Weben megosztott Access-adatbázisok készítése

Tartalom

• Áttekintés

• Webes adatbázis készítése

• Az alkalmazás módosításainak közzététele és szinkronizálása

Áttekintés

Az Access 2010 és az Access Services (a SharePoint egyik választható összetevője) által biztosított platform segítségével a weben használható adatbázisokat hozhat létre. A webes adatbázisokat az Access 2010 és a SharePoint használatával tervezheti meg és teheti közzé, melyet a SharePoint-fiókkal rendelkező felhasználók webböngészővel tekinthetnek meg.

Működése

Webes adatbázis közzétételekor az Access Services létrehoz egy, az adatbázist tartalmazó SharePoint-webhelyet. A webhelyen található összes adatbázis-objektum és adat SharePoint-listákba kerül. Az alábbi videó szemlélteti a folyamatot.

A közzététel után a SharePoint-webhely látogatói a számukra megadott engedélyektől függően használhatják az adatbázist.

• Teljes hozzáférés:    Lehetővé teszi az adatok és az adatbázisterv módosítását.

• Közreműködés:    Lehetővé teszi az adatok módosítását, de az adatbázistervét nem.

• Olvasás:    Az adatok csak olvashatók, egyik elem sem módosítható.

Megnyithatja a webes adatbázist az Accessben, módosíthatja azt, szinkronizálhatja a módosításokat, és a SharePoint-webhelyen mentheti őket. Az alábbi videóban megfigyelheti, hogy miként lehet módosítani a tervet, miután közzétette a webes adatbázisát.

A webes adatbázist saját számítógépére is mentheti, és az így mentett verziót az adatok és az adatbázisterv esetleges módosítása után újra szinkronizálhatja az online adatokkal.

Megjegyzés: Webes adatbázis készítéséhez Teljes hozzáférés engedéllyel kell rendelkeznie azon a SharePoint-webhelyen, ahol az adatbázist közzé szeretne tenni. A SharePoint-engedélyekről a Lásd még című szakasz hivatkozásait használva szerezhet több információt.

Böngészőben futó űrlapok és jelentések

Az űrlapok, jelentések és a legtöbb makró a böngészőben fut. Ez lehetővé teszi, hogy az Access frissítse az adatokat a képernyőn a teljes lap ismételt beolvasása nélkül.

Űrlap létrehozásával segítheti az alkalmazásban való navigálást. Egy új navigációs vezérlő egyszerűbbé teszi az erre a célra szolgáló, szabványos webes stílusú navigációs gombok hozzáadását.

Megjegyzés: A navigációs ablak (az Access alkalmazásban az objektumok adatbázisban való böngészésére használható funkció) nem érhető el a webböngészőkben.

SharePoint-listákban tárolt adatok

Az összes tábla SharePoint-lista lesz, és a rekordokból lesznek a listaelemek. Ezáltal SharePoint-engedélyekkel szabályozhatja a webes adatbázisokhoz való hozzáférést, és a SharePoint további előnyeit is kihasználhatja.

Biztonsági megjegyzés:  A hivatkozott táblák kapcsolati karakterláncai, köztük a felhasználói név és a jelszó nincsenek titkosítva, ha ezek mentése megtörtént (és a hivatkozás célja támogatja a felhasználói fiókokat). Azoknál az adatbázisoknál, amelyekhez SharePoint-listára mutató hivatkozás tartozik, és ez a hivatkozás tartalmazza a felhasználónevet és jelszót is, a mentett hitelesítő adatok birtokában egy ártó szándékú felhasználó meg tudná változtatni a hivatkozás célját jelentő listát. Ha egy ilyen felhasználót megfelelő engedéllyel rendelkező társ segíti, még akkor is módosíthatja a SharePoint-webhely engedélyeit, ha a hitelesítő adatok nincsenek mentve a kapcsolati karakterlánccal. Körültekintően járjon el, ha olyan adatbázispéldányokat oszt meg, amelyek közzétett adatbázisok listáira mutató hivatkozásokat tartalmaznak.

Kiszolgálón futó lekérdezések és adatmakrók

Az SQL-műveleteket a kiszolgáló hajtja végre. Mivel így csak az eredményhalmazokat kell mozgatni, ezért ez növeli a hálózati teljesítményt.

Intranet vagy internet

Adatait közzéteheti saját SharePoint-kiszolgálóján vagy az interneten is. A Microsofttól elérhető egy internetalapú, szolgáltatott SharePoint-megoldás.

