Külső adatoszlop létrehozása és frissítése listában vagy tárban

A natív listákhoz vagy tárakhoz speciális típusú oszlopokat, úgynevezett külső adatoszlopokat adhat. Ez az oszlop lehetővé teszi, hogy egy külső adatforrásból származó adatoszlopot egy natív lista vagy tár más oszlopaival kombináljon. Mivel natív listába vagy tárba kerül bele a külső adatoszlop, a lista vagy tár összes kapcsolódó funkciója használható, többek között a verziószámozás, a jóváhagyások, a beadás és kivétel, valamint a fájlmellékletek.

További tudnivalókat a Külső adatokkal foglalkozó tartalmak című témakörben találhat.

Kapcsolódó műveletek

• Mielőtt elkezdené
• Példák külső adatoszlopok használatára
• Külső adatoszlop létrehozása listában vagy tárban
• Külső adatoszlop frissítése
• Külső adatoszlop frissítése

Előzetes tennivalók

A külső adatokkal végzett munkához szükség van néhány olyan előzetes művelet elvégzésére, amelyek gondoskodnak az adatok biztonságos eléréséről. A következő információk segítségével megtervezheti a teendőit. Az alábbiak akkor is a segítségére lehetnek a hiba azonosításában, ha problémákba ütközik a külső adatokkal végzett munka során. A külső adatok eléréséhez Önnek vagy a rendszergazdának a következőket kell elvégeznie:

A külső adatforrás előkészítése Egy rendszergazdának létre kell hoznia egy fiókot, és engedélyeket kell adnia az adatforráshoz annak érdekében, hogy a megfelelő személyek férjenek hozzá az adatokhoz, és hogy az adatok ne kerülhessenek illetéktelen kezekbe. Külső adatbázis esetén a rendszergazda például beállíthat adott táblákat, nézeteket vagy lekérdezéseket a teljesítmény növelése érdekében, hogy csak a szükséges eredmények jelenjenek meg.

SharePoint-szolgáltatások és -fiókok beállítása Egy rendszergazdának aktiválnia kell az Üzleti adatkapcsolat szolgáltatásokat és a Biztonságos tár szolgáltatást.

A Biztonságos tár szolgáltatás beállítása Egy rendszergazdának el kell végeznie a következő lépéseket: meg kell állapítania a külső adatforrás legjobb elérési módját, létre kell hoznia egy célalkalmazást, valamint be kell állítania a célalkalmazás hitelesítő adatait.

Az Üzleti adatkapcsolat szolgáltatások beállítása Egy rendszergazdának meg kell bizonyosodnia arról, hogy a külső tartalomtípust létrehozó felhasználó rendelkezik az Üzleti adatkapcsolat szolgáltatás metaadattárának eléréséhez szükséges engedélyekkel, illetve hogy a megfelelő felhasználók hozzáférnek a külső lista alapját képező külső tartalomtípushoz.

Külső tartalomtípus létrehozása Egy felhasználónak létre kell hoznia egy olyan tartalomtípust, amely információkat tartalmaz a kapcsolatokról, a hozzáférésről, a műveleti módszerekről, az oszlopokról, a szűrőkről és az adatok külső adatforrásból való lekéréséhez használt egyéb metaadatokról.

Vissza a lap tetejére

Példák külső adatoszlopok használatára

Az alábbi szakaszok a külső adatoszlopok listákba vagy tárakba való felvételének néhány gyakorlati módját ismertetik.

Ügyfélszerződések és elérhetőségi adatok Van egy dokumentumtára, amely ügyfélszerződéseket tartalmaz. Az ügyféladatokat azonban egy üzletviteli alkalmazás (például SAP vagy Microsoft CRM) tartja karban, amely SharePoint-termékeken kívüli adatforrással rendelkezik. Szeretné nyomon követni az ügyfél szerződéseit a dokumentumtárban, ugyanakkor biztosítani szeretné, hogy a kapcsolódó ügyféladatok naprakészek legyenek, és ne ismétlődjenek szükségtelenül az adatelemek. Ehhez vegyen fel egy vagy több külső adatoszlopot a tárba, hogy a tárban tárolt minden egyes szerződéshez a megfelelő ügyfélnevet és telefonszámot társítsa. A külső adatoszlop megkönnyíti a helyes adatok megadását és frissítését, és automatikusan beolvassa az ügyféladatokat a külső adatforrásból. Ebben az esetben létrehozhat egy strukturált Word-dokumentumot is, amely előlépteti a külső adatoszlopok értékét egy Word-dokumentumba, így szerkesztheti az értékeket a Dokumentum adatai panelen vagy a Word tartalomvezérlőivel.

