A munkacsoportok az egész vállalatban Microsoft SharePoint-webhelyeket használnak a dokumentumok közös szerkesztéséhez és az információk megosztásához. Olyan SharePoint-megoldásokat szeretne kiépíteni, amelyek növelik a szervezet hatékonyságát és hatékonyságát, de nem szeretne kódot írni. Hol kezdje?
A Microsoft SharePoint Designer 2010 segítségével olyan kód nélküli munkafolyamat-megoldásokat tervezhet, amelyek a szervezet egyszerű és összetettebb üzleti folyamatait kezelik. A munkafolyamatok logikát adnak a rendszer- és a humán folyamatokhoz. A rendszerfolyamatok munkafolyamatai frissíthetik az egyik adatforrást, ha megváltozik egy másik adatforrás. A humán folyamatok munkafolyamatai elküldhetnek egy dokumentumot (például egy költségelszámolást) az alkalmazott felettesének jóváhagyásra, jóváhagyás esetén pedig továbbküldik a számviteli részlegnek feldolgozásra.
Ezt a SharePoint Designer 2010 hatékony, mégis intuitív munkafolyamat-szerkesztője teszi lehetővé, amely lehetővé teszi a beágyazott logikát, részlépéseket és sok mást. Ha például a munkafolyamat egy dokumentumtárhoz van társítva, vagy a Dokumentum tartalomtípus szerint van szűrve, megjelenik egy környezetfüggő műveletcsoport a Dokumentumkészlet kategóriában. A dokumentumkészlet a SharePoint-kiszolgáló 2010 olyan új szolgáltatása, amellyel a dokumentumok csoportját egyetlen egységként kezeli a program, így a dokumentumkészletre meghatározott munkafolyamat-műveletek iterálják a dokumentumkészlet összes elemét.
Az egyéb új munkafolyamat-műveletek közé tartoznak a SharePoint-kiszolgáló három legnépszerűbb munkafolyamatának alapját képező műveletek: a Jóváhagyás, a Visszajelzés és az Aláírás összegyűjtése munkafolyamat, valamint a karakterláncok és dátumok módosítására szolgáló segédprogramok; egy új relációs művelet, amely a SharePoint felhasználóiprofil-tároló használatával megkeresi egy személy felettesét; valamint új listaműveletek, amelyekkel a munkafolyamatok beállíthatják a listaelemek engedélyeit.
A munkafolyamatokat a Microsoft Visio és a SharePoint Designer 2010-be exportálható folyamatábra-sablonok használatával is tervezheti és megoszthatja.
Ez a cikk a munkafolyamatok alapjait ismerteti. Ha megismeri a munkafolyamatok típusait és alapvető építőelemeit – műveleteket, feltételeket és lépéseket –, gyorsan hozzáadhat munkafolyamatokat, amelyekkel automatizálhatja a folyamatokat, és növelheti a szervezet hatékonyságát és hatékonyságát.
Tartalom
- Mi a munkafolyamat?
- Milyen típusú munkafolyamatokat tervezzek?
- A munkafolyamatok testreszabása a SharePoint-kiszolgáló 2010-ben
- Mik azok az események, műveletek, feltételek és lépések?
- Mik azok a munkafolyamat-űrlapok?
- Hol vannak tárolva a munkafolyamatok?
- Hol tudom ellenőrizni egy munkafolyamat állapotát?
- Javasolt következő lépések
Mi a munkafolyamat?
A munkafolyamatok a szervezetek működésének módjai, egy munkafolyamatnak megfelelő műveletek sorozata, például a beszerzési rendelések folyamata. A SharePoint 2010 segítségével automatizálhatja ezeket a munkafolyamatokat, ezáltal növelve a szervezet hatékonyságát és hatékonyságát. Ennek az az oka, hogy az automatizált munkafolyamatok úgy irányítják a folyamatokat, hogy a szervezet a munka elvégzésére összpontosíthasson a folyamatok kezelése helyett.
A munkafolyamatok a SharePoint 2010-es webhelyek, listák, tárak, tartalomtípusok és listaelemek legtöbb aspektusát szabályozhatják, beleértve az elemek életciklusát is. A munkafolyamat magában foglalhatja a személyek (vagy a munkafolyamat-résztvevők) által végrehajtott műveleteket és a munkafolyamat által végrehajtott műveleteket is. A munkafolyamat résztvevői a kijelölt feladatlistán keresztül tudnak hozzáférni a munkafolyamathoz, ahol létrehozhatnak egy feladatot az adott személyeknek, és szüneteltetve maradnak mindaddig, amíg a feladatot meg nem jelölik befejezettként.
A munkafolyamatok az üzleti folyamatoktól függően lehetnek egyszerűek vagy bonyolultak. Létrehozhat egy felhasználó által kezdeményezett munkafolyamatot, illetve egy esemény (például egy listaelem létrehozása vagy módosítása) alapján automatikusan elindított munkafolyamatot.
Amikor a SharePoint Designer 2010 segítségével tervez munkafolyamatot, az alábbi egyszerű lépéseket kell követnie:
- Válassza ki a létrehozni kívánt munkafolyamatok típusát: lista, újból felhasználható lista vagy webhely.
- A munkafolyamat-szerkesztővel kiválaszthatja és összeállíthatja a munkafolyamat lépéseit meghatározó feltételeket és műveleteket, hogy az tükrözze az Ön által automatizált üzleti folyamatot.
- Mentse és tegye közzé a munkafolyamatot.
- Szükség esetén testre szabhatja az automatikusan létrehozott munkafolyamat-űrlapokat.
