KB 850751 – Beállítási információk az elektronikus reconcile formátum konfiguráló eszközhöz

TechKnowledge Content

ÖSSZEGZÉS

Ez a cikk az elektronikus reconcile konfiguráló beállításával kapcsolatos információkat tartalmaz.


TOVÁBBI INFORMÁCIÓ


General Setup for Electronic Reconcile Format Configurator

A Format Configurator in Electronic Reconcile beállításának folyamata nagyon hosszú, és az alábbi részletes lépések megkönnyítik ezt a beállítást. A Format Configurator beállítása előtt nyomtatott példányban kell lennie a bankja által letöltött fájlformátum specifikációinak. Mivel a banki formátumok jelentősen eltérnek, lépjen kapcsolatba a bankkal, és kérje el ezeket a specifikációkat a fájlformátumhoz. A formátum specifikációi részletes információkat tartalmaznak az egyes letöltött mezőkről és a bankra vonatkozó összes vonatkozó kód értékeiről. Erre az információra azért van szükség, hogy be tudja állítva a Format Configuratort, mivel az egyes bankszámlák eltérőek, és nincs beírható szabványos formátum.


Elektronikus reconcile format configurator (Routines | Pénzügyi | Elektronikus reconcile | Konfiguráló:


1. szakasz – Formátuminformációk beírata

Bank Format ( Bank Format ) – A Bank Format mező a formátum azonosítója. Adjon egyedi nevet a formátumnak, de ez általában a bank neve.

Leírás – Ez egy kötelező mező. Adjon meg egy további leírást a Bank Format mezőben. 

Fájlformátum – Kövesse az alábbi lépéseket a használt verzióhoz:

 -Microsoft Dynamics GP 2010 és korábbi verziók – A Fájlformátum mező kiválasztható a legördülő listából: Rögzített mező, Vesszővel tagolt vagy Tabulátorral tagolt. A bank határozza meg, hogy a listából melyik lehetőséget kell választania. Ezért kapcsolatba kell lépnie velük, ha a formátum specifikációi nem ékesik fel a használni kívánt formátumot.

-Microsoft Dynamics GP 2013 – A Fájlformátum mezőben választhat a BAI és a Felhasználó által definiált elemek között. Ha a Bank Administration Institute formátumot használja, válassza a BAI lehetőséget. Minden más formátumhoz/bankhoz válassza a Felhasználó által definiált lehetőséget. A Fájltípus mezőben választhatja a Fix mező, a Vesszővel tagolt vagy a Tabulátorral tagolt lehetőséget a bank által megadottak szerint.



Az Állapotkódok használata beállítás csak akkor van megjelölve, ha a bankja állapotkódokat használ a tranzakciós kódok további meghatározásához. Ezt az információt az egyes bankszámlák határozzák meg. Ezért ha a formátum specifikációi nem jelzik, hogy a bankja használ-e állapotkódokat, lépjen kapcsolatba a bankkal. (Ezt nem gyakran használják.)

Record Type Identifier (Rekordtípus azonosítója) – A Record Type Identifier (Rekordtípus azonosítója) mező a Fix mező formátum használata esetén Tartalmazza a Kezdő pozíció és a Záró pozíció mezőt, Vesszővel tagolt vagy Tabulátorral tagolt fájlformátumok használata esetén pedig a Mezőszám mezőt. Itt kell keresnie a rendszernek ahhoz, hogy meghatározza, milyen típusú vonalról (élőfejről, élőlábról vagy részletről) van szükség. Ha a bank nem használ rekordtípuskódot, akkor a fájlban egy rögzített értéket kiválasztva rögtönzött.

-Rögzített mező – Adja meg annak a mezőnek a kezdő és a befejezési helyét, amely a Banktól származó rekordtípuskód értékét fogja tartalmazni (a Banktól származó rekordtípuskód a 2. szakaszban található).

-Vesszővel tagolt vagy Tabulátorral tagolt – Adja meg annak a mezőnek a számát, amely a Banktól származó rekordtípus-kódot tartalmazza (a Banktól származó rekordtípuskód a 2. szakaszban található).

Mentse a formátumot az 1. szakasz befejezése után, mielőtt áttért volna az elektronikusan hangbe hangformátum-konfiguráló ablak 2. szakaszára.


2. szakasz – Rekordtípusok beírata


Megjegyzés: Csak azokat a rekordtípusokat kell definiálni, amelyek relevánsak az elektronikus egyeztetés szempontjából. Ha egy szakasz nem kötelezőként van megcímkézve a bank specifikációján, nem kell azt beállítania a Format Configurator paraméterben. A Detail Record Type (Részletes rekordtípus) szakasz a bank specifikációiban mindig kötelező.


