Minden projekt természeti tájképének része a kockázat – egy bizonyos szintű bizonytalanság, amely abból fakad, hogy nem tudják, milyen jövőbeli események alakulnak a projekt megvalósítása során. Ha el szeretné kerülni, hogy a projekt késleltetésbe essen egy szerencsétlen esemény vagy akár váratlan lehetőség miatt, dolgozzon ki egy kockázatkezelési tervet a projekthez, és kövesse nyomon a projektet a Project Web Appban a Project Online-előfizetésén keresztül.
Tartalom
- Mi a kockázatkezelés, és hogyan kapcsolódik a projektmenedzsmenthez?
- Ajánlott eljárások a projektek kockázatkezeléséhez
- Kockázatok rögzítése és nyomon követése a Project Online-ban
Mi a kockázatkezelés, és hogyan kapcsolódik a projektmenedzsmenthez?
A kockázat bármilyen szintű bizonytalanság, amely negatív hatással lehet a projektre. A kockázatokra általában rossz dolgok szempontjából gondolunk, például egy hurrikán, amely késlelteti az építési projektet. A kockázatok azonban pozitívak is lehetnek, és nagyobb lehetőségekhez vezethetnek, például egy olyan sikeres marketingkampány, hogy az ügyfelek válasza túlterheli a vállalat weboldalát.
A kockázatkezelés tehát az a folyamat, amelynek során azonosítjuk és megtervezzük azokat a kockázatokat, amelyek hatással lehetnek a projektre a hatókör, a tevékenységek, az ütemterv, a költségek, az erőforrások, a minőség stb. tekintetében. Néhány példa:
- A fejlesztés alatt álló termék vagy szolgáltatás alapjául szolgáló új technológia szükséges, amelyet nem teszteltek teljes mértékben.
- Előfordulhat, hogy alvállalkozók és más erőforrások nem állnak rendelkezésre, amikor szüksége van rájuk.
- A szállítóktól származó szállítások késhetnek.
- Egy ismeretlen versenytárs hozhatja piacra először a termék vagy szolgáltatás verzióját.
- Az építkezést télen tervezik, amikor a havas időjárás késéseket okozhat.
- A homályos projektkövetelmények a hatókör bővülését okozhatják.
- A projektben használt szoftvereszközökön meredek a tanulási görbe.
Ajánlott eljárások a projektek kockázatkezeléséhez
Ez a szakasz ismerteti azokat a technikákat, amelyek segítenek a projekt kockázatkezelési tervének meghatározásában.
A kockázatok azonosítása
Az alábbiakban bemutatjuk, hogyan azonosíthatja a projekt kockázatait Ön és csapata. Ne felejtse el figyelembe venni az esetlegesen felmerülő pozitív kockázatokat vagy lehetőségeket.
- A kockázatok azonosítása céljából hívja össze a projektcsapatot. Használjon facilitátort és rögzítőt, hogy mindenki hallassa a hangját, és minden kockázatot rögzítsen.
- Tekintse át a projektterv főbb fázisait, figyelembe véve a kockázatokat.
- Tekintse át a korábbi hasonló projektekből tanulságokat, vizsgálja meg, hogy mi romlott el ezekben a projektekben, és döntse el, hogy ez megtörténhet-e az aktuális projektben is. Nézze meg azt is, hogy mi ment különösen jól, és nézze meg, hogy nem okozott-e olyan meglepetést, amely pozitív kockázatot jelenthet a projektre nézve.
- SWOT-elemzéssel megvizsgálhatja a projekt erősségeit, gyengeségeit, lehetőségeit és veszélyeit. Ez egy másik jó módja annak, hogy a pozitív és a negatív kockázatokat is figyelembe vegyük.
- Vegye figyelembe a kockázati kategóriákat, például a műszaki, külső, szervezeti és projektirányítási tényezőket. Technikai szempontok lehetnek például a projektkövetelmények, valamint a projektben alkalmazott technológia összetettsége és megbízhatósága. A külső tényezők közé tartozhatnak az alvállalkozók és a beszállítók, az időjárás, az ügyfelek igényei, a piac és a jogszabályi változások. A szervezeti kockázatok közé tartozhat a más projektektől való függés, a különböző projektek ugyanazon erőforrások iránti többszörös igénye, a finanszírozási verseny vagy a változó stratégiai prioritások. A projektmenedzsment kockázatai lehetnek például a munka pontossága és a becsült költségek, illetve az állapot összegyűjtésére és a költségek nyomon követésére szolgáló módszerek.
