Az Outlook segíthet a személyes események ütemezésében. A szervezők felkérhetik a meghívottakat, hogy személyesen vegyenek részt az értekezleten, és a résztvevők válaszolhatnak annak megerősítésére, hogy részt vehetnek-e személyesen, vagy csak virtuálisan tudnak részt venni.
Személyes részvétel kérése
Értekezlet szervezésekor felkérheti a meghívottakat, hogy személyesen vegyenek részt az eseményen:
-
Létrehozás vagy nyissa meg azt az értekezletet, amelyet személyesként szeretne beállítani.
-
A hely mező mellett válassza a Személyes esemény váltógombot.
A találkozókat személyesként is megjelölheti.
Időpontjavaslatok személyes eseményhez
Ha személyesként jelöl meg egy eseményt, az esemény javasolt időpontjai megváltozhatnak nemcsak a résztvevők időpont-elérhetőségétől, hanem a tartózkodási helyük elérhetőségétől is függően. A program először azokat az időpontokat javasolja, amelyekben a résztvevők az irodában szeretnének lenni.
Személyes esemény azonosítása
Ha olyan értekezlet-összehívást kap, amely személyesként van megjelölve, vizuális jelzéseket fog látni az e-mail-meghívón és a naptáreseményen is, amelyek segítenek tájékoztatni arról, hogy az értekezlet szervezője felkérte a résztvevőket, hogy személyesen vegyenek részt a programban.
Az e-mail-meghívó és a naptáresemény címéhez egy [személyes] utótag is hozzá lesz fűzve. Az e-mail-meghívó tartalma tartalmaz egy "személyes" címkét is.
Emellett a naptáresemény egy egyedi ikont is tartalmaz, amely segít azonosítani a személyes eseményeket.
Válasz személyes eseményre
Ha egy személyes kérésre válaszol, ahelyett, hogy csak egy "Igen" lehetőséget választanál, most három jelenik meg. Válassza az "Igen, személyesen" lehetőséget, ha a szervező kérésének megfelelően személyesen szeretne részt venni az értekezleten. Válassza az "Igen, gyakorlatilag" lehetőséget, ha részt szeretne venni, de nem tud személyesen részt venni rajta. Vagy válassza az "Igen" lehetőséget – a részvételi módra vonatkozó információk nélkül – arra az esetre, ha meg szeretné erősíteni a részvételt, de nem teszi közzé a részvételi módot.
Személyes válaszok nyomon követése
Amikor a résztvevők válaszolnak egy személyes kérésre, a válaszaikat a követési panelen követheti nyomon, amely megjeleníti az egyes személyek jelenléti módját és válaszát.
