Összefoglaló Megtudhatja, hogy miként integrálhatja a tartalomtípusokat és a munkafolyamatokat a SharePoint-2013 dokumentumkezelő megoldásba.
Ez a cikk bemutatja a tartalomtípusokat és a munkafolyamatokat, és útmutatást nyújt arról, hogy miként tervezheti őket integrálni a SharePoint Server 2016 dokumentumkezelő megoldásba. A tartalomtípusok a metaadatok (oszlopok), a munkafolyamat, a viselkedés és az egyéb beállítások, amelyek egy adott kategória elemeinek vagy dokumentumainak újrafelhasználható gyűjteményét jelentik SharePoint Server 2016 listában vagy dokumentumtárban. A tartalomtípusok lehetővé teszik az adatkategóriák beállításainak központi, újrahasználható módon történő kezelését. A munkafolyamatok segítségével az üzleti folyamatokat az SharePoint Server 2016 elemeihez csatolhatja.
Tartalom
Mielőtt használni szeretné a tartalomtípusok és munkafolyamatok megtervezéséhez a tartalomtípus és a munkafolyamat-tervezés (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165878) munkalapját, olvassa el a felhasználók felismerése és a dokumentumok használatának elemzése a SharePoint 2013-ban című témakört, és írja be a cikkhez társított "dokumentum-használat elemzése" és a "dokumentum résztvevőinek" munkalapokat.
Tartalomtípus – áttekintés
A tartalomtípusok a listaelemek, dokumentumok vagy mappák attribútumait határozzák meg. Az egyes tartalomtípusok a következőket adhatják meg:
-
A típus elemeihez társítani kívánt tulajdonságok.
-
A típus elemeihez társítani kívánt metaadatok.
-
Azok a munkafolyamatok, amelyek a típus elemeiből indíthatók el.
-
Adatkezelési házirendek, amelyek típusának elemeihez társítanak.
-
Dokumentum-sablonok (dokumentum-tartalomtípusok esetén)
-
Egyéni szolgáltatások.
Tartalomtípushoz társítani lehet egy listát vagy tárat. Ebben az esetben azt adja meg, hogy a lista vagy a tár tartalmazni tudja-e a tartalomtípus elemeit, és hogy a lista vagy tár új parancsa lehetővé teszi, hogy a felhasználók új elemeket hozzanak létre az adott típusból.
Megjegyzés: A tulajdonságokat, munkafolyamatokat, házirendeket és sablonokat közvetlenül is társíthatja egy listához vagy tárhoz. Ennek ellenére a fenti társításokat korlátozhatja a listára vagy a tárra, és a megoldásban nem használható fel újra. SharePoint Server 2016 a webhely szintű munkafolyamatok több listához vagy könyvtárhoz is társítható.
A dokumentumtárak és a listák többféle tartalomtípust is tartalmazhatnak. Egy tár például a projekthez kapcsolódó dokumentumokat és grafikus elemeket is tartalmazhat. Ha egy lista vagy tár többféle tartalomtípust tartalmaz, az alábbi lehetőségek közül választhat:
-
Alapértelmezés szerint a lista vagy tár új parancsa lehetővé teszi, hogy a felhasználók az összes rendelkezésre álló tartalomtípusból kijelölik az új elemek létrehozásakor. A tartalomtípus-tulajdonosok úgy konfigurálhatják az új parancsot, hogy csak bizonyos tartalomtípusokat jelenítenek meg.
-
Megjelenik az összes elérhető tartalomtípushoz tartozó oszlop.
Az egyéni tartalomtípusokat megadhatja a webhely tartalomtípus-gyűjteményében. Az egyéni tartalomtípusokat közvetve vagy közvetlenül, alapvető tartalomtípusból (például dokumentumból vagy elemből) kell származtatni. Miután definiálta a webhelyet, az adott webhelyen és a webhely alatti összes webhelyen elérhető egy egyéni tartalomtípus. Ha a tartalomtípust a webhelycsoport egészében elérhetővé szeretné tenni, akkor azt a legfelső szintű webhely tartalomtípus-gyűjteményében adja meg. A SharePoint Server 2016-ban a felügyelt metaadat-szolgáltatási példányban definiált tartalomtípus-elosztón belül is létrehozhat egyéni tartalomtípust. Ha tartalomtípus-elosztóban hoz létre tartalmat, a tartalomtípus elérhető lesz a felügyelt metaadat-példánnyal társított webes alkalmazások részét képező többi webhelycsoporthoz.
Megjegyzés: A felügyelt metaadatok szolgáltatás és a tartalomtípus-központ nem érhető el a SharePoint Foundation 2013 ban.