A munkafolyamat tulajdonképpen egy műveletekből álló folyamatábra, amelynek az elejétől a végéig meg van határozva egy eleje, egy vége és egy egymást követő folyamat. A munkafolyamatok párhuzamos ágakat is tartalmazhatnak, de végső soron az eredeti művelettől a végső műveletig haladnak.
Tegyük fel például, hogy diagramon szeretné ábrázolni azt a munkafolyamatot, amely a SharePoint 2010-ben jóváhagyásra irányít egy dokumentumot. A munkafolyamat elindulásakor automatikusan értesíti a megadott véleményezőt e-mailben, hogy van egy véleményezendő dokumentuma. A véleményező ezután ellenőrzi a dokumentumot, majd módosítja az állapotot, jelezve, hogy befejezte a feladatot, és hogy jóváhagyta vagy elutasította-e azt. A véleményező válasza alapján a munkafolyamat két párhuzamos ág egyikében halad lefelé. Ha a véleményező jóváhagyja a dokumentumot, a munkafolyamat áthelyezi a jóváhagyott dokumentumot egy adott dokumentumtárba, majd e-mailt küld az egész csoportnak a jóváhagyott dokumentumról. Ha a véleményező elutasítja a dokumentumot, a munkafolyamat értesíti erről a dokumentum szerzőjét. Mindkét esetben a munkafolyamat ekkor eléri a végét, és a folyamat befejeződik.
1. ábra: Példa jóváhagyási munkafolyamatra
Milyen típusú munkafolyamatokat tervezzek?
A SharePoint 2010-ben háromféle munkafolyamat létezik:
- Lista
- Újból felhasználható lista
- Site
Listázási munkafolyamatok
A lista-munkafolyamat a SharePoint 2007-ben elérhető munkafolyamattípus. Mivel a lista-munkafolyamatok rendelkeznek annak a listának a környezetével, amelyhez létre lettek hozva, ezek automatikusan hozzáférnek annak a listaelemnek az egyéni mezőinek értékeihez, amelyen futni fognak – például egy dokumentumtár egyéni Jegyzetek mezőjében. A lista-munkafolyamatok nem tehetők elérhetővé ezen vagy más webhelyek más listái vagy tárai számára. Ha azt szeretné, hogy több lista ugyanazt a munkafolyamat-funkciót biztosítsa, manuálisan kell újra létrehoznia a munkafolyamatokat minden helyen.
Ha tudja, hogy csak az adott listához tervezett munkafolyamatokra lesz szüksége, a lista-munkafolyamat előnye, hogy automatikusan elérhetővé teszi a lista egyéni mezőit.
Újrafelhasználható lista munkafolyamatok
A webhelycsoport legfelső szintű webhelyén létrehozhat egy újból felhasználható lista munkafolyamatot (újból felhasználható munkafolyamatot), és ez a munkafolyamat globálisan újra felhasználhatóvá tehető – vagyis a munkafolyamat a webhelycsoport bármely listájához, tárához vagy tartalomtípusához társítható. Újrafelhasználható munkafolyamatot a webhelycsoport bármelyik alwebhelyén létrehozhat; Ez a munkafolyamat újból felhasználható az adott alwebhelyen.
Exportálhat egy újrafelhasználható munkafolyamatot az egyik webhelyről, majd feltöltheti és aktiválhatja a munkafolyamatot egy másik webhelyen. Létrehozhat például egy újrafelhasználható munkafolyamatot egy tesztkörnyezetben, tesztelheti, majd exportálhatja egy üzemi környezetbe. A SharePoint Designer 2010 támogatja a munkafolyamatok sablonként való exportálását.
Az újból felhasználható munkafolyamatok alapértelmezés szerint nem rendelkeznek adott lista vagy tár környezetével. Ezért alapértelmezés szerint csak a listákban és tárakban közös oszlopokat biztosítják (például Létrehozta és Létrehozta).
Ha az újból felhasználható munkafolyamat megköveteli, hogy bizonyos oszlopok jelen legyenek abban a listában vagy tárban, amelyhez társította, a szóban forgó oszlopokat hozzáadhatja társítási oszlopokként. A társításoszlopokat a rendszer automatikusan hozzáadja a listához vagy tárhoz, ha egy újból felhasználható munkafolyamat van társítva a listához vagy tárhoz.
Újrahasználható munkafolyamat létrehozásakor azt is választhatja, hogy az újból felhasználható munkafolyamatot egy adott tartalomtípusra szűri. Ez lehetővé teszi, hogy a tartalomtípus mezőivel dolgozzon a SharePoint Designer 2010-ben. Ha például egy újból felhasználható lista munkafolyamat van társítva a Dokumentum tartalomtípushoz, akkor a munkafolyamatokban a tartalomtípusra jellemző mezőket, például a Dokumentumazonosítót tekintheti meg és használhatja. Ezután a böngészőben az újból felhasználható munkafolyamatot egy adott tartalomtípushoz vagy az attól öröklő bármely tartalomtípushoz társíthatja. Ha egy munkafolyamatot webhely-tartalomtípushoz társít, akkor azzal a munkafolyamatot elérhetővé teszi az adott tartalomtípushoz tartozó összes elem számára az összes olyan listában és tárban, amelyhez a tartalomtípust hozzáadták. Akár egy gyűjtemény webhelyei számára is elérhetővé teheti, ha a munkafolyamat globálisan újrafelhasználható munkafolyamatként van konfigurálva.
Ha azt szeretné, hogy a felhasználók az Ön által tervezett munkafolyamatokat több webhelyen, listán, táron és tartalomtípuson is használni tudják, egy újból felhasználható munkafolyamat valószínűleg a legjobban megfelel az igényeinek. A SharePoint 2010 legtöbb munkafolyamata várhatóan újrafelhasználható munkafolyamatokat fog majd használni.
