémákra. Az egyedi üzleti forgatókönyvek határozzák meg a használni kívánt webhely és kijelzők típusát.
Tekintse át az alábbi példatörténetet, ha többet szeretne megtudni a webhely-létrehozási folyamatról. A történetekből megtudhatja, hogyan működhetnek együtt a különböző típusú szerepkörök és részlegek a szervezeten belül a felhasználók és az üzleti célkitűzések igényeinek kielégítéséhez. Megismerheti a webhely-létrehozási fázisokat – a tervezést, a létrehozást és a felügyeletet –, valamint az egyes szakaszokban lévő tevékenységek típusait. Ezután kezdje el létrehozni a SharePoint-webhelyet.
A gyors kezdéshez fontolja meg a Projektkezelési webhely sablonjának használatát és testreszabását.
További inspiráló források:
-
A SharePoint-megjelenési könyvben lehetséges lehetőségek megtekintése
-
Részletes webhely-létrehozási utasítások lekérése irányított bemutatókkal
-
További információ a SharePoint-webhelyek létrehozásáról
Forgatókönyv: A termékcsapatnak létre kell hoznia egy megosztott és biztonságos helyet a dokumentumok tárolásához, az állapotfrissítések megosztásához és a kommunikációhoz
Megan egy projektmenedzser, aki egy olyan csapat vezetéséért felelős, amely a következő 6 hónapban új termék kiadásán dolgozik. Tudja, hogy szüksége van egy helyre a csapatdokumentumok tárolásához, a tartalmakon való együttműködéshez, a projekt hírek frissítéseinek megosztásához és a csapattal való kommunikációhoz. Megan csapata jelenleg az e-maileket használja elsődleges kommunikációs formaként, és egyes projektdokumentumok megosztott helyen vannak tárolva, de nem érhetők el biztonságosan az irodán vagy mobileszközön kívül.
Új csapatwebhely:
Forgatókönyv céljai:
-
Egységes hely létrehozása a projekthírekhez, a csapatmunkához és a projektkommunikációhoz
-
Hatékonyabb kommunikációs módok engedélyezése valós idejű csevegéssel és videokonferenciával
-
A csapaterőforrások, például a csoportnaptár, az e-mail-cím, a OneNote és a feladatkezelő eszköz egyesítése
-
Biztonságosan tárolhatja a fájlokat és mappákat egy olyan helyen, amely bármely eszközön távolról elérhető
A webhely létrehozásának lépései:
A webhely megtervezése – 1/2 nap
Megan ötletgyűjtéssel kezd egy másik projektmenedzserrel, aki korábban már létrehozott egy hasonló webhelyet. A projektwebhely elindításának legjobb módja az, ha visszajelzést kér a csapatától arról, hogy hogyan szeretnének kommunikálni, együttműködni, és milyen típusú funkciók lesznek a legértékesebbek az új projektwebhely számára. Megan azonosítja csapata legfontosabb prioritásait, és megkezdi a dokumentumok, képek és egyéb tartalmak gyűjtését.
Megan megállapítja, hogy egy SharePoint-csapatwebhely a legjobban megfelel a csapatának és a projektjének. A SharePoint-csapatwebhelyek azonban csak akkor engedélyezik a valós idejű csevegést, ha nem integrálja a Microsoft Teamst. Megan a SharePoint-bérlő rendszergazdájával együttműködve gondoskodik arról, hogy a Microsoft Teams elérhető legyen. Megtanulja, hogy szervezete már rendelkezik engedéllyel a Microsoft Teams használatához, és mindössze annyit kell tennie, hogy a csapatwebhelyét egy Office 365 csoporthoz csatlakoztatja.
Megan most már készen áll arra, hogy elkezdje felépíteni Office 365 csatlakoztatott projektterületét és csapatwebhelyét.
Webhely létrehozása – 1/2 nap
Megan létrehoz egy SharePoint-csapatwebhelyet, csatlakoztatja a webhelyet egy Office 365 csoporthoz, és létrehoz egy csatlakoztatott Microsoft-csapatot. A csoporthoz való csatlakozással automatikusan hozzáférést biztosít a csapatának a megosztott erőforrásokhoz, például a csoportnaptárhoz, a OneNote-hoz, Planner és e-mail-címhez.
-
A Planner kijelző használatával a csapat nyomon követheti és megoszthatja a projekt előrehaladásának részleteit
-
A Hírek kijelző segít a projektfrissítések és mérföldkövek szervezettel való kommunikációjában
-
A csoport egyszerűen hozzáférhet egymás elérhetőségéhez a Csoportnaptár kijelző használatával
-
A Gyorshivatkozások kijelzővel a gyakran használt belső hivatkozások ki vannak emelve a könnyű hozzáférés érdekében
-
A Microsoft Teams integrálása új kommunikációs és együttműködési lehetőségeket tesz lehetővé valós idejű csevegéssel, videokonferenciával, értekezletek rögzítésére és megosztott erőforrások tárolására a SharePoint-csapatwebhelyen
A webhely kezelése – Folyamatban
-
Heti, Megan-bejegyzések projektállapot-frissítéseket közzétevő hírbejegyzések formájában, amelyek kereshetők, megjeleníthetők a Hírek kijelzőben, és automatikusan közzétehetők a Teams csatornán
-
Megan fél havonta ellenőrzi a csapatwebhelyet, hogy a projekt határidők és hírek naprakészek legyenek
-
A projekt indításakor Megan azt tervezi, hogy a webhely tartalmának és kijelzőinek egyes részeit felülvizsgálja, hogy igazodjon a termék támogatásának új üzleti ritmusához
-
Havonta, a Megan élő Q&A-munkameneteket üzemeltet, amelyeket Microsoft Stream üzemeltet, és automatikusan szinkronizálódik a Teams-csatorna Stream lapjára
Eredmények:
-
Lehetővé teszi, hogy a csapattagok folyamatosan kapcsolatban maradjanak a legfontosabb frissítésekkel, és állandó csevegéssel és videokonferenciával bővíthetik a beszélgetéseket
-
A csapat termelékenységének növelése azáltal, hogy lehetővé teszi a csapattagok számára, hogy olyan tartalmakon működjenek együtt a Teamsben vagy a SharePointban, ahol valaha is dolgoznak
-
Csökkentette az értekezletek és e-mailek mennyiségét a csapatwebhely elindítása előtt az információtudatosság növelésével
-
A távoli csapattagok hatékonyabban dolgozhatnak
További webhely-létrehozási inspiráció:
A SharePoint-webhelysablonok alkalmazása és testreszabása
Útmutatók: Webhelyek létrehozása
Microsoft 365 hatékonyságnövelő kódtár
A modern munkahellyel kapcsolatos oktatás
Microsoft Tech Community – Bevezetés ösztönzése
