A SharePointban egy archívum rekordjait kezelheti, illetve kezelheti azokat a rekordokat, amelyek ugyanabban a dokumentumtárban találhatók, mint az aktív dokumentumok.
Áttekintés
Mielőtt megtervezné a rekordkezelési megoldást, a rendszergazdákkal közösen tervezze meg a megoldást. A rekordkezelési megoldások megtervezéséről és megvalósításáról a Lásd még című szakaszban tudhat meg többet.
A Rekordtár webhely archívumként működik, és a dokumentumok akkor kerülnek az archívumba, amikor rekordokká váltak. Azt, hogy egy dokumentum rekord volt-e vagy sem, az alapján dőlt el, hogy az irattárban vagy máshol volt-e.
A rekordok helyben történő kezelése alternatívája annak, amikor a hagyományos módon a rekordokat egy másik helyre másolják vagy helyezik át, majd biztonsági és adatmegőrzési szabályokat alkalmaznak. A rekordokat helyben kezelheti, ami azt jelenti, hogy a dokumentumot a webhelyen a jelenlegi helyükön hagyhatja, rekordként deklarálhatja, és a megfelelő biztonsági, megőrzési és törlési tulajdonságokat alkalmazhatja a rekordra.
Hibrid megoldás is lehetséges. Megőrizheti például az aktív dokumentumokat tartalmazó rekordokat két évig, majd a rekordokat áthelyezheti egy rekordarchívumba, amikor a projekt befejeződött.
Rekordtár
A vállalat minden tájáról küldhet tartalmakat a rekordtárba, ahonnan az a megfelelő helyre továbbítható, ahol az megkapja a megfelelő engedélyeket és házirendeket (például lejárati vagy naplózási házirendeket).
A metaadatok, vagyis az adatokra vonatkozó információk kulcsszerepet játszanak az információk kezelésében és későbbi visszakeresésében. A metaadatok használatát olyan funkciók támogatják, mint a tartalomtípusok, a tartalomszervező és a virtuális mappák.
A rekordtár jellemzői a következők:
- Dokumentumazonosító Minden dokumentumhoz hozzárendelhető egy egyedi azonosító, amely az archiválás után is megmarad. Ez lehetővé teszi, hogy a rekordokra egyszerűen lehessen hivatkozni az azonosítókkal, függetlenül attól, hogy hová kerülnek a dokumentumok.
- Többlépcsős adatmegőrzés Az adatmegőrzési házirendek több szakaszból állhatnak, így a dokumentum teljes életciklusát egyetlen házirendként határozhatja meg (például évente felülvizsgálhatja a szerződéseket, 7 év után pedig törlést végezhet)
- Tételenkénti naplójelentések Az egyes rekordokról testre szabott naplójelentést készíthet.
- Hierarchikus fájltervek Mély, hierarchikus mappastruktúrákat hozhat létre, és a megőrzést a hierarchia minden mappájában kezelheti (vagy örökölhet a szülőmappáktól).
- Fájlkezelési jelentés Készíthet állapotjelentéseket, amelyek megjelenítik az elemek számát a fájlkezelési séma egyes fázisaiban, az adatmegőrzési házirendek összegző frissítésével együtt a terv egyes csomópontjain. Osztályozás és központosított tartalomtípusok: Az archívum az egész vállalatra kiterjedő taxonómiák és tartalomtípusok fogyasztója lesz, biztosítva a konzisztenciát és a kontextusátvitelt az együttműködési terek és az archívum között. A 2010-es taxonómiai befektetéseinkről a következő bejegyzéseinkben sokkal többet fogunk beszélni.
- Osztályozás és központosított tartalomtípusok Az archívum az egész vállalatra kiterjedő taxonómiák és tartalomtípusok fogyasztója lesz, biztosítva a konzisztenciát és a kontextusátvitelt az együttműködési terek és az archívum között. A 2010-es taxonómiai befektetéseinkről a következő bejegyzéseinkben sokkal többet fogunk beszélni.
- Tartalomszervező A rekordok útválasztója a metaadatok segítségével a beérkező dokumentumokat a hierarchikus fájlkezelési séma megfelelő helyére tudja irányítani. Lehetővé teszi például, hogy automatikusan szabályokat érvényesítsen a beküldött tartalmakra, például: "Ha egy adásvételi szerződés az Alfa projekttel van megcímkézve, küldje el az Alpha-szerződések almappába, és alkalmazza a mappaalapú adatmegőrzési házirendet az elemre."