Webhely-munkafolyamatok:
A webhely-munkafolyamatok webhelyhez vannak társítva, nem listákhoz, tárakhoz vagy tartalomtípusokhoz. Ezért a legtöbb munkafolyamattal ellentétben a webhely-munkafolyamatok nem egy adott listaelemen futnak. Emiatt az elemekhez elérhető műveletek közül sok nem érhető el a webhely-munkafolyamatokhoz.
A böngészőben elindíthat egy webhely-munkafolyamatot, vagy megtekintheti a futó webhely-munkafolyamatok állapotát. Ehhez kattintson a Webhelyműveletek menüre, a Teljes webhelytartalom parancsra, majd a Webhely-munkafolyamatok parancsra.
Ha létre szeretne hozni egy munkafolyamatot, de nincs szüksége listára, tárra vagy tartalomtípusra a munkafolyamatokhoz, valószínűleg egy webhely-munkafolyamat felel meg a legjobban az igényeinek. Létrehozhat például egy webhely-munkafolyamatot, amellyel a felhasználók visszajelzést adhatnak a webhelyről.
A munkafolyamatok testreszabása a SharePoint-kiszolgáló 2010-ben
Nem kell mindent az alapoktól kezdenie ahhoz, hogy olyan munkafolyamatokat tervezzen, amelyek illeszkednek szervezete folyamataihoz. A SharePoint-kiszolgáló 2007 négy legnépszerűbb munkafolyamatát – a Jóváhagyás, a Visszajelzés összegyűjtése, az Aláírások összegyűjtése és a Közzététel jóváhagyása munkafolyamatot – teljesen átalakítottuk deklaratív, újra felhasználható munkafolyamattá, ami azt jelenti, hogy teljes mértékben testre szabhatók a SharePoint Designer 2010-ben. Ezeket a munkafolyamatokat, valamint az egyéni, újrafelhasználható munkafolyamatokat a szervezet igényeinek megfelelően másolhatja, módosíthatja (ajánlott) vagy szerkesztheti.
Megjegyzés
A SharePoint 2010-ben további munkafolyamatok is találhatók, például a háromrészes munkafolyamat, ezek azonban nem deklarált munkafolyamatok, ezért nem módosíthatók.
Ezek a munkafolyamatok eseményvezéreltek, és a munkafolyamat minden fontos eseménye megjelenik a munkafolyamat-szerkesztőben, mind a folyamat egyes feladataira és egészére vonatkozóan. Például egyszerűen hozzáadhat feltételeket és tevékenységeket, amelyekkel meghatározhatja, hogy mi történjen, ha az egyes feladatokat hozzárendelik, járják le vagy fejezik be.
Mik azok az események, műveletek, feltételek és lépések?
Ezek a munkafolyamatok építőelemei. A munkafolyamatok egy vagy több lépésből állnak, és mindegyik lépés műveletekből és kapcsolódó feltételekből áll. Minden egyes munkafolyamatot egy esemény kezdeményez.
Mik azok az események?
Az esemény az, ami elindítja vagy elindítja a munkafolyamatot. Az események felhasználhatók a munkafolyamatokon belüli műveletek időzítésének kezelésére is, például egy elem állapotának megvárására. Három esemény indíthatja el a munkafolyamatot:
- Létrejött egy elem.
- Egy elem megváltozott.
- A munkafolyamat egyik résztvevője egy Start gombra kattint a SharePoint-webhelyen.
Megjegyzés
A webhely-munkafolyamatokat csak manuálisan lehet elindítani.
Létrehozhat egy olyan munkafolyamatot, amelyet a résztvevő kézzel indít el, illetve egy listaelem létrehozásakor vagy módosításakor automatikusan elindított munkafolyamatot. Például úgy szeretné beállítani az egyéni tervmódosítási kérelmek jóváhagyási munkafolyamatát, hogy kézzel és az elemek módosításakor is elindítható legyen, de az első elem létrehozásakor nem. A munkafolyamat beállításai lapján, a Kezdési beállításokban jelölje be Az automatikus indítás letiltása elem létrehozásakor jelölőnégyzetet.
Amikor egy munkafolyamat-résztvevő manuálisan indít el egy munkafolyamatot, először azt a listát vagy tárat nyitja meg, amelyhez a munkafolyamat csatolva van. Bármely, legalább Munkatárs jogosultsági szinttel rendelkező személy elindíthat manuálisan elindítható munkafolyamatot. A munkafolyamatok kézi indításához a résztvevő egy elemre kattint, majd a menü Munkafolyamatok elemére kattint, majd kiválaszt egy munkafolyamatot az elemhez elérhető összes munkafolyamatot megjelenítő lapon. A résztvevő szükség esetén kitölti a munkafolyamat-kezdeményezési űrlapot, majd az űrlapon az Indítás gombra kattintva elindítja a munkafolyamatot. A munkafolyamat indításával az adott elemhez a munkafolyamat új példánya jön létre.
Megjegyzés
A Munkafolyamatok parancs csak akkor érhető el, ha az elem listában vagy tárban van, vagy olyan tartalomtípusú, amelyhez legalább egy munkafolyamat van csatolva.
Manuálisan indított munkafolyamat esetén a kezdeményezési űrlap lehet olyan egyszerű, mint a bal oldali kép, illetve összetettebb, mint a jobb oldali kép.
