Legfelső és legalsó értékeket tartalmazó rekordok keresése csoporton vagy mezőn belül

Választás a felső értékek lekérdezése és a szűrő között

Annak meghatározásához, hogy létre kell-e hoznia egy felső értékeket tartalmazó lekérdezést, vagy szűrőt kell alkalmaznia, vegye figyelembe a következőket:

• Ha azokat a rekordokat szeretné visszaadni, amelyek egy mező legmagasabb vagy legalacsonyabb értékeit tartalmazzák, és nem ismeri a pontos felső vagy alsó mezőértékeket (vagy nem számítanak), hozzon létre egy felső értékeket tartalmazó lekérdezést.

• Ha az összes olyan rekordot vissza szeretné adni, amelyben egy mező értéke egyezik, vagy kisebb vagy nagyobb, mint egy olyan érték, amelyben érdekli, alkalmazzon egy szűrőt. Ha például az 50 és 100 FT közötti árakat tartalmazó termékeket szeretné megtekinteni, szűrőt kell alkalmaznia. Ez az ábra egy mintaszűrőt mutat be lekérdezéstervező nézetben, és az eredményeket, amelyeket egy ilyen szűrő képes előállítani:

  

  A szűrők létrehozásával és használatával kapcsolatos további információkért lásd: Szűrő alkalmazása a kijelölt rekordok access-adatbázisban való megtekintéséhez.

A leggyakoribb értékek lekérdezéseinek létrehozására és használatára vonatkozó szabályok

A folytatás során ne feledje, hogy a lekérdezés típusától (választó lekérdezéstől vagy összegző lekérdezéstől) függetlenül olyan mezőket kell használnia, amelyek leíró adatokat tartalmaznak, például alkalmazott- vagy termékneveket, valamint egy mezőt, amely a keresett felső vagy alsó értékeket tartalmazza, például egy árat vagy egy dátummezőt. Több adatmezőt is használhat, és ha összeg lekérdezést használ, az adatmezőknek általában kategóriaadatokat kell tartalmazniuk, például egy várost vagy egy országot/régiót. Csak akkor hagyhatja ki a kategóriaadatokat, ha olyan összesítő lekérdezést hoz létre, amely az összes rekordon fut, például "show me the top five percent of the legdrágább rendelések". Egy választó vagy összeg lekérdezéssel is megkeresheti a kategóriákba tartozó rekordok vagy rekordok egy csoportjának legfelső és legalsó értékeit. Erről a cikk későbbi, A kategóriák vagy csoportok rekordjainak legfelső vagy legalsó értékeinek megkeresése című szakaszában talál további információt.

Alapszintű legfelső értékeket tartalmazó lekérdezés létrehozása

1. Kattintson a Létrehozás lap Lekérdezések csoportjának Lekérdezéstervező gombjára.

2. Kattintson a lekérdezésben használni kívánt táblára, kattintson a Hozzáadás gombra a tábla tervezőrácson való elhelyezéséhez, majd kattintson a Bezárás gombra.
   - vagy kattintson
   duplán a táblára.
   Ha a mintaadatokat használja, adja hozzá az Employees táblát a lekérdezéshez.

3. Adja hozzá a lekérdezésben használni kívánt mezőket a tervezőrácshoz. Kattintson duplán az egyes mezőkre, vagy húzza az egyes mezőket a Mező sor üres cellájába.
   Ha a mintatáblát használja, adja hozzá az Utónév, a Vezetéknév és a Születési dátum mezőt.

4. A felső vagy alsó értékeket tartalmazó mezőben (ha a mintatáblát használja, a Születési dátum mezőben) kattintson a Rendezés sorra, és válassza a Növekvő vagy a Csökkenő lehetőséget.
   Ha az értékek mező számokból, például árakból vagy értékesítési adatokból áll, a növekvő rendezési sorrend a legalacsonyabb értékeket, a csökkenő rendezési sorrend pedig a legmagasabb értékeket adja vissza. Ha az értékek mezője dátumokat tartalmaz, a Csökkenő rendezési sorrend a legutóbbi dátumot adja vissza, a Növekvő pedig a legkorábbi dátumot.
   

   Fontos: A Rendezés sort csak a felső vagy alsó értékeket tartalmazó mezőknél kell növekvő vagy csökkenő értékre állítani. Ha nem a felső vagy alsó értékeket tartalmazó mezőhöz ad meg rendezési sorrendet – például Ár helyett ProductName –, a lekérdezés nem a kívánt eredményeket adja vissza.

