A legutóbbi vagy legrégebbi dátummal rendelkező rekordok megkeresése

A leggyakoribb értékek lekérdezéseinek létrehozására és használatára vonatkozó szabályok

A legfelső értékű lekérdezés létrehozásához először létre kell hoznia egy választó lekérdezést. A kívánt eredményektől függően rendezési sorrendet alkalmazhat a lekérdezésre, vagy összegeket tartalmazó lekérdezéssé alakíthatja a lekérdezést. Ha konvertálja a lekérdezést, akkor egy aggregátumfüggvényt (például Max vagy Min ) használva a legmagasabb vagy legalacsonyabb értéket adja vissza, az Első vagy az Utolsó függvényt a legkorábbi vagy a legújabb dátum visszaadásához. Az összegző lekérdezéseket és az összesítő függvényeket csak akkor használja, ha csoportokba vagy kategóriákba tartozó adatokat kell keresnie. Tegyük fel például, hogy meg kell keresnie egy adott dátum értékesítési számát minden olyan városhoz, ahol a vállalat működik. Ebben az esetben a városok kategóriákká válnak (meg kell keresnie a városonkénti adatokat), ezért összeg lekérdezést kell használnia.

Ne feledje, hogy a lekérdezés típusától függetlenül a lekérdezések olyan mezőket kell használniuk, amelyek leíró adatokat, például ügyfélneveket tartalmaznak, valamint egy mezőt, amely a keresett dátumértékeket tartalmazza. Emellett a dátumértékeket a Dátum/idő adattípusra beállított mezőben kell megadni. A cikkben ismertetett lekérdezések sikertelenek, ha egy Rövid szöveg mezőben dátumértékek alapján próbálja futtatni őket. Továbbá, ha összeg lekérdezést szeretne használni, az adatmezőknek kategóriaadatokat kell tartalmazniuk, például egy várost vagy egy országot/régiót.

Választás a felső értékek lekérdezése és a szűrő között

Annak meghatározásához, hogy létre kell-e hoznia egy felső értékeket tartalmazó lekérdezést, vagy szűrőt kell alkalmaznia, válasszon az alábbiak közül:

• Ha egy mezőben a legutóbbi vagy a legutóbbi dátumokat tartalmazó rekordokat szeretné visszaadni, és nem ismeri a pontos dátumértékeket, vagy nem számítanak, akkor hozzon létre egy felső értékeket tartalmazó lekérdezést.

• Ha az összes olyan rekordot vissza szeretné adni, ahol a dátum egyezik, egy adott dátumnál korábbi vagy későbbi, akkor szűrőt kell használnia. Például az április és július közötti értékesítések dátumainak megtekintéséhez szűrőt kell alkalmaznia. A szűrők teljes körű ismertetése túlmutat ezen a témakören.

  A szűrők létrehozásával és használatával kapcsolatos további információkért lásd: Szűrő alkalmazása a kijelölt rekordok access-adatbázisban való megtekintéséhez.

Vissza a lap tetejére

Alapszintű legfelső értékeket tartalmazó lekérdezés létrehozása

1. Kattintson a Létrehozás lap Lekérdezések csoportjának Lekérdezéstervező gombjára.

2. A párbeszédpanelen kattintson a lekérdezésben használni kívánt táblára, a Hozzáadás gombra kattintva helyezze a táblát a tervező felső szakaszába, majd kattintson a Bezárás gombra.

   – vagy –

   Kattintson duplán a táblára, majd kattintson a Bezárás gombra.

   Ha az előző szakaszban szereplő mintaadatokat használja, adja hozzá az Employees táblát a lekérdezéshez.

3. Adja hozzá a lekérdezésben használni kívánt mezőket a tervezőrácshoz. Kattintson duplán az egyes mezőkre, vagy húzza az egyes mezőket a Mező sor üres cellájába.

   Ha a mintatáblát használja, adja hozzá az Utónév, a Vezetéknév és a Születési dátum mezőt.

4. A felső vagy alsó értékeket tartalmazó mezőben (ha a mintatáblát használja, a Születési dátum mezőben) kattintson a Rendezés sorra, és válassza a Növekvő vagy a Csökkenő lehetőséget.

