Segéd hozzáadása a profiljához a Microsoft 365-ben

A Microsoft 365 Segéd mezője lehetővé teszi a profiltulajdonos számára, hogy meghatározza azt a személyt, aki a napi koordinációban támogatja. A vezetők például jelezhetik, hogy ki a segéd. A segéd megjelölése csak tájékoztató jellegű. Nem bírálja felül a személy meglévő szerepkörét, és nem rendel hozzá új szervezeti felelősségeket.

Az asszisztens adatai a profilkártyák Névjegyek szakaszában jelennek meg. A Profil szerkesztése a Microsoft 365-ben című cikk lépéseit követve adhat hozzá vagy frissíthet segédadatokat a profilján.

A hozzáadást követően a asszisztens adatai megjelennek a vezető profiljában, így a munkatársak gyorsan azonosíthatják a megfelelő kapcsolattartási pontot az ütemezési vagy koordinációs igényekhez, csökkentve a szükségtelen oda-vissza és megszakításokat. 

Mit jelent az asszisztensként listázva?

Az asszisztens megjelölése tisztán látható profilattribútum. 
Nem függ a szervezet jelentési hierarchiájától, és nem biztosít semmilyen speciális engedélyt, hozzáférést vagy képességet. Ha valakit asszisztensként ad hozzá, az nem vált ki értesítéseket, nem módosítja a hozzáférési szinteket, és nem rendel semmilyen felelősséget az adott személyhez. Egyszerűen segít másoknak megérteni, hogy a profiltulajdonos kit delegál asszisztensként. 

Ki vehető fel asszisztensként? 

A Segéd mező lehetővé teszi egy belső bérlői felhasználó vagy egy Azure AD profillal rendelkező vendégfelhasználó hozzáadását. Nem követeli meg a személytől, hogy egy adott feladatszerepet birtokoljon, vagy a profiltulajdonos jelentési hierarchiájának része legyen. 

Asszisztens viselkedése bérlők közötti forgatókönyvben: 

Egy külső bérlő felhasználója asszisztensként rendelhető hozzá; A hozzárendelt asszisztens azonban nem látja ezt a kapcsolatot a támogatott személy profiljában.  

Példa:
Johnt Dave asszisztenseként jelölik ki. Különböző bérlőkhöz tartoznak. 

• A Dave bérlőjében lévő felhasználók láthatják Johnt Dave asszisztenseként.

• John nem tudja megtekinteni ezt az asszisztensi értéket Dave profiljában, annak ellenére, hogy a hozzárendelt asszisztens.

Ez a viselkedés szándékosan történik, mivel a Segéd információi nem kerülnek elő a bérlők között. 

Kap értesítést a kijelölt asszisztens? 

A Segéd mező beállítása vagy frissítése nem küld értesítést a segéd listán szereplő személynek. Ez szándékos, mert: 

• A segéd megjelölése csak tájékoztató jellegű, munkafolyamat-művelet nem.

• A megjelölés tájékoztató jellegű, és nem módosítja a szerepköröket, a feladatokat és a hozzáférést, ezért nincs szükség rendszerriasztásra.

• A felhasználók értesítés nélkül frissíthetik ezt a mezőt a szervezetközi tudatosság érdekében.

A Segéd mező: 

• Egy Azure AD profillal rendelkező aktív bérlői felhasználót jelöl.

• A profil tulajdonosa és tulajdonosa.

• Következetesen jelenik meg a bérlői felhasználók számára a Microsoft 365-szolgáltatásokban, például a profilkártya, a profilkártya Szervezeti szakasza és a Copilot (ahol elérhető). Amikor egy asszisztens kilép a szervezetből, a tárolt Segéd értéke törlődik a profilból, és a mező többé nem jelenik meg a profilban.

• Egyszerre csak egy asszisztenssel rendelkezhet.

Hol jelennek meg a Segéd adatai? 

A hozzáadáskor a segéd látható a profilkártyán (Partner szakasz), amely segít a munkatársaknak azonosítani a megfelelő kapcsolattartási pontot egy személy profiljának megtekintésekor. 

Adatvédelem és láthatóság kezelése felhasználók szerint 

Az "i" ikonra kattintva a Profilszerkesztő a megfelelő beállítások lapjára irányítja a láthatóság kezeléséhez. 

Alapértelmezés szerint a Segéd a szervezet minden tagja számára látható. A bérlői szabályzatoktól függően a következőket teheti: 

• Láthatóság módosítása csak énre

• A szervezet által beállított alapértelmezett adatvédelmi beállítások felülbírálása

Az Asszisztens adatainak használata 

A mentést követően ezek az asszisztensadatok megjelennek annak a személynek a profilkártyáján, akihez a segédet hozzáadták. 

Rendszergazda Asszisztens beállításai a SharePoint Rendszergazda Centerben 

Az SP felügyeleti központban a bérlői rendszergazdák –  

1. Tiltsa le az Asszisztens funkciót úgy, hogy "letiltva" jelöli meg, vagy "választhatóként" vagy "kötelező" tulajdonságként állítja be. Az alapértelmezett érték a "nem kötelező".

2. Állítsa be az Asszisztens tulajdonság alapértelmezett adatvédelmi beállítását ("Mindenki" vagy "Csak én" értékre, és adja meg, hogy a felhasználó felülbírálhatja-e ezt az értéket. Az alapértelmezett érték a "Mindenki".

3. Beállíthatja, hogy a felhasználó felül tudja-e bírálni/módosítani az alapértelmezett adatvédelmi beállítást. Az alapértelmezett beállítás az, hogy nem adja meg a felülbírálási képességet.

Gyakori kérdések 

1. Felvehetek egynél több asszisztenst?
   Nem. Egyszerre csak egy asszisztens adható hozzá és jeleníthető meg egy profilon.

2. Kezelheti valaki más a segédemet? 
   Nem. Csak a profil tulajdonosa kezelheti a Segédet.

3. Miért nem látom a Segéd mezőt a Profilszerkesztőben? 

   A bérlői rendszergazda rendelkezhet a következővel: 

   1. Letiltva a Segéd mező 

   2. Korlátozott felhasználói szerkeszthetőség 

   3. A mező elrejtése a Profilszerkesztőben
      
      Ha úgy véli, hogy hozzáféréssel kell rendelkeznie, forduljon a rendszergazdához. 

4. Ideiglenesen eltávolíthatom a segédemet?
   Igen. Ha a szerkesztés engedélyezett, törölheti a Segéd értékét. Ezzel eltávolítja a profilból, amíg újra nem adja hozzá.

5. Mennyi ideig tart a módosítások megjelenése?
   A módosítások automatikus érvénybe lépése akár 24 órát is igénybe vehet, és nem igényel informatikai vagy HR-beavatkozást.