Ha például a szervezete egy adott szerződési sablont használ, a webhelycsoport legfelső szintű webhelyének tartalomtípus gyűjteményében létrehozhatja a szerződés metaadatait, a szerződés sablonját, valamint a szerződés véleményezéséhez és befejezéséhez szükséges munkafolyamatokat. Ezután a webhelycsoport bármely dokumentumtára, amelyhez a szerződési tartalomtípus társítva fog szerepelni, ezekkel a szolgáltatásokkal megadhatja ezeket a funkciókat, és lehetővé teszi a szerzők számára, hogy a sablonon alapuló új szerződéseket hozzanak létre.
A SharePoint Server 2016 on alapuló webhelyeken minden alapértelmezett listaelem vagy tár (például a névjegykártya, a feladat vagy a dokumentum) a webhely tartalomtípus-gyűjteményében található. A tartalomtípusok megtervezése ezeket az alapvető tartalomtípus-definíciókat használhatja kiindulási pontként, és az új tartalomtípusokat a meglévőket igény szerint kiindulásként használhatja.
A tartalomtípusok hierarchiába vannak rendezve, amely lehetővé teszi, hogy egy tartalomtípus egy másik tartalomtípustól örökölje a jellemzőit. Ez a öröklődés lehetővé teszi, hogy a dokumentumok osztályai a szervezeten belül osszák meg a jellemzőket, és lehetővé teszi, hogy a csoportok testre szabják ezeket a tulajdonságokat bizonyos webhelyeken vagy listák
Előfordulhat például, hogy egy nagyvállalati felhasználó által szállított termékhez metaadatokat kell megadni (például számlaszám, projekt száma és projektmenedzser). A legfelső szintű ügyfél által létrehozott tartalomtípus létrehozásával, amelyből az összes többi ügyfél által szállított dokumentum örökölt, gondoskodhat arról, hogy a szervezeten belül az ügyfél által szállított dokumentumok minden változatához társítva legyen a szükséges információk, például a számlaszámok és a projektek száma. Fontos tudni, hogy ha a tartalomtípus-tulajdonos egy másik szükséges oszlopot ad hozzá a legfelső szintű ügyfél által létrehozott tartalomtípushoz, akkor a tartalomtípus-tulajdonos a módosításokat minden olyan tartalomtípusban propagálhatja, amely örökölt, amely az új oszlopot hozzáadja az összes termékhez tartozó termékhez.
Tulajdonságok integrációja a Office 2016
Ha a Microsoft Office rendszer, amikor egy felhasználó szerkeszti a dokumentumot egy SharePoint Server 2016 dokumentumkezelő kiszolgálóról, megjelenik a dokumentum adatai munkaablak a dokumentum tetején. A dokumentum adatai munkaablak a dokumentum tulajdonságainak a kiszolgálón lévő szerkeszthető formátumát jeleníti meg.
aSharePoint Server 2016 megkönnyíti a tartalomtípusok tulajdonságainak testreszabását. Tartalomtípus beállításakor elindíthatja a InfoPath 2016, amely a tartalomtípus tulajdonságain alapuló alapértelmezett tulajdonságot hoz létre. Az alapértelmezett űrlap ugyanazokat a vezérlőket, elrendezést és sémát tartalmazza, amelyet a InfoPath 2016 használni fog, ha nem határoztak meg egyéni űrlapot. Ezt követően testre szabhatja és üzembe helyezheti az űrlapot, mint bármely más InfoPath 2016 űrlapon. Felveheti például a céges emblémát, a betűtípusokat és a színsémát egy űrlapra; csatlakoztatás egyéni adatforráshoz; feltételes logika hozzáadása; a felhasználók szerepkörük alapján elérhető, a felhasználók számára elérhető tervezési űrlapokat és funkciókat.
A dokumentum adatai munkaablak szerkesztési tulajdonságaival együtt az Word 2016 t használó szerzők a kiszolgálón definiált tulajdonságokat is beszúrhatják a dokumentumaiba. Ha például a dokumentum tulajdonságai között szerepel a projektmenedzser neve, ez a név szúrható be a címsorba, az élőlábba vagy bárhol máshol, a nevet a program a dokumentumban használja. Ha egy projekthez új projektmenedzser van társítva, a projektmenedzser tulajdonság a dokumentumkezelő kiszolgálón frissíthető. Ez a frissített projektmenedzser neve tükröződni fog a tulajdonság minden példányában, amely a dokumentumba lett beszúrva.
A tartalmi típusokkal rendelkező metaadatok használata
A metaadatok a tartalom kategorizálását és osztályozását szolgáló dokumentumokra vonatkozó információk. A metaadatok oszlopként vannak társítva egy tartalomtípushoz. A metaadatok a dokumentumokkal kapcsolatos környezetfüggő információkat a szerző, a tárgy, a közönség, a nyelv stb. A tulajdonságoktól eltérően a metaadatok oszlopokként vannak tárolva, és a SharePoint keresőmotorja indexelhető és kereshető.