Egyszerű űrlap
Összetettebb űrlap
A kezdeményező űrlaphoz is adhat egyéni mezőket a munkafolyamat megtervezésekor. A munkafolyamat résztvevői ezt követően az űrlap kitöltésével információt adhatnak a munkafolyamatnak, és a beállításokat a rendszer átadja a munkafolyamatnak. Elindul egy új munkafolyamat-példány, amely a munkafolyamat bármely pontján megkeresheti és felhasználhatja az űrlapon keresztül kapott információkat. Megadhatja azokat a mezőket is, amelyeket a társítási űrlapon használ a rendszer az újrahasználható munkafolyamatokhoz.
Mik azok a műveletek?
A művelet a munkafolyamat legalapvetőbb munkaegysége. A SharePoint Designer 2010 használatra kész, újrafelhasználható műveleteket biztosít, amelyeket beépíthet a munkafolyamatba. A munkafolyamat például a következőket teheti:
- Listaelemek (köztük dokumentumok) létrehozása, másolása, módosítása és törlése.
- Elemek beadása vagy kivétele.
- E-mail üzenet küldése
- Hozzon létre egy feladatot a csoportwebhely tevékenységlistájában szereplő személyek számára.
- Olyan adatokat gyűjthet egy résztvevőtől, amelyekre a munkafolyamat későbbi szakaszában hivatkozhat.
- A munkafolyamat szüneteltetése vagy leállítása.
- Munkafolyamat-adatok naplózása egy Előzménylistába a letagadáshoz vagy a munkafolyamat-hibakereséshez való használatra.
- Beállíthat munkafolyamat-változókat, vagy számításokat végezhet.
A SharePoint-kiszolgáló 2010 három új műveletet tartalmaz: Jóváhagyási folyamat indítása, Visszajelzési folyamat indítása és Egyéni feladatfeldolgozás indítása. A SharePoint-kiszolgáló 2010 három "nagy" munkafolyamata – a Jóváhagyás, a Visszajelzés összegyűjtése és az Aláírások összegyűjtése munkafolyamat – ezekkel a műveletekkel épül fel. A jóváhagyási műveletek megjelenítik a jóváhagyási folyamat összes fontos eseményét, így könnyen megtervezhet egy olyan emberi munkafolyamatot, amelyben sok személy lép interakcióba vagy együttműködik egy adott dokumentumon.
Egy munkafolyamat tetszőleges számú műveletet tartalmazhat. A most felsorolt műveleteket a munkafolyamat hajtja végre, de más műveleteket a munkafolyamat résztvevői hajthatnak végre. Például egy jóváhagyási munkafolyamat esetében a dokumentum tényleges véleményezését és jóváhagyását a munkafolyamat egyik résztvevője végzi. A munkafolyamat-résztvevők által végrehajtott műveleteket a kijelölt feladatlistában az adott személyhez rendelt feladatok jelölik. A cikk elején található "Diagram1: Példadiagram munkafolyamat" öt művelete a következő:
- A véleményezőt értesítő e-mail küldése
- A dokumentum (a munkafolyamat egyik résztvevőjéhez rendelt feladat) áttekintése
- A dokumentum áthelyezése a jóváhagyott dokumentumtárba
- E-mail küldése a csapat értesítéseként
- A dokumentum szerzőjét értesítő e-mail küldése
A legalapvetőbb értelemben egy munkafolyamat tervezésekor meg kell határozni a szükséges műveletsort, majd össze kell állítani ezt a műveletsort a munkafolyamat-szerkesztő segítségével. Például az 1. diagramban: Példa a jóváhagyási munkafolyamatra, az első kívánt művelet a véleményezőt értesítő e-mail küldése.
Tehát a munkafolyamat-szerkesztőben kattintson az első lépésre, írja be az e-mail egy részét vagy egészét, és válassza az Email küldése lehetőséget.
Mik azok a feltételek?
Munkafolyamat tervezésekor a munkafolyamat-szerkesztővel olyan szabályokat hozhat létre, amelyek feltételes logikát alkalmaznak a SharePoint-webhelyekre, -listákra, -elemekre és -tartalomtípusokra. Egy szabály létrehoz egy olyan feltételt, amely szerint a munkafolyamat csak akkor hajtja végre a kapcsolódó műveletet, ha a feltétel teljesül. Létrehozhat például olyan szabályt, amelyben a munkafolyamat csak akkor küld e-mail üzenetet a véleményezőnek, ha az elemet egy adott személy hozta létre. Áganként több feltételt is felvehet. Létrehozhat például egy szabályt, amely szerint egy véleményező csak akkor kap e-mail üzenetet, ha egy elemet (1) egy adott személy hozott létre, és (2) a dokumentum címe megadott kulcsszavakat tartalmaz. Végezetül pedig több műveletet is társíthat egyetlen feltétellel. Létrehozhat például egy szabályt, amely szerint ha egy elemet egy adott személy hoz létre, akkor (1) a véleményező kap egy e-mailt, és (2) a munkafolyamat-információk az Előzmények listába kerülnek.
Összefoglalva: a szabály egy vagy több művelethez társított egy vagy több feltétel: Ha a feltételben minden záradék teljesül, hajtsa végre az összes kapcsolódó műveletet.
Az előző példában a felhasználó két feltételből és két műveletből álló készletet adott meg a munkafolyamathoz. A munkafolyamatban azonban több ágat is létrehozhat: Ha az A feltétel teljesül, egy művelet végrehajtása; ha a B feltétel teljesül, hajtson végre másik műveletet. Ha elágazást szeretne hozzáadni egy lépéshez, kattintson a Beszúrás Else-If Ág gombra. Ha például a jóváhagyási munkafolyamatban a véleményező jóváhagy egy dokumentumot, a munkafolyamat egy műveletsorozat egyikét hajtja végre; Ha a véleményező elutasít egy dokumentumot, ugyanaz a munkafolyamat más műveletet hajt végre. Ez egy feltételes ág.