Vissza a lap tetejére

Webes adatbázis készítése

Ez a szakasz ismerteti a fontosabb új szolgáltatásokat és a webes adatbázis készítéséhez szükséges alapvető tervezési lépéseket.

A szakasz tartalma

• Előzetes tennivalók

  • Helyi használatú és webes adatbázisok tervezése közötti különbségek

  • Asztali szolgáltatások, amelyeknek nincs megfelelőjük az Access Services szolgáltatásban

• A sablonok használati lehetőségei

• Üres webes adatbázis készítésének alaplépései

• Webes tábla tervezése

  • Új webes tábla létrehozása

  • Mező felvétele a mezőgyűjteményből

  • Mező felvétele az adatlapra kattintva

  • Mezőtulajdonságok módosítása

• Számított mező felvétele

• Adatérvényesítési szabályok beállítása

  • Mezőérvényesítési szabály és üzenet beállítása

  • Rekordérvényesítési szabály és üzenet beállítása

• Kapcsolat létrehozása két webes tábla között

  • Keresőmező létrehozása Adatlap nézetben

• Keresőmező módosítása Adatlap nézetben

• Adatintegritás fenntartása adatmakrók használatával

• Webes lekérdezés létrehozása

• Webes űrlap létrehozása

• Webes jelentés létrehozása

• Navigációs űrlap létrehozása és az indításkor megjelenítendő alapértelmezett űrlapként való beállítása

Előzetes tennivalók

A webes adatbázis tervezése előtt el kell végeznie néhány feladatot. Ismernie kell ezenkívül (főleg ha tapasztalt Access-fejlesztő) a webes és helyi használatú adatbázisok tervezése közötti különbségeket is.

• Az adatbázis rendeltetésének meghatározása:    Készítsen világos tervet, hogy a terv részletezése során jó döntéseket hozhasson.

• A szükséges információk megkeresése és rendszerezése:    Webes adatbázisban nem használhatók csatolt táblák. Bármely használni kívánt adatot, amely nem az adatbázisból származik, a közzététel előtt importálni kell. Ha a tervezés megkezdése előtt igazítja adatait, elkerülheti, hogy a váratlan adat-előfordulások miatt a tervet javítani kelljen.

• A közzétételhez használandó SharePoint-webhely azonosítása:    A SharePoint nélkül egyáltalán nem tud közzétenni. Ha tervezés közben egy böngészőben szeretné tesztelni a tervet (nem rossz ötlet), először közzé kell tennie.

• A biztonság megtervezése:    Kihasználhatja a SharePoint biztonságát a webes adatbázishoz való hozzáférés szabályozására. Tervezze meg időben a biztonságot, hogy beépíthesse a tervébe.

A sablonok használati lehetőségei

Miután eldöntötte, hogy alkalmazása mire szolgáljon, gondolja át, hogy vajon egy adatbázissablon használható lenne-e. Az adatbázissablonok előre beépített alkalmazások, amelyeket adott állapotukban is használhat, illetve adott igényekhez is igazíthat.

A Backstage nézet Új lapján áttekintheti a rendelkezésre álló sablonokat. Az Access 2010 részét képező sablonokról további információt az Access-sablonok kiválasztása és alkalmazása című témakörben talál.

Üres webes adatbázis készítésének alaplépései

• A Fájl lapon kattintson az Új parancsra.

  

A Fájl lap megnyitja a Backstage nézetet, az Access felületének új részét, ahol a teljes adatbázisra vonatkozó parancsok, többek között a Közzététel a SharePoint szolgáltatásban találhatók.

A Backstage nézetben az Új lapon találhatók az adatbázis létrehozására szolgáló parancsok.

1. A Használható sablonok csoportban kattintson az Üres webhelyadatbázis elemre.

2. Tekintse át a javasolt fájlnevet a Fájlnév mezőben, és tekintse át az adatbázisfájl elérési útját, az alábbiakban felsorolva. A fájlnevet a Fájlnév mezőbe beírással módosíthatja.

3. Az elérési út módosításához kattintson a Fájlnév mező alatti mappaikonra, és keresse meg a helyet, ahová az adatbázisfájlt el szeretné helyezni.

4. Kattintson a Létrehozás gombra. Ekkor megnyílik az új webes adatbázis, és megjelenik egy új, üres tábla.

Webes tábla tervezése

A webes tábla tervezéséhez Adatlap nézetet használhat.

Amikor először hoz létre üres webes adatbázist, az Access készít egy új táblát, és Adatlap nézetben megnyitja azt. A Mezők és a Tábla lapon található parancsokkal vehet fel mezőket, indexeket, érvényesítési szabályokat és adatmakrókat – ez egy új szolgáltatás, amely lehetővé teszi az adatok módosítását az események alapján.

