Rejtett adatok és személyes adatok eltávolítása dokumentumok, bemutatók vagy munkafüzetek vizsgálatával

A Dokumentumfelügyelő által Word dokumentumokban talált és eltávolított adatok

A Dokumentumfelügyelő számos különböző felügyelőt jelenít meg, amelyek segítségével megosztás előtt megkeresheti és eltávolíthatja Word dokumentumok rejtett adatait és személyes adatait.

Adatok és információk gyors megkeresése és eltávolítása:

1. A Dokumentumfelügyelőben válassza ki vagy törölje a beállításokat (az alább leírtak szerint) az eltávolításhoz vagy a mentéshez.

2. Válassza a Vizsgálat lehetőséget.

3. Tekintse át a vizsgálati eredményeket, és válassza az Összes eltávolítása lehetőséget a törölni kívánt elemeken.
   Az információk eltávolításával kapcsolatos figyelmeztetéseket és információkat a Dokumentumfelügyelő használata című témakörben talál.

4. Válassza az Újrabetekintés vagy a Bezárás lehetőséget.

A rejtett adatok és a személyes információk típusai

Word dokumentumok a következő típusú rejtett adatokat és személyes adatokat tartalmazhatják:

• Megjegyzések, korrektúrajelzések, változatok és széljegyzetek:    Ha másokkal együttműködve hozta létre a dokumentumot, a dokumentum tartalmazhat olyan elemeket, mint a korrektúrajelek a korrektúrákból, megjegyzésekből, szabadkézi széljegyzetekből vagy verziókból. Ezek az információk lehetővé teszik mások számára, hogy lássák a dokumentumon dolgozó személyek nevét, a véleményezők megjegyzéseit és a dokumentum módosításait, azokat a dolgokat, amelyeket nem szeretne megosztani a csapatán kívül.

• Dokumentumtulajdonságok és személyes adatok    A dokumentum tulajdonságai vagy metaadatai tartalmazzák a dokumentum részleteit, például a szerzőt, a tárgyat és a címet. A dokumentumtulajdonságok olyan információkat is tartalmaznak, amelyeket Microsoft 365 programok automatikusan kezelnek, például annak a személynek a nevét, aki legutóbb mentette a dokumentumot, valamint a dokumentum létrehozásának dátumát. Egyes szolgáltatások használata esetén a dokumentum más típusú személyes információt, például e-mailek fejlécét, véleményezési információkat, kísérőleveleket és sablonneveket is tartalmazhat.

• Az élőfejek, élőlábak és vízjelek    Word dokumentumok tartalmazhatnak információkat az élőfejekben és élőlábakban. Emellett előfordulhat, hogy vízjelet adott hozzá a Word dokumentumhoz.

• A rejtettWord    dokumentumok rejtett szövegként formázott szöveget tartalmazhatnak. Ha nem tudja, hogy a dokumentum rejtett szöveget tartalmaz-e, a Dokumentumfelügyelő megkeresheti.

• Dokumentumkiszolgáló tulajdonságai    Ha a dokumentumot egy dokumentumkezelő kiszolgálón található helyre, például egy dokumentum-munkaterületi helyre vagy egy Windows SharePoint Services alapuló tárba mentette, a dokumentum további dokumentumtulajdonságokat vagy a kiszolgáló helyével kapcsolatos információkat tartalmazhat.

• Egyéni XML-adatok:    A dokumentumok tartalmazhatnak olyan egyéni XML-adatokat, amelyek nem láthatók magában a dokumentumban. A Dokumentumfelügyelő megkeresheti és eltávolíthatja ezeket az XML-adatokat.

Rejtett adatok és személyes adatok megkeresése és eltávolítása a Dokumentumfelügyelővel

1. Nyissa meg azt a Word dokumentumot, amelyet meg szeretne vizsgálni a rejtett adatok és a személyes adatok szempontjából.

2. A Fájl lapon válassza a Mentés másként lehetőséget, majd írja be a kívánt nevet a Fájlnév mezőbe az eredeti dokumentum másolatának mentéséhez.

