Excel-munkafüzetben tárolt adatok importálása vagy csatolása

Gyakori forgatókönyvek Excel adatok importálásához Access

• Ön régóta használja a Excel, de a továbbiakban az Access szeretné használni az adatokkal való munkát. A Excel munkalapok adatait egy vagy több új Access adatbázisba szeretné áthelyezni.

• A részlege vagy munkacsoportja Access használ, de időnként olyan Excel formátumú adatokat kap, amelyeket egyesíteni kell a Access-adatbázisokkal. Ezeket a Excel munkalapokat a beérkezésükkor importálni szeretné az adatbázisba.

• Az adatok kezeléséhez Access használ, de a csapat többi tagjától kapott heti jelentések Excel munkafüzetek. Szeretné automatizálni az importálási folyamatot, így biztosítva, hogy az adatok minden héten, egy megadott időpontban bekerülnek az adatbázisába.

Ha első alkalommal importál adatokat Excel

• A Excel munkafüzeteket nem lehet Access adatbázisként menteni. Excel nem biztosít olyan funkciót, amellyel Access adatbázist hozhat létre Excel adatokból.

• Amikor megnyit egy Excel munkafüzetet Access (a Fájl megnyitása párbeszédpanelen módosítsa a Fájltípus lista fájltípusát a FájlokMicrosoftOfficeExcel értékre, és jelölje ki a kívánt fájlt), Access az adatok importálása helyett hivatkozást hoz létre a munkafüzetre. A munkafüzet csatolása alapjában különbözik az importálástól. A csatolással kapcsolatban további információkhoz juthat a jelen cikk Excel-munkafüzet adatainak csatolása szakaszában

A munkalap előkészítése

1. Keresse meg a forrásfájlt, és jelölje ki azt a munkalapot, amely a Access importálni kívánt adatokat tartalmazza. Ha csak a munkalap egy részét szeretné importálni, megadhat egy megnevezett tartományt, amely csak az importálni kívánt cellákat tartalmazza.
   
   Megnevezett tartományok meghatározása (nem kötelező lépés)   

   1. Váltson Excel, és nyissa meg az importálni kívánt adatokat tartalmazó munkalapot.

   2. Jelölje ki az importálni kívánt adatokat tartalmazó cellatartományt.

   3. Kattintson a jobb gombbal a kijelölt tartományon belül, majd kattintson a Tartomány elnevezése vagy a Név megadása parancsra.

   4. Az Új név párbeszédpanelen adja meg a tartomány nevét a Név mezőben, majd kattintson az OK gombra.

      Ne feledje, hogy egy importálási művelettel csak egyetlen munkalapot importálhat. Ha több munkalapot szeretne importálni, minden munkalappal meg kell ismételnie a műveletet.