A munkafolyamat-szerkesztőben ez a lépés két ágból áll, és az alábbihoz hasonlóan néz ki.
Olyan ágat is létrehozhat, amelynek nincs feltétele. Így a munkafolyamat egy műveletet hajt végre, ha egy vagy több feltételcsoport teljesül, és másik műveletet, ha hamis. A munkafolyamat következő lépése például csak akkor küld üzenetet a jóváhagyóknak, ha a feltétel teljesül; Ellenkező esetben a munkafolyamat csak a munkafolyamat kezdeményezőjének küld egy üzenetet. Ha feltétel nélkül ad hozzá egy ágat, a munkafolyamat minden esetben abban az ágban hajtja végre a műveletet, ahol az első ág feltétele hamis.
Megjegyzés
Ha egy elágazással feltétel nélkül szeretne rendelkezni, akkor az ágnak kell lennie a feltételes blokk utolsó ágának, és nem a feltételes blokk egyetlen ágának.
Megjegyzés
Az elágaztatás a munkafolyamatban nem terjedhet ki egyik lépésről a másikra. A "Máskülönben ha" elágazáskészlet (más néven feltételes blokk) mindig egy lépésben található. A lépéseket azonban beágyazhatja részlépésekként.
A SharePoint Designer 2010 számos kész, újrafelhasználható feltételeket biztosít, amelyeket beépíthet a munkafolyamatába. Megadhatja például, hogy a munkafolyamat csak akkor hajtsa végre a kapcsolódó műveleteket, ha egy elem:
- egy adott időintervallumban jött létre vagy módosult;
- Egy adott személy hozta létre vagy módosította.
- Megadott kulcsszavakat tartalmazó címmezővel rendelkezik.
- Adott típusú fájl, vagy fájlmérete adott tartományba esik. (Ez a feltétel csak akkor áll rendelkezésre, ha a munkafolyamat egy dokumentumtárhoz van csatolva.)
A SharePoint Designer 2010-ben ezenkívül egyéni feltételeket és speciális feltételeket is létrehozhat, amelyekben paraméterek széles körét adhatja meg. Egyéni feltételek használatával összehasonlíthatja az aktuális lista egy mezőjét egy értékkel. Létrehozhat például egy egyéni feltételt, amelyben a Jóváhagyás állapota mező értéke Jóváhagyva hajtsa végre a hozzá tartozó műveletet. Speciális feltételek használata esetén összehasonlíthatja az egyik értéket egy másikkal. Ez lehetővé teszi, hogy összehasonlítsa bármelyik lista egy mezőjét egy másik listában szereplő értékekkel. Létrehozhat például egy speciális feltételt a Megosztott dokumentumok tárhoz, amelyben elvégzi a kapcsolódó műveletet, ha a Feladatlista Állapot mezőjének értéke Függőben van.
Megjegyzés
A műveletekhez nincs szükség feltételre. Vegyük például az első lépést az 1. diagramon: Példa a munkafolyamatra, amely a cikk elején egy e-mailt küld a véleményező értesítéséhez. Ehhez a művelethez nincs társítva feltétel. A párhuzamos műveletblokkok létrehozásához sem szükséges feltétel.
Párhuzamos és soros műveletek
Ha egy feltételhez egynél több művelet van társítva, beállítható úgy, hogy a műveletek egyszerre (párhuzamosan) vagy egymás után (sorozatosan) fussanak, ami az alapértelmezett beállítás.
Soros műveletek A következő munkafolyamatban például beállíthat két műveletet úgy, hogy egy dokumentum jóváhagyásakor a program az Archívum dokumentumtárba másolja, majd (utána) elküld egy üzenetet. A munkafolyamat-szerkesztőben ezután azt jelzi, hogy a második művelet az első után következik.
Párhuzamos műveletek A következő munkafolyamatban például beállíthat két műveletet úgy, hogy egy dokumentum jóváhagyásakor üzenetet küldjön, és (egyidejűleg) a dokumentum másolása a Jóváhagyott dokumentumtárba. a munkafolyamat-szerkesztőben , és jelzi, hogy a második művelet az elsővel egy időben történik. Ez különösen a hosszabb időt igénylő feladatok és műveletek esetén hasznos. Használható például a tevékenységek hozzárendelésének ellenőrzésére.
Megjegyzés
A párhuzamos cselekvések nem teljesen egyidejűek; A pontos sorrendet nem lehet meghatározni, és a munkafolyamat minden futtatásakor eltérő lehet.
Megjegyzés
- Egy szabályban (feltételekben és műveletekben) a műveletek sorozatosan, párhuzamosan, illetve sorozatok és párhuzamok kombinációjában is történhetnek.
- Egymás után soros vagy párhuzamos műveletek halmazát egyetlen lépésben kell tárolni.
Mik azok a lépések?
A munkafolyamatok egy vagy több lépésből állnak. Minden lépés számos műveletet és társított feltételt tartalmazhat. A lépéseket akár más lépésekbe is ágyazhatja. Ez a munkafolyamat rendszerezésének megkönnyítése érdekében lehet. A lépésekre működési blokkokként is tekinthet a munkafolyamat-szerkesztőben. Az alábbi munkafolyamat például két lépésből áll, amint az a munkafolyamat-szerkesztőben látható.
A lépésekkel csoportosíthatja a feltételeket és a műveleteket, így az egyik szabálykészletet (feltételeket és műveleteket) ki lehet értékelni és végre a második előtt.
