Összefoglalás: A Kiszolgáló 2013-ban eldöntheti, hogy SharePoint rekordkezelési módszert.
A SharePoint kezelheti az archívum rekordjait, illetve az aktív dokumentumokkal azonos dokumentumtárban lévő rekordokat. A " SharePoint "-et használva, amikor deklarál egy dokumentumot rekordként, a rekord a helyén marad, de a SharePoint rekordként kezeli. Előfordulhat például, hogy egy dokumentum más adatmegőrzési házirendet kap, amikor rekordként van deklarálva, vagy a felhasználók nem tudják szerkeszteni azt.
Hibrid megközelítés is lehetséges. A rekordokat megtarthatja például két évig az aktív dokumentumokkal együtt, majd a projekt befejezésekor áthelyezheti a rekordokat egy rekordtárba.
Amikor arra gondol, hogy a rekordokat külön Rekordtár webhelyen vagy ugyanazon az együttműködési webhelyen kell-e kezelnie, amelyben a dokumentumokat létrehozta, vegye figyelembe az alábbi kérdéseket:
-
Megfelelő-e az együttműködési webhely irányítása a rekordok kezeléséhez? Az Ön iparágára vonatkoznak szabályozási követelmények, amelyek szerint a rendszer a rekordokat különválasztja az aktív dokumentumoktól? Meg kell bíznia egy együttműködési webhely rendszergazdáját egy rekordokat tartalmazó webhely kezeléséhez? Előfordulhat, hogy egy olyan webhelyen szeretne rekordokat tárolni, amely az együttműködési webhelynél korlátozottabb hozzáférést használ, vagy egy másik ütemezés szerint biztonságiolt webhelyen.
-
Mennyi ideig lesz használatban az együttműködési webhely? Ha a rekordokat a projekt folyamatban lévőnél tovább kell megőrizni, akkor a helyszíni rekordkezelési stratégia kiválasztása azt jelenti, hogy az együttműködési webhelyet akkor is meg kell tartania, ha már nincs többé használva.
-
Szükség lesz-e a projekttagoknak gyakori hozzáférésre a dokumentumokhoz, miután a dokumentumok rekordokká váltak? Ha hely szerint dönt, a projekttagok ugyanúgy hozzáférhetnek a dokumentumokhoz, függetlenül attól, hogy a dokumentumok aktívak-e vagy rekordok.
-
A szervezet rekordkezelői csak rekordokért vannak felelősök, vagy minden információért ők a felelősek, függetlenül attól, hogy aktívak vagy rekordok? Ha a rekordkezelők csak a hivatalos rekordokért vannak felelősök, számukra egyszerűbb lehet külön Rekordtár webhely létrehozása.
Az alábbi táblázatban a rekordokkal a rekordokkal a rekordtárban és az együttműködési webhelyen a helyszínen kezelt rekordokkal való együttműködés közötti különbségeket mutatjuk be. A különbségek a rekordkezelők és a projektcsapaton együttműködő alkalmazottak szempontjából egyaránt jelennek meg.
|
Faktor: |
Rekordok archiválása |
In-place records |
|---|---|---|
|
Rekordmegőrzés kezelése |
A tartalomszervező a metaadatok alapján automatikusan a megfelelő mappába helyezi az új rekordokat az archívum fájltervében. |
A rekordokra és az aktív dokumentumokra különböző házirendek lehetnek érvényesek az aktuális tartalomtípus vagy -hely alapján. |
|
A rekordok megtekintésére képes felhasználók korlátozása |
Igen. Az archívum adja meg a rekord engedélyét. |
Nincs. Az engedélyek nem változnak, amikor egy dokumentumból rekord lesz. Korlátozhatja azonban, hogy mely felhasználók szerkeszthet és törölhet rekordokat. |
|
Rekordok egyszerű megkeresása (rekordkezelők számára) |
Egyszerűbb. Minden rekord egy helyen található. |
Nehezebb. A rekordok több együttműködési webhely között szóródnak el. |
|
A dokumentum összes verziójának karbantartása rekordként |
A felhasználónak explicit módon el kell küldenie a dokumentum minden verzióját az archívumba. |
Automatikus, feltéve, hogy a verziószámozás be van kapcsolva. |
|
Könnyű megtalálni az információkat (csapatmunkatársak számára) |
Nehezebb, bár a dokumentumra mutató hivatkozás hozzáadható az együttműködési webhelyhez, amikor a dokumentumból rekord lesz. |
Egyszerűbb. |
|
Clutter of collaboration site |
Az együttműködési webhely csak aktív dokumentumokat tartalmaz. |
Az együttműködési webhely aktív és inaktív dokumentumokat (rekordokat) tartalmaz, de létrehozhat olyan nézeteket is, amelyek csak rekordokat jelenítsen meg. |
|
Rekordok naplózásának lehetősége |
Igen. |
Az együttműködési webhely naplózási házirendjtől függ. |
|
Felügyeleti biztonság |
A rekordkezelők kezelhetik a rekordtárat. |
Az együttműködési webhelygazdák engedélyekkel kezelik a rekordokat és az aktív dokumentumokat. |
Az alábbi táblázat a két rekordkezelési módszer közötti különbségeket ismerteti, amelyek hatással lehetnek az it-erőforrások kezelésére.
|
Faktor: |
Rekordok archiválása |
In-place records |
|---|---|---|
|
Kezelhet webhelyek száma |
További webhelyek. Ez azt jelenti, hogy az együttműködési webhelyek mellett egy külön archívum is található. |
Kevesebb webhelyet. |
|
Méretezhetőség |
Oldja az adatbázisméret nyomását az együttműködési webhelyeken. |
Korábban elérte a webhelycsoport maximális méretét. |
|
Könnyű kezelés |
A rekordokhoz külön webhelyet vagy farmot kell választani. |
Az aktív dokumentumokkal működő webhelyekhez már szükségesnél nem több webhelyépítési munka nem történik. |
|
Tárterület |
A rekordok különböző tárolóeszközöken tárolhatók. |
Együtt tárolt aktív dokumentumok és rekordok. |