3. Az eredeti dokumentum másolatában, a Fájl lapon válassza az Információ lehetőséget.

4. Válassza a Problémák keresése, majd a Dokumentum vizsgálata lehetőséget.

5. A Dokumentumfelügyelő párbeszédpanelen jelölje be a keresett rejtett tartalomtípusoknak megfelelő jelölőnégyzeteket.

6. Válassza a Vizsgálat lehetőséget.

7. Ellenőrizze a vizsgálat eredményét a Dokumentumfelügyelő párbeszédpanelen.

8. Válassza az Összes eltávolítása lehetőséget a vizsgálati eredmények mellett azon rejtett tartalomtípusok esetében, amelyeket el szeretne távolítani a dokumentumból.

   Fontos: 

   • Ha eltávolítja a rejtett tartalmat a dokumentumból, előfordulhat, hogy nem tudja visszaállítani a Visszavonás gombra kattintva.

   • Ha el szeretné távolítani a rejtett adatokat és a személyes adatokat az OpenDocument-szöveg (.odt) formátumban mentett dokumentumokból, a Dokumentumfelügyelő minden alkalommal futtatnia kell, amikor a dokumentumot ebben a formátumban menti.

A Dokumentumfelügyelő által az Excel-dokumentumokban talált és eltávolított adatok

Ez a táblázat felsorolja azokat a rejtett adatokat és személyes adatokat, amelyek Dokumentumfelügyelő megkereshetők és eltávolíthatók a munkafüzetekből.

Adatok és információk gyors megkeresése és eltávolítása:

1. A Dokumentumfelügyelőben válassza ki vagy törölje a beállításokat (az alább leírtak szerint) az eltávolításhoz vagy a mentéshez.

2. Válassza a Vizsgálat lehetőséget.

3. Tekintse át a vizsgálati eredményeket, és válassza az Összes eltávolítása lehetőséget a törölni kívánt elemeken.
   Az információk eltávolításával kapcsolatos figyelmeztetéseket és információkat a Dokumentumfelügyelő használata című témakörben talál.

4. Válassza az Újrabetekintés vagy a Bezárás lehetőséget.

Nem minden információ távolítható el. További információt a Dokumentumfelügyelő által talált, de nem eltávolítható információk című témakörben talál.

Rejtett adatok és személyes információk megkeresése és eltávolítása

Dokumentumfelügyelő segítségével megkeresheti és eltávolíthatja Excel munkafüzetek rejtett adatait és személyes adatait.

1. Nyissa meg azt a munkafüzetet, amelyben meg szeretné találni a rejtett adatokat és személyes információkat.

2. A Fájl lapon válassza a Mentés másként lehetőséget, és írjon be egy másik nevet a Fájlnév mezőbe az eredeti munkafüzet másolatának mentéséhez.

3. Az eredeti munkafüzet másolatában, a Fájl lapon válassza az Információ lehetőséget.

4. Válassza a Problémák keresése, majd a Dokumentum vizsgálata lehetőséget.

5. A Dokumentumfelügyelő mezőben jelölje be a megvizsgálni kívánt rejtett tartalomtípusok jelölőnégyzetét. Az egyes vizsgálókról további információt a Mit talál és távolít el a Dokumentumfelügyelő az Excel-dokumentumokban? című témakörben talál.

6. Válassza a Vizsgálat lehetőséget.

7. Tekintse át a vizsgálat eredményeit a Dokumentumfelügyelő mezőben.

8. Válassza az Összes eltávolítása lehetőséget a vizsgálati eredmények mellett azon rejtett tartalomtípusok esetében, amelyeket el szeretne távolítani a dokumentumból.

   Fontos: 

   • Ha eltávolítja a rejtett tartalmat a munkafüzetből, előfordulhat, hogy nem tudja visszaállítani a Visszavonás gombra kattintva.