Bank ID ( Bank ID ) – A bankazonosító alapértelmezés szerint az 1. szakasz bankformátumában lesz látható, amint a második oszlop Rekordtípus mezőjébe kerül. Ez a mező nem módosítható és nem szerkeszthető.

Record Type (Rekordtípus) – A Record Type (Rekordtípus) mező a legördülő listában Fejléc, Részlet vagy Élőláb ként választható ki. Minden bankformátumhoz részletes rekordtípus szükséges, a fejléc és lábléc rekordtípusa azonban nem kötelező. A Rekordtípusok beállítását csak egyszer lehet beállítani, mivel nem érhető el több élőfej vagy élőláb.

Record Type Code from Bank – A Bank rekordtípuskódja a bank specifikációiban van definiálva. A mezőnek egyedi és konstans azonosítónak kell lennie ahhoz, hogy a formátum megfeleljen a Részlet rekordtípusban megadott adatoknak. Ez a legfontosabb mező a Format Configurator beállításában, hogy az megfeleljen a letöltési fájlnak az egyeztetéssel.  (Így a Record Type Identifier (Rekordtípus azonosítója) mező alapján a rendszer meg tudja nézni, hogy milyen típusú a sor, majd a Banktól származó rekordtípuskód mező értékét megnézve beolvashatja, hogy az fejléc-, részlet- vagy láblécsor-e.)


# mezők – A mezők száma azt jelzi, hogy hány mezőt kell definiálni a 3. szakaszban. Itt adhatja meg a meghatározott rekordtípus sorában szereplő mezők számát. Ezt az információt minden olyan rekordtípushoz meg kell adni, amely szükséges a bank specifikációiban.



3. szakasz – Mezőinformációk beírata

Amikor a 2. szakaszban a Rekordtípus elemre kattint, a megfelelő mezők száma megjelenik a 3. szakaszban. 

Record Type (Rekordtípus) – A 3. szakasz bal oldali oszlopának Rekordtípus mezőjét a 2. szakasz Rekordtípus típusának kiválasztásakor fogja alapértelmezés szerint használni a rendszer.

# – A számmező alapértelmezés szerint a 2. szakaszban megadott mezők számával együtt lesz megadva. 

Mezőtípus – A Mezőtípus mező az egyes rekordtípusok megfelelő mezőinek meghatározására használható. Válassza a Mezőtípus listában az Ügyfelek, Dátumok és összegek beállítási lehetőségeket tartalmazó legördülő listát. Ha a bank specifikációiból származó mező pontos neve nem jelenik meg a listában, előfordulhat, hogy egy hasonló beállítást kell választania, vagy a Kitöltés/kihagyás lehetőséget kell használnia. Ismét csak meg kell határoznia a releváns mezőket, ami a legfontosabb: Számlaszámok, Számok ellenőrzése, Dátumok ellenőrzése, Összegek ellenőrzése, Tranzakciókódok, Rekordtípuskódok stb.

Megjegyzés: A Rekordtípusok beállításhoz is csak azokat a mezőket kell definiálni, amelyek az elektronikus egyeztetés szempontjából relevánsak. Ha a bank specifikációi között olyan mező van, amely nem határozható meg meglévő rekordtípussal, vagy nem szükséges definiálni, használja a Kitöltés/kihagyás beállítást. 


Formátum – A Formátum mező bizonyos mezők kimeneti formátumának típusát határozza meg. Csak a dátumokat vagy pénznemet tartalmazó mezőtípusoknál kell beállítani a formátumokat, mivel a Formátumok csak ezek közül választhat. Nincs lehetőség szövegre vagy karakterláncra. Ezért ha a mező nem dátum vagy pénznem, hagyja üresen a Formátum mezőt. A mező karakterpozícióit a From és a To mező adja meg. Adja meg az egyes mezők kezdő és befejező karakterének helyét az egyes Rekordtípus mezőiben. A From és a To mezőket Rögzített mező fájlformátumban kell megadni, ezért Tabulátorral tagolt vagy Vesszővel tagolt fájlformátumok használata esetén nulla érték esetén meghagyhatja ezeket a mezőket.