Konfigurálja a munkafolyamat műveleteit úgy, hogy azok a munkafolyamat szerzőjének engedélyeivel fussanak. A SharePoint Designer 2010-ben megszemélyesítési lépésekkel beállíthatja, hogy a munkafolyamat a munkafolyamat kezdeményezője helyett a munkafolyamat szerzőjének megszemélyesítésével hajtson végre műveleteket. A megszemélyesítési lépések különösen hasznosak olyan jóváhagyási és közzétételi helyzetekben, ahol a jóváhagyásra beküldő és a jóváhagyó személyek különböző engedélyekkel rendelkeznek.
A munkafolyamat szerzője a munkafolyamatot utoljára közzétevő személy. Amikor egy másik felhasználó újból közzétesz egy munkafolyamatot, a munkafolyamat szerzője nem változik meg a munkafolyamat folyamatban lévő példányainál. A munkafolyamatok olyan példányai, amelyek a munkafolyamat újbóli közzététele után indulnak el, a frissített munkafolyamat-szerzőt fogják használni.
Megjegyzés
A megszemélyesítési lépéseket csak a munkafolyamat gyökeréhez lehet hozzáadni, és nem ágyazhatók be egy másik lépésbe.
A következő esetben a munkafolyamatokat kezdeményező személynek nincs jogosultsága fájlokat hozzáadni az Archívum tárhoz, de a munkafolyamat szerzőjének igen. Amikor a felhasználó elindítja a munkafolyamatot, és a feltétel a megszemélyesítési lépésben igaz értéket ad vissza, akkor a rendszer a munkafolyamat szerzőjének engedélyeivel átmásolja a dokumentumot az Archívum tárba. A 2. lépés nem megszemélyesítési lépés, ezért a munkafolyamat kezdeményezőjeként fut. Azt javasoljuk, hogy megszemélyesítési lépéseket csak olyan minimális műveletek esetében alkalmazzon, amelyek a munkafolyamat szerzőjének engedélyeire van szükségük a sikeres működéshez.
Egy lépés vagy több? Egyes munkafolyamatok egy lépésen belüli műveletek sorozataként vagy lépések sorozataként is megtervezhetők. A következő lépés műveletei például különálló lépésekre bonthatók, vagy a feltételes blokkba is ágyazhatók külön lépésekként
Az alábbi példa egy olyan folyamatot szemléltet, amely beágyazott lépéseket használ egy feltételes blokkban.
A lépések segítségével rendszerezheti a munkafolyamatot. Hogy pontosan hogyan használja a lépéseket a munkafolyamataiban, az nagyban függ a személyes preferenciáktól. Egy munkafolyamatban például sok művelet lehet egy olyan lépésben, amely nem használ feltételeket. Ebben az esetben a műveleteket érdemes lépésekre bontani a jobb rendszerezés érdekében. Az egyik lépés szabályait a végeredményig feldolgozza a rendszer, mielőtt továbblépne a következő lépésre, így célszerű ugyanazon lépésekbe csoportosítani azokat a szabályokat, amelyek szükségesek a kívánt művelet vagy műveletek végrehajtásához.
Mik azok a munkafolyamat-űrlapok?
A munkafolyamatot egy űrlap hozzáadásával dinamikusabbá és rugalmasabbá teheti. Az űrlapokkal a munkafolyamat előre meghatározott időpontjaiban adatokat gyűjthet a munkafolyamat résztvevőitől, és lehetővé teheti a résztvevők számára, hogy műveleteket végezhessenek az adott munkafolyamathoz tartozó feladatokon, valamint biztosíthatja, hogy az adatok elérhetők legyenek az újrafelhasználható munkafolyamatokhoz, függetlenül attól, hogy melyik listához, tárhoz vagy tartalomtípushoz vannak társítva.
A SharePoint Designer 2010-zel háromféle típusú munkafolyamat-űrlap hozható létre:
- A kezdeményezési űrlapok a munkafolyamat indításakor gyűjtik az információkat a munkafolyamat résztvevőjétől. Ez automatikusan létrejön, amikor létrehoz egy munkafolyamatot a SharePoint Designer 2010-ben. A kezdeményezési űrlapok akkor jelennek meg a felhasználóknak, amikor manuálisan indítanak el egy munkafolyamatot egy adott SharePoint-elemen. A kezdeményezési űrlapokkal a felhasználók további paramétereket vagy az adott SharePoint-elemre vonatkozó munkafolyamat-információkat adhatnak meg. Kezdeményezési űrlapon megkérdezheti például, hogy ki és mikor fejezzen be egy adott dokumentumot. A SharePoint Designer 2010 automatikusan létrehoz egy InfoPath- vagy ASP.NET-kezdeményezési űrlapot a kezdeményezési specifikációknak megfelelően. Ha nincs szükség kezdeményezési paraméterre, az űrlapon csak Indítás és Mégse gomb lesz látható
- Az egyéni feladatűrlap lehetővé teszi a munkafolyamat résztvevőinek, hogy kezeljék a munkafolyamathoz megadott feladatlistában szereplő feladatokat. Az Egyéni feladat varázslóval egyszerűen létrehozhat egyéni űrlapmezőket, és hozzáadhatja azokat egy egyéni feladatűrlaphoz. Amikor befejezte a munkafolyamat tervezését, a SharePoint Designer 2010 automatikusan létrehozza az egyéni feladatokhoz szükséges InfoPath- vagy ASP.NET-űrlapokat. Ezután, amikor a munkafolyamat lefut, és létrejön a feladatok, a felhasználó megkeresi a munkafolyamathoz megadott Feladatok listát, befejezettként jelöli meg a feladatot, és beírja a munkafolyamatra vonatkozó esetleges nem kötelező vagy szükséges információkat. A munkafolyamat ezután a munkafolyamatban megadott módon reagálhat ezekre a változásokra, vagy megkeresheti és értékelheti ezeket az információkat a munkafolyamat későbbi lépéseiben.
