Dokumentumkészlet megtervezése a SharePoint Serverben

A dokumentumkészlet névjegye

A dokumentumkészlet olyan SharePoint Server 2016 szolgáltatás, amely lehetővé teszi, hogy egy szervezet egyetlen termékkel vagy munkahelyi termékkelkezelje a szervezetet, amely több dokumentumot vagy fájlt is tartalmazhat. A dokumentumkészlet egy olyan speciális mappa, amely egyesíti az egyedi dokumentumkészlet-attribútumokat, a mappák és dokumentumok attribútumait és működését, valamint felhasználói felületet (UI), metaadatokat és objektummodell-elemeket tartalmaz, amelyek segítenek a munkahelyi termék minden aspektusának kezelésében.

A projektek vagy a termék csoportba tartozó csoportok és felhasználók számára a projekt vagy a termék jobb kezeléséhez szükséges dokumentumok vagy munkahelyi termékek szükségesek. Előfordulhat például, hogy egy jogi csapatnak össze kell gyűjtenie, létre kell hoznia és kezelnie kell az adott esethez kapcsolódó különféle dokumentumokat, fényképeket és hangfájlokat. Vagy egy értékesítési csapatnak több forrásból származó dokumentumok fordítására van szükség egy potenciális ügyfélre szóló Ajánlatkérés (RFP) létrehozásához és kezeléséhez. A dokumentumok halmaza lehetővé teszi a csoportok és a felhasználók számára, hogy egyetlen gyűjteményből, termékből vagy munkahelyi termékből kezelje ezeket a készleteket. A dokumentumkészlet tulajdonosai létrehozhatnak egy egyéni üdvözlőlapot, amelyen megjeleníthetik az elemeket, és fontos információkat kaphatnak a munkahelyi termékekről.

A dokumentumok halmazait létrehozó és kezelő szervezetekben a SharePoint Server 2016 következetesen beállíthatja a dokumentumkészlet tartalomtípusát a szokásosan létrehozott minden munkaanyaghoz. A dokumentumkészlet tartalomtípusa meghatározhatja a jóváhagyott tartalomtípusokat, attribútumokat, alapértelmezett elemeket, oszlopokat, munkafolyamatokat és házirendeket. A szülő-tartalomtípusból további testre szabott dokumentumkészlet-tartalomtípusok hozhatók létre, melyek mindegyike örököli a tulajdonságokat és a beállításokat a fölérendelt dokumentumkészlet tartalomtípusból. Miután hozzáadta a tartalomtípust a tárakhoz, a felhasználók létrehozhatnak olyan dokumentumkészlet-készletet, amely a Dokumentumkészlet tartalomtípus attribútumait az új parancs segítségével örökli. A Dokumentumkészlet tartalomtípus további beállításokat ad meg, amelyekkel megadhatja az engedélyezett tartalomtípusokat, az alapértelmezett tartalmakat, a megosztott oszlopokat, az üdvözlőlap-oszlopokat és az alapértelmezett üdvözlőlap-nézetet.

A tartalomtípusokról további információt a tartalomtípusok és munkafolyamatok megtervezése (SharePoint Server 2010)című témakörben talál.

Ha további információra van szüksége arról, hogy miként hozhat létre és kezelhet dokumentum-készleteket a SharePoint Server 2016 ben, olvassa el az új Dokumentumkészlet tartalomtípus létrehozása és beállítása a SharePoint Server 2016 súgóban című témakört.

Dokumentumkészlet felügyelete

A SharePoint Server 2016 ban lévő dokumentumkészlet sok azonos attribútumot és tulajdonságot oszt meg mappákként. A dokumentumkészlet-megoldás tervezésekor azonban fontos szempontokat kell figyelembe vennie.

• A Dokumentumkészletban található dokumentumok száma nincs korlátozva. A betöltött betöltött időt azonban korlátozhatja a listanézet küszöbértéke, amely alapértelmezés szerint be van állítva a 5 000-elemeken. A mappák engedélyezve vannak a dokumentumkészletokban, de a metaadat-alapú navigáció nem használható a dokumentumkészlet alkalmazásban. Ezért fontos megfontolni a listanézet-küszöbök vagy a navigációs terv túllépésének lehetőségét, ha megállapítja, hogy hány elemre van szükség egy Dokumentumkészletban. Ha a Küldés funkciót egy dokumentumkészlet használatával használja, a dokumentumkészlet összes dokumentumának értéke nem lehet nagyobb, mint 50 MB. Ha nagyon sok elemet tartalmazó gyűjteményt vagy munkahelyi terméket használ, lehet, hogy a dokumentumtárban lévő mappastruktúrát jobb megoldás.