Tranzakciókódok (Kódbejegyzés – Tranzakciókódok bejegyzés)

Az Elektronikus egyeztetési formátum konfigurálása ablakban maradva, a tranzakciókódok beviteli ablakában halad végig a fent felsorolt útvonalon a felső menüsávon. Ha nem definiálta a tranzakciókódokat, a hibajelentésben megjelenik a "Record Type match not found" (Rekordtípus-egyezés nem található) üzenet. 

A tranzakciókódok azonosítják az egyes Részletsorok által képviselt tranzakciótípust. Az elektronikus egyeztetés csak akkor működik megfelelően, ha konfigurált bankformátumú tranzakciókód van beállítva. Az elektronikus egyeztetéshez tranzakciós vagy rekordtípuskódokat kell definiálni. Ezeknek a kódoknak a banktól kell kijönnie, és fel kell őket sorolni a bank specifikációi között.


Transaction Type (Tranzakció típusa) – A Transaction Type (Tranzakció típusa) mezővel definiálhatja a bank specifikációi között megjelenő különböző tranzakciókat. Válasszon ki egy tranzakciótípust a listából a bank specifikációinak megfelelő vagy ahhoz szorosan illeszkedő beállításhoz. Felhívjuk a figyelmét arra, hogy jelenleg csak a lista beállításai támogatottak. Az elektronikus egyeztetést használó két beállítás jelenleg a Fizetős és a Betétes nyilvántartás törölve.

Megjegyzés: A Microsoft Dynamics GP 2013-ban az elektronikus egyeztetésben elektronikusan egyeztetett lehetőségeket is hozzáadtunk az átutalási kreditre és az átutalási terhelésre. A bank által meghatározott banktranzakciótípus-kódokat azonban meg kell adnia. A Microsoft Dynamics GP 2013 további funkciói azt is jelentik, hogy minden tranzakciótípushoz több tranzakciótípuskód is használható.


Transaction Type Code (Tranzakció típusa kód) – A Transaction Type Code (Tranzakciótípus kódja) mezővel adható meg az egyes tranzakciótípusok értéke, és ezt az értéket kapják a bankja fájl specifikációi részeként. Adja meg a kijelölt Tranzakciótípusnak megfelelő Transaction Type Code (Tranzakciótípuskód) értéket. Ennek az információnak a banktól kell származónak lennie, és nem lehet rögtönzött, ha nem áll rendelkezésre a bank specifikációi között.

G/L-számla – A G/L-fiók mező csak a következő tranzakciótípusokhoz érhető el: Kamat bevétel, Egyéb bevétel, Egyéb költség és Szolgáltatási költség. A generált módosításhoz adja meg egy főkönyvi közzétételi fiók G/L-fiókszámát. Az Elektronikus egyeztetés automatikusan módosításokat hoz létre az ilyen tranzakciótípusokhoz, ha azok megjelennek a bank által letöltött fájlban.

Megjegyzés: A Kamat bevétele, az Egyéb bevétel, az Egyéb költség és a Szolgáltatásdíj tranzakciótípus nem egyezik elektronikusan, és ehelyett az egyeztetésben korrekciós bejegyzéseket hoz létre. (Kattintson a Banktranzakciók kiválasztása ablak Beállítások gombjára. 

Fiók leírása – A Fiók leírása mező alapértelmezés szerint a főkönyvből származó fiók leírásával együtt fog benne lennie, és nem szerkeszthető.

Eloszláshivatkozás – A Eloszláshivatkozás mezővel további hivatkozásokat is meg lehet adnia a beírható módosításhoz. Ha szeretné, megadhatja a Terjesztés hivatkozása mezőt, de ez nem kötelező mező.

Dokumentumtípus – A Dokumentumtípus mező alapértelmezés szerint a Tranzakciókód-bejegyzés ablak tetején kiválasztott Tranzakciótípus mezőben lesz látható: Kamat bevétel, Egyéb bevétel, Egyéb költség vagy Szolgáltatási költség. Ez a mező csak akkor módosítható, ha vissza visszatér, és módosítja a Transaction Type (Tranzakció típusa) mezőt.

Állapotkódok megadása – Az Állapotkódok definiálása gomb csak akkor válik elérhetővé, ha az Elektronikus egyeztetési formátum konfigurálása ablakban bejelölte az Állapotkódok használata beállítást. Az állapotkódok meghatározása csak bizonyos tranzakciótípusokhoz érhető el: A Fizetős és a Betétes adatok ellenőrzése törölve. Miután kiválasztotta a két tranzakciótípus valamelyikét, az Állapotkódok megadása gombra kattintva az Állapotkódok bejegyzésablakba kellett belépni. Itt a következő beállítások közül választhat: Fizetős csekk, Megfordítás ellenőrzése, Fizetés vége vagy A fizetés megfordítása az állapottípushoz, és adja meg a megfelelő állapotkódot a bank specifikációi között. Az információknak ismét a banktól kell kijönnie, és nem rögtönzöttek, vagy az elektronikus egyeztetés nem működik megfelelően.



