Amikor belső célközönség számára hoz létre üzenetet, figyelembe kell vennie néhány szempontot annak meghatározásához, hogyan kommunikálhat hatékonyan a szervezeten belül.
1. lépés A szervezet belső célközönségtípusainak megismerése
Amikor belső közönségnek hoz létre üzenetet, fontos megérteni, hogy ki a célközönsége. Ez segít meghatározni a megfelelő nyelvet, hangnemet és részletességi szintet, amely a kommunikációs kampány üzenetének létrehozásakor merülhet fel. Emellett segít azonosítani, hogy mely információk a legfontosabbak.
A belső célközönségek a szervezeti struktúra, az érdeklődési körök, a műszaki jártasság, a hely, a nyelv és egyebek alapján csoportosíthatók. A célközönség meghatározásához vegye figyelembe a következő célközönségkategóriákat:
Szervezeti hierarchia
Vegye figyelembe a célközönség felelősségi körét. A szervezet egyes tagjai a vállalati területekre összpontosítanak magasabb szinten, mint mások. A szervezet egyes tagjai olyan dolgokra összpontosítanak, amelyek hatással vannak a munkahelyi napi tevékenységeikre.
Szerepkör
A belső célközönségek szerepkör szerint is szegmentálhatók. A teljes munkaidős alkalmazottakra például hatással lehetnek bizonyos belső változások, amelyek nem érintik a részmunkaidős alkalmazottakat. Előfordulhat, hogy a projektalapú alkalmazottaknak olyan üzenetekre van szükségük, amelyek kifejezetten a kis részletekre összpontosítanak, vagy közvetlenül kezelik a problémákat, míg más alkalmazottaknak csak általános frissítésekre van szükségük, amelyek nem tartalmaznak túl sok apró részletet.
Részleg
Az is hasznos lehet, ha részlegek alapján szegmentálják a közönséget. Az it-részleg tagjait érintheti egy adott esemény, amely nem érinti a marketingosztály tagjait. Gondoljon arra, hogy kinek szól az üzenete, és ennek megfelelően szabja testre az üzenetet.
Nyelv vagy hely
Nagyobb szervezetekben a földrajzi hely nagy szerepet játszik abban, hogy milyen hatással lehet az üzenet a különböző csoportokra. A teljes szervezetet érintő üzenet előkészítésekor győződjön meg arról, hogy naprakész az aktuális eseményekről és azokról a dolgokról, amelyek hatással lehetnek bizonyos helyekre. Ez segít elkerülni a (hangzó hangsika) az üzenet létrehozásakor. Emellett lehetővé teszi, hogy jobban testre szabja az üzenetét, ha csak a különböző nyelvű és helyszínű közönséghez beszél.
További információ az akadálymentes tartalmak létrehozásáról.
2. lépés A belső kommunikációhoz való hozzáféréshez használt eszközök ismertetése
A legtöbb szervezet számos különféle célközönségtípust tartalmaz, amelyek frontvonalbeli dolgozókból, irodai dolgozókból és távoli dolgozókból állnak.
Az előtérbeli feldolgozók általában mobileszközről és táblagépről dolgoznak, és nem ülnek a számítógép előtt a legtöbb feladat elvégzéséhez. Amikor üzeneteket készít az élvonalbeli dolgozóknak, az üzenetek tömörek, könnyen elérhetők és vizuálisan vonzóak maradnak.
Az irodai dolgozók és a távoli dolgozók viszont általában hagyományos irodai környezetben ülnek egy asztalnál, és számítógép vagy laptop használatával férnek hozzá és vesznek részt a vállalati kommunikációban. Ez a közönség mobileszközöket is használhat a vállalati kommunikációhoz való hozzáféréshez és az azokban való részvételhez időről időre. A csoport üzeneteinek befogadónak kell lenniük a különféle munkaütemezések, az internet-hozzáférés, a nyelvek és az időzónák figyelembe fogadására. Az irodai dolgozók általában személyesen kommunikálnak egymással. Az irodai dolgozók megcélzása során tömören, tájékoztatóan és tömören kell üzeneteket küldenie.
Az előtérbeli és a távoli dolgozókkal folytatott kommunikáció során fontolja meg több terjesztési csatorna használatát a különböző munkastílusokkal rendelkező különböző alkalmazottak eléréséhez. Emellett lehetőséget teremt az alkalmazottaknak arra, hogy részt vegyenek a beszélgetésekben, megoszthassák másokkal a perspektívájukat és a hálózatukat, hogy kapcsolatban érezhessék magukat.
3. lépés Vegye figyelembe a célközönség méretét és helyét
A célközönség méretével és helyével meghatározhatja a megfelelő módszereket és terjesztési csatornákat, amelyek segítségével elérheti őket, és ösztönözheti a részvételt. A teljes informatikai részlegnek vagy a technikai szakemberek belső közösségének küldött gyors bejelentések például alkalmasabbak lehetnek Viva Engage-bejegyzésként, míg az egész szervezetnek szánt nagyméretű, többrészes üzenetek jobban alkalmasak lehetnek SharePoint-lapként való közzétételre.
A nagy szervezeteknek arra is összpontosítaniuk kell, hogy a kommunikációs kampányuk során használt üzenetkezelés és nyelv befogadó legyen, és jól működjön a több országra kiterjedő szempontok szempontjából. Vegye figyelembe a célközönség helyét, hogy az üzenet tartalma megfelelően honosuljon, és vegye figyelembe az aktuális eseményeket azon a helyen, ahol az üzenetet megküldi.
4. lépés Terjesztési csatornák kiválasztása
Most, hogy megismerte a célközönség szegmenseit, a vállalati kommunikációhoz való hozzáféréshez és az azokban való részvételhez használt eszközöket, valamint a célközönség méretét és helyét, ezeket az információkat felhasználva kiválaszthatja a kommunikációs kampányához megfelelő terjesztési csatornákat.
