Rejtett adatok és személyes információk eltávolítása a dokumentumokból, bemutatókból vagy munkafüzetekből

Mit talál meg és távolít el a Dokumentumfelügyelő a Word-dokumentumokban?

A Dokumentumfelügyelő megjeleníti azokat a felügyelőprogramokat, amelyekkel megosztás előtt megkeresheti és eltávolíthatja a rejtett adatokat és a személyes információkat a Word-dokumentumokból.

Adatok és információk gyors megkeresése és eltávolítása:

1. A Dokumentumfelügyelőben jelölje be az eltávolítási vagy mentési beállításokat (az alábbiakban leírtak szerint). 
2. Válassza a Vizsgálat lehetőséget.
3. Tekintse át a vizsgálat eredményeit, és válassza az Összes eltávolítása lehetőséget minden törölni kívánt elemnél.
   Az információk eltávolításával kapcsolatos figyelmeztetésekért és információkért lásd : A Dokumentumfelügyelő használata.
4. Válassza az Újbóli vizsgálat vagy a Bezárás lehetőséget.

A rejtett adatok és a személyes információk típusai

A Word-dokumentumok az alábbi típusú rejtett adatokat és személyes információkat tartalmazhatják:

• Megjegyzések, korrektúrajelzések, változatok és szabadkézi széljegyzetek Ha másokkal együttműködve hozta létre a dokumentumot, akkor a dokumentum tartalmazhat korrektúrajelzéseket, megjegyzéseket, szabadkézi széljegyzeteket vagy változatokat. Ezeknek az információknak az alapján mások is láthatják a dokumentumon dolgozó személyek nevét, a bírálók megjegyzéseit és a dokumentum módosításait, amelyeket esetleg nem szeretne megosztani a csapatán kívül.
• Dokumentumtulajdonságok és személyes információk A dokumentum tulajdonságai (más néven metaadatok) olyan részleteket tartalmaznak a dokumentumról, mint a szerző, a tárgy és a cím. A dokumentumtulajdonságok a Microsoft 365 programok által automatikusan kezelt információkat is tartalmaznak, például annak a személynek a nevét, aki utoljára mentette a dokumentumot, és a dokumentum létrehozásának dátumát. Egyes szolgáltatások használata esetén a dokumentum más típusú személyes információt, például e-mailek fejlécét, véleményezési információkat, kísérőleveleket és sablonneveket is tartalmazhat.
• Élőfejek, élőlábak és vízjelekA Word-dokumentumok az élőfejekben és az élőlábakban is tartalmazhatnak információt. Ezen felül az is előfordulhat, hogy vízjelet adott a Word-dokumentumhoz.
• Rejtett szövegA Word-dokumentumok tartalmazhatnak rejtett szövegként formázott szövegeket. Ha nem tudja, hogy a dokumentum tartalmaz-e rejtett szöveget, a Dokumentumfelügyelővel megkeresheti.
• Dokumentumkiszolgáló tulajdonságai Ha a dokumentum egy dokumentumkezelő kiszolgálóra volt mentve, például egy dokumentum-munkaterületre vagy egy Windows SharePoint Services-alapú tárba, akkor további dokumentumtulajdonságokat vagy a kiszolgáló helyére vonatkozó egyéb információkat is tartalmazhat.
• Egyéni XML-adatok A dokumentumok tartalmazhatnak olyan egyéni XML-adatokat, amelyek nem láthatók magában a dokumentumban. A Dokumentumfelügyelő képes arra, hogy megkeresse és eltávolítsa ezeket az XML-adatokat.

Rejtett adatok és személyes információk megkeresése és eltávolítása a Dokumentumfelügyelővel

1. Nyissa meg azt a Word-dokumentumot, amelyben meg szeretné találni a rejtett adatokat és a személyes információkat.

2. A Fájl lapon válassza a Mentés másként parancsot, majd írjon be egy nevet a Fájlnév mezőbe az eredeti dokumentum másolatának mentéséhez.