   A csökkenő rendezési sorrend a legutóbbi dátumot, a növekvő rendezési sorrend pedig a legkorábbi dátumot adja vissza.

   Fontos: Csak a dátumokat tartalmazó mezőkhöz kell értéket beállítania a Rendezés sorban. Ha egy másik mezőhöz rendezési sorrendet ad meg, a lekérdezés nem a kívánt eredményeket adja vissza.

5. A Lekérdezéstervező lap Lekérdezés beállítása csoportjában kattintson az Összes elem melletti lefelé mutató nyílra (a legfelső értékek listájára), és adja meg a megtekinteni kívánt rekordok számát, vagy válasszon egy lehetőséget a listából.

6. A lekérdezés futtatásához és az eredmények Adatlap nézetben való megjelenítéséhez kattintson a futtatása gombra.

7. Mentse a lekérdezést, és hagyja megnyitva a következő lépésekben.

Láthatja, hogy az ilyen típusú felső értékek lekérdezése képes megválaszolni az alapszintű kérdéseket, például hogy ki a vállalat legidősebb vagy legfiatalabb személye. A következő lépések azt mutatják be, hogyan használhat kifejezéseket és más feltételeket a lekérdezéshez való teljesítmény és rugalmasság hozzáadásához. A következő lépésben látható feltételek a következő három alkalmazotti születésnapot adják vissza.

Feltétel hozzáadása a lekérdezéshez

1. Váltson Tervező nézetre az előző lépésekben létrehozott lekérdezésre.

2. A lekérdezés tervezőrácsának Születési dátum oszlopától jobbra található oszlopba másolja és illessze be vagy írja be a következő kifejezést : Kif1: DatePart("m",[Születési dátum]). Ezután kattintson a Futtatás gombra.

   A DatePart függvény kinyeri a Születési dátum mező hónap részét.

3. Váltson Tervező nézetre.

4. Az első kifejezéstől jobbra illessze be vagy írja be a következő kifejezést: Expr2: DatePart("d",[Születési dátum]). Ezután kattintson a Futtatás gombra.

   Ebben az esetben a DatePart függvény kinyeri a Születési dátum mező dátum részét.

5. Váltson Tervező nézetre.

6. Törölje a jelet a Sor megjelenítése jelölőnégyzetből az imént beírt két kifejezés mindegyikéhez, kattintson az egyes kifejezések Sor rendezése sorára, majd válassza a Növekvő lehetőséget.

7. Kattintson az Indítás gombra.

8. Igény szerint megadhatja a lekérdezés hatókörének korlátozására vonatkozó feltételeket is. Ha feltételeket ad meg, a lekérdezés csak a feltételeknek megfelelő rekordokat rendezi, és a rendezett listából azonosítja a felső vagy alsó mezőértékeket.

   A mintaadatokkal való folytatáshoz váltson Tervező nézetre. Ezután a Születési dátum oszlop Feltétel sorában írja be a következő kifejezést:

   Month([Születési dátum]) > Month(Date()) Or Month([Birth Date])= Month(Date()) And Day([Birth Date]))>Day(Date())

   Ez a kifejezés a következőket teszi: A Month([Birth Date]) > Month(Date()) rész ellenőrzi az egyes alkalmazottak születési dátumát, hogy kiderüljön, hogy az egy jövőbeli hónapba esik-e, és ha igaz, akkor a lekérdezés tartalmazza ezeket a rekordokat. The Month([Birth Date])= Month(Date()) And Day([Birth Date])>Day(Date()) rész a kifejezésben az aktuális hónapban előforduló születési dátumokat ellenőrzi annak megállapításához, hogy a születésnap az aktuális napra esik-e. Ha ez a feltétel igaz, a függvény ezeket a rekordokat is tartalmazza a lekérdezésben. Összegzés: Ez a kifejezés figyelmen kívül hagyja azokat a rekordokat, amelyekben a születésnap január 1. és a lekérdezés futtatásának dátuma közé esik.

   A lekérdezési feltételek kifejezésére vonatkozó további példákért tekintse meg a Példák lekérdezési feltételekre című cikket.