- Vegye figyelembe a projektháromszöget (hatókör, idő és pénz) a kockázatok szempontjából a projekt egyéb mozgatórugóival együtt. Mi befolyásolhatja a hatókört és a tevékenységeket? Mi történhet a fontos mérföldkövekkel és a projekt befejezési dátumával? A projekt költségvetése és kiadásai? Az erőforrások rendelkezésre állása és teljesítménye? Minőség?
Mérje fel a kockázatokat
Miután rögzítette a kockázatokat, itt az ideje, hogy pontozza őket a valószínűség és a hatás szempontjából. Minden kockázatnál adjon meg számot vagy százalékot, amely a kockázat bekövetkezésének valószínűségét jelenti.
Ezenkívül minden kockázathoz adjon meg egy számot, amely a kockázat bekövetkezésének súlyosságát vagy hatását fejezi ki. A skálát beállíthatja arra, ami a leghasznosabbnak tűnik az Ön számára, amennyiben következetesen alkalmazza azt az összes kockázatra.
Ha összeszorozza a két számot, megkapja a kockázati pontszámot.
A kockázatok rangsorolása
Rendezze a kockázatokat a legmagasabbtól a legalacsonyabb kockázati pontszámig annak érdekében, hogy lássa, mire kell a leginkább összpontosítania a kockázatkezelési tervben. Az alábbi példa bemutatja a Project Web App használatával létrehozható kockázatokat. Figyelje meg, hogy ezek a legmagasabb és a legalacsonyabb kockázati pontszámok sorrendben szerepelnek. További információt a jelen témakör későbbi, Kockázatok rögzítése és nyomon követése a Project Online-ban című részében talál.
A priorizált kockázatok listájának áttekintése során valószínűleg természetes csoportosításokat láthat:
- A magasabb pontszámot elérő kockázatok előre tervezett választ igényelnek.
- A mérsékelt pontszámok kockázatai eseti döntést igényelnek arról, hogy indokolnak-e tervezett választ.
- Az alacsony pontszámot adó kockázatok valószínűleg nem igényelnek tervezett választ, de érdemes a projekt során néha újra megvizsgálni őket, hogy lássa, megváltoztak-e a körülmények, és így magasabb prioritást kaphatnak.
A kockázatkezelési terv kidolgozása
A pontozott és priorizált kockázatok után megvan a projekt kockázatkezelési tervének alapja. Minden olyan kockázat esetén, amelyet úgy döntött, hogy a csapatának kezelnie kell, határozza meg az alábbi lehetséges válaszokat:
- Kerülje el a kockázatot. Ha a vállalt kockázat nem éri meg, hogy a projektben részt vegyen, akkor szüntesse meg. Bölcsebb lehet például egy elfogadhatatlanul magas kockázatot jelentő tevékenységet vagy erőforrást megfelelő alternatívára cserélni.
- A kockázatot átháríthatja egy másik részleg vagy szállító felelősségére. További példák közé tartozik a biztosítás vagy a jótállás. A kockázatátadás költsége csak akkor csökken, mint amennyivel akkor érne el, ha továbbra is felelősség lenne a kockázatért.
- Válságterv létrehozásával megelőzheti a kockázat bekövetkezését, illetve mérsékelheti vagy minimalizálhatja a kockázat hatását. Ez a kockázatkezelési terv valószínűleg az a része, amely valószínűleg a legtöbb erőfeszítést igényli, mivel Ön alternatív tervet hoz létre a készenléti terv aktiválását meghatározó aktiváló pontokkal együtt.
- Vállalja a kockázatot. Egyes magas prioritású kockázatok esetében költséghatékonyabb "vállalni a kockázatot", mint elkerülni, átadni vagy mérsékelni azt.
Vegye figyelembe, hogy az egyetlen kockázatra vonatkozó terv tartalmazhat egy vagy több ilyen reakciót. Megteheti például a kockázat megelőzését, de azt is megtervezheti, hogy mit fog tenni erre az esetre.
Amikor eldönti, hogy melyik megközelítést használja, vegye figyelembe a költségeket pénz, idő és erőfeszítés szempontjából. Egészséges egyensúlyt szeretne teremteni a projekt előrehaladása és a fontos kockázatok elkerülése, megelőzése vagy az azokra való felkészülés között.