- Virtuális mappák: A fájlkezelési séma nagyszerű módja a tárházak kezelésének, de gyakran nem az idő az, amire szüksége van a tartalomban való navigáláshoz és megtaláláshoz. A SharePoint 2010 rekordtár új szolgáltatása, a metaadat-alapú navigáció lehetővé teszi, hogy a fő metaadatokat virtuális mappákként jelenítse meg:
Helyben történő rekordkezelés
Bármely webhelyen engedélyezhető a helyben történő rekordkezelés, és rekordkezelő rendszerként konfigurálható. Ebben a rendszertípusban, eltérően a Rekordtártól, az aktív dokumentumokkal együtt rekordokat is tárolhat egy együttműködési térben.
A helyben történő kezelés lehetővé teszi az együttműködési terek tartalmának szabályozását. Ez lehetővé teszi, hogy bizonyos SharePoint-dokumentumok (vagy blogok, wikilapok, weblapok és listaelemek) rekordként legyenek deklarálva. A rendszer megakadályozhatja az ilyen rekordok törlését vagy szerkesztését, ha a szervezet által létrehozott rekorddefiníció szerint ez szükséges.
A naplózás, a megőrzés, az elévülés, a jelentéskészítés, a rekordmunkafolyamatok, az elektronikus feltárás és a jogi célú visszatartás – ezek mind olyan funkciók, amelyeket használhat az együttműködésen belül, mivel egyensúlyt teremthet a SharePoint végfelhasználók számára nyújtott értéke és az információszabályozás szükségessége között.
A rekordok deklarálhatók manuálisan, egy nagyobb munkafolyamat-folyamat részeként, vagy a dokumentummegőrzés ütemezett részeként (például 2 év elteltével). A lényeg az, hogy a rekordként deklarált tartalom nem kerül archívumba, hanem ott marad, ahol van, így a végfelhasználók továbbra is megtalálhatják és használhatják a tartalmat.
A helyi rekordkezelő rendszer használatának néhány további előnye:
- A rekordok több webhelyen is létezhetnek és kezelhetők.
- Ha a verziószámozás engedélyezve van, a rekordok verziószámának kezelése automatikusan történik.
- A keresés egyszerre futtatható rekordokon és aktív dokumentumokon is.
- Szélesebb körű szabályozás afölött, hogy mi tartozik a szervezet rekordjához, és ki hozhat létre rekordot.
Megfontolandó szempontok a megoldás megtervezésekor
Gondolja át az alábbi kérdéseket, amikor azon gondolkodik, hogy a rekordokat egy külön rekordtárban vagy ugyanazon az együttműködési webhelyen kezelje, ahol a dokumentumok létrehozva voltak:
- Megfelelő az együttműködési webhely szabályozása a rekordok kezelésére?
- Az Ön iparágára vonatkoznak-e olyan jogszabályi követelmények, amelyek előírják a rekordok elkülönítését az aktív dokumentumoktól?
- Megbízhatónak kell lennie egy együttműködési webhely rendszergazdájának a rekordokat tartalmazó webhely kezelésében?
- Előfordulhat, hogy a rekordokat olyan webhelyen szeretné tárolni, amely korlátozottabb hozzáférést használ, mint az együttműködési webhely, vagy olyan webhelyen, amelyen más ütemezés szerint készül biztonsági másolat.
- Mennyi ideig lesz használatban az együttműködési webhely? Ha a rekordokat a projekt folyamatánál hosszabb ideig kell megőrizni, helyi rekordkezelési stratégia választása azt jelenti, hogy az együttműködési webhelyet akkor is karban kell tartania, ha már nem használták.
- A projekttagoknak gyakran hozzá kell férniük a dokumentumokhoz, miután a dokumentumok rekordokká váltak? A helyi megközelítés alkalmazása esetén a projekttagok ugyanúgy hozzáférhetnek a dokumentumokhoz, függetlenül attól, hogy a dokumentumok aktívak vagy rekordok.
- A szervezet rekordkezelői csak a rekordokért felelősek vagy az összes információért, függetlenül attól, hogy az aktív vagy rekord rekord? Ha a rekordkezelők csak a hivatalos rekordokért felelősek, egyszerűbb lehet számukra egy külön rekordtárat létrehozni.