2. Nézze át a forrásadatokat, és kövesse az alábbi táblázat útmutatását.

   Elem	Leírás
   Oszlopok száma	Az importálni kívánt forrásoszlopok száma nem haladhatja meg a 255-öt, mert Access nem támogat 255-nél több mezőt egy táblában.
   Oszlopok és sorok kihagyása	Hasznos, ha csak az importálni kívánt sorok és oszlopok szerepelnek a forrásként használt adatlapban vagy elnevezett tartományban. Sorok:    Az importálási művelet során nem hagyhat vagy szűrhet ki sorokat. Oszlopok:    A művelet során nem hagyhat ki oszlopokat, ha az adatokat egy létező táblához szeretné hozzáadni.
   Táblázatos forma	Győződjön meg arról, hogy a cellák táblázatos formában vannak. Ha a munkalapon vagy az elnevezett tartományban összevont cellák is találhatók, azok tartalma az adott cellának megfelelő mezők közül a bal szélsőbe kerül, a többi mező üres marad.
   Üres oszlopok, sorok és cellák	A munkalapon vagy tartományban törölje az összes szükségtelen üres oszlopot és sort. Ha a munkalapon vagy az elnevezet tartományban vannak üresen hagyott cellák, próbálja kitölteni a hiányzó adatokat. Ha a rekordokat egy meglévő táblához szeretné hozzáadni, győződjön meg arról, hogy a tábla megfelelő mezői elfogadnak null (hiányzó vagy ismeretlen) értékeket. Egy mező akkor fogad el null értékeket, ha a Kötelező tulajdonságának értéke Nem, és az Érvényességi szabály tulajdonsága nem zárja ki a null értékeket.
   Hibaértékek	Ha a munkalap egy vagy több cellája hibaértékeket tartalmaz (például #SZÁM! vagy #ZÉRÓOSZTÓ!), javítsa ki őket az importálás kezdete előtt. Ha egy forrásmunkalap vagy -tartomány hibaértékeket tartalmaz, Access null értéket helyez el a tábla megfelelő mezőiben. A hibák kijavítási módszereiről további információkat a jelen cikk Hiányzó vagy téves értékeket okozó hibák elhárítása című szakaszában találhat.
   Adattípus	Az importálás során előforduló hibák elkerülése érdekében győződjön meg arról, hogy minden forrásoszlop ugyanazokat az adattípusokat tartalmazza minden sorban. Access megvizsgálja az első nyolc forrássort a tábla mezőinek adattípusának meghatározásához. Azt javasoljuk, hogy az első nyolc forrássor ne keverje a különböző adattípusok értékeit egyik oszlopban sem. Ellenkező esetben előfordulhat, hogy Access nem a megfelelő adattípust rendeli hozzá az oszlophoz. Az importálási művelet megkezdése előtt célszerű az egyes forrásoszlopokat Excel formázni, és az egyes oszlopokhoz külön adatformátumot rendelni. A formázás különösen ajánlott akkor, ha egy oszlop különböző adattípusú értékeket tartalmaz. Egy adatlap Járatszám nevű oszlopa például tartalmazhat szöveges és numerikus értékeket is (871, AA90 és 171). A hiányzó vagy helytelen értékek megjelenése ellen a következőt teheti: Kattintson a jobb gombbal az oszlopfejlécre, majd kattintson a Cellaformázás parancsra. A Szám lap Kategória címkéje alatt válasszon egy formátumot. A Járatszám oszlop számára például a Szöveg formátumot választhatná. Kattintson az OK gombra. Ha a forrásoszlopok formázva vannak, de a nyolcadik sor után még tartalmaznak eltérő formátumú értékeket, előfordulhat, hogy az importálási művelet kihagy bizonyos cellákat, vagy nem megfelelően konvertálja az értékeket. Az ilyen problémák megoldásáról részletesebb információt talál a Hiányzó vagy téves értékeket okozó hibák elhárítása szakaszban.
   Első sor	Ha a munkalap vagy a névvel ellátott tartomány első sora tartalmazza az oszlopok nevét, megadhatja, hogy Access az első sor adatait mezőnévként kezelje az importálási művelet során. Ha a forrásadatlap vagy forrástartomány nem tartalmazza az oszlopok neveit, célszerű hozzáadni őket a forráshoz az importálási művelet megkezdése előtt. Megjegyzés: Ha az adatokat egy létező táblához szeretné hozzáfűzni, biztosítsa, hogy az egyes oszlopok neve megegyezzen a megfelelő mezők nevével. Ha egy oszlop neve különbözik a megfelelő mező nevétől, az importálási művelet nem lesz sikeres. A mezők nevének megtekintéséhez nyissa meg a táblát Tervező nézetben a Access.

3. Ha meg van nyitva a forrásmunkafüzet, zárja be. Ha nyitva hagyja a forrásfájlt az importálás során, az adatkonverziós hibákat okozhat.

Készítse elő a céladatbázist.