3. Az eredeti dokumentum másolatában kattintson a Fájl lapon az Információ gombra.

4. Válassza a Problémák ellenőrzése, majd a Dokumentum vizsgálata lehetőséget.

5. A Dokumentumfelügyelő párbeszédpanelen jelölje be a keresett rejtett tartalomtípusoknak megfelelő jelölőnégyzeteket.

6. Válassza a Vizsgálat lehetőséget.

7. Ellenőrizze a vizsgálat eredményét a Dokumentumfelügyelő párbeszédpanelen.

8. Válassza az Összes eltávolítása elemet a vizsgálati eredmények mellett azoknál a vizsgálati eredményeknél, amelyeket el szeretne távolítani a dokumentumból.

   Fontos

   • Ha eltávolítja a rejtett tartalmat a dokumentumból, lehet, hogy nem tudja visszaállítani a Visszavonás gombra kattintva.
   • Ha OpenDocument-szöveg (.odt) formátumban mentett dokumentumokból kívánja eltávolítani a rejtett adatokat és személyes információkat, a Dokumentumfelügyelőt az adott formátumba mentés minden egyes alkalmakor futtatnia kell.

A Dokumentumfelügyelő segítségével megkeresheti és eltávolíthatja az Excel-dokumentumokban tárolt rejtett adatokat és személyes információkat a megosztás előtt.

Mit talál meg és távolít el a Dokumentumfelügyelő az Excel-dokumentumokban?

Az alábbi táblázat felsorolja azokat a különféle rejtett adatokat és személyes információkat, amelyeket a Dokumentumfelügyelővel megkereshet és eltávolíthat a munkafüzetekből.

Adatok és információk gyors keresése és eltávolítása:

1. A Dokumentumfelügyelőben jelölje be az eltávolítási vagy mentési beállításokat (az alábbiakban leírtak szerint).
2. Válassza a Vizsgálat lehetőséget.
3. Tekintse át a vizsgálat eredményeit, és válassza az Összes eltávolítása lehetőséget minden törölni kívánt elemnél.
   Az információk eltávolításával kapcsolatos figyelmeztetésekért és információkért lásd : A Dokumentumfelügyelő használata.
4. Válassza az Újbóli vizsgálat vagy a Bezárás lehetőséget.

Nem minden adat távolítható el. További információ: Olyan információk, amelyeket a Dokumentumfelügyelő megtalál, de nem tud eltávolítani.

Rejtett adatok és személyes információk megkeresése és eltávolítása

A Dokumentumfelügyelő segítségével megkeresheti és eltávolíthatja a rejtett adatokat és a személyes információkat az Excel-munkafüzetekből.

1. Nyissa meg azt a munkafüzetet, amelyben meg szeretné találni a rejtett adatokat és személyes információkat.

2. A Fájl lapon válassza a Mentés másként lehetőséget, és írjon be egy másik nevet a Fájlnév mezőbe az eredeti munkafüzet másolatának mentéséhez.

3. Az eredeti munkafüzet másolatában kattintson a Fájl lapon az Információ gombra.

4. Válassza a Problémák ellenőrzése, majd a Dokumentum vizsgálata lehetőséget.

5. A Dokumentumfelügyelő párbeszédpanelen jelölje be a keresett rejtett tartalomtípusoknak megfelelő jelölőnégyzeteket. Az egyes vizsgálati beállításokról további információt a Mit talál meg és távolít el a Dokumentumfelügyelő az Excel-dokumentumokban.