5. A Tervezés lap Lekérdezés beállítása csoportjában kattintson a Return ( Első értékek ) lista melletti lefelé mutató nyílra, és adja meg a megtekinteni kívánt rekordok számát vagy százalékos arányát, vagy válasszon egy lehetőséget a listából.

6. A lekérdezés futtatásához és az eredmények Adatlap nézetben történő megjelenítéséhez kattintson a Futtatás gombra.

7. Mentse a lekérdezést, és hagyja megnyitva a következő lépésekben.

Láthatja, hogy az ilyen típusú felső értékek lekérdezése képes megválaszolni az alapszintű kérdéseket, például hogy ki a vállalat legidősebb vagy legfiatalabb személye. A következő lépések azt mutatják be, hogyan használhat kifejezéseket és más feltételeket a lekérdezéshez való teljesítmény és rugalmasság hozzáadásához. A következő lépésben látható feltételek a következő három alkalmazotti születésnapot adják vissza.

Feltétel hozzáadása a lekérdezéshez

1. Nyissa meg Tervező nézetben az előző lépésekben létrehozott lekérdezést.

2. A lekérdezés tervezőrácsának Születési dátum oszlopától jobbra található oszlopba másolja és illessze be vagy írja be az Expr1: DatePart("m",[Születési dátum]) kifejezést. A DatePart függvény kinyeri a Születési dátum mező értékének hónap részét.

3. A kifejezést tartalmazó oszloptól jobbra másolja és illessze be vagy írja be az Expr2: DatePart("d",[Születési dátum]) kifejezést. Ebben az esetben a DatePart függvény a Születési dátum mezőben lévő érték nap részét nyeri ki.

4. Törölje az egyes kifejezések Megjelenítés sorában lévő jelölőnégyzetek jelölését, majd kattintson az egyes kifejezések Rendezés cellájára, és válassza a Növekvő lehetőséget.

5. Igény szerint megadhatja a lekérdezés hatókörének korlátozására vonatkozó feltételeket is. Ha feltételeket ad meg, a lekérdezés csak a feltételeknek megfelelő rekordokat rendezi, és a rendezett listából azonosítja a felső vagy alsó mezőértékeket.
   A mintaadatokkal való folytatáshoz írja be vagy másolja be a következő kifejezést a Születési dátum mező Feltétel sorába:

   Month([Születési dátum]) > Month(Date()) Or Month([Birth Date])= Month(Date()) And Day([Birth Date]))>Day(Date())

   Ez a kifejezés a következőket teszi: A Month([BirthDate]) > Month(Date()) rész ellenőrzi az egyes alkalmazottak születési dátumát, hogy kiderüljön, hogy az egy jövőbeli hónapba esik-e, és ha igaz, akkor a lekérdezés tartalmazza ezeket a rekordokat. The Month([BirthDate])= Month(Date()) And Day([BirthDate])>Day(Date()) rész a kifejezésben az aktuális hónapban előforduló születési dátumokat ellenőrzi annak megállapításához, hogy a születési dátum az aktuális dátumra esik-e vagy azt követően. Ha ez a feltétel igaz, a függvény ezeket a rekordokat is tartalmazza a lekérdezés eredményei között. Összefoglalva, ez a kifejezés figyelmen kívül hagyja azokat a rekordokat, amelyekben a születési dátum január 1. és a lekérdezés futtatásának dátuma közé esik.

   A lekérdezési feltételek kifejezésére vonatkozó további példákért tekintse meg a Példák lekérdezési feltételekre című cikket.

6. A Tervezés lap Lekérdezés beállítása csoportjában kattintson a Return ( Első értékek ) lista melletti lefelé mutató nyílra, és adja meg a megtekinteni kívánt rekordok számát vagy százalékos arányát, vagy válasszon egy lehetőséget a listából.

7. A lekérdezés futtatásához és az eredmények Adatlap nézetben történő megjelenítéséhez kattintson a Futtatás gombra.

Az összegző lekérdezés létrehozása

1. Kattintson a Létrehozás lap Lekérdezések csoportjának Lekérdezéstervező gombjára.

2. Jelölje ki a használni kívánt táblákat, kattintson a Hozzáadás, majd a Bezárás gombra, miután befejezte a táblák hozzáadását.
   
   Kattintson duplán a használni kívánt táblákra, majd kattintson a Bezárás gombra. Minden tábla megjelenik a tervezőrácson. Ha a fent felsorolt mintatáblákat használja, vegye fel a Kategóriák és a Termékek táblát.