1. Nyissa meg az importált adatokat tároló Access adatbázist. Győződjön meg róla, hogy az adatbázis nincs csak olvasható módban, és hogy rendelkezik az új adatok és objektumok felvételéhez szükséges jogosultságokkal.

   vagy

   Ha nem a meglévő adatbázisai egyikében kívánja tárolni az adatokat, hozzon létre egy üres adatbázist. Ehhez tegye a következőket:

   Kattintson a Fájl fülre, az Új kategóriára, majd az Üres adatbázis elemre.

2. Az importálás megkezdése előtt döntse el, hogy az adatokat meglévő vagy új táblában szeretné-e tárolni.

   Új tábla létrehozása:    Ha úgy dönt, hogy az adatokat egy új táblában tárolja, Access létrehoz egy táblát, és hozzáadja az importált adatokat ehhez a táblához. Ha a megadott nevű tábla már létezik, Access felülírja a tábla tartalmát az importált adatokkal.

   Hozzáfűzés meglévő táblához:    Ha úgy dönt, hogy hozzáadja az adatokat egy meglévő táblához, a Excel munkalap sorai hozzá lesznek fűzve a megadott táblához.

   Ne felejtse el, hogy a legtöbbször azért sikertelen az importálás, mert a forrásadatok nem felelnek meg a céltábla szerkezetének és mezőbeállításainak. Ennek elkerülése érdekében nyissa meg a céltáblát Tervező nézetben, és ellenőrizze az alábbiakat:

   • Első sor:    Ha a forrásmunkalap vagy elnevezett tartomány nem tartalmaz oszlopfejléceket, győződjön meg arról, hogy a forrásmunkalap egyes oszlopainak elhelyezkedése és adattípusa megegyezik a céltábla megfelelő mezőijével. Ha az első sor oszlopfejléceket tartalmaz, az oszlopok és a mezők sorrendjének nem kell megegyeznie, de az egyes oszlopok nevének és adattípusának pontosan meg kell egyeznie a megfelelő mező jellemzőivel.

   • Hiányzó vagy felesleges mezők:    Ha a forrásmunkalap egy vagy több mezője szerepel a céltáblában, adja hozzá őket az importálási művelet megkezdése előtt. Ha viszont a tábla tartalmaz olyan mezőket, amelyek nem szerepelnek a forrásban, nem kell törölnie őket a táblából, feltéve, hogy elfogadnak null értékeket.

     Tipp: Egy mező akkor fogad el null értékeket, ha a Kötelező tulajdonságának értéke Nem, és az Érvényességi szabály tulajdonsága sem zárja ki a null értékeket.

   • Elsődleges kulcs:    Ha a tábla elsődlegeskulcs-mezőt tartalmaz, a forrásmunkalapnak vagy -tartománynak olyan oszloppal kell rendelkeznie, amely az elsődlegeskulcs-mezővel kompatibilis értékeket tartalmaz, és az importált kulcsértékek egyediek. Ha egy importált rekord olyan elsődlegeskulcs-értéket tartalmaz, amely már szerepel a céltáblában, az importálási művelet hibaüzenetet jelenít meg.

   • Indexelt mezők:    Ha a tábla egy mezőjének Indexelt tulajdonsága Igen (nem lehet azonos) értékre van állítva, a forrásmunkalap vagy -tartomány megfelelő mezőjének is egyedi értékeket kell tartalmaznia.

     A következő lépések szerint indíthatja el az importálási műveletet.

Az importálási művelet elindítása

1. Az importálási/csatolási varázsló helye kissé eltér a Access verziójától függően. Válassza ki a Access verziójának megfelelő lépéseket:

   • Ha a Microsoft 365, Access 2021 vagy Access 2019 legújabb verzióját használja, a Külső adatok lap Importálás & csatolása csoportjában kattintson az Új adatforrás > fájlból > Excelelemre.

   • Ha Access 2016 használ, a Külső adatok lap Importálás & hivatkozás csoportjában kattintson a Excelelemre.