6. Válassza a Vizsgálat lehetőséget.

7. Ellenőrizze a vizsgálat eredményét a Dokumentumfelügyelő párbeszédpanelen.

8. Válassza az Összes eltávolítása elemet az eltávolítani kívánt típusú vizsgálati eredmények mellett.

   Fontos

   • Ha eltávolítja a rejtett tartalmat a munkafüzetből, lehet, hogy nem tudja visszaállítani a Visszavonás gombra kattintva.
   • Ha eltávolít olyan rejtett sorokat, oszlopokat vagy munkalapokat, amelyek tartalmaznak adatokat, akkor ez lehet, hogy módosítja egyes számítások vagy képletek eredményét. Ha nem tudja, milyen adatokat tartalmaznak a rejtett sorok, oszlopok vagy munkalapok, zárja be a Dokumentumfelügyelőt, szüntesse meg a sorok, oszlopok vagy munkalapok rejtett voltát, majd ellenőrizze a tartalmukat.
   • A Megjegyzések és széljegyzetek, a Dokumentumtulajdonságok és a Személyes adatok felügyelői, valamint az Élőfejek és élőlábak felügyelői nem használhatók megosztott munkafüzetként mentett munkafüzetben (Munkafüzet véleményezésének>megosztása). Ennek az az oka, hogy a megosztott munkafüzetek személyes adatokkal teszik lehetővé, hogy több személy együttműködve használja őket. Ezen adatok eltávolításához előbb készítsen másolatot a munkafüzetről, és kapcsolja ki abban a megosztást. A megosztás kikapcsolásához a Véleményezés lapon válassza a Munkafüzet megosztása elemet, és törölje a jelet a Közös használat engedélyezése jelölőnégyzetből.
   • Ha OpenDocument-számolótábla (.ods) formátumban mentett munkafüzetekből kívánja eltávolítani a rejtett adatokat és személyes információkat, a Dokumentumfelügyelőt minden alkalommal futtatnia kell, amikor ebben a formátumban menti a munkafüzetet.

A rejtett adatok és a személyes információk típusai az Excelben

Többek között az alábbi elemek rejtett adatok és személyes információk forrásai lehetnek az Excel-munkafüzetekben:

• Megjegyzések és szabadkézi széljegyzetek Ha másokkal együttműködve hozta létre a munkafüzetet, a munkafüzet tartalmazhat megjegyzéseket vagy szabadkézi széljegyzeteket. Ezeknek az információknak az alapján mások is láthatják a munkafüzeten dolgozó személyek nevét, a bírálók megjegyzéseit és a munkafüzet módosításait.
• Dokumentumtulajdonságok és személyes információk A metaadatok vagy a dokumentumtulajdonságok az Excelben, csakúgy, mint a többi Microsoft 365-alkalmazásban, olyan részleteket tartalmaznak, mint a szerző, a tárgy és a cím. A Microsoft 365 automatikusan megőrzi a munkafüzetet utoljára mentő személy nevét, a dokumentum létrehozásának dátumát és a dokumentum helyét. A személyazonosításra alkalmas adatok további típusai is előfordulhatnak, például e-mailek fejlécei, véleményezési információk, kísérőlevelek, nyomtatótulajdonságok (például az elérési út és a biztonságos nyomtatási kód), valamint weblapok közzétételéhez szükséges elérési út adatai.
• Élőfejek és élőlábak A munkafüzetek az élőfejekben és az élőlábakban is tartalmazhatnak információt.
• Rejtett sorok, oszlopok és munkalapok A munkafüzetek rejtett sorokat, oszlopokat vagy akár egész munkalapokat is tartalmazhatnak. Ha egy rejtett sorokat, oszlopokat vagy munkalapokat tartalmazó munkafüzetet terjeszt, akkor mások megszüntethetik ezeknek a rejtett voltát, és megtekinthetik a bennük lévő adatokat.
• Dokumentumkiszolgáló tulajdonságai A dokumentumkezelő kiszolgálóra, például egy dokumentum-munkaterületre vagy egy Windows SharePoint Services-alapú tárba mentett munkafüzetek további dokumentumtulajdonságokat vagy a kiszolgáló helyére vonatkozó egyéb információkat is tartalmazhatnak.
• Egyéni XML-adatok A munkafüzetek tartalmazhatnak olyan egyéni XML-adatokat, amelyek nem láthatók magában a dokumentumban. A Dokumentumfelügyelő képes arra, hogy megkeresse és eltávolítsa ezeket az XML-adatokat.
• Láthatatlan tartalom A munkafüzetek tartalmazhatnak olyan objektumokat, amelyek azért láthatatlanok, mert láthatatlanként vannak formázva.
• Külső hivatkozások A munkafüzetek más munkafüzetek adataira mutató hivatkozásokat is tartalmazhatnak (külső hivatkozások). Az ilyen adatokat tartalmazó munkalapok nevét a rendszer menti a munkafüzetekkel együtt, de előfordulhat, hogy nem láthatók a munkalapok.
• Beágyazott fájlok vagy objektumok A munkafüzetek olyan beágyazott fájlokat (például Microsoft 365- vagy szöveges dokumentumokat) vagy beágyazott objektumokat (például diagramokat és/vagy egyenleteket) is tartalmazhatnak, amelyekben láthatatlan adatok találhatók.
• Makrók vagy VBA-kód: A munkafüzetek olyan makrókat, VBA-modulokat, COM- vagy ActiveX-vezérlőket, felhasználói űrlapokat vagy felhasználó által definiált függvényeket (UDF) is tartalmazhatnak, amelyekben rejtett adatok találhatók.
• Gyorsítótárazott adatokat tartalmazó elemek: A munkafüzetek kimutatásokhoz, kimutatásdiagramokhoz, szeletelőkhöz, idősorokhoz és adatkockaképletekhez kapcsolódó láthatatlan, gyorsítótárazott adatokat is tartalmazhatnak.
• Excel-felmérések A munkafüzetek Excel-felmérések olyan rejtett kérdéseit is tartalmazhatják, amelyeket a Webes Excel-be vitt be, majd a munkafüzettel együtt mentett, de ott nem láthatók.
• Esetvizsgálói esetek A munkafüzetek az Esetvizsgálóval létrehozott eseteket is tartalmazhatnak. Ezek az esetek gyorsítótárban tárolt vagy rejtett adatokat is tartalmazhatnak.
• Szűrők: A munkafüzetek olyan aktív AutoSzűrőket vagy táblázatszűrőket is tartalmazhatnak, amelyek következtében a gyorsítótárban tárolt vagy rejtett adatokat a munkafüzettel együtt menti a rendszer.
• Rejtett nevek: A munkafüzetek a rejtett adatok forrásainak számító rejtett neveket is tartalmazhatnak.