   • Ha eltávolít olyan rejtett sorokat, oszlopokat vagy munkalapokat, amelyek tartalmaznak adatokat, akkor ez lehet, hogy módosítja egyes számítások vagy képletek eredményét. Ha nem tudja, hogy a rejtett sorok, oszlopok vagy munkalapok milyen információkat tartalmaznak, zárja be a Dokumentumfelügyelő, rejtse el a rejtett sorokat, oszlopokat vagy munkalapokat, majd tekintse át a tartalmukat.

   • A Megjegyzések és széljegyzetek, Dokumentumtulajdonságok és személyes adatok és Élőfejek és élőlábak felügyelő nem használható megosztottként mentett munkafüzetben (Véleményezés > Munkafüzet megosztása). Ennek az az oka, hogy a megosztott munkafüzetek személyes adatokkal teszik lehetővé, hogy több személy együttműködve használja őket. Ezen adatok eltávolításához előbb készítsen másolatot a munkafüzetről, és kapcsolja ki abban a megosztást. A munkafüzet megosztásának megszüntetéséhez a Véleményezés lapon válassza a Munkafüzet megosztása lehetőséget, és törölje a jelet A módosítások engedélyezése egyszerre több felhasználó számára jelölőnégyzetből.

   • Ha el szeretné távolítani a rejtett adatokat és személyes adatokat az OpenDocument-számolótábla (.ods) formátumban mentett számolótáblákból, a Dokumentumfelügyelő minden alkalommal futtatnia kell, amikor ilyen formátumban menti a számolótáblát.

Rejtett adatok és személyes adatok típusai az Excelben

Íme néhány olyan elem, amely a Excel munkafüzetek rejtett adatainak és személyes adatainak forrása lehet:

• Megjegyzések és szabadkézi széljegyzetek:    A munkafüzet tartalmazhat megjegyzéseket vagy szabadkézi széljegyzeteket, ha másokkal együttműködve hozta létre a munkafüzetet. Ezekkel az információkkal mások is láthatják a munkafüzeten dolgozó személyek nevét, a véleményezők megjegyzéseit és a munkafüzet módosításait.

• Dokumentumtulajdonságok és személyes adatok    A metaadatok és a dokumentumtulajdonságok Excel, csakúgy, mint más Microsoft 365 alkalmazásokban, olyan részleteket tartalmaznak, mint a szerző, a tárgy és a cím. Microsoft 365 automatikusan megőrzi annak a személynek a nevét, aki legutóbb mentette a munkafüzetet, a dokumentum létrehozásának dátumát és a dokumentum helyét. További személyazonosításra alkalmas adatok (PII) is lehetnek, például e-mail fejlécek, véleményezési információk, útválasztási bizonylatok, nyomtatótulajdonságok (például nyomtató elérési útja és biztonságos nyomtatási pin-kód), valamint a weblapok közzétételével kapcsolatos fájlelérési út adatai.

• Élőfejek és élőlábak:    A munkafüzetek az élőfejekben és az élőlábakban is tartalmazhatnak információt.

• Rejtett sorok, oszlopok és munkalapok:    A munkafüzetek rejtett sorokat, oszlopokat, vagy akár egész munkalapokat is tartalmazhatnak. Ha egy rejtett sorokat, oszlopokat vagy munkalapokat tartalmazó munkafüzetet terjeszt, akkor mások megszüntethetik ezeknek a rejtett voltát, és megtekinthetik a bennük lévő adatokat.

• Dokumentumkiszolgáló tulajdonságai:    A dokumentumkezelő kiszolgálón található helyre mentett munkafüzetek, például a dokumentum-munkaterület webhelye vagy a Windows SharePoint Services alapuló tárak további dokumentumtulajdonságokat vagy a kiszolgáló helyével kapcsolatos információkat tartalmazhatnak.

• Egyéni XML-adatok:    A munkafüzetek tartalmazhatnak olyan egyéni XML-adatokat, amelyek nem láthatók magában a dokumentumban. A Dokumentumfelügyelő megkeresheti és eltávolíthatja ezeket az XML-adatokat.