Speciális megjegyzések, amelyekre emlékeznie kell azElec reconcile beállításakor:

• Az elektronikus reconcile formátum konfigurálójának beállítása előtt ki kell nyomtatnia a bankja fájlformátum-specifikációit.

• Minden bank más. Ezért nem minden bankokra vonatkozó szabványos formátumot követhet.

• Ha a .TXT vagy .CSV fájlt Jegyzettömb, a rendszer általában nem olvas fel semmilyen információt a 245-öspozíció után. Ezért ha a sorok 245 karakternél hosszabbak, győződjön meg arról, hogy a megfeleltetni kívánt összes szükséges mező a sor első részében található. A 245 után következő információkat a rendszer új sorként olvassa fel, és a feldolgozatlan adatrekord hibajelentésében a következő ként jelenik meg: "Rekordtípus egyezés nem található: Rekordtípus = ", mert nincs ilyen. Ez akkor lehet elfogadható, ha a 245-ös pozíció utáni mezőkre nincs szükség. Ha vannak szükséges mezők, lépjen kapcsolatba a bankjával, és érdeklődje meg, hogy át tudják-e állítani a fájlt kisebbre, de legfeljebb 245 karakterre.

• Az elektronikus reconcile formátum konfigurálóját csak egyszer kell beállítani, amikor először használni kezdi az elektronikus egyeztetést, ön pedig csak a letöltést kezdi. BAI, .TXT vagy .CSV a fájlokat a bankból, hogy megfeleljen ennek a Format Configuratornek.

• A következő mezőknek kell a bank formátumában lennie: Tranzakciókód, Számlaszám, Pipa/Sorozatszám, Tranzakció összege, Rekordtípus kódja és Bank Cleared Date. Ha a formátum állapotkódokat használ, akkor a tranzakció állapotkódjának is jelen kell lennie a konfigurációban.

• Ha már végigment az elektronikus egyeztetési folyamaton, és semmilyen tranzakciót nem jelölt ki egyértelműen a Bank Reconciliation modulban, valószínűleg valami nincs megfelelően beállítva az Elektronikus egyeztetési formátum konfigurálása eszközben. A leggyakoribb fogadott hibaüzenet a " RecordType Match Not Found" (Rekordtípus egyezés nem található) hibaüzenet a nem feldolgozott rekordok jelentésében, amely a letöltés után kinyomtatva jelenik meg.  Ez általában azt jelenti, hogy a tranzakción a kód nincs beállítva a Kódbejegyzésben.

• Ha a .txt-fájlt már letöltötte .txt bankból, a "Duplikált" hibaüzenet jelenik meg, mert a rendszer duplikáltként látja a tranzakciókat ahelyett, hogy csak letölti az új tranzakciókat. (Törölje a ME142806 és a ME142807 táblákban a feltöltési azonosító (MEARLDID mező) által korábban feltöltött adatokat.)

• Ha megpróbál törölni egy Reconcile (Egyeztetés) fájlt, és miután letöltötte az .txt-fájlt a bankból, újra beírja az adatokat, "Duplikált" hibaüzenetet kap, mert a rendszer duplikáltnak látja a tranzakciókat.

• Győződjön meg arról, hogy a Bankszámlaszám beállítás egyedi az Elektronikus egyeztetés beállítással beállított ellenőrzőkönyvben. Ha a Bank Account Number (Bankszámlaszám) több ellenőrzőkönyvben szerepel, az Elektronikus egyeztetés nem fogja tudni megtalálni az ellenőrzőkönyvet, és egy üzenetben értesítést kap arról, hogy a bankszámlaszám nincs beállítva.

• A konfiguráló Kódbeviteli ablakában a következő típusok fognak automatikusan egyezni: Check Paid (Fizetett) (Fizetős) és Deposit Cleared (Betéti összeg ellenőrzése) és Transfer Debit and Transfer Credit (Átutalási jóváírás).

• Az alábbi korrekciós típusok létrehoznak egy"módosítási ' tranzakciót a Reconciliation Bank Adjustment (gomb)windowban: (Például a "kamat" vagy a "nem megfelelő díj" a bankszámla esetében nem lenne a GP-ban (tehát semmi sem egyezik), ezért az ilyen típusú foglalások esetén a rendszernek kell lejegyeznie a módosításokat/naplóbejegyzéseket a GP-ban.)