A Dokumentumfelügyelő által megtalált, de el nem távolított információk

A Dokumentumfelügyelő a következő, adott esetben a munkafüzetben nem látható adatokat is tartalmazó elemeket észleli. Ezeket az elemeket nem távolítja el, mivel ellenkező esetben nem biztos, hogy megfelelően működne a munkafüzet. Külön-külön megvizsgálhatja a felügyelő által talált elemeket, és eldöntheti, hogy manuálisan kívánja-e azokat eltávolítani, vagy esetleg egy rejtett adatokat nem tartalmazó elemre, például egy statikus képre szeretné-e azokat kicserélni.

A PowerPoint-bemutatókban lévő rejtett információk megkereséséhez és eltávolításához használja a Dokumentumfelügyelőt.

A Dokumentumfelügyelő által megtalált és eltávolított információk

Az alábbi táblázat felsorolja azokat a különféle rejtett adatokat és személyes információkat, amelyeket a Dokumentumfelügyelővel megkereshet és eltávolíthat a PowerPoint-bemutatókból.

Adatok és információk gyors keresése és eltávolítása:

1. A Dokumentumfelügyelőben jelölje be az eltávolítási vagy mentési beállításokat (az alábbiakban leírtak szerint).
2. Válassza a Vizsgálat lehetőséget.
3. Tekintse át a vizsgálat eredményeit, és válassza az Összes eltávolítása lehetőséget minden törölni kívánt elemnél.
   Az információk eltávolításával kapcsolatos figyelmeztetésekért és információkért lásd : A Dokumentumfelügyelő használata.
4. Válassza az Újbóli vizsgálat vagy a Bezárás lehetőséget.

A Dokumentumfelügyelővel nem minden rejtett adat távolítható el. További információt a Dokumentumfelügyelő által talált, de el nem távolítható információk című szakaszban talál.

Ha a szervezet felügyelőmodulok hozzáadásával testre szabta a Dokumentumfelügyelőt, akkor lehet, hogy további típusú információkat is kereshet a bemutatókban.

Rejtett adatok és személyes információk megkeresése és eltávolítása

1. Nyissa meg azt a PowerPoint-bemutatót, amelyben meg szeretné találni a rejtett adatokat és a személyes információkat.

2. A Fájl lapon válassza a Mentés másként parancsot, majd írjon be egy nevet a Fájlnév mezőbe az eredeti bemutató másolatának mentéséhez.

3. Az eredeti bemutató másolatában kattintson a Fájl lapon az Információ gombra.

4. Válassza a Problémák ellenőrzése, majd a Dokumentum vizsgálata lehetőséget.

5. A Dokumentumfelügyelő párbeszédpanelen jelölje be a keresett rejtett tartalomtípusoknak megfelelő jelölőnégyzeteket. Az egyes vizsgálati beállításokról a Rejtett adatok és személyes információk eltávolítása a dokumentumokból, bemutatókból vagy munkafüzetekből című témakörben olvashat bővebben.