9. A Lekérdezéstervező lap Lekérdezés beállítása csoportjában kattintson az Összes elem melletti lefelé mutató nyílra (a legfelső értékek listájára), és adja meg a megtekinteni kívánt rekordok számát, vagy válasszon egy lehetőséget a listából.

   A következő három születésnap megtekintéséhez írja be a 3 értéket.

10. A lekérdezés futtatásához és az eredmények Adatlap nézetben való megjelenítéséhez kattintson a futtatása gombra.

Az összegző lekérdezés létrehozása

1. Kattintson a Létrehozás lap Lekérdezések csoportjának Lekérdezéstervező gombjára.

2. Kattintson duplán a használni kívánt táblákra. Minden tábla megjelenik a lekérdezéstervező felső részében.

   Ha a fent felsorolt mintatáblákat használja, adja hozzá az Események és eseménytípusok táblát.

3. Kattintson duplán a lekérdezésben használni kívánt mezőkre. Győződjön meg arról, hogy ezen a ponton csak a csoport- vagy kategóriamezőket és az értékmezőt adja hozzá a lekérdezéshez.

   Ha az előző három táblában felsorolt mintaadatokat használja, akkor vagy az Esemény típusa táblából adja hozzá az Esemény típusa mezőt, vagy az Esemény dátuma mezőt az Események táblából.

4. Megadhat olyan feltételeket is, amelyek korlátozzák a lekérdezés hatókörét. Csak a feltételeknek megfelelő rekordok vannak rendezve, a felső és alsó mezőértékek pedig ebben a rendezett listában vannak azonosítva.

   Ha például a Privát függvény kategóriában szeretne eseményeket visszaadni, ezt a kifejezést az Eseménytípus oszlop Feltétel sorában írja be: <>"Privát függvény".

   A lekérdezési feltételek kifejezésére vonatkozó további példákért tekintse meg a Példák lekérdezési feltételekre című cikket.

5. Konvertálja a lekérdezést összeg lekérdezéssé az alábbi lépésekkel:

   A Lekérdezéstervező lap Megjelenítés/elrejtés csoportjában kattintson az Összegek elemre.

   Az Összegek sor megjelenik a tervezőrácson.

6. Győződjön meg arról, hogy az egyes csoportok vagy kategóriák mezőinek Összeg sorát Csoportosítási szempont értékre állítja, majd állítsa az értékmező Összeg sorát (a felső vagy alsó értékeket tartalmazó mezőt) Max vagy Min értékre.

   A Max függvény egy numerikus mező legnagyobb értékét, valamint a Dátum/idő mező legutóbbi dátum- vagy időértékét adja vissza. A Min függvény egy numerikus mező legkisebb értékét és a legkorábbi dátum- vagy időértéket adja vissza egy Dátum/idő mezőben.

7. A Lekérdezéstervező lap Lekérdezés beállítása csoportjában kattintson az Összes elem melletti lefelé mutató nyílra (a legfelső értékek listájára), és adja meg a megtekinteni kívánt rekordok számát, vagy válasszon egy lehetőséget a listából.

   Ebben az esetben válassza az Összes lehetőséget, majd kattintson a Futtatás gombra az eredmények Adatlap nézetben való megjelenítéséhez.

   Megjegyzés: A 6. lépésben kiválasztott függvénytől függően Access a lekérdezés értékmezőjének nevét MaxOfFieldName vagy MinOfMezőnév értékre módosítja. Ha a mintatáblákat használja, Access átnevezi a MaxOfEvent Date vagy a MinOfEvent Date mezőt.

8. Mentse a lekérdezést, és folytassa a következő lépésekkel.

A lekérdezés eredményei nem jelenítik meg a termékneveket és a termékekkel kapcsolatos egyéb információkat. A további adatok megtekintéséhez létre kell hoznia egy második lekérdezést, amely tartalmazza az imént létrehozott lekérdezést. A következő lépések ezt ismertetik.

