E-mail emlékeztetők a Project Web Appban ütemezett munkákról

Hatókör
Project Online

Email Project Web App értesítései segíthetnek a közelgő teendők és a teendők áttekintésében. Egyes értesítéseket a felettese állít be, más értesítéseket pedig saját maga állíthat be:

Személyes értesítések beállítása

A Project Web App segítségével eldöntheti, hogy mely értesítésekre van igazán szüksége. A kívánt értesítések kiválasztásához kattintson a Beállítások Beállítások(Fogaskerék ikon)>PWA-beállítások>Saját riasztások és emlékeztetők kezelése elemre.

Megjegyzés

Nem jelenik meg ez a lehetőség? A rendszergazdának be kell kapcsolnia az értesítéseket a Project Web Appban , mielőtt ön felügyelni tudná, hogy mely értesítéseket küldi el a Project Web App.

Itt az üzlet... Válassza ezt!
Naptár Csak tudni akarom, hogy hiányzik-e a határidő. Tudni szeretném, mikor:

  • Egy feladat, amelyhez hozzárendelt, lejárt. A Feladatok területen válassza az Emlékeztető küldése, ha a feladataim esedékesek lehetőséget.
  • Az állapotjelentés lejárt. Az Állapotjelentések területen válassza az Emlékeztető küldése, ha az állapotjelentések határideje lejárt.
Mindkét emlékeztetővel megvárhatja, amíg a Project Web App e-mailt küld Önnek, és dönthet úgy is, hogy rendszeres időközönként emlékeztetőket kap a feladat befejezéséig vagy az állapotjelentés elküldéséig.
Naptár Szeretnék egy felvezetőt, ha hamarosan eljön a dátum. Tudni szeretném, mikor:

  • Hamarosan elindul egy feladat, amelyhez hozzárendelnek. A Feladatok területen válassza az Emlékeztető küldése a tevékenységek megkezdése előtt lehetőséget.
  • Egy feladat hamarosan esedékes. A Feladatok területen válassza az Emlékeztető küldése a feladataim határideje előtt lehetőséget.
  • Az állapotjelentés hamarosan esedékes. Az Állapotjelentések területen válassza az Emlékeztető küldése az állapotjelentések esedékességéig lehetőséget.
Az emlékeztetők mindegyikével megadhatja, hogy milyen messze szeretné megkapni az értesítő e-mailt.
Naptár Állandó emlékeztetőkre van szükségem, hogy nyomon tudjak követni. Tudni szeretném, mikor:

  • Egy feladat, amelyhez hozzá vagyok rendelve, még nincs kész. A Feladatok területen válassza az Emlékeztető küldése a hiányos feladataimról lehetőséget.
  • Egy állapotjelentés még nincs elküldve. Az Állapotjelentések területen válassza az Emlékeztető küldése az állapotjelentések elküldéséig vagy a lejárt állapotjelentésekig lehetőséget.
Ha ilyen részletekre van szüksége, érdemes megterveznie, hogy milyen gyakran szeretne reálisan e-maileket kapni.

Előfordulhat például, hogy a következőt szeretné:

  • Egyhetes összefoglaló a tevékenység kezdési dátumáról.
  • A feladat határidejének emlékeztetői minden második napon, a feladat határideje előtti egy héttel kezdődnek.
  • Késedelmes értesítések minden nap, a feladat esedékességétől számított 3 nappal kezdve.
  • Emlékeztetők minden héten az összes befejezetlen feladatról.
A Project Web App megpróbálja egyetlen e-mailben egyesíteni az értesítéseket, így a Beérkezett üzenetek mappa nem lesz igazán tele emlékeztetőkkel, de minden nap kaphat valamit attól függően, hogy hány feladat van a rendszámán. Különösen azért, mert a projektmenedzser vagy az erőforrás-kezelő is rendelkezhet néhány emlékeztetővel, amelyeket a Project Web App-nak küldött. Szánjon egy kis időt arra, hogy átgondolja, milyen értesítések lennének a leghasznosabbak, és ha azt tapasztalja, hogy túl sok e-mailt kap a Project Web Apptól, később finomhangolhatja.
Naptár Néhány további emlékeztetőt is érdemes lehet használnia. Tudni szeretném, mikor:
  • Hozzárendelnek egy feladathoz. A Tevékenységek területen válassza az Új feladat-hozzárendelést kapok a projektjeimben lehetőséget.
  • A hozzárendelt tevékenységek módosulnak. A Tevékenységek területen válassza a Saját projekttevékenységek módosulnak lehetőséget.
  • A projektmenedzser állapotjelentést kér. Az Állapotjelentések területen válassza az Új állapotjelentés kérése elemet.
  • Valami, amire Project Online kértem, nem sikerült. A Várólista-feladatok hibái területen válassza a Bármelyik várólistás feladatom meghiúsul.