3. Kattintson duplán a lekérdezésben használni kívánt mezőkre.
   Ezen a ponton győződjön meg arról, hogy csak a csoportmezőket és az értékmezőt adja hozzá a lekérdezéshez. Ha az előző táblázatban felsorolt mintaadatokat használja, adja hozzá a Kategória neve mezőt a Kategóriák táblából, valamint a Termékek tábla Ár mezőjét.

4. Igény szerint megadhat egy feltételt a lekérdezés hatókörének korlátozásához.
   Csak a feltételeknek megfelelő rekordok lesznek rendezve, a felső és alsó mezőértékek pedig ebben a rendezett listában lesznek azonosítva. A Sport kategória termékeinek kizárásához például a következő kifejezést kell hozzáadnia a Kategórianév mező Feltétel sorához: <>"Sport".
   A lekérdezési feltételek kifejezésére vonatkozó további példákért tekintse meg a Példák lekérdezési feltételekre című cikket.

5. Konvertálja a lekérdezést összeg-lekérdezéssé.

   1. Kattintson a Tervezés lap Megjelenítés/elrejtés csoportjának Összesítés gombjára.

      Az Összeg sor megjelenik a tervezőrácson.

6. Győződjön meg arról, hogy az egyes csoportmezők Összes celláját Csoportosítási szempont értékre állítja, majd az értékmező Összes celláját (a felső vagy alsó értékeket tartalmazó mezőt) állítsa Max vagy Min értékre.
   A Max lehetőség választásával egy numerikus mező legnagyobb értékét, a Dátum/idő mezőben pedig a legutóbbi dátum- vagy időértéket adja vissza. A Min kiválasztásával egy numerikus mezőben a legkisebb értéket, a Dátum/idő mezőben pedig a legkorábbi dátum- vagy időértéket adja vissza. Ha a mintaadatokat használja, állítsa a Kategórianév mező Összes celláját Csoportosítási szempont értékre, az Ár mező Összeg celláját pedig a Max vagy a Min értékre.

7. A Tervezés lap Eszközök csoportjában győződjön meg arról, hogy a Return lista a Mind értékre van állítva, majd kattintson a Futtatás gombra a lekérdezés futtatásához és az eredmények Adatlap nézetben való megjelenítéséhez.
   

   Megjegyzés: A 7. lépésben kiválasztott függvénytől függően az Access a lekérdezésben szereplő értékmező nevét MaxOfFieldName vagy MinOf Mezőnév értékre módosítja. Ha a mintatáblákat használja, az Access átnevezi a MaxOfPrice vagy a MinOfPrice mezőt.

8. Mentse a lekérdezést, és folytassa a következő lépésekkel.

A lekérdezés nem ad vissza termékneveket vagy a termékekkel kapcsolatos egyéb információkat. A további adatok megtekintéséhez létre kell hoznia egy második lekérdezést, amely tartalmazza az imént létrehozott lekérdezést. A következő lépések ezt a második lekérdezést mutatják be.

Második lekérdezés létrehozása további adatok megtekintéséhez

1. Kattintson a Létrehozás lap Lekérdezések csoportjának Lekérdezéstervező gombjára.

2. Kattintson a Lekérdezések fülre, majd kattintson duplán az előző szakaszban létrehozott összeg lekérdezésre.

3. Kattintson a Táblák fülre, és adja hozzá az összegzó lekérdezésben használt táblákat, valamint azokat a táblákat, amelyek a többi kapcsolódó adatot tartalmazzák.
   Ha a korábban felsorolt mintatáblákat használja, adja hozzá a Kategóriák, a Termékek és a Szállítók táblát az új lekérdezéshez.

4. Az összeg lekérdezés mezőinek összekapcsolása a szülőtáblák megfelelő mezőivel. Ehhez húzza az összeg lekérdezés minden mezőjét a tábla megfelelő mezőjébe.

   Ha a mintaadatokat használja, húzza az összegeket tartalmazó lekérdezés Kategórianév mezőjét a Kategóriák tábla Kategórianév mezőjébe. Ezután húzza az Összeg lekérdezés MaxOfPrice mezőjét a Termékek tábla Ár mezőjébe. Az illesztések lehetővé teszik, hogy az új választó lekérdezés összefogja az összegzó lekérdezés adatait és a többi tábla adatait.

5. Az összegzó lekérdezés ablakában kattintson duplán a csillagra a teljes lekérdezés tervezőrácshoz való hozzáadásához, majd húzza