"A korai mentés, a Mentés gyakran" szó a múltbeli dolgokról szól. Most már van automatikus mentés, ami néhány másodpercenként menti a felhasználókat, hogy ne kelljen a felhasználóknak lennie.
Az automatikus mentés akkor engedélyezett, ha a fájlt OneDrive-on, OneDrive Munkahelyi vagy iskolai verzió vagy SharePoint a Microsoft 365-ben tárolják. A rendszer automatikusan menti a felhasználókat a felhőbe, miközben éppen dolgozik. Ha más személyek is dolgoznak ugyanazon a fájlon, akkor az automatikus mentés lehetővé teszi, hogy a módosítások másodpercben láthatók legyenek. Ha nincs engedélyezve az automatikus mentés, az ugyanazon a dokumentumon közösen megjelenő felhasználók valós időben nem fogják látni egymást, hanem továbbra is láthatják a frissítéseket , ha mások által végzett módosításokat végeznek.
Az automatikus mentés azonban bizonyos változásokat is okoz a felhasználók Microsoft 365-ban való használatáról, ezért ebben a cikkben néhány nagyobb kihívást jelentő forgatókönyvet ismertetünk, valamint az automatikus mentés beállításainak konfigurálását is. Azt javasoljuk, hogy kommunikáljon a felhasználókkal ezekkel a változásokkal, amelyek befolyásolják az Office-ban végzett munkát.
Megjegyzés: Az automatikus mentés szolgáltatással nincs hatással a rendszerteljesítményre. Nagyobb hálózati felhasználás esetén azonban a módosítások akkor kerülnek feltöltésre, amikor a felhasználók módosításokat hajtanak végre, mert ezek hatással vannak a korlátozott sávszélességű vagy magas költségű adatfelhasználású személyekre (például egy mobil Hotspotra).
Munkafolyamatok módosítása
Az automatikus mentés funkció a legtöbb esetben hasznos, néhány esetben azonban előfordulhat, hogy a felhasználóknak módosítaniuk kell a szokásos módon, és azt szeretné, hogy készen álljon a segítségére. A forgatókönyvek minden egyes esetben kimutatták, hogy mi a hiba, és hogyan oldhatja fel a probléma megoldását.
-
Kezdve egy meglévő fájlból, szerkesztéssel, majd a másolat mentése az új fájlba – bárki, aki egy korábbi fájlból indul (például az utolsó negyedév bevételi jelentése), a szerkesztést, majd a másolat mentése a negyedév bevételi jelentésének elindításához a módosításokat a program akkor menti a fájlokba, ha az automatikus mentés be van kapcsolva. Azt javasoljuk, hogy mindenki végezze el a másolat mentése a módosítások végrehajtása előtt, és még egy emlékeztetőt is hozzáadott a termékekben, amikor ez történik. Ha egy felhasználó véletlenül módosításokat végez, az eredeti dokumentum visszaállításához használja a korábbi verziók lehetőséget.
-
"Hipotetikus" vagy "mi-ha" típusú módosítások végrehajtása a fájlon – bárki, aki megnyit egy fájlt, és némi feltételezett elemzést végez (például előrejelzés a piaci változások hatása a költségvetésre) azzal a szándékkal, hogy a fájl mentése nélkül bezárja a fájlt, miközben az automatikus mentés be nem menti a fájlt. Javasoljuk, hogy kapcsolja ki az automatikus mentést, miközben elvégzi a hipotetikus analízist, majd kapcsolja vissza, miután a felhasználó készen áll a mentésre.
-
Az irányítópultok és a fájlok megtekintése az Excel rendezési és szűrési funkciói között – bárki, aki az automatikus mentéskor az irányítópultot rendezi vagy szűri, a fájl minden más nézetére hatással lesz. Ha egy fájlnak az a célja, hogy az irányítópult vagy több személy használja a rendezést és a szűrőt, azt javasoljuk, hogy a fájl >-adatokkal > a munkafüzet védelme elemre, > mindig csak olvashatóan nyissa meg a fájlt.
-
Véglegesített vagy közzétett fájlok – minden felhasználó, aki véletlenül módosította az automatikus mentést, a program menti a módosításokat a fájlra. A fájl véglegesítése után azt javasoljuk, hogy állítsa be a csak olvasható tulajdonságot vagy a Megjelölés véglegesként tulajdonságot a fájlon, ezért nem menti a program a nézőktől és az olvasótól származó véletlenszerű módosításokat.