- Az újból felhasználható munkafolyamatok alapértelmezés szerint csak az összes elemre jellemző mezőket biztosítják (például a Létrehozó és a Módosította). Ennek az az oka, hogy az újból felhasználható munkafolyamatok alapértelmezés szerint nincsenek listákhoz, tárakhoz vagy tartalomtípusokhoz társítva. A társítási űrlap lehetővé teszi, hogy mezőket társítson egy újrafelhasználható munkafolyamattal, hogy azok elérhetők legyenek a munkafolyamat megtervezésekor és futtatásakor.
Miután a SharePoint Designer 2010 automatikusan létrehozta az űrlapokat, testre szabhatja őket a munkafolyamat beállításait tartalmazó lapon, majd az Űrlapok szakaszban a testre szabni kívánt űrlapra kattintva. A munkafolyamat-űrlapok vagy InfoPath- vagy ASP.NET lapok. Ezeket a SharePoint-webhely tárolja a munkafolyamat forrásfájljaival együtt.
Az InfoPath 2010 űrlapjainak továbbfejlesztett funkciói a SharePoint-kiszolgáló 2010 rendszerben
Ha kiszolgálóján a SharePoint-kiszolgáló 2010 fut (nem csak a SharePoint Foundation 2010), akkor a munkafolyamat-űrlapok – a társítási, a kezdeményezési és a feladatűrlapok – mostantól InfoPath 2010-űrlapok. Az InfoPath-űrlapok megjelenése és elrendezése egyszerűen módosítható, és érvényesítési szabályokat is felvehet az InfoPath-űrlapokra. Ha szerkeszteni szeretne egy munkafolyamat-űrlapot az InfoPath 2010-ben, egyszerűen kattintson az űrlapra, és az InfoPath megnyitja az űrlapot közvetlenül a SharePoint Designer 2010-ből. Az InfoPath-űrlapok listákhoz, tárakhoz és munkafolyamatokhoz érhetők el.
Hol vannak tárolva a munkafolyamatok?
A munkafolyamatokat egy Munkafolyamatok nevű webhelyszintű dokumentumtár tárolja. Ezt a dokumentumtárat a SharePoint Designer 2010 automatikusan hozza létre. Alapértelmezés szerint a Munkafolyamatok dokumentumtár rejtve van a böngésző elől, és nem rendelkezik listanézetekkel, például AllItems.aspx vagy EditForm.aspx. A munkafolyamatok tár tartalmának megtekintéséhez a SharePoint Designer 2010 navigációs ablakában kattintson a Minden Files elemre, majd kattintson a fő munkaablakban a Munkafolyamatok elemre.
Megjegyzés
- Előfordulhat, hogy nem tudja megtekinteni a munkafolyamatokat az All Files használatával, Ez a kiszolgáló konfigurációjától függ.
- A SharePoint Designer 2010-ben a munkafolyamatokat elsődlegesen úgy érheti el és tervezheti meg, ha a navigációs ablak Munkafolyamatok elemére kattint.
A munkafolyamatok dokumentumtára tartalmaz egy mappát a SharePoint Designer 2010 segítségével létrehozott összes munkafolyamat számára. A mappa tartalmazza a munkafolyamathoz szükséges forrásfájlokat, például:
- A munkafolyamat-korrektúrafájl (.xoml).
- A munkafolyamat konfigurációs fájlja.
- A munkafolyamatokhoz szükséges InfoPath XSN- vagy ASP.NET aspx-űrlapok, például a kezdeményezési űrlapok (kézzel indított munkafolyamatok esetén) vagy az egyéni feladatűrlapok.
Ha meglévő munkafolyamatot szeretne szerkeszteni a SharePoint Designer 2010-ben, kattintson a navigációs ablakban a Munkafolyamatok elemre. A fő munkaablakban kattintson a jobb gombbal a kívánt munkafolyamatra, és válassza a Munkafolyamat szerkesztése parancsot.
Újból felhasználható munkafolyamat másolásához és módosításához kattintson a navigációs ablakban a Munkafolyamatok elemre a SharePoint Designer 2010-ben. A fő ablaktáblában kattintson a jobb gombbal a kívánt újból felhasználható munkafolyamatra, és válassza a Másolás és módosítás parancsot.
Mindkét fenti eljárás megnyitja a munkafolyamatot a munkafolyamat-szerkesztőben. A menüszalagra vagy a webhely-navigációs sávra kattintva szerkesztheti a munkafolyamatot, kezelheti a beállításokat, és megadhatja a munkafolyamat feladat-végrehajtását.
A munkafolyamat-szerkesztő egy Naplózás az előzménylistába nevű műveletet biztosít. Ajánlott eljárásként ezt a műveletet használni a munkafolyamatokban a munkafolyamat előzményeinek nyilvántartásához. A munkafolyamat-előzmények felbecsülhetetlen értéket jelentenek a hibák feltárásában, illetve a nyomon követésben és a visszautasításban.
Amikor olyan munkafolyamatot hoz létre, amely a műveletnapló előzménylistájával történik, a SharePoint Designer 2010 automatikusan létrehoz egy Munkafolyamat előzményei nevű listát. A lista alapértelmezés szerint a http://< sitename>/Lists/Workflow%20History címen jön létre. Megadhatja, hogy eltérő előzménylistát hozzon létre a listák vagy webhelyek munkafolyamatainak tervezésekor, illetve amikor újrafelhasználható listák munkafolyamatait társítja. Ez a lista oszlopokat tartalmaz többek között a felhasználóazonosító, dátum, esemény és hibaleírás számára. A Munkafolyamatok dokumentumtárhoz hasonlóan az Előzmények lista alapértelmezés szerint rejtve van a böngészőben, de a SharePoint Designer 2010 navigációs ablakában a Minden Files elemre kattintva látható.