Kockázatkezelő hozzárendelése
A projektmenedzsertől eltérő személyt válasszon kockázatkezelőnek, aki a projekt teljes időtartama alatt előre jelezi a kockázatokat. Ennek a személynek olyan személynek kell lennie, aki egészséges szkepticizmussal tud tekinteni a projektre a bizonytalanságokkal szemben.
A kockázatkezelő az, aki figyelemmel kíséri a készenléti tervek kiváltó pontjait, figyelemmel kíséri az alacsonyabb prioritású kockázatokat, és biztosítja a kockázatkezelési terv végrehajtását.
A csapattagok ösztönzése kockázatjelentésre
Minden csapattagnak lehetőséget kell biztosítani arra, hogy jelentse a projekt során előre jelzett kockázatokat. A Project Web App alkalmazásban a csapattagok megadhatják a hozzájuk rendelt tevékenységekre és projektekre vonatkozó kockázatokat. Ez akár egy névtelen kockázatjelentő csatorna is lehet, ha úgy gondolja, hogy jobb eredményeket hozhat.
Kockázatok rögzítése és nyomon követése a Project Online-ban
A Project Web Appban, amelyet Project Online-előfizetése keretében kapott, létrehozhatja a projekt kockázati adatbázisát, és folyamatosan figyelemmel kísérheti és frissítheti kockázatkezelési tervét. Ebben a kockázatkövetési rendszerben beállíthatja a valószínűséget és a fontosságot, hozzárendelheti egy csapattaghoz, és megadhat egy határidőt. A csapattagok a Project Web App alkalmazásban is megtekinthetik és szerkeszthetik a kockázatokat.
Kockázat rögzítése
- A Project Online kezdőlapján a Munka nyomon követése csoportban válassza a Projektek lehetőséget.
- A Projektközpont lapon a Projekt neve oszlopban jelölje ki annak a projektnek a nevét, amelyhez kockázatot kíván hozzáadni vagy módosítani.
- A bal oldali ablaktáblában kattintson a Kockázatok elemre.
- A Kockázatok lapon kattintson az új elemre.
- Töltse ki a megjelenő űrlapot. A szükséges mezők a következők: Cím, Valószínűség és Hatás. A további mezők közé tartozik a Tulajdonos, a Felelős mező, a Költség,a Leírás, a Kockázatcsökkentési terv, a Válságterv és a Kiváltó ok. Töltse ki a többi mezőt, amelyről rendelkezik információval. Később bármikor hozzáadhat további információkat.
- Válassza a lap alján a Mentés gombot.
Kockázati adatok módosítása
- A Project Online kezdőlapján a Munka nyomon követése csoportban válassza a Projektek lehetőséget.
- A Projektközpont lapon a Projekt neve oszlopban jelölje ki annak a projektnek a nevét, amelyhez kockázatot kíván hozzáadni vagy módosítani.
- A bal oldali ablaktáblában kattintson a Kockázatok elemre.
- A Kockázatok lapon jelölje ki a módosítani kívánt kockázat nevét.
- A megjelenő űrlap felett válassza az Elem szerkesztése lehetőséget.
- Módosítsa vagy töltse ki bármelyik mezőt.
- Ha fájlt szeretne csatolni a kockázati rekordhoz, a Szerkesztés lap Műveletek csoportjában válassza a Fájl csatolása lehetőséget. Válassza a Fájl kiválasztása lehetőséget, navigáljon a fájlhoz, jelölje ki, majd kattintson a Megnyitás gombra. Kattintson az OK gombra.
- Válassza a lap alján a Mentés gombot.
Projekt kockázatlistájának megtekintése
- A Project Online kezdőlapján a Munka nyomon követése csoportban válassza a Projektek lehetőséget.
- A Projektközpont lapon a Projekt neve oszlopban jelölje ki annak a projektnek a nevét, amelyhez kockázatot kíván hozzáadni vagy módosítani.
- A bal oldali ablaktáblában kattintson a Kockázatok elemre.
- A Kockázatok lapon tekintse át az aktuális projekthez megadott kockázatokat.
- Ha egy mező, például a Felelős mező, az Állapot mező vagy a kitettség (a valószínűség eredményének impakt tényezők alapján szorzata) szerint növekvő sorrendbe szeretne rendezni, kattintson az oszlopfejlécre. Csökkenő rendezéshez kattintson még egyszer az oszlop fejlécére.