• Láthatatlan tartalom:    A munkafüzetek tartalmazhatnak olyan objektumokat, amelyek azért láthatatlanok, mert láthatatlanként vannak formázva.

• Külső hivatkozások:    A munkafüzetek más munkafüzetek adataira mutató hivatkozásokat is tartalmazhatnak (külső hivatkozások). Az ilyen adatokat tartalmazó munkalapok nevét a rendszer menti a munkafüzetekkel együtt, de előfordulhat, hogy nem láthatók a munkalapok.

• Beágyazott fájlok vagy dokumentumok:    A munkafüzetek tartalmazhatnak beágyazott fájlokat (például Microsoft 365- vagy Szöveges dokumentumokat) vagy beágyazott objektumokat (például diagramokat vagy egyenleteket), amelyek nem látható adatokat tartalmazhatnak.

• Makrók vagy VBA-kód:    A munkafüzetek olyan makrókat, VBA-modulokat, COM- vagy ActiveX-vezérlőket, felhasználói űrlapokat vagy felhasználó által definiált függvényeket (UDF) is tartalmazhatnak, amelyekben rejtett adatok találhatók.

• Gyorsítótárazott adatokat tartalmazó elemek:    A munkafüzetek kimutatásokhoz, kimutatásdiagramokhoz, szeletelőkhöz, idősorokhoz és adatkockaképletekhez kapcsolódó láthatatlan, gyorsítótárazott adatokat is tartalmazhatnak.

• Excel-felmérések:    A munkafüzetek tartalmazhatnak rejtett Excel felmérési kérdéseket, amelyeket a Webes Excel megadott és a munkafüzettel együtt mentett, de ott nem láthatók.

• Esetvizsgálói esetek:    A munkafüzetek Esetvizsgálóval létrehozott eseteket is tartalmazhatnak. Ezek az esetek gyorsítótárban tárolt vagy rejtett adatokat is tartalmazhatnak.

• Szűrők:    A munkafüzetek olyan aktív AutoSzűrőket vagy táblázatszűrőket is tartalmazhatnak, amelyek következtében a gyorsítótárban tárolt vagy rejtett adatokat a munkafüzettel együtt menti a rendszer.

• Rejtett nevek:    A munkafüzetek a rejtett adatok forrásainak számító rejtett neveket is tartalmazhatnak.

A Dokumentumfelügyelő által megtalált, de el nem távolított információk

A Dokumentumfelügyelő a következő elemeket észleli, amelyek a munkafüzetben nem látható adatokat tartalmazhatnak. Ezeket az elemeket nem távolítja el, mivel ellenkező esetben nem biztos, hogy megfelelően működne a munkafüzet. Külön-külön megvizsgálhatja a felügyelő által talált elemeket, és eldöntheti, hogy manuálisan kívánja-e azokat eltávolítani, vagy esetleg egy rejtett adatokat nem tartalmazó elemre, például egy statikus képre szeretné-e azokat kicserélni.

A Dokumentumfelügyelő által megtalált és eltávolított információk

Ez a táblázat felsorolja azokat a rejtett adatokat és személyes adatokat, amelyek a Dokumentumfelügyelő megtalálhatók és eltávolíthatók a PowerPoint-bemutatókból.

Adatok és információk gyors megkeresése és eltávolítása:

1. A Dokumentumfelügyelőben válassza ki vagy törölje a beállításokat (az alább leírtak szerint) az eltávolításhoz vagy a mentéshez.

2. Válassza a Vizsgálat lehetőséget.

3. Tekintse át a vizsgálati eredményeket, és válassza az Összes eltávolítása lehetőséget a törölni kívánt elemeken.
   Az információk eltávolításával kapcsolatos figyelmeztetéseket és információkat a Dokumentumfelügyelő használata című témakörben talál.

