E-mail emlékeztetők a Project Web Appban ütemezett munkákról

A Project Web App alkalmazás Email-értesítései segítségével naprakész maradhat a soron lévő dolgokkal, esedékességekkel és teendőivel. Egyes értesítéseket a felettese állít be, másokat pedig saját maga állíthat be:

• Személyes értesítések beállítása
• Vezetők: Értesítések beállítása a csapattal kapcsolatban
• Vezetők: Emlékeztetők beállítása a csapat számára

Személyes értesítések beállítása

A Project Web App segítségével eldöntheti, hogy milyen értesítésekre van kifejezetten szüksége. Az értesítések kívánt kiválasztásához kattintson a Beállítások>PWA-beállítások>Saját riasztások és emlékeztetők kezelése lehetőségre.

Emlékeztető típusa	Íme az üzlet...	Válassza ezt!
	Csak tudni akarom, hogy elmulasztok-e egy határidőt.	Tudni szeretném, mikor: Lejárt egy hozzám rendelt tevékenység. A Feladatok csoportban válassza az Emlékeztető küldése a feladatok határidejének lejártakor lehetőséget. Lejárt egy állapotjelentés beadása. Az Állapotjelentések csoportban válassza az Emlékeztető küldése az állapotjelentések határidejének lejártakor lehetőséget. Mindkét emlékeztető esetén választhat egy kis időt, mielőtt a Project Web App e-mailt küldene, és azt is megadhatja, hogy rendszeres időközönként emlékeztetőket kapjon a feladat elvégzéséig vagy az állapotjelentés elküldéséig.
	Emlékeztetőt szeretnék kapni, ha hamarosan eljön egy randevú.	Tudni szeretném, mikor: Hamarosan elkezdődik egy tevékenység, amely hozzám van rendelve. A Feladatok csoportban válassza az Emlékeztető küldése a feladatok indítása előtt lehetőséget. Hamarosan feladat esedékes. A Feladatok csoportban válassza az Emlékeztető küldése a feladatok határideje előtt lehetőséget. Hamarosan esedékes lesz az állapotjelentés. Az Állapotjelentések csoportban válassza az Emlékeztető küldése az állapotjelentések határideje előtt lehetőséget. Az egyes emlékeztetőknél kiválaszthatja, hogy mennyi idővel az időpont előtt szeretné megkapni az értesítő e-mailt.
	Állandó emlékeztetőkre van szükségem, hogy a helyes úton maradjak.	Tudni szeretném, mikor: Még nincs befejezve egy tevékenység, amelyhez hozzám van rendelve. A Feladatok csoportban válassza az Emlékeztető küldése a befejezetlen feladatokról lehetőséget. A rendszer még nem küldött be állapotjelentést. Az Állapotjelentések csoportban válassza az Emlékeztető küldése mindaddig, amíg be nem küldöm az állapotjelentéseket, illetve amíg azok késedelme nem lesz. Ha ilyen részletekre van szüksége, akkor valóban meg kell terveznie, hogy reálisan milyen gyakran szeretne e-mailt küldeni. Célszerű lehet például: Egyhetes előzetes figyelmeztetés a tevékenységek kezdési dátumáról. Emlékeztetők a feladatok határidejéről minden második napon, egy héttel a feladat határideje előtt. Határidőre vonatkozó értesítések minden nap, a feladat határidejét követő 3 nappal kezdődően. Hetente emlékeztetőket állít be minden befejezetlen feladatról. A Project Web App megpróbálja az értesítéseket egyetlen e-mailbe egyesíteni, így a postaládáját nem árasztják el az emlékeztetők, de naponta kaphat valamit, attól függően, hogy hány teendője van a tányérján. Különösen azért, mert előfordulhat, hogy a projektmenedzsernek vagy az erőforrás-kezelőnek is vannak emlékeztetői, amelyeket a Project Web App alkalmazástól is kértek. Szánjon egy kis időt annak átgondolására, hogy mely értesítések lennének a leghasznosabbak az Ön számára, és ha úgy találja, hogy egyszerűen túl sok e-mailt kap a Project Web Apptól, később finomhangolhatja őket.
	Van néhány további emlékeztető is, amelyre szüksége lehet.	Tudni szeretném, mikor: Hozzárendeltek egy tevékenységhez. A Feladatok csoportban válassza az Új feladat-hozzárendelést kapok a projektjeimben lehetőséget. Megváltozik egy tevékenység, amelyhez hozzám van rendelve. A Tevékenységek csoportban válassza a My project tevékenységei módosulnak lehetőséget. A projektmenedzser állapotjelentést kér. Az Állapotjelentések csoportban válassza az Új állapotjelentés-kérést kapok lehetőséget. Hiba történt valamiben, amit a Project Online-tól kértem. A Várólistás feladatok hibái területen válassza ki az Egyik sikertelen várólistás feladat lehetőséget.

