A tartalomszervező a SharePoint olyan szolgáltatása, amely a tárakkal kapcsolatos bizonyos fontos feladatokat automatikusan képes kezelni. Ezzel nem csupán időt lehet megtakarítani, hanem biztosítható a dokumentumtárak konzisztens kezelése is.
Mire alkalmas a tartalomszervező?
A tartalomszervező a következő feladatokat képest automatikusan elvégezni:
- Dokumentumok továbbítása különböző tárakba vagy mappákba A tartalomszervező gyakorlatilag fogadja a dokumentumokat. Minden alkalommal, amikor feltöltenek egy dokumentumot, a tartalomszervező az Ön által létrehozott szabályok alkalmazásával megállapítja, hogy hová kell helyeznie a dokumentumot. Aztán a dokumentumot a megfelelő tárba vagy mappába továbbítja, amely akár másik webhelycsoportban is lehet. A szabályok a tartalomtípusok és a metaadatok együttesén alapulhatnak.
- Az összes dokumentum feltöltése gyűjtőtárba A tartalomszervező beállítható úgy, hogy az összes feltöltött dokumentum egy gyűjtőtárba kerüljön, ahol megadhatók a metaadatok, és befejezhető egy beküldési folyamat.
- Mappa méretének kezelése Beállíthatja a tartalomszervezőt úgy, hogy figyelje a mappákban lévő elemek számát, és biztosítsa, hogy egyetlen mappa se tartalmazza a megadott számú elemnél többet. Alapértelmezés szerint ez a korlát 2500 elem, amikor pedig megérkezik a 2501-es elemszám, a tartalomszervező automatikusan létrehoz egy új mappát, és abba helyezi el a dokumentumot. Megadhatja, hogy a tartalomszervező hány elemet engedélyez egyetlen mappában.
- A többször beküldött anyagok kezelése Amikor olyan dokumentumot tölt fel, amely már szerepel a tárban, beállíthatja, hogy a tartalomszervező vagy SharePoint-verziókat használjon, vagy egyedi karakterek hozzáadásával módosítsa a fájlnevet. Így biztosítható, hogy a meglévő dokumentum és a másodpéldány is megmaradjon.
- Naplók karbantartása: A tartalomszervező a dokumentumokra vonatkozó naplókat meg tudja őrizni a dokumentum mellett a továbbítás után.
A tartalomszervező szolgáltatás aktiválása a webhelyeken
Legalább webhely-tulajdonosi jogosultsággal kell rendelkeznie, és engedélyezve kell lennie a közzétételi funkcióknak.
A tartalomszervező szolgáltatás aktiválása egy webhelyen
Keresse meg a konfigurálni kívánt webhelyet.
Kattintson a Beállítások
, majd a legördülő menüben válassza a Webhely beállításai lehetőséget.
SharePoint esetén kattintson a Beállítások , a Webhely tartalma parancsra, majd a Webhely beállításai parancsra.A Webhely beállításai lap Webhelyműveletek csoportjában kattintson a Webhelyszolgáltatások kezelése lehetőségre.
A Tartalomszervező név mellett kattintson az Aktiválás gombra. Amikor a szolgáltatás engedélyezve van, az Állapot oszlopban megjelenik az Aktív szó.
A tartalomszervező beállítása dokumentumok továbbítására
Megjegyzés
A tartalomszervező beállításához legalább webhely-tulajdonosi engedélyekkel kell rendelkeznie.
Lépjen arra a webhelyre, amelyen be szeretné állítani, hogy a tartalomszervező a dokumentumokat automatikusan továbbítsa a megfelelő helyre.
Kattintson a Beállítások
, majd a legördülő menüben válassza a Webhely beállításai lehetőséget.
SharePoint esetén kattintson a Beállítások , a Webhely tartalma parancsra, majd a Webhely beállításai parancsra.A Hely felügyelete csoportban kattintson a Tartalomszervező beállításai hivatkozásra.
Megjegyzés
A Tartalomszervező beállításai hivatkozás csak akkor jelenik meg, ha a webhelyen engedélyezett a Tartalomszervező szolgáltatás.
A tartalomszervező használatához jelölje be a Felhasználók átirányítása a gyűjtőtárhoz csoportban lévő jelölőnégyzetet. Ez a beállítás a felhasználókat automatikusan átirányítja a Gyűjtőtárba, amikor dokumentumot próbálnak feltölteni.
Ha engedélyezni szeretné a dokumentumok más webhelyre irányuló továbbítását, jelölje be a Küldés másik helyre csoportban található jelölőnégyzetet.
A Mappa almappákra osztása csoportban jelölje be az Almappák létrehozása, ha a célhely túl sok elemet tartalmaz jelölőnégyzetet, ha automatikusan létre szeretne hozni almappákat, amikor az elemek száma túllépi a megadott értéket egy helyen.
- Az Egy adott mappában lévő elemek száma mezőben adja meg, hogy a mappa hány dokumentumot tárolhat, mielőtt a rendszer új mappát hozna létre.
- A Mappanév formátuma mezőben adja meg az újonnan létrehozott mappákhoz használni kívánt névformátumot.
A Többször beküldött dokumentumok csoportban adja meg, hogy az azonos elemek megkülönböztetéséhez a verziószámozási szolgáltatást szeretné-e használni, vagy egyedi karaktereket szeretne a fájlnevekhez fűzni.
Jelölje be a Környezet megőrzése csoportban található jelölőnégyzetet, ha a beküldött elemekhez és dokumentumokhoz naplóbejegyzésként menteni szeretné a naplókat és a metaadatokat.
A Szabálykezelők csoportban adja meg azoknak a felhasználóknak a nevét, akik a szervezet szabálykezelői lesznek. A tartalomszervezői szabályok beállítási lapjának eléréséhez a szabálykezelőknek webhelykezelői engedéllyel kell rendelkezniük. További információt a tartalomszervezői szabályok létrehozása a dokumentumok továbbításához című témakörben talál.
A megfelelő jelölőnégyzetek bejelölésével állítsa be az automatikus e-mail küldést. A tartalomszervező e-mailt tud küldeni, ha egy beküldött elem nem felel meg valamelyik szabálynak, illetve olyankor is, ha bármilyen tartalom érkezik a tartalomszervezőhöz.
Megjegyzés
Ezek a jelölőnégyzetek csak akkor aktívak, ha a SharePoint vagy a hálózati rendszergazda beállítja az Email funkciót a kiszolgálóhoz vagy a szolgáltatáshoz.
A Beküldési pontok csoportban adja meg azoknak az egyéb webhelyeknek vagy levelezőprogramoknak az adatait, amelyek tartalmakat küldhetnek az aktuális webhelyre.
Tipp:
Itt található annak a webszolgáltatásnak az URL-címe, amelyen keresztül tartalmakat küldhet a webhelyre, ha létre szeretne hozni egy munkafolyamatot vagy egyéni megoldást, amellyel levelezőrendszerből küldhet dokumentumokat.