4. Válassza az Újrabetekintés vagy a Bezárás lehetőséget.

A Dokumentumfelügyelő nem távolítható el minden rejtett adat és információ. További információt a Dokumentumfelügyelő által talált, de nem eltávolítható információk című témakörben talál.

Ha szervezete felügyelőmodulok hozzáadásával testre szabta a Dokumentumfelügyelő, lehetséges, hogy további információtípusokat keres a bemutatókban.

Rejtett adatok és személyes információk megkeresése és eltávolítása

1. Nyissa meg azt a PowerPoint bemutatót, amelyet meg szeretne vizsgálni rejtett adatok és személyes adatok keresése céljából.

2. A Fájl lapon válassza a Mentés másként lehetőséget, majd írjon be egy nevet a Fájlnév mezőbe az eredeti bemutató másolatának mentéséhez.

3. Az eredeti bemutató másolatában, a Fájl lapon válassza az Információ lehetőséget.

4. Válassza a Problémák keresése, majd a Dokumentum vizsgálata lehetőséget.

5. A Dokumentumfelügyelő párbeszédpanelen jelölje be a keresett rejtett tartalomtípusoknak megfelelő jelölőnégyzeteket. Az egyes ellenőrökről további információt a Rejtett adatok és személyes adatok eltávolítása dokumentumok, bemutatók vagy munkafüzetek vizsgálatával című témakörben talál.

6. Válassza a Vizsgálat lehetőséget.

7. Ellenőrizze a vizsgálat eredményét a Dokumentumfelügyelő párbeszédpanelen.

8. Válassza az Összes eltávolítása lehetőséget a vizsgálati eredmények mellett azon rejtett tartalomtípusok esetében, amelyeket el szeretne távolítani a dokumentumból.

   • Ha eltávolítja a rejtett tartalmat a bemutatóból, előfordulhat, hogy nem tudja visszaállítani a Visszavonás gombra kattintva.

   • Ha el szeretné távolítani a rejtett adatokat és személyes adatokat az OpenDocument-bemutató (.odp) formátumban mentett bemutatókból, a Dokumentumfelügyelő minden alkalommal futtatnia kell, amikor ilyen formátumban menti a bemutatót.

Miután a Dokumentumfelügyelőt használta a személyes adatok eltávolítására, ha továbbra is módosítja a bemutatót, a PowerPoint a fájl mentésekor továbbra is automatikusan eltávolítja a személyes adatokat. Ha azonban a bemutatóhoz továbbra is együttműködésen alapuló szerkesztésre van szükség (például meg kell őriznie a társszerző által a megjegyzésekkel társított neveket), a PowerPoint nem távolíthatja el automatikusan a személyes adatokat, ha a "Személyes adatok eltávolítása engedélyezve" értesítés "Beállítás módosítása" gombjára kattint.

A rejtett adatok és a személyes információk típusai

PowerPoint bemutató többféle típusú rejtett adatot és személyes adatot menthet. Előfordulhat, hogy ezek az információk nem láthatók azonnal, de továbbra is lekérhetők a bemutatóból.

A rejtett információk közé tartozhatnak azok az adatok, amelyeket PowerPoint ad hozzá, hogy másokkal közösen tudja létrehozni a bemutatót. Olyan információkról is lehet szó, amelyeket szándékosan rejtettként jelölt meg.

PowerPoint bemutatók a következő típusú rejtett adatokat és személyes adatokat tartalmazhatják:

• Megjegyzések és szabadkézi széljegyzetek:    Ha másokkal együttműködve hozza létre a bemutatót, a bemutató tartalmazhat megjegyzéseket vagy szabadkézi széljegyzeteket. Ezek az információk lehetővé teszik mások számára, hogy lássák a végrehajtott módosításokat, valamint a bemutatón dolgozó személyek nevét, valamint a véleményezők megjegyzéseit.

• Korrektúrakövetési adatok   Ha a felhőben tárolt megosztott dokumentumon dolgozik együtt, a PowerPoint 2016 a Microsoft 365 tárolja a dokumentum módosításainak kiével és időpontjával kapcsolatos adatokat.