  • Kamat bevétele

  • Egyéb bevétel

  • Egyéb kiadások

  • Szolgáltatási díj

• A konfigurálóban nincsenek olyan típusok, amelyek automatikusan megegyeznek az i ncrease-módosítással, a korrekció csökkentésével vagy a visszavonással a GP BANK Transaction Entry (Bank Transaction Entry) ablakában. Ezek a típusok a GP esetében olyan módosításokat végeznek, amelyekre nem számíthat a bankszámlakivonaton. Ezeket a típusokat manuálisan kell megjelölnie a "egyeztető" ablakban, ha nincs bevéve.

• Az ellenőrzéseket az Összegellenőrzés és a Számellenőrzési szám fogja megfeleltetni. A befizetéseket a Betéti összeg és a Betéti dátum beállításnál kell kiegyenlítenünk (az alapértelmezett 8 napos tartományon belül, de ezt felülbírálhatja, amikor a rendszer másik naptartományra kéri.) Az automatikus egyezés feltételeiről a KB 851279 című cikk nyújt tájékoztatást.

• A Bank Cleared Date hatással lehet az egyező folyamatra. A GP csak akkor törli az ellenőrzések jelölését, ha a Bank Cleared date a Gp rendszer problémadátumának ellenőrzése után van. A GP nem töröl egy ellenőrzést a GP-ban való kibocsátás dátuma előtti dátumon.

• A GP figyelmen kívül hagyja az egyező eljárásban bevezető nullákat, és valójában az importálás során kikapcsolja őket az ellenőrzés számán. A kezdő nullák nem befolyásolják az ellenőrzőszám egyező folyamatát. A GP a kezdő nulláktól függetlenül képes megfelelni az ellenőrzőszámnak.

• A Jegyzettömb nyithat meg fájlokat, mivel a formázási beállítások Excel a bevezető nullákat.  Akezdő nullák nem számítanak egy pipán, de dátum szerint. Ha a dátumok importálása helytelen, az azt jelenti, hogy a dátumformátum a konfigurálón nem felel meg a fájlban található tartalomnak, vagy a dátum kezdő nullái hiányoznak a fájlból.  Ha a konfiguráló az MMDDYYYY használatára van megfeleltetve, akkor a fájlnak például a 08152017-esnek kell lennie.  Ha pedig HH/DD/YY formátumot kell, akkor a fájlnak 2017.08.15.08-ának kell lennie.  A dátumformátumnak pontosan meg kell egyeznie.

• Fájlbehozáskor adja meg a kívánt megerősítő számot.  A megerősítési szám beírt száma után az ellenőrzések importálva lesznek.

• Ha behoz egy napi fájlt, minden nap egyeztetnie kell, mielőtt áthozza a következő napi fájlt.  A rendszer csak a legutóbb bevitt fájllal fog automatikusan megegyezni.  Ha tehát először 5 napi fájlt importál, majd később egyezteti az 1. napot, az automatikusan egyezni fog, de amikor megpróbálja egyeztetni a 2. napot, az nem fog automatikusan megegyezni.  Ha azt szeretné, hogy a fájl automatikusan egyeznie legyen, újból a 2. napra kell újraimportálnom a fájlt.

• Ha a dátum importálása nullákként vagy 00/00/00/0000-ként történik, a konfigurálóban a "Tranzakció dátuma" mező helyett a "Bank cleared date" (Tranzakció dátuma) mezőt kell leképezni.

• Ha az importálás kódolt formátumban történik, akkor a konfiguráló dátumformátuma nem egyezik meg a bank fájlban található dátumformátummal.  Győződjön meg arról, hogy a bankfájlban MMDDYYYY formátum van kiválasztva, és pontosan ezt a formátumot választotta a konfigurálóban.  Ezenkívül arról is győződjön meg, hogy a felhasználó nem a Excel az HH vagy a DD kezdő nulláját nem nyitotta meg.  Ha igen, nyissa meg a fájlt a Jegyzettömb és adja hozzá a kezdő nullákat a dátumhoz, és importálja újra.  A Jegyzettömb fájlok megnyitására használja, ne a Excel.

• A tranzakciók egyeztetésének mikéntjére vonatkozó további információkért lásd: KB 851279.

Ez a cikk a következő volt: TechKnowledge Document ID:19396