A munkafolyamat-szerkesztő hat műveletet tesz lehetővé a feladatlistával kapcsolatban, ilyen például a To-Do hozzárendelése, az adatgyűjtés felhasználótól és az űrlap hozzárendelése csoporthoz. A munkafolyamatok alapértelmezés szerint a Feladatok listát használják, de konfigurálható egyéni feladatlista használatára is. Egyéni Feladatok listával elkülönítheti a munkafolyamatokat, a feladatokat a többi feladattípustól, illetve ha az engedélyekkel kapcsolatos problémákat szeretne kezelni. Használhat egy egyéni feladatlistát a webhely összes munkafolyamatához, illetve egy egyéni feladatlistát az egyes munkafolyamatokhoz. Ez a munkafolyamatok technikai és szervezési követelményeitől függ.
Ha olyan munkafolyamatot hoz létre, amely a fenti három művelet valamelyikét használja, a SharePoint Designer 2010 automatikusan létrehozza az űrlapot, a feladat tartalomtípusát, illetve szükség esetén a feladatlistát is. Alapértelmezés szerint a Feladatok lista megtekinthető a böngészőben, ellentétben a Munkafolyamatok dokumentumtárával és a Munkafolyamat előzményeivel.
Hol tudom ellenőrizni egy munkafolyamat állapotát?
A böngészőben egyszerűen megtekintheti a munkafolyamatok előrehaladását a kijelölt elemen. A dokumentumtárak Minden elem nézete alapértelmezés szerint az elemen futó munkafolyamatok aktuális állapotát jeleníti meg. A következő példában a Tervváltozáskérésmunkafolyamat folyamatban van az 1. vezérlő DCR-hez.
Megjegyzés
- Ha a listához vagy tárhoz több munkafolyamat van társítva, több oszlop lesz.
- Az oszlopok a munkafolyamat működésének módosítása nélkül eltávolíthatók a Minden elem nézetből.
- Ha a nézetben már hat vagy több keresési\állapot oszlop van, az állapotoszlop nem jelenik meg a nézetben.
Ha egy elem munkafolyamatának állapotára (például Folyamatban vagy Befejezve) kattint, megnyílik az adott elem munkafolyamatának Munkafolyamat állapota lapja. A webhely-munkafolyamatok állapotának megtekintéséhez kattintson a Webhelyműveletek menüre, a Teljes webhelytartalom megjelenítése menüpontra, majd a Webhely-munkafolyamatok parancsra. A Munkafolyamat állapota lap az alábbi információkat tartalmazza:
- Ki kezdeményezte a munkafolyamatokat, és mikor az elem
- Az elem munkafolyamatához társított feladatok
- Az elem munkafolyamatának előzményei, például a munkafolyamat indításának és befejezésének időpontja
Workflow Visualization
A munkafolyamat állapotát is megjelenítheti a munkafolyamat állapotának, ha:
- A munkafolyamat megjelenítésének megjelenítése az állapotlapon beállítást a SharePoint Designer 2010 a munkafolyamat közzétételekor választotta
- A munkafolyamatot közzétevő számítógépen telepítve volt a Visio Premium 2010
- A munkafolyamat a SharePoint-kiszolgáló 2010-ben fut
- A kiszolgálón fut a Visio Graphics Services
Megjegyzés
A munkafolyamat megjelenítésének megtekintéséhez nem szükséges telepítenie a Visio alkalmazást a helyi számítógépen.
A munkafolyamat-képi megjelenítés révén a munkafolyamat Visio-diagramja automatikusan létrejön, és megjelenik egy Visio-kijelzőben a Munkafolyamat állapota lapon. A munkafolyamat-vizualizáció "élő" nézetben mutatja be az adott munkafolyamat helyét.
Egy elem Munkafolyamatok lapjának megtekintéséhez kattintson az elemre a listában, majd válassza a Munkafolyamatok parancsot a menüben.
Megjegyzés
A Munkafolyamatok parancs csak akkor érhető el, ha az elem olyan listában vagy tárban van, amelyhez legalább egy munkafolyamat van csatolva.
Amikor egy felhasználó elindít egy munkafolyamatot egy elemen, a SharePoint Foundation 2010 vagy a SharePoint-kiszolgáló 2010 új oszlopot ad hozzá ahhoz a listához vagy tárhoz, amelyben az elem található. Az oszlop neve alapértelmezés szerint megegyezik a munkafolyamat nevével. Ez az írásvédett oszlop az elem aktuális állapotát jeleníti meg a munkafolyamaton belül. Ez az állapotoszlop automatikusan megjelenik minden munkafolyamathoz az első futtatáskor.
A munkafolyamat állapota minden oszlopban egy hivatkozás. Ha például a Folyamatban gombra kattint, megjelenik a munkafolyamat adott példányának Munkafolyamat állapota lapja.
Javasolt következő lépések
A munkafolyamatok hatékony módot kínálnak alkalmazáslogika hozzáadására a SharePoint-webhelyekhez és -alkalmazásokhoz. Most, hogy már megismerte a munkafolyamat alapjait, célszerű nekifognia egy munkafolyamat létrehozásának. A munkafolyamatok tervezéséről és testreszabásáról a Lásd még című szakasz hivatkozásaira kattintva tájékozódhat.
Vissza a lap tetejére