• Dokumentumtulajdonságok és személyes információk:    A dokumentumtulajdonságok, más néven leíró adat, olyan részleteket tartalmaznak a bemutatóról, mint amilyen például a szerző, a téma és a cím. A dokumentumtulajdonságok olyan információkat is tartalmaznak, amelyeket Microsoft 365 programok automatikusan kezelnek, például annak a személynek a nevét, aki legutóbb mentette a dokumentumot, valamint a dokumentum létrehozásának dátumát. Egyes funkciók használata esetén a dokumentum más típusú, a személyazonosításra alkalmas adatokat is tartalmazhat, például e-mail fejléceket, véleményezési információkat, kísérőleveleket és weblapok közzétételéhez szükséges elérési utakat.

• Láthatatlan, dián lévő tartalom:    A bemutatók tartalmazhatnak olyan objektumokat, amelyek azért láthatatlanok, mert láthatatlanként vannak formázva.

• A dián kívüli tartalom    PowerPoint bemutatók olyan objektumokat tartalmazhatnak, amelyek nem láthatók azonnal, mert a diáról a dián kívülre húzták őket. A dián kívüli tartalom lehet szövegdoboz, ClipArt, kép vagy táblázat.

• Bemutató jegyzetei:    A PowerPoint bemutató Jegyzetek szakasza tartalmazhat olyan szöveget, amelyet esetleg nem szeretne nyilvánosan megosztani, különösen akkor, ha a jegyzeteket kizárólag a bemutatót készítő személy számára írták.

• Dokumentumkiszolgáló tulajdonságai    Ha a bemutatót egy dokumentumkezelő kiszolgálón található helyre, például egy dokumentum-munkaterületi helyre vagy egy Windows SharePoint Services alapuló tárba mentette, a bemutató további dokumentumtulajdonságokat vagy információkat tartalmazhat a kiszolgáló helyével kapcsolatban.

• Egyéni XML-adatok:    A bemutatók tartalmazhatnak olyan egyéni XML-adatokat, amelyek nem láthatók magában a dokumentumban. A Dokumentumfelügyelő megkeresheti és eltávolíthatja ezeket az XML-adatokat.

A Dokumentumfelügyelő által megtalált, de el nem távolított információk

A Dokumentumfelügyelő a következő elemeket észleli, amelyek a bemutatóban nem látható adatokat tartalmazhatnak. Dokumentumfelügyelő nem tudja eltávolítani ezeket az elemeket, mert előfordulhat, hogy a bemutató nem működik megfelelően. Külön-külön megvizsgálhatja a felügyelő által talált elemeket, és eldöntheti, hogy manuálisan kívánja-e azokat eltávolítani, vagy esetleg egy rejtett adatokat nem tartalmazó elemre, például egy statikus képre szeretné-e azokat kicserélni.

Dokumentumfelügyelő és személyes adatok

A Microsoft 365 Insiderek számára készült PowerPoint 2016 8403-ban bevezetett változatkövetési adatok a Dokumentumfelügyelő korlátozását szemléltetik. Kelly és Linda például a Microsoft 365 A bemutatóján dolgoznak együtt. A korrektúrakövetési adatok (azaz a felhasználónevek és a szerkesztés időpontjai) hozzá lesznek adva a bemutatóhoz. Ha Mohammed később megnyitja az A bemutatót a PowerPoint egy korábbi verziójában, és Dokumentumfelügyelő futtat a fájlon a személyes adatok eltávolításához, a PowerPoint ezen verziójában lévő Dokumentumfelügyelő nem fogja tudni észlelni és eltávolítani a Kelly és Linda által használt PowerPoint újabb, Microsoft 365 verziója által a bemutatóhoz hozzáadott korrektúrakövetési adatokat. A Mohammed nem tudja eltávolítani a korrektúrakövetési adatokat anélkül, hogy a PowerPoint aktuális verziójára frissít, majd futtatja a Dokumentumfelügyelő