A webhelycsoport szintjén hozzáadott metaadatok a tartalomtípusokhoz kapcsolhatók. A tartalomtípusokkal elvégezhető metaadatok használatával minden későbbi tartalomtípus örökölheti a szülő-tartalomtípusból származó metaadatok némelyikét vagy mindegyikét a webhelycsoport szintjén. Ezután további metaadatokat adhat hozzá alacsonyabb szinten, például egyetlen dokumentumot.
Oszlop-sablonok
A tartalomtípushoz társított metaadatok mindegyik eleme oszlop, amely az adatok tárolására szolgáló lista helye. A listák és tárak általában grafikusan jelennek meg az adatoszlopokban. A listához társított nézettől függően azonban az oszlopok más űrlapokon, például a naptárban megjelenített napokon is megjelennek. Listákhoz vagy tárakhoz társított űrlapok esetében az oszlopok mezőkként jelennek meg.
A különböző tartalomtípusokban használható oszlopok is meghatározhatók. Ehhez hozzon létre egy oszlopot az oszlop-sablonok gyűjteményben. A webhelycsoport minden webhelyén megjelenik egy oszlop-sablonok gyűjtemény. A tartalomtípusokhoz hasonlóan a webhely oszlop-sablonok gyűjteményében meghatározott oszlopok is elérhetők az adott webhelyen és az alatta lévő összes webhelyen.
Mappa-tartalomtípusok
A mappa tartalomtípusai meghatározzák a listákban vagy tárakban lévő mappákkal társított metaadatokat. Amikor tartalomtípust alkalmaz egy listára vagy tárra, a lista vagy tár új parancsa fogja tartalmazni a mappa tartalomtípust, amely lehetővé teszi, hogy a felhasználók mappákat hozzanak létre az adott típusból.
Megadhatja azokat a nézeteket egy listában vagy tárban, amelyek csak bizonyos tartalomtípus mappáiban érhetők el. Ez akkor hasznos, ha azt szeretné, hogy egy mappa egy bizonyos típusú dokumentumot tartalmazjon, és azt szeretné, hogy a mappa nézetei csak azokat az oszlopokat jelenítsék meg, amelyek az adott mappában található dokumentum típusára vonatkoznak.
A SharePoint termékek objektummodell segítségével testre szabhatja az új parancsot egy mappa-tartalomtípushoz, így amikor egy felhasználó létrehoz egy új mappát, a mappa a kiszolgálón tárolt sablonok alapján több fájllal és dokumentummal van feltöltve. Ez akkor lehet hasznos, ha például olyan összetett dokumentum típust szeretne megvalósítani, amelynek több fájlra van szüksége egyetlen termékhez való hozzájáruláshoz.
A dokumentumkészlet egy olyan funkció SharePoint Server 2016, amely lehetővé teszi a Office 2016 használatát a több dokumentumra kiterjedő termékek kezeléséhez. A dokumentumkészlet olyan speciális típusú mappák, amelyek egyetlen termék vagy munkahelyi termékkezelésére szolgálnak, és több helyen is tartalmazhatnak több dokumentumot. A dokumentumok halmazait az SharePoint Server 2016 által biztosított bővíthető sablonok használatával hozhatja létre. A dokumentumkészlet-sablonokat testre is szabhatja, hogy a szervezete szempontjából fontos munkatermékeket jelenítse meg. A dokumentumkészlet tartalmazza a verziókövetés használatát is, amely lehetővé teszi a teljes dokumentumkészlet állapotát a életciklusa különböző pontjain. A dokumentum-készletekről a dokumentumkészlet- tervezés (SharePoint Server 2010)című témakörben olvashat bővebben.
Dokumentum-tartalomtípusok megtervezése
A dokumentum-tartalomtípusok tervezésének első lépéseként ellenőrizni kell, hogy az elemzést tartalmazó dokumentum kihasználtsága (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165873) munkalapon milyen dokumentumok használhatók a meglévő tartalomtípusok számára. Minden dokumentum-tartalomtípusnak közvetlenül az alapvető dokumentum-tartalomtípusból vagy a dokumentum tartalomtípusa legördülő tartalomtípusból kell örökölni a beállításait. Így gondoskodhat arról, hogy a dokumentumtípusok alapvető oszlopai (például a cím és a létrehozásuk) láthatók legyenek, és hogy társítson egy sablont a tartalomtípushoz. Ha egy alapvető tartalomtípus (például dokumentum) elegendő, adja meg a tartalomtípus nevét a "dokumentum kihasználtsága" munkalap tartalomtípus oszlopában.
