Az Outlook Téma karbantartása eszközével csökkentheti a levelezési mappákban lévő üzenetek számát. A program a Törölt elemek mappába helyezi át az egyes témákban szereplő felesleges üzeneteket.
Mit jelent a téma?
A témákate-mail lánc néven is ismerheti. Egy téma az e-mail üzenetek teljes sorát jelenti: a kezdő üzenetet az összes válasszal együtt. Az egy adott témához tartozó üzeneteknek azonos a tárgyuk.
Ha például üzenetet küld valakinek, és az illető válaszol, azzal létrejön egy téma. Sok olyan téma létezik, amelyekben számos válasz és viszontválasz követi egymást. A téma egyes részeire akár többen is válaszolhatnak.
Mire szolgál a Téma karbantartása eszköz?
A Téma karbantartása eszköz kiértékeli az adott téma összes üzenetének tartalmát. Ha egy teljes üzenet része valamelyik válasznak, a program törli a korábbi üzenetet. Vegyük a következő példát.
Jeff üzenetet küld Annának és Timnek. Anne válaszol Jeffnek és Tibornak is, és az Outlook-üzenet törzsében Jeff teljes eredeti üzenete is szerepel. Most Tim látja Anne üzenetét, és válaszol Jeffnek és Anne-nek is. Tibor válasza a beszélgetés összes korábbi üzenetét tartalmazza. A Téma karbantartása eszközzel Tibor utolsó üzenetét kivéve az összes üzenet törölhető, mert az üzenet az összes korábbi üzenet másolatát tartalmazza.
A Téma karbantartása eszköz a sok címzettet és számos választ, illetve viszontválaszt tartalmazó témák esetében a leghasznosabb.
A felesleges üzenetek törlése
(Klasszikus menüszalag) A Kezdőlap lap Törlés csoportjában válassza a
Karbantartás gombján.
(Egyszerűsített menüszalag) A Kezdőlap lapon válassza az
melletti nyilat Törlés.
Az alábbi beállítások közül választhat:
- Téma karbantartása: Az eszköz ellenőrzi az aktuális témát, és törli a felesleges üzeneteket.
- Mappa karbantartása: Az eszköz a kijelölt mappában található összes témát ellenőrzi, és törli a felesleges üzeneteket.
- Mappa és almappák karbantartása: Az eszköz a kijelölt mappában és az összes benne foglalt mappában ellenőrzi a témák tartalmát, és törli a felesleges üzeneteket.
A Téma karbantartása eszköz beállításainak módosítása
Megadhatja, hogy mely üzenetek mentesüljenek a karbantartás alól, és azt is, hogy hová kerüljenek a törölt üzenetek.
Válassza a Fájl fület.
Kattintson a Beállítások gombra.
Válassza a Posta lehetőséget.
A Téma karbantartása csoportban tegye a következők valamelyikét:
Ha módosítani szeretné, hogy hová helyezi át a program az elemeket, válassza a Tallózás lehetőséget, majd jelöljön ki egy Outlook-mappát A karbantartás során eltávolított elemek ebbe a mappába kerülnek jelölőnégyzetbe. A program alapértelmezés szerint a Törölt elemek mappába helyezi át az üzeneteket. Ha több e-mail-fiókkal rendelkezik az Outlook-profiljában, mindegyik fiókhoz saját Törölt elemek mappa tartozik. Az üzenetek mindig a megfelelő fiók Törölt elemek mappájába kerülnek.
A Karbantartás eszköz által törölt elemek mappaszerkezetének replikálásához (a Mappa és almappák karbantartása parancs használata esetén) jelölje be az Almappák karbantartásakor a mappahierarchia megtartása a célmappában jelölőnégyzetet.
Megjegyzés
Ez a beállítás nem érhető el, ha a cél a Törölt elemek mappa.
Ha mindig meg szeretné tartani az olvasatlan üzeneteket, jelölje be Az olvasatlan üzenetek helye nem változik jelölőnégyzetet. Azt javasoljuk, hogy ezt a beállítást ne alkalmazza. A témák fennmaradó üzenetei ugyanis tartalmazni fogják az összes törölt üzenet tartalmát, például az eddig olvasatlan üzenetekét is.
Ha mindig meg szeretné tartani a kategorizált üzeneteket, jelölje be a Kategorizált üzenetek helye nem változik jelölőnégyzetet. Azt javasoljuk, hogy alkalmazza ezt a beállítást. A kategóriákba meghatározott üzenetek kerülnek, és a kategorizált üzenetek törlésével ezek az üzenetek elvesznek.
Ha mindig meg szeretné tartani a megjelölt üzeneteket, jelölje be a Megjelölt üzenetek helye nem változik jelölőnégyzetet. Azt javasoljuk, hogy alkalmazza ezt a beállítást. A jelölések meghatározott üzenetekre vonatkoznak, és a megjelölt üzenetek törlésével ezek az üzenetek elvesznek.
Ha mindig meg szeretné tartani a digitálisan aláírt üzeneteket, jelölje be a Digitálisan aláírt üzenetek helye nem változik jelölőnégyzetet. Azt javasoljuk, hogy alkalmazza ezt a beállítást.
Ha mindig meg szeretné tartani az eredeti üzenetet, ha a válaszokban valaki módosította annak tartalmát, jelölje be a Ha a válasz módosítja az üzenetet, az eredeti helye nem változik jelölőnégyzetet . Azt javasoljuk, hogy alkalmazza ezt a beállítást. Ezzel akkor is a birtokában lesz a téma teljes tartalmának összegzése, ha valaki egy válaszban módosítja valamelyik üzenet tartalmát.