6. Válassza a Vizsgálat lehetőséget.

7. Ellenőrizze a vizsgálat eredményét a Dokumentumfelügyelő párbeszédpanelen.

8. Válassza az Összes eltávolítása elemet a vizsgálati eredmények mellett azoknál a vizsgálati eredményeknél, amelyeket el szeretne távolítani a dokumentumból.

   • Ha eltávolítja a rejtett tartalmat a bemutatóból, lehet, hogy nem tudja visszaállítani a Visszavonás gombra kattintva.
   • Ha OpenDocument Presentation (.odp) formátumban mentett bemutatókból kívánja eltávolítani a rejtett adatokat és személyes információkat, a Dokumentumfelügyelőt az e formátumba mentés minden egyes alkalmakor futtatnia kell.

Miután a Dokumentumfelügyelővel eltávolította a személyes adatokat, ha Ön többször is módosítja a bemutatót, a PowerPoint továbbra is automatikusan eltávolítja a személyes információkat a fájl mentésekor. Ha azonban mégis több együttműködésen alapuló szerkesztésre van szükség a bemutatóhoz (például a társszerzők nevét az általuk hagyott megjegyzésekhez kell társítani), a "Személyes adatok eltávolítása engedélyezve" értesítésben a "Beállítás módosítása" gombra kattintva megakadályozhatja, hogy a PowerPoint automatikusan eltávolítsa a személyes adatokat.

A rejtett adatok és a személyes információk típusai

A PowerPoint-bemutatók többféle rejtett adatot és személyes információt is menthetnek. Ugyan ezek az információk nem szúrnak szemet, a bemutatóból mégis kinyerhetők.

Rejtett információk lehetnek például azok az adatok, amelyeket a PowerPoint azért ad hozzá, hogy másokkal együttműködve tudja létrehozni a bemutatót. Olyan információkról is lehet szó, amelyeket szándékosan rejtettként jelölt meg.

A PowerPoint-bemutatók az alábbi típusú rejtett adatokat és személyes információkat tartalmazhatják:

• Megjegyzések és szabadkézi széljegyzetek Ha másokkal együttműködve hozza létre a bemutatót, akkor a bemutató tartalmazhat megjegyzéseket és szabadkézi széljegyzeteket. Ezeknek az információknak az alapján mások is láthatják a módosításokat, a bemutatón dolgozók nevét, valamint a bírálók megjegyzéseit.
• Korrektúrakövetési adatokAmikor közösen dolgozik másokkal egy felhőben tárolt megosztott dokumentumon, a Microsoft 365-höz készült PowerPoint 2016 adatokat tárol arról, hogy ki és mikor módosította a dokumentumot.
• Dokumentumtulajdonságok és személyes információk A dokumentum tulajdonságai (más néven metaadatok) közé tartoznak a bemutatóval kapcsolatos adatok, például a szerző, a téma és a cím. A dokumentumtulajdonságok a Microsoft 365 programok által automatikusan kezelt információkat is tartalmaznak, például annak a személynek a nevét, aki utoljára mentette a dokumentumot, és a dokumentum létrehozásának dátumát. Egyes funkciók használata esetén a dokumentum más típusú, a személyazonosításra alkalmas adatokat is tartalmazhat, például e-mail fejléceket, véleményezési információkat, kísérőleveleket és weblapok közzétételéhez szükséges elérési utakat.
• Láthatatlan diatartalom A bemutató tartalmazhat olyan objektumokat, amelyek azért láthatatlanok, mert láthatatlanként vannak formázva.
• Dián kívüli tartalomA PowerPoint-bemutatók tartalmazhatnak olyan objektumokat, amelyek nem láthatók azonnal, mivel a diáról a dián kívüli területre kerültek. A dián kívüli tartalom lehet szövegdoboz, ClipArt, kép vagy táblázat.
• Bemutatóbeli jegyzetek A PowerPoint-bemutató Jegyzetek szakasza tartalmazhat olyan szöveget, amelyet nem szeretne nyilvánossá tenni, különösen abban az esetben, ha kizárólag a bemutatót tartó személy számára készültek.
• Dokumentumkiszolgáló tulajdonságai Ha a bemutató egy dokumentumkezelő kiszolgálóra volt mentve, például egy dokumentum-munkaterületre vagy egy Windows SharePoint Services-alapú tárba, akkor további dokumentumtulajdonságokat vagy a kiszolgáló helyére vonatkozó egyéb információkat is tartalmazhat.
• Egyéni XML-adatok A bemutatók tartalmazhatnak olyan egyéni XML-adatokat, amelyek nem láthatók magában a dokumentumban. A Dokumentumfelügyelő képes arra, hogy megkeresse és eltávolítsa ezeket az XML-adatokat.