Megjegyzés

Mi a helyzet a munkaidő-nyilvántartásokkal? A munkaidő-nyilvántartásokkal kapcsolatos emlékeztetőket a felettes állítja be egy erőforráscsoport vagy a projektcsapat számára.

Vezetők: Értesítések beállítása a csapatról

A projektmenedzserek, az erőforrás-kezelők és a portfóliómenedzserek további személyes értesítéseket is rendelkezésére bocsátanak, hogy naprakészek maradjanak a csapatukon belül. Ha Ön vezető, a Beállítások Beállítások(Fogaskerék ikon)>PWA-beállítások>Saját erőforrások riasztásainak és emlékeztetőinek kezelése parancsára kattintva kiválaszthatja, hogy mely értesítéseket szeretné megkapni.

Megjegyzés

Nem jelenik meg ez a lehetőség? A rendszergazdának be kell kapcsolnia az értesítéseket a Project Web Appban , mielőtt ön felügyelni tudná, hogy mely értesítéseket küldi el a Project Web App.

Tudni szeretném, mikor:

  • Valaki új feladatot vagy feladatot ad hozzá. A Csapattagok feladatai csoportban válassza az Új feladatok és feladatok elküldése lehetőséget.
  • Valaki másnak ad feladatot, vagy átvesz egy feladatot valaki másnak. A Csapattagok feladatai csoportban válassza a Feladatok újbóli hozzárendelése lehetőséget.
  • Valaki módosít egy feladatot. A Csapattagok feladatai csoportban válassza a Tevékenységek frissítése lehetőséget.
  • Valaki elküld egy állapotjelentést. Az Erőforrások állapotjelentései területen válassza az Állapotjelentés küldése lehetőséget.

Vezetők: Emlékeztetők beállítása a csapat számára

Projektmenedzserként, erőforrás-kezelőként vagy portfóliómenedzserként eldöntheti, hogy a csapatnak mely értesítésekre van szüksége. Ha meg szeretné adni, hogy a Project Web App mely értesítéseket küldje el a csapattagoknak, kattintson a Beállítások Beállítások(Fogaskerék ikon)>PWA-beállítások>Saját erőforrások riasztásainak és emlékeztetőinek kezelése parancsra.

Megjegyzés

Nem jelenik meg ez a lehetőség? A rendszergazdának be kell kapcsolnia az értesítéseket a Project Web Appban , mielőtt ön felügyelni tudná, hogy mely értesítéseket küldi el a Project Web App.

Itt az üzlet... Válassza ezt!
Naptár Csak emlékeztetném a csapatomat, ha lemaradnak a határidőről. Szeretném emlékeztetni magamat és/vagy a csapatomat, amikor:

  • Egy tevékenység lejárt. A Saját csapattagok feladatai csoportban válassza az Emlékeztető küldése, ha a csapattagok feladatai lejártak.
  • Az állapotjelentés lejárt. Az Erőforrások állapotjelentései területen válassza az Emlékeztető küldése, ha az erőforrások állapotjelentései lejártak.
Mindkét emlékeztető esetén dönthet úgy, hogy vár egy kicsit, mielőtt a Project Web App elküldi az e-mailt, és dönthet úgy is, hogy rendszeres időközönként emlékeztetőket küld a feladat befejezéséig vagy az állapotjelentés elküldéséig.
Naptár Fel szeretném venni a csapatomat, ha hamarosan eljön a dátum. Szeretném emlékeztetni magamat és/vagy a csapatomat, amikor:

  • Egy feladat hamarosan esedékes. A Csapattagok feladatai csoportban válassza az Emlékeztető küldése a csapattagok feladatainak határideje előtt lehetőséget.
  • Az állapotjelentés hamarosan esedékes. Az Erőforrások állapotjelentései területen válassza az Emlékeztető küldése az erőforrások állapotjelentései előtt lehetőséget.
Az emlékeztetők mindegyikével megadhatja, hogy milyen messze szeretné megkapni az értesítő e-mailt.
Naptár Segítségre van szükségem a csapattagoknak a munkaidő-nyilvántartások kitöltéséhez. Szeretném emlékeztetni magamat és/vagy a csapatomat, amikor:

  • Senki nem jelentett egy folyamatban lévő tevékenységen végzett munkát. A Csapattagok feladatai csoportban válassza az Emlékeztető küldése, ha a csapattagok tevékenysége folyamatban van, de nincs tényleges munkája.
Ezzel az emlékeztetővel megvárhatja, amíg a Project Web App elküldi az értesítő e-mailt.