Vezetők: Értesítések beállítása a csapattal kapcsolatban

A projektmenedzserek, erőforrás-menedzserek és portfoliómenedzserek személyes értesítések további készletét is megkapják, hogy naprakészek legyenek a csoportjukban zajló eseményekről. Ha Ön vezető, kiválaszthatja, hogy mely értesítéseket szeretné megkapni. Ehhez kattintson a BeállításokPWA-beállítások>>Az Erőforrások riasztásainak és emlékeztetőinek kezelése lehetőségre.

Tudni szeretném, mikor:

• Valaki új feladatot vagy feladatot vesz fel. A Csapattagok tevékenységei csoportban válassza az Új tevékenységek és hozzárendelések elküldése lehetőséget.
• Valaki feladatként átad valaki másnak, vagy átvesz egy feladatot valaki mástól. A Csapattagok tevékenységei csoportban válassza a Tevékenységek újbóli hozzárendelése lehetőséget.
• Valaki módosít egy tevékenységet. A Csapattagok tevékenységei csoportban válassza a Tevékenységek frissítése lehetőséget.
• Valaki elküld egy állapotjelentést. A Saját erőforrások állapotjelentései csoportban válassza az Állapotjelentés elküldése lehetőséget.

Vezetők: Emlékeztetők beállítása a csapat számára

Projektmenedzserként, erőforrás-kezelőként vagy portfoliókezelőként eldöntheti, hogy csapatának milyen értesítésekre van szüksége. Ha meg szeretné adni, hogy a Project Web App milyen értesítéseket küldjön a csapattagoknak, kattintson a BeállításokPWA-beállítások>>Saját erőforrások riasztásainak és emlékeztetőinek kezelése lehetőségre.

Emlékeztető típusa	Íme az üzlet...	Válassza ezt!
	Csak emlékeztetni szeretném a csapatomat, ha elmulasztanak egy határidőt.	Szeretném emlékeztetni magam és/vagy a csapatomat, mikor: Egy tevékenység lejárt. A Csapattagok tevékenységei csoportban válassza az Emlékeztető küldése a csoporttagok tevékenységeinek lejártára lehetőséget. Lejárt egy állapotjelentés beadása. Az Erőforrásaim állapotjelentései csoportban válassza az Emlékeztető küldése az erőforrás állapotjelentéseinek lejártára lehetőséget. Mindkét emlékeztető esetén választhat, hogy vár egy kis időt, mielőtt a Project Web App elküldi az e-mailt, és rendszeres időközönként emlékeztetőket küldhet mindaddig, amíg a feladat be nem fejeződik, vagy el nem küldi az állapotjelentést.
	Szeretném tájékoztatni a csapatomat a közelgő időpontokról.	Szeretném emlékeztetni magam és/vagy a csapatomat, mikor: Hamarosan feladat esedékes. A Csapattagok tevékenységei csoportban válassza az Emlékeztető küldése a csapattagok tevékenységeinek határideje előtt lehetőséget. Hamarosan esedékes lesz az állapotjelentés. A Saját erőforrások állapotjelentései csoportban válassza az Emlékeztető küldése az erőforrás állapotjelentéseinek esedékessége előtt lehetőséget. Az egyes emlékeztetőknél kiválaszthatja, hogy mennyi idővel az időpont előtt szeretné megkapni az értesítő e-mailt.
	Segítek a csapattagjaimnak, hogy emlékezzenek a munkaidő-nyilvántartás kitöltésére.	Szeretném emlékeztetni magam és/vagy a csapatomat, mikor: Senki sem jelentette a folyamatban lévő tevékenységgel kapcsolatos munkát. A Csapattagok tevékenységei csoportban válassza az Emlékeztető küldése lehetőséget, ha a csapattagok tevékenysége folyamatban van, de nem tartozik hozzá tényleges munka. Ezzel az emlékeztetővel megadhatja, hogy várjon egy kicsit, mielőtt a Project Web App elküldi az értesítő e-mailt.