A Dokumentumfelügyelő által megtalált, de el nem távolított információk

A Dokumentumfelügyelő a következő, adott esetben a bemutatóban nem látható adatokat is tartalmazó elemeket észleli. A Dokumentumfelügyelő nem tudja eltávolítani ezeket az elemeket, mert ellenkező esetben nem biztos, hogy megfelelően működne a bemutató. Külön-külön megvizsgálhatja a felügyelő által talált elemeket, és eldöntheti, hogy manuálisan kívánja-e azokat eltávolítani, vagy esetleg egy rejtett adatokat nem tartalmazó elemre, például egy statikus képre szeretné-e azokat kicserélni.

A Dokumentumfelügyelő és a személyes adatok

A Microsoft 365 Insider-résztvevőknek a PowerPoint 2016 8403-as buildjében bevezetett korrektúrakövetési adatok jól szemléltetik a Dokumentumfelügyelő korlátait. Kelly és Linda például együtt dolgozik az A bemutatón a Microsoft 365-ben. A program hozzáadja a bemutatóhoz a korrektúra nyomon követési adatait (azaz a felhasználóneveket és a szerkesztések időpontját). Ha Mohamed ezt követően megnyitja az A bemutatót a PowerPoint egyik korábbi verziójában, és a Dokumentumfelügyelőt futtatja a fájlon a személyes adatok eltávolításához, akkor a PowerPoint e verziójában a Dokumentumfelügyelő nem fogja tudni észlelni és eltávolítani a PowerPoint újabb, Microsoft 365-ös verziója által a bemutatóba felvett korrektúrakövetési adatokat. Mohammed nem tudja eltávolítani a korrektúrakövetési adatokat anélkül, hogy frissítene a PowerPoint aktuális verziójára, majd futtatná a Dokumentumfelügyelőt

A Visióban eltávolíthatja a rejtett és személyes információkat, mielőtt megosztaná a Visio-dokumentum másolatát másokkal.

A személyes és rejtett adatok a Visio következő funkcióterületeiről távolíthatók el:

• A dokumentum oldalaira szúrt megjegyzések
• Fájltulajdonságok (Szerző, Felelős és Vállalat)
• Véleményezők neve, monogramja és jelölése
• Rajzsablonok fájlelérési útjai
• A sablonfájl elérési útja és neve

A következő lépésekkel megkeresheti és eltávolíthatja a rejtett információkat a Visio-bemutatókból.

1. A Fájl lapon válassza az Információ gombot.

2. Válassza a Problémák ellenőrzése, majd a Személyes adatok eltávolítása lehetőséget.

3. A Személyes adatok lapon válassza Az ezen elemek eltávolítása a dokumentumból lehetőséget.

   Tipp:

   Jelölje be a Figyelmeztetés kérése, ha megkísérlem újra beszúrni ezt az adatot jelölőnégyzetet, ha azt szeretné, hogy figyelmeztetés jelenjen meg, amikor személyes adatokat próbál újból beszúrni.

4. Ha el szeretné távolítani a potenciálisan bizalmas adatokat a külső adatforrásokból, válassza a dokumentumban tárolt adatok eltávolítása külső adatforrásból lehetőséget.

   Megjegyzés

   A jelölőnégyzet bejelölése nem távolítja el az alakzatokhoz csatolt adatokat. Ez eltávolítja az adatforrást a diagramból, de ha a diagramban bármilyen adat szerepel az adatforrásból, manuálisan kell eltávolítania.