A Project Web Appban a tevékenységekkel töltött munkaórák számának közlése mellett azt is fontos tudatni a projektmenedzserrel, hogy általában hogy állnak a dolgok.
Ebben a cikkben a következőkkel foglalkozunk:
- Az idő és a tevékenységek állapota: mi a különbség?
- Hol adhatom meg a tevékenységeim állapotát?
- A munkával kapcsolatos megjegyzések jelzése
Az idő és tevékenységek állapota: mi a különbség?
Mielőtt megvitatnánk, hogy miként jelentheti a tevékenységek állapotát a Project Web Appban, fontos leszögeznünk a különbségeket a munkára fordított idő és a tevékenység állapota között.
|
Az idő az adott tevékenységen folytatott munkával eltöltött tényleges órák számát jelenti. Ezt az értéket adja meg, amikor munkaidő-nyilvántartás kitöltésével rögzíti, hogy a munkahét során a különböző feladatokkal hány órát töltött. |
|---|---|
|
A tevékenységek állapota egy gyűjtőfogalom például az adott tevékenységhez tartozó munka készültségi szintjének (készültségi szint), illetve a tevékenység befejezéséig hátralévő munkának (hátralévő munka) mennyisége. |
A tevékenységállapot jelentésével általánosabb képet adhat arról, hogy megítélése szerint hogyan halad a tevékenységeivel.
Lássunk egy példát…
Ebben a példában egy olyan tevékenység van Önhöz rendelve, amely a tervek szerint 40 óra munkát igényel.
Hétfőn 8 órát, kedden 4 órát, szerdán 8 órát, összesen 20 órát töltött a tevékenységgel.
| H | Kedd | Szerda | Csütörtök | P | ÖSSZESEN | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Tényleges | 8 | 4 | 8 | 0 | 0 | 20 |
| Tervezett | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 40 |
Ez az az időpont , amelyet a munkaidő-nyilvántartásba kell beírnia.
Most nézzük meg az elvégzett munkát a tevékenységállapot szemszögéből.
Bár a tevékenységgel 40 órából 20 órát töltött el, esetleg nem úgy érzi, hogy 50%-os készültségi szintnél tart.
Úgy láthatja, hogy ennél jóval tovább jutott, és mondjuk 75%-os a készültség, vagy éppenséggel le van maradva, és talán 25%-ot sikerült teljesíteni.
40 órából 20 óra így néz ki:
Lehet ugyanakkor, hogy valójában előrébb jár a tervezettnél, így:
Az sem kizárt, hogy el van maradva az ütemtervtől, így:
A becsült készültségi szint közlése a tevékenységállapot-jelentés. A tevékenységen hátralévő munkaórák számának (hátralévő munka) közlése szintén a tevékenységállapot-jelentés részének tekintendő.
A példánknál maradva, a tevékenység ütemezett 40 órájából 20 felhasználása után úgy érezheti, hogy 20-nál több órányi munka van hátra a tevékenység befejezéséig. Azáltal, hogy elküldi a becsült hátralévő munkát a projektmenedzsernek, egyúttal közli a tevékenység állapotát (előrehaladását) is.
Rendben, de miért is van erre szükség?
Fontos tudni, hogy a munkaidő-nyilvántartáshoz hasonlóan a tevékenységállapot jelentése sem Önről szól. Maga a projekt a lényeges, és az, hogy a projekt időben és a költségvetés túllépése nélkül elkészüljön.
Ha a tevékenysége valamilyen okból tovább tart a tervezettnél, a projektmenedzser a teljes projektet így tudja átrendezni, hogy a projekt egészében véve ne szenvedjen késést.
Előfordulhat, hogy a dolgok a legjobb szándék ellenére sem a tervek szerint alakulnak. Ezt minden jó projektmenedzser tudja, ne idegeskedjen tehát, ha a tevékenysége előrehaladása elmarad a tervezettől. Az őszinteség kedvéért jelezze, hogy miként halad a munkájával, és ezzel megteszi, ami Öntől elvárható a projekt feltételeinek betartásához.
Hol adhatom meg a tevékenységeim állapotát?
Erre a kérdésre némileg bonyolultabb a válasz. A Project Web Appban kétféleképpen lehet beállítani a tevékenységállapot jelzését.
Külön nézet az időhöz és a tevékenységállapothoz: Ha a szervezeténél így van beállítva a Project Web App, akkor a csapattagok az időt a Munkaidő-nyilvántartás nézetben, a tevékenységek állapotát pedig a Tevékenységek nézetben adják meg.
- Az idő megadása így történik: Munkaórák száma a Munkaidő-nyilvántartás nézetben
- A tevékenység előrehaladását így kell megadni: Készültségi szint a Tevékenységek nézetben + Hátralévő munka a Tevékenységek nézetben
Közös nézet az időhöz és a tevékenységállapothoz: Ha a szervezeténél így van beállítva a Project Web App, akkor a csapattagok az eltöltött időt és a tevékenységek állapotát is rögzíthetik a Munkaidő-nyilvántartás nézetben. A tevékenységek előrehaladását ebben az esetben a hátralévő munkán kívül a már a tevékenységre fordított munkaidő jelzi a készültségi szint helyett.
- Az idő megadása így történik: Munkaórák száma a Munkaidő-nyilvántartás nézetben
- A tevékenység előrehaladását így kell megadni: Hátralévő munka a Munkaidő-nyilvántartás nézetben
Az „egyesített nézetű” módszernél (amelyet a rendszergazda „egyszeres beviteli módként” emlegethet) nem kell két helyen nyilvántartást vezetni, de nincs lehetősége arra, hogy a készültségi szintet általánosabb megközelítésben jelezze („Körülbelül 25%-ban vagyok készen ezzel a tevékenységgel.”). Vannak tehát előnyei és hátrányai is. Csapattagként végső soron ahhoz kell tartania magát, amit a szervezet választott, de néha hasznos lehet tudni a háttérben lévő részletekről.
Készen áll arra, hogy jelentse a tevékenysége állapotát?
A munkával kapcsolatos megjegyzések jelzése
A tevékenységei előrehaladásáról azzal is adhat információt, ha egyszerűen megjegyzéseket fűz a projektmenedzsernek küldött jelentésekhez. Előfordulhat, hogy el kell magyaráznia, miért tart a tevékenység tovább a tervezettnél („20 órával megnöveltem a hátralévő munkát, mivel…”), vagy hogy néhány további részlettel szeretne szolgálni az adott héten végzett munkájáról („Kedden 6 órát fordítottam a tevékenységre azzal, hogy…”)
Ha megjegyzéseket szeretne hozzáadni, jelölje be a Megjegyzés küldéshez jelölőnégyzetet a menüszalagon, mielőtt elküldené munkaidő-nyilvántartását vagy tevékenységeinek állapotát. Így kitölthet majd egy megjegyzésmezőt, mielőtt a rendszer elküldené a módosításokat a projektmenedzsernek.