Alapvető termékadatok képekkel Létrehozott egy képtárat, amely a vállalat által értékesített termékek fényképeit tartalmazza. A tárhoz egy olyan külső adatoszlopot ad hozzá, amely külső adatbázisból éri el a termékek nevét, kódját és aktuális árát. Azonban biztosítani kell, hogy a külső tartalomtípus létrehozásakor a külső adatok csak olvashatók legyenek. Cége szabályai és folyamatai megkövetelik, hogy a termékadatok bármilyen módosítását az adatbázis-kezelő rendszeren keresztül kell végrehajtani. Így viszont a vállalatnál többen láthatják egységesen ugyanazokat a termékadatokat egyetlen tárnézeten keresztül.

Vissza a lap tetejére

Külső adatoszlop létrehozása listában vagy tárban

1. Keresse meg a SharePoint-webhelyet, majd keresse meg a listát vagy a tárat.

   Megjegyzés

   Külső listához nem adhat hozzá külső adatoszlopot.

2. Kattintson a Lista vagy a Tárlista>beállításai vagy a Tár beállításai elemre.

3. Az Oszlopok csoportban kattintson az Oszlop létrehozása gombra.

4. Írja be az oszlop nevét (például Vevő), majd az Oszloptípusok csoportban kattintson a Külső adatok elemre.

5. A Külső tartalomtípus csoportban kattintson a Külső tartalomtípus választóra, majd válassza ki a megfelelő elemet a külső tartalomtípusok listájából, például a CustomerCRM.

6. Az alábbi műveletek közül legalább egyet választva döntse el, hogy miként szeretné kezelni a külső tartalomtípushoz definiált műveleteket:

   • Egy vagy több műveletet tartalmazó menü megjelenítéséhez kattintson a Műveletek menü megjelenítése parancsra.
   • Ha azt szeretné, hogy a külső adatoszlop az alapértelmezett műveletet hajtsa végre, jelölje be Az oszlop csatolása a külső tartalomtípus alapértelmezett műveletéhez jelölőnégyzetet.

7. Az Oszlop hozzáadása a mezők mindegyikének megjelenítéséhez csoportban kattintson Az összes mező kijelölése elemre, vagy jelöljön ki egy vagy több konkrét mezőnevet (például ÜgyfélNeve és Telefonszám).

Vissza a lap tetejére

Külső adatoszlop frissítése

1. Keresse meg a SharePoint-webhelyet, majd keresse meg a listát vagy a tárat.
2. Elemek hozzáadása vagy szerkesztése a listában vagy a dokumentumtár tulajdonságaiban.
3. A Külső adatoszlop szövegmezőben (például vevő neve) kattintson a Külső adatelem választó gombra.
   A külső tartalomtípus szerzőjének egy megfelelő azonosítómező kiválasztásával és egy vagy több szűrő létrehozásával meg kell határoznia a Külsőadat-választó működését, hogy Ön gyorsan megtalálhassa a megfelelő értéket. Ha nem ez a helyzet, kérjen segítséget a külső tartalomtípus szerzőjétől vagy a rendszergazdától.
4. A párbeszédpanelen válassza ki a megfelelő bejegyzést, például Nancy Davolio-t, majd kattintson az OK gombra.

A külső listában és a külső adatforrásban is frissülnek az adatok.

Vissza a lap tetejére

Külső adatoszlop frissítése

Teljesítménybeli okokból a külső adatoszlopokban lévő adatokat a program egy kiszolgálón vagy szolgáltatásban gyorsítótárazza, és előfordulhat, hogy nem a külső adatrendszer legújabb értékeit jeleníti meg. A megjelenített külső adatok naprakészségének biztosítása érdekében frissítheti a külső adatoszlopot. Legyen azonban óvatos a frissítési művelet során, mert a művelet a külső adatok beállításaitól függően hosszú időt vehet igénybe.

1. Keresse meg a SharePoint-webhelyet, majd keresse meg a listát vagy a tárat.
2. A külső adatoszlop oszlopfejlécében kattintson a Frissítés gombra.
3. A Frissítés lapon adja meg, hogy csak az aktuális mappát vagy az aktuális mappát és annak összes almappáját szeretné-e frissíteni.
4. Kattintson az OK gombra.

Vissza a lap tetejére