• A dokumentumtárban található dokumentumkészlet száma nincs korlátozva. A listákban megjelenő dokumentumtípusok számát azonban a listanézet küszöbértéke korlátozhatja.

• Ha a megosztott metaadatok használatakor több mint 10 olyan elem van, amelyekben a megosztott metaadatokat egy dokumentumkészlet használja, akkor a metaadat-frissítéseket 15 percenként futtatja az időzítő. Ha például a tár legfelső szintjén 10 dokumentum található, és egy dokumentum egy megosztott metaadatokat tartalmazó dokumentumban található, az időfeladat nem fog futni. Ha azonban további 9 dokumentummal rendelkező dokumentumot vesz fel, az időzítő feladat elindul.

• Ha dokumentumkészlet-útválasztást használ, a tartalomszolgáltatóknak küldött dokumentumok a legördülő listában maradnak, és a szervező feldolgozási időzítője a megfelelő helyre kerül, amely alapértelmezés szerint naponta fut.

A dokumentumkészlet a webhelycsoportban való használatához be kell kapcsolnia a dokumentumkészlet funkció használatát.

A dokumentumkészlet funkció engedélyezése a webhelycsoportban

1. A webhely beállításai lapon, a webhelycsoport felügyeletecsoportban kattintson a webhelycsoport szolgáltatásaihivatkozásra.

2. A szolgáltatások lapon a dokumentumkészlet csoportbankattintson az aktiváláselemre.

A dokumentumkészlet funkció engedélyezése után létrehozhat dokumentumkészlet tartalomtípusokat.

Dokumentumkészlet tartalomtípusok megtervezése

A dokumentumkészlet tartalomtípusait az elemzés a dokumentum kihasználtsága munkalapon végezheti el, amelyet a felhasználók felismerése és a dokumentumok használatának elemzése a SharePoint 2013című témakörben talál. Ezután a tartalomtípus-munkalapot (http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878&clcid = 0x409) használva rögzítheti az egyes új dokumentumkészlet-tartalomtípusokkal kapcsolatos döntéseket, amelyeket a megoldásban használni fog.

Dokumentumkészlet tartalomtípusok megtervezése a tartalomtípus munkalap használatával

1. Írja be a dokumentumkészlet értéket a tartalomtípus-munkalap tartalomtípus    mezőjébe.

2. Adja meg azt a webhely-URL-címet, amelyen az új dokumentumkészlet tartalomtípust definiálni kívánja. Fontos tudni, hogy a tartalomtípusok a meghatározott webhelyen és a webhely alatti összes webhelyen elérhetők legyenek.

3. A szülő-tartalomtípus meghatározása    Adja meg a tartalomtípus-munkalapon a szülő- tartalomtípus    mezőben a szülő dokumentumkészlet tartalomtípust. Ez egy olyan fő Dokumentumkészlet-tartalomtípus vagy egy olyan egyéni Dokumentumkészlet-tartalomtípus, amelyet már tervezett.

4. Dokumentumkészlet-beállítások meghatározása    Adja meg, majd adja meg a következő dokumentumkészlet-beállításokat a tartalomtípus munkalapon:

   1. Engedélyezett tartalomtípusok meghatározása    Adja meg azokat az alapértelmezett tartalomtípusokat, amelyek engedélyezve lesznek ebben a dokumentumkészlet-tartalomtípusban.

   2. Az alapértelmezett tartalom meghatározása    Ha a dokumentumkészlet tartalomtípust állítja be, hogy automatikusan létrehozza az alapértelmezett tartalmat, amikor új példányt hoz létre egy dokumentumkészlet létrehozásakor, manuálisan is hozzáadhat fájlokat a dokumentumhoz. A dokumentumkészlet esetében csak a megengedett tartalomtípusok fájljai vehetők fel.

   3. Megosztott oszlopok meghatározása    Adja meg, hogy a dokumentumkészlet oszlopainak értékeit automatikusan szinkronizálja-e a halmazban található összes dokumentummal.