Az automatikus mentés beállításainak konfigurálása az Office-ban
Az automatikus mentést az alábbi módokon állíthatja be:
-
A fájlok tulajdonosa úgy is beállíthatja, hogy mindig írásvédett legyen, így elkerülhetők a véletlen módosítások. Ezt úgy teheti meg, hogy a fájlt csak olvasható módban szeretné megnyitni (afájl ->- adatokban >a dokumentum/ munkafüzet/ bemutató >mindig csak olvasható) vagy a fájl megosztásával, hogy mások szerkeszteni tudják a fájlt (afájl > megoszthatók > a hivatkozással rendelkező személyek szerkeszthetik , és törölje a jelet a Szerkesztés engedélyezése jelölőnégyzetből).
-
A felhasználók az automatikus mentés kapcsolóra kattintva bekapcsolhatják az automatikus mentést a fájl megnyitásához. Ez a beállítás letiltja a felhasználó aktuális dokumentumának automatikus mentését. A következő alkalommal, amikor a felhasználó megnyitja a dokumentumot, az automatikus mentés funkció ki lesz kapcsolva. Ha megnyit egy másik dokumentumot, az automatikus mentést a program nem fogja érinteni a másik dokumentumban.
-
A felhasználó alapértelmezés szerint kikapcsolhatja az automatikus mentést, ha az adott alkalmazásban megnyitott összes fájlhoz (Word, Excel, PowerPoint ) az adott eszközön meg van nyitva.
Megjegyzés: A felhasználó továbbra is beállíthatja, hogy az automatikus mentés funkció be legyen kapcsolva az egyes fájlok esetében a fent leírt automatikus mentés kapcsoló használatával.
-
Ön, a rendszergazda beállíthatja, hogy az automatikus mentés alapértelmezés szerint ki legyen kapcsolva az adott alkalmazásban megnyitott összes fájlhoz (Word, Excel, PowerPoint ) a csoportházirend használatával.
Megjegyzés: A felhasználó továbbra is beállíthatja, hogy az automatikus mentés funkció alapértelmezés szerint bekapcsolva legyen az alkalmazásban, illetve külön fájlok esetében a fent ismertetett beállítások segítségével.
Csoportházirend-beállítások az automatikus mentéshez
A "ne legyen automatikus mentés fájlok azExcel /PowerPoint /Word-ban" házirend-beállítás helyett az új "kapcsolja ki az automatikus mentést alapértelmezés szerint az Excel /PowerPoint /Word " Csoportházirend-beállításban.
Ha a szervezetében csoportházirendet használ, a házirend-beállítás segítségével alapértelmezés szerint kikapcsolhatja az automatikus mentést. A Excel, aPowerPoint és aWord külön házirend-beállításokkal rendelkeznek.
A Word házirend-beállítása például "az automatikus mentés kikapcsolása alapértelmezés szerint a Wordben", és a "Microsoft Office 2016 \ automatikus mentés" házirend elérési útja alatt található.
A házirend-beállítások használatához győződjön meg arról, hogy letöltötte a legújabb felügyeleti sablonfájlok (ADMX/ADML) fájlta Microsoft letöltőközpontból.
Helyi fájlok működése
Helyi fájlok használatakor az automatikus mentés nem érhető el. A régi automatikus helyreállítási funkció továbbra is rendszeresen menti a módosított fájlok másolatait, hogy az adatvesztés minimalizálása a várt esetekben (például összeomlás esetén) ne történjen meg.
Javasoljuk azonban a rendszergazdáknak, hogy ösztönözzék a fájlokat OneDrive ra, OneDrive Munkahelyi vagy iskolai verzió re vagy SharePoint a Microsoft 365-ben az automatikus mentés engedélyezéséhez és az adatvesztés elkerüléséhez. Bátoríthatja a OneDrive, a OneDrive Munkahelyi vagy iskolai verzió vagy a SharePoint a Microsoft 365-ben bevezetését a felhasználó oktatási verziójában, valamint az ismert mappa áthelyezésének telepítésével, amely automatikusan szinkronizálja a felhőbe a fontos mappákat. Ez lehetővé teszi számukra a fájlok elérését bárhonnan, és nem kell aggódniuk a fontos adatvesztéssel kapcsolatban.
Lásd még
Végleges fájlváltozat módosításának megakadályozása
A korábbi verziójú Office-fájlok megtekintése
Védelmet nyújt a fájlok számára az automatikus helyreállítással való ütközés esetén
Utolsó frissítés június 4, 2019