Megjegyzés: A támogatott alapvető tartalomtípusok nem tartalmaznak PDF-fájlokat.
Ha többet szeretne tudni az alapvető tartalomtípusok módosításáról, töltse le a "útmutatás az előre definiált tartalomtípusok és a webhelyek oszlopainak szerkesztéséhez" című témakört (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=260922).
A lista tartalomtípus-tartalomtípusai
A lista-tartalomtípus elemei között szerepel a tartalomtípushoz tartozó metaadatok, valamint az adott tartalomtípussal rendelkező elemeken futtatható munkafolyamatok oszlopa. Lista-tartalomtípus használatával meghatározhatja, hogy milyen típusú listaelemet szeretne egyedileg használni a megoldáshoz. Egy Ügyfélközpont-megoldásban például, amelyben a támogatási szakemberek vizsgálják és oldják meg az ügyfelek műszaki problémáit, a lista-tartalomtípus segítségével szabványosíthatja az egyes támogatási incidensek tartalmát, és az incidenst munkafolyamattal nyomon követheti.
Munkafolyamatok tervezése
A munkafolyamatok üzleti folyamatokat hajtanak végre a dokumentumokon, weblapokon, űrlapokon és listaelemeken SharePoint Server 2016. A tárak, listák vagy tartalomtípusok társítva lehetnek.
A Dokumentumkezelés során a munkafolyamatok segítségével átirányíthatja a dokumentumokat a személyektől a személyhez, hogy azok minden esetben kifejezzek a dokumentumkezelési feladatokat, például a dokumentumok véleményezését, a kiadvány jóváhagyását vagy a bennük lévő dokumentumok kezelését. Az egyéni munkafolyamatok segítségével a dokumentumokat áthelyezheti egyik webhelyről vagy tárból a másikba. Tervezhet például olyan munkafolyamatot, amely az egyik webhelyről a másikra másolja a dokumentumot, ha a dokumentum archiválásra van ütemezve.
aSharePoint Server 2016 tartalmazza a háromrészes munkafolyamatot, amellyel olyan üzleti folyamatokat kezelhet, amelyek egy elem állapotát három államban vagy fázisban követik nyomon. aSharePoint Server 2016 a következő munkafolyamatokat is tartalmazza, amelyek a dokumentumkezelési igényeket kezelik:
-
Visszajelzések összegyűjtése: Dokumentumot küld véleményezésre.
-
Jóváhagyási: A dokumentum elküldése jóváhagyásra, gyakran a közzététel előfeltétele.
-
Törlés A dokumentum lejáratát és a rendelkezési hajlamot kezeli.
-
Aláírások összegyűjtése: Körözteti a dokumentumot az aláírások számára.
Munkafolyamatot társíthat tartalomtípushoz, ha azt szeretné, hogy az adott munkafolyamat elérhető legyen, ha az adott tartalomtípust használja. A beszerzési rendelések tartalomtípusa például a felettes jóváhagyását igényli, mielőtt a tranzakció el nem készül. Ha gondoskodni szeretne arról, hogy a jóváhagyási munkafolyamat mindig elérhető legyen a beszerzési rendelések kezdeményezése során, hozzon létre egy megrendelés-tartalomtípust, és társítsa a jóváhagyási munkafolyamatot. Ezután adja hozzá a megrendelés tartalomtípust minden olyan dokumentumtárhoz, amelyben a beszerzési rendelések tárolva lesznek.
Ha a dokumentumkezelő megoldás munkafolyamatait szeretné megtervezni, elemezze az összes olyan tartalomtípust, amelyet meg szeretne valósítani, és keresse meg azokat az üzleti folyamatokat, amelyeknek elérhetőnek kell lenniük az adott típusú tartalomhoz. Jelölje ki azokat a munkafolyamatokat, amelyeket elérhetővé szeretne tenni a tartalomhoz.
Az alábbi táblázat a szerződés-tartalomtípus munkafolyamatait elemzi.
|
Szerződési folyamat |
Szerződéses munkafolyamat |
|---|---|
|
Piszkozatok áttekintése |
Visszajelzések összegyűjtése |
|
Jóváhagyás kérése a felettestől és a jogi tanácsadótól. |
Jóváhagyási: |
|
A megnyitott problémák megoldása. |
Problémakövetés: |
|
Aláírások beszerzése |
Aláírások összegyűjtése |
További információt a munkafolyamat a SharePoint 2013-bancímű témakörben találhat.
Worksheet
Az alábbi munkalapon rögzítheti a cikkben tárgyalt információkat:
-
Tartalomtípus-és munkafolyamat-tervezési munkalap (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165878)