   Megjegyzés: A Külső adatok lap csak akkor érhető el, ha meg van nyitva egy adatbázis.

2. A Külső adatok beolvasása – Excel Számolótábla párbeszédpanel Fájlnév mezőjében adja meg az importálni kívánt adatokat tartalmazó Excel fájl nevét.

   vagy

   Kattintson a Tallózás gombra, és keresse meg az importálandó fájlt a Fájl megnyitása párbeszédpanelen.

3. Adja meg, hogy hogyan szeretné tárolni az importált adatokat.

   Az adatok új táblába történő mentéséhez válassza a Forrásadatok importálása új táblába az aktuális adatbázisban lehetőséget. A program később rákérdez az új tábla nevére.

   Ha egy meglévő táblához kívánja hozzáfűzni az adatokat, válassza a Rekordok másolatának hozzáfűzése a következő táblához lehetőséget, és válasszon egy táblát a legördülő listából. Ez a lehetőség nem érhető el, ha az adatbázis nem tartalmaz táblákat.

   Ha az adatforrás csatolásával csatolt táblát szeretne létrehozni, olvassa el a jelen cikk Excel munkafüzet adatainak csatolása című szakaszát.

4. Kattintson az OK gombra.

   Elindul a Táblázat importálása varázsló, és végigvezet az importálási folyamaton. Ugorjon a következő lépésekre.

A Táblázat importálása varázsló használata

1. A varázsló első lapján jelölje ki az importálni kívánt adatokat tartalmazó munkalapot, majd kattintson a Tovább gombra.

2. A varázsló második oldalán kattintson a Munkalapok megjelenítése vagy a Megnevezett tartományok megjelenítése lehetőségre, válassza ki az importálandó munkalapot vagy megnevezett tartományt, majd kattintson a Tovább gombra.

3. Ha a forrásként használt adatlap vagy megnevezett tartomány első sora tartalmazza a mezőneveket, jelölje be Az első sor oszlopfejléceket tartalmaz jelölőnégyzetet, és kattintson a Tovább gombra.

   Ha új táblába importálja az adatokat, Access az alábbi oszlopfejlécekkel nevezi el a tábla mezőit. Ezeket a neveket a művelet során és később is módosíthatja. Ha egy meglévő táblához fűzi az adatokat, győződjön meg arról, hogy a forrásmunkalap oszlopfejlécei pontosan megegyeznek a céltábla mezőneveivel.

   Ha meglévő táblához fűz adatokat, ugorjon közvetlenül a 6. lépésre. Ha új táblához ad adatokat, kövesse a hátralévő lépéseket.

4. A varázsló figyelmeztet, hogy ellenőrizze a mezőtulajdonságokat. A mezők tulajdonságainak megjelenítéséhez kattintson az adott oszlopra a lap alsó felén. Azután a következők egyikét teheti:

   • Ellenőrizze, és ha kell, módosítsa a célmező nevét és adattípusát.

     Access áttekinti az egyes oszlopok első nyolc sorát, és javaslatot tesz a megfelelő mező adattípusára. Ha egy oszlop első 8 sorában az adatlap oszlopa többféle típusú értéket tartalmaz (például szöveget és számokat), a varázsló olyan típust javasol, amely az oszlop mindegyik értékével kompatibilis – ez leggyakrabban a Szöveg adattípus. Habár a javasolttól eltérő adattípust is választhat, vegye figyelembe, hogy a kiválasztott adattípusokkal nem kompatibilis értékeket az importálási művelet kihagyja, vagy nem megfelelően konvertálja. A hiányzó vagy nem megfelelő értékek kijavításával kapcsolatosan olvassa el a jelen cikk Hiányzó vagy téves értékeket okozó hibák elhárítása című szakaszát.

   • A mező indexeléséhez az Indexelt tulajdonságot állítsa Igen értékre.