Az új tábla szerkesztését és használatát követően bizonyára szeretne további táblákat létrehozni.

Számított mező felvétele

Felvehet olyan mezőt, amely ugyanazon tábla más adataiból számított értéket jelenít meg. Az egyéb táblákból származó adatok nem használhatók a számított adatok forrásaként. A számított mezők néhány kifejezést nem támogatnak.

1. Miközben a tábla meg van nyitva, kattintson a Hozzáadás gombra.

2. Mutasson a Számított mező pontra, és válassza ki a mezőhöz használni kívánt adattípust.

   Ekkor megnyílik a Kifejezésszerkesztő.

3. A Kifejezésszerkesztő használatával hozhatja létre a mező számítását. Ne feledje, hogy a számítás adatforrásaként csak ugyanazon tábla más mezőit használhatja. A Kifejezésszerkesztő használatához A Kifejezésszerkesztő használata című cikkben kaphat segítséget.

Adatérvényesítési szabályok beállítása

A legtöbb mező bevitelének érvényesítésére használhatók a kifejezések. Velük érvényesíthető a táblákba történő bevitel is, ami főleg az érvényesítést nem támogató mezőkbe történő bevitelnél hasznos, illetve ha a tábla többi mezőjének értékén alapuló mezőbevitelt szeretne érvényesíteni. Az érvényesítésekről részletesebb magyarázat az Adatbevitel korlátozása érvényesítési szabályokkal című cikkben olvasható.

Megadhatja az érvényesítési üzenetként ismert üzenetet is, amely akkor jelenik meg, ha az érvényesítési szabály megakadályozza a bevitelt.

Kapcsolat létrehozása két webes tábla között

Ha kapcsolatot szeretne létrehozni egy webes adatbázisban, a Keresés varázslóval hozzon létre egy keresőmezőt. Ennek abban a táblában lennie, amelyikben több mező tartozik a kapcsolathoz, illetve arra a táblára kell mutatnia, amelyikben egy mező tartozik a kapcsolathoz.

Keresőmező módosítása Adatlap nézetben

1. Nyissa meg a módosítani kívánt keresőmezőt tartalmazó táblát.

2. Az alábbi lehetőségek közül választhat:

   • A Mezők lap Tulajdonságok csoportjában kattintson a Keresések módosítása gombra.

   • Kattintson a jobb gombbal a keresőmezőre, és válassza a Keresések módosítása parancsot.

3. Kövesse a Keresés varázsló lépéseit.

Adatintegritás fenntartása adatmakrók használatával

Az adatmakrók használatával kaszkádolt frissítéseket vagy törléseket végezhet. A Tábla lapon található parancsokkal adatokat módosító beágyazott makrókat hozhat létre. Az alábbi videó bemutatja az alapokat.

Az adatmakrók létrehozásáról további információt az Adatmakró létrehozása című témakörben talál.

Webes lekérdezés létrehozása

A lekérdezések az űrlapok és jelentések adatforrásaként használhatók. A lekérdezések a kiszolgálón futnak, így a hálózati forgalom minimális lesz.

Tegyük fel például, hogy egy webes adatbázissal követi nyomon a jótékony adományokat. Látni szeretné, hogy ki adott pénzt egy esemény során. Lekérdezéssel kijelölheti az adatokat, és előkészítheti őket űrlapokon és jelentésekben való használatra.

1. A Létrehozás lap Lekérdezések csoportjában kattintson a Lekérdezés gombra.

2. A Tábla megjelenítése párbeszédpanelen kattintson duplán a felvenni kívánt egyes táblákra, majd kattintson a Bezárás gombra.

   A jelen példában kattintson duplán az Adományozók, az Adományok, az Események és az EseményRésztvevői lehetőségre.

3. A szükséges kapcsolások létrehozásához húzza a mezőket az egyik objektumból a másikba a lekérdezéstervező ablakban.

   A jelen példában húzza az Azonosító mezőt az Adományozók táblából az Adományok tábla TámogatóAdományozóAzonosítója mezőjébe, majd húzza a TámogatóAdományozóAzonosítója mezőt az Adományozók táblából az EseményRésztvevői tábla AdományozóAzonosítója mezőjébe.

4. Vegye fel a használni kívánt mezőket. A mezőket húzhatja a rácsra, vagy dupla kattintással is felveheti őket.

   A jelen példában az Esemény mezőt veszi fel az Események táblából, az AdományDátuma mezőt az Adományok táblából, és a Megszólítás, Vezetéknév és Utónév mezőt az Adományozók táblából.