Második lekérdezés létrehozása további adatok hozzáadásához

1. Kattintson a Létrehozás lap Lekérdezések csoportjának Lekérdezéstervező gombjára.

2. Kattintson a Lekérdezések fülre, majd kattintson duplán az előző szakaszban létrehozott összeg lekérdezésre.

3. Kattintson a Táblák fülre, adja hozzá az összegzó lekérdezésben használt táblákat, és adja hozzá az egyéb kapcsolódó adatokat tartalmazó táblákat is. Ha az előző három mintatáblát használja, adja hozzá az Esemény típusa, az Esemény és az Ügyfelek táblát az új lekérdezéshez.

4. Az összeg lekérdezés mezőinek összekapcsolása a szülőtáblák megfelelő mezőivel. Ehhez húzza az összeg lekérdezés minden mezőjét a tábla megfelelő mezőjébe.

   Ha a három tábla mintaadatait használja, húzza az Összeg lekérdezés Eseménytípus oszlopát az Eseménytípus tábla Eseménytípus mezőjébe. Ezután húzza az összesítő lekérdezés MaxOfEvent Date oszlopát az Események tábla Eseménydátum mezőjébe. Ezeknek az illesztéseknek a létrehozása lehetővé teszi, hogy az új választó lekérdezés összehozza az összesítő lekérdezés adatait és a többi tábla adatait.

5. Adja hozzá a további leíró mezőket a lekérdezés többi táblájából.

   Ha a három tábla mintaadatait használja, felveheti a Vállalat és a Kapcsolattartó mezőket a Vevők táblából.

6. Igény szerint megadhat rendezési sorrendet egy vagy több oszlophoz. Ha például betűrendben szeretné listázni a kategóriákat, állítsa az Eseménytípus oszlop Rendezés sorát Növekvő értékre.

7. A Lekérdezéstervező lap Eredmények csoportjában kattintson a Futtatás gombra.

   A lekérdezés eredményei Adatlap nézetben jelennek meg.

Vissza a lap tetejére

Táblakészítési lekérdezés létrehozása

1. Nyissa meg a felső értékeket tartalmazó lekérdezést Tervező nézetben:

   A Lekérdezéstervező lap Lekérdezés típusa csoportjában kattintson a Tábla készítése gombra.

   Megjelenik a Táblakészítő párbeszédpanel.

2. A Tábla neve mezőbe írja be annak a táblának a nevét, amely a legfelső és az alsó rekordokat fogja tárolni. Írja be például a Felső és az Alsó rekord szót, majd kattintson az OK gombra.

   Minden alkalommal, amikor futtatja a lekérdezést, és nem Adatlap nézetben jeleníti meg az eredményeket, a lekérdezés létrehoz egy táblát, és lecseréli a legfelső értéket az aktuális adatokra.

3. Mentse és zárja be a lekérdezést.

Hozzáfűző lekérdezés létrehozása

1. Az alsó érték lekérdezésével Tervező nézetben:

   A Lekérdezéstervező lap Lekérdezés típusa csoportjában kattintson a Hozzáfűzés gombra.

2. Megjelenik a Hozzáfűzés párbeszédpanel.

3. Írja be ugyanazt a nevet, amelyet a Tábla készítése párbeszédpanelen beírt.

   Írja be például a Felső és az Alsó rekord szót, majd kattintson az OK gombra. Minden alkalommal, amikor futtatja a lekérdezést, és nem Adatlap nézetben jeleníti meg az eredményeket, a lekérdezés hozzáfűzi a rekordokat a Legfelső és az Utolsó rekordok táblához.

4. Mentse és zárja be a lekérdezést.

A lekérdezések futtatása

• Most már készen áll a két lekérdezés futtatására. A navigációs ablakban kattintson duplán a legfelső értékű lekérdezésre, majd kattintson az Igen gombra, amikor Access kéri. Ezután kattintson duplán az Alsó érték lekérdezésre, majd kattintson az Igen gombra, amikor Access kéri.

• Nyissa meg a Felső és alsó rekordok táblát Adatlap nézetben.

Ez a művelet vagy esemény a korlátozott üzemmód miatt le van tiltva.

Ha ezt az üzenetet látja, hajtsa végre a következő lépéseket:

• Válassza a Tartalom engedélyezése lehetőséget, majd kattintson az OK gombra.

• Futtassa újra a lekérdezést.

Vissza a lap tetejére