FindTime-szavazás létrehozása

A FindTime egy Outlook-bővítmény az értekezletek ütemezéséhez. A szervező több időbeállítást is küldhet a FindTime-on keresztül, és minimalizálhatja a oda-vissza e-maileket az ütemezés során.

Értekezlet ütemezése Outlook a FindTime használatával:

1. Hozzon létre egy új e-mailt, vagy válasszon ki egy e-mailt, amelyre válaszolni szeretne.

2. Listázhatja az értekezlethez szükséges személyeket a Címzett és a Nem kötelező résztvevők a Másolatot kap területen. 

3. A Kezdőlap lapon válassza a Válasz értekezlettel szavazás lehetőséget.
   
   

4. Az értekezlet beállításainak kiválasztása:
   
   

   • Időtartam: Válasszon ki egy időtartamot a listából.

     • Egész napos értekezlet esetén válassza a 8 órát.

     • Válassza az Egyéni lehetőséget az idő legördülő menüben a saját idő beállításához. A maximális időtartam 23 óra 59 perc.

   • Munkaidő: Ellenőrizze, hogy a javasolt értekezleti időpontokat csak a munkanapra és a munkaidőre szeretné-e korlátozni.

     Megjegyzés: Az alapértelmezés szerint használt munkaidőt a rendszer a szervező beállításaiból kéri le, és nem adja meg az Exchange-beállításokat. Alapértelmezés szerint 8:00 és 17:00 között vannak, ha nem találhatók beállítások.

   • Időzóna: Válassza ki az időzóna legördülő menüjét az értekezlet időzónájának módosításához.

     Megjegyzések: 

     • A rendszer lekéri a használt időzónát a szervező beállításaiból, de kiválaszthat egy újat a listából.

     • A nyári időszámítást figyelembe veszik, és az éves váltás utáni értekezletek a megfelelő időpontot mutatják

5. A FindTime megvizsgálja a résztvevők időbeosztását (ha van ilyen), és megfelelő értekezleti időpontokat javasol.

   Megjegyzés: A FindTime aMicrosoft 365 üzleti fiókját használja a naptár és a szervezet résztvevőinek naptárának eléréséhez a rendelkezésre állás meghatározásához. Az Microsoft 365-fiókhoz nem társított naptárak nem támogatottak.

   Az értekezlet beállításainak rendezéséhez használja a hivatkozásokat.

   

   • Rendelkezésre állás: Először a legjobb lehetőségeket sorolja fel (azokat az időpontokat, amikor az összes szükséges résztvevő ingyenes). A legjobb beállítások meghatározásához használt tényezők közé tartozik, hogy hány résztvevő ingyenes, hány kötelező és nem kötelező résztvevő ingyenes, hogy az ütköző résztvevők feltételes vagy foglalt kötelezettségvállalással rendelkeznek-e a naptárukban.

   • Idő: Időrendben felsorolja a beállításokat.
     
     Megjegyzés: A nyilakkal végiggörgetheti a napokat és a hónapokat. A rendelkezésre álló napok zöld színnel vannak aláhúzva. A sötétebb zöld a napokat jelöli a legtöbb lehetőséggel, a világosabb zöld és a piros pedig a legtöbb ütközést. A hétvégi napok akkor lesznek elérhetőként megjelölve, ha nincs bejelölve a Munkaidő beállítás.

   • A Személyek ikonok azt mutatják, hogy szükség van-e az értekezlet résztvevőire, és hogy rendelkezésre állnak-e.

     

     • Aláhúzott: Kötelező

     • Zöld: Elérhető

     • Sárga: Lehet, hogy foglalt

     • Piros: Foglalt

     • Szürke: Ismeretlen

   • Az ikonok segítségével további információkat érhet el.

     • Válassza a lehetőséget a résztvevő állapottálcájának megnyitásához.

     • Vigye az egérmutatót az egyes személyek ikonja fölé, vagy tekintse meg a rendelkezésre állási adatait.

     • A naptár megtekintéséhez válassza a lehetőséget.

6. Jelöljön ki néhány megfelelő időpontot az értekezlethez.

   • Az időmező kékre változik, ha kijelöli.
     
     

     Megjegyzés: A 20 vagy kevesebb javaslatot tartalmazó szavazások nagyobb valószínűséggel jutnak konszenzusra. 

7. Válassza a Tovább gombot.

8. Adja meg az értekezlet helyét.

   • Az online értekezletek alapértelmezés szerint engedélyezve vannak. A letiltásához jelölje be az Online értekezlet jelölőnégyzetet. 
     
     
     
     Ha az Online értekezlet lehetőség van kiválasztva, a FindTimeSkype Vállalati verzió vagyMicrosoft Teams értekezletet ütemez. A FindTime azt fogja használni, amelyet a szervezete beállított alapértelmezett online értekezletcsatornaként. 

     Megjegyzés: HaSkype Vállalati verzió beállítást mentett az irányítópulton, a FindTime ezt fogja használni a Microsoft Teams helyett. HaMicrosoft Teams szeretne használni, törölje aSkype Vállalati verzió beállítást az irányítópulton.

9. Válassza a Szavazási beállítások lehetőséget , és állítsa be a BE/KI beállítást.

   Megjegyzés: A kijelölt értekezleti időpontokat ezen a ponton is törölheti, ha a Kijelölt időpontok listában az X lehetőséget választja.

   • Értesítést kérek a szavazások frissítéseiről: Minden alkalommal e-mailt kap, amikor egy résztvevő szavaz. Az üzenet tartalmazza a szavazás aktuális állapotát és az ütemezés lehetőségét.

   • Ütemezés, amikor a résztvevők konszenzusra jutnak: A naptáresemény automatikusan ütemezve lesz, ha az összes szükséges résztvevő egy adott időpont mellett szavazott. Ha több lehetőség is elérhető, a legkorábbi lehetőség lesz ütemezve.

   • Kijelölt időpontok megtartása a naptáramban: Minden javasolt időponthoz feltételes esemény kerül a naptárba. Az értekezlet ütemezésekor vagy a szavazás megszakításakor minden visszatartás törlődik.

   • Szavazás zárolása a résztvevők számára: A résztvevők nem javasolhatnak új időpontokat, és nem szerkeszthetik a többi résztvevőt.

   • Résztvevők személyazonosságának igazolása: A névtelen szavazás megakadályozása érdekében a résztvevőknek a szavazás előtt hitelesíteniük kell magukat.

   • Email értesítéseket a FindTime nyelvben: A FindTime-ban használt nyelvet fogja használni a kapcsolódó e-mail-értesítések küldéséhez. Ellenkező esetben ezek az értesítések angol nyelven lesznek elküldve.

10. Válassza a Beszúrás e-mailbe lehetőséget.

11. A FindTime beszúrja a javasolt értekezleti időpontokat az e-mailbe. Ha szükséges, válassza a Beállítások szerkesztése lehetőséget az értekezlet beállításainak módosításához.

    Megjegyzés: Ha módosításokat hajt végre, és újra beszúrja az értekezletek idejét, manuálisan kell törölnie az eredeti meghívót.

12. Válassza a Küldés lehetőséget az értekezlet-összehívások elküldéséhez és a szavazás megkezdéséhez.

13. Az értekezlet szavazóoldalára mutató közvetlen hivatkozást fog kapni.