5. Adja meg az alkalmazni kívánt feltételeket.

   A jelen példában korlátozni szeretné az AdományDátuma mezőt, hogy az esemény KezdésDátuma és BefejezésDátuma értéke közé essen. A lekérdezés tervezőrácsában az AdományDátuma alatti Feltétel sorba írja be a következőt: >=[KezdésDátuma] És <=[BefejezésDátuma].

Webes űrlap létrehozása

Az űrlapok jelentik az adatok webes adatbázisba történő beírásának és szerkesztésének fő módját, emellett hasznosak az adatok ellenőrzése során is. Az űrlapok a böngészőben futnak, így segítve a teljesítmény optimalizálását. Űrlap megnyitásakor a böngésző beolvassa a szükséges adatokat a SharePoint-kiszolgálóról. Az űrlapon lévő adatokat anélkül szűrheti és rendezheti, hogy újból be kellene azokat olvasnia a kiszolgálóról.

1. Válassza ki az adatforrásként használandó táblát vagy lekérdezést.

   Megjegyzés: Ha kötetlen űrlapot szeretne létrehozni, ugorja át ezt a lépést.

2. Kattintson a Létrehozás lap Űrlapok csoportjának egyik gombjára:

   • Űrlap:    Adatforrásként a kijelölt objektumot használva egyszerre egy rekordot megjelenítő, egyszerű űrlap létrehozása.

     Megjegyzés: Ha kötetlen űrlapot hoz létre, ez a gomb nem érhető el.

   • Több elem:    Adatforrásként a kijelölt objektumot használva egyszerre több rekordot megjelenítő űrlap létrehozása.

     Megjegyzés: Ha kötetlen űrlapot hoz létre, ez a gomb nem érhető el.

   • Üres űrlap:    Olyan űrlap létrehozása, amelyen semmi sem található.

   • Adatlap:    Adatforrásként a kijelölt objektumot használva olyan űrlap létrehozása, amely adatlapnak néz ki, és annak megfelelően működik.

     Megjegyzés: Ha kötetlen űrlapot hoz létre, ez a gomb nem érhető el.

Webes jelentés létrehozása

A jelentések a webes adatbázisban található adatok ellenőrzésének és nyomtatásának elsődleges eszközei. A jelentések a böngészőben futnak, így segítve a teljesítmény optimalizálását. Jelentés megnyitásakor a böngésző beolvassa a szükséges adatokat a SharePoint-kiszolgálóról. A jelentésen lévő adatokat anélkül szűrheti és rendezheti, hogy újból be kellene azokat olvasnia a kiszolgálóról.

1. Válassza ki az adatforrásként használandó táblát vagy lekérdezést.

2. Kattintson a Létrehozás lap Jelentések csoportjának egyik gombjára:

   • Jelentés:    Egyszerű jelentés létrehozása adatforrásként a kijelölt objektumot használva.

   • Üres jelentés:    Olyan jelentés létrehozása, amelyen semmi sem található.

Navigációs űrlap létrehozása és az indításkor megjelenítendő alapértelmezett űrlapként való beállítása

A felhasználóknak szükségük van egy módszerre, amellyel navigálhatnak az alkalmazásban. Ne feledje, hogy a navigációs ablak nem használható webböngészőkben. Valamilyen eszközt kell tehát biztosítania a felhasználóknak ahhoz, hogy használhassák az adatbázis-objektumokat. Létrehozhat egy navigációs űrlapot, és megadhatja, hogy mindig az jelenjen meg, ha az alkalmazást megnyitják egy webböngészőben. Ha nem ad meg az alkalmazás indításakor megjelenítendő űrlapot, semmilyen űrlap nem nyílik meg, ami megnehezíti az alkalmazás használatát.

1. Kattintson a menüszalagon a Létrehozás fülre.

2. Az Űrlapok csoportban kattintson a Navigáció gombra, és a listában jelöljön ki egy navigációs elrendezést.

3. Ha fel szeretne venni egy elemet, húzza azt a navigációs ablakból a navigációs vezérlőelemre.

   Megjegyzés: A navigációs vezérlőelemekhez csak űrlapokat és jelentéseket vehet fel.

4. Vegyen fel bármely más vezérlőt a navigációs űrlap törzsébe. Előfordulhat például, hogy bizonyos vezérlők navigációs ablakba történő felvételével keresési funkcióval szeretné ellátni az összes űrlapot.

Az alkalmazás módosításainak közzététele és szinkronizálása