   • Egy forrásoszlop kihagyásához jelölje be a Ne importálja a mezőt (Kihagyja) jelölőnégyzetet.

     A beállítások kiválasztása után kattintson a Tovább gombra.

5. A következő képernyőn állítsa be a tábla elsődleges kulcsát. Ha az Elsődleges kulcs hozzáadása Access lehetőséget választja, Access hozzáad egy Számláló mezőt a céltábla első mezőjeként, és automatikusan kitölti egyedi azonosítóértékekkel, 1-től kezdve. Kattintson a Tovább gombra.

6. A varázsló utolsó képernyőjén adjon nevet a céltáblának. Adja meg a tábla nevét az Importálás a következő táblába mezőben. Ha a tábla már létezik, Access megjelenít egy kérdést, amely megkérdezi, hogy felülírja-e a tábla meglévő tartalmát. Az Igen gombra kattintva folytathatja a műveletet, a Nem gombra kattintás után megadhat egy másik nevet a céltábla számára, majd a Befejezés gombra kattintva importálhatja az adatokat.

   Ha Access képes volt néhány vagy az összes adat importálására, a varázsló megjelenít egy lapot, amely megjeleníti az importálási művelet állapotát. Ezen kívül mentheti a művelet részleteit későbbi használatra, egy specifikáció formájában. Ezzel szemben, ha a művelet teljesen meghiúsult, Access a Fájl importálása közben hiba történtüzenetet jeleníti meg.

7. Az Igen gombra kattintva mentheti a művelet részleteit későbbi felhasználás céljából. A részletek mentésével később könnyen megismételheti a műveletet anélkül, hogy újra meg kéne adnia a beállításokat a varázslóban.

További információt arról, hogyan mentheti egy specifikáció részleteit az Importálási vagy exportálási művelet mentése specifikációként című témakörben talál.

További információt a mentett import- vagy csatolási specifikáció futtatásáról a Mentett import- vagy exportspecifikáció futtatása című témakörben talál.

További információt az import- vagy a csatolási feladatok ütemezéséről az Import- vagy exportspecifikáció ütemezése című témakörben talál.

Hibaüzenetek és hibaelhárítási tippek

Vissza a lap tetejére

Gyakori forgatókönyvek Excel munkalaphoz Access

Általában az alábbi okokból hivatkozik egy Excel munkalapra (importálás helyett):

• Továbbra is Excel munkalapokon szeretné tartani az adatokat, de használni szeretné a Access hatékony lekérdezési és jelentéskészítési funkcióit.

• A részlege vagy munkacsoportja Access használ, de a külső forrásokból származó adatok, amelyekkel dolgozik, Excel munkalapokon találhatóak. Nem szeretne másolatot készíteni a külső adatokról, de szeretné, hogy az Access működjön velük.

Ha ez az első alkalom, hogy Excel munkalapra hivatkozik

• Nem hozhat létre Access-adatbázisra mutató hivatkozást a Excel.

• Amikor egy Excel fájlra hivatkozik, Access létrehoz egy új táblát, amelyet gyakran csatolt táblának is neveznek. A tábla a forrásmunkalap vagy -tartomány adatait mutatja, de valójában nem tárolja az adatokat az adatbázisban.

• Excel adatok nem csatolhatók az adatbázis meglévő tábláihoz. Más szóval, csatolási művelettel nem fűzhet hozzá adatokat egy meglévő táblához.

• Egy adatbázis több csatolt táblát tartalmazhat.

• A Excel adatain végzett módosítások automatikusan megjelennek a csatolt táblában. A csatolt táblák tartalma és szerkezete azonban Access írásvédett.

• Amikor megnyit egy Excel munkafüzetet a Access-ben (a Fájl megnyitása párbeszédpanelen módosítsa a Fájltípus lista értékét Excelértékre, és jelölje ki a kívánt fájlt), Access létrehoz egy üres adatbázist, és automatikusan elindítja a Számolótábla csatolása varázslót.