   4. A Welcome Page-oszlopok meghatározása    Adja meg, hogy mely oszlopok legyenek láthatók az üdvözlőlapon minden dokumentumkészlet esetében.

   5. Az üdvözlőlap nézetének meghatározása    Adja meg, hogy milyen nézetben jelenjen meg a dokumentumkészlet a kezdőlapon.

5. Az oszlopok és az oszlopok sorrendjének meghatározása    A tartalomtípus munkalapjának tervezés oszlopai    táblázatban:

   1. Adja meg azokat az oszlopokat, amelyek a szülő-tartalomtípustól öröklődnek. Az új?    oszlopban írja be a No (nem ) lehetőséget mindegyik bejegyzéshez.

   2. Minden további oszlopnál adja meg egy előre definiált oszlop vagy egy létrehozandó oszlop nevét. Adja meg a további oszlopok nevét, azok típusát, és adja meg, hogy újak-e.

6. A munkalap terv sablon    szakaszában írja be a nincsértéket.

7. A munkafolyamatok meghatározása    Ha létezik olyan elérhető munkafolyamat, amely releváns a dokumentumkészlet tartalomtípushoz, akkor tetszés szerint társíthatja azt a tartalomtípushoz. Ezt követően a munkafolyamatot az adott tartalomtípus bármely listaelemére kezdeményezheti. A munkafolyamat-tervezés teljes megvitatását a munkafolyamatok megtervezésecímű témakörben találhatja meg. A munkafolyamatok véleményezése és a rendelkezésre álló munkafolyamatok meghatározását követően adja meg az egyes munkafolyamatokat a tartalomtípus-munkalap terv munkafolyamatok    táblázatában a tartalomtípushoz társítva. Ha a munkafolyamat nem örökölte a szülő-tartalomtípust, írja be az adatokat az új?    oszlopba.

8. A házirend meghatározása    A szabályok többféle típusú tartalomra vonatkoznak; a házirend-funkciók mindegyik szabály részleteit biztosítják, például hogy ki lehet-e nyomtatni a tartalomtípus elemeit, illetve hogy milyen műveleteket kell naplózni az elemen. A házirend-tervezésről további információt az adatkezelési házirendek megtervezése a SharePoint Server 2013című témakörben talál. A házirendek véleményezése, valamint a házirend-szolgáltatások és a házirend-sablonok elérhetősége után a tartalomtípus-munkalap házirend területének tervezés    szakaszában tegye az alábbiakat:

   1. Ha a szülő-tartalomtípus házirend-beállításokkal rendelkezik, akkor az új tartalomtípusban nem módosulnak. Így gondoskodhat arról, hogy a házirendek beállítása után minden releváns tartalomtípusban érvényben legyenek. Ha a jelenlegi tartalomtípus a szülő típusa alapján örökli a házirend-beállításokat, a tartalomtípus-munkalap házirendi szakaszának terve    területén válassza az Igen lehetőséget a kérdésnek: "Ez a házirend a szülő-tartalomtípusban van definiálva?".

   2. Ha a jelenlegi tartalomtípus a szülő-tartalomtípus alapján örökli a házirendet, akkor írja be a házirend-sablon nevét a szabály neve    mezőbe a terv egy házirendhez    című szakaszt. Hasonlóképpen, ha az aktuális tartalomtípus nem örökli a házirendet, és egy házirend-sablont szeretne alkalmazni, akkor írja be a házirend-sablon nevét a terv létrehozása    házirend neve    mezőbe.

   3. Ha a jelenlegi tartalomtípus örököl egy vagy több, a szülő-tartalomtípusból származó házirend-funkciót, akkor az egyes házirend- funkciókat a    terv a munkalap házirend szakaszának megtervezése    című témakörben találhatja meg. Ha azonban a jelenlegi tartalomtípus nem örökli a házirendet, és a jelenlegi tartalomtípushoz társítani szeretné a házirend-funkciókat, adja meg ezeket a házirend-funkciókat a funkció    táblában. Fontos tudni, hogy az egyes házirend-funkciókat és a házirendet név szerint nem társíthatja tartalomtípushoz.

Munkalapok

A cikkben tárgyalt információk rögzítéséhez használja az alábbi munkalapokat:

• Tartalomtípus-munkalap (http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878&clcid = 0x409)

• Dokumentum kihasználtsága munkalap elemzése (http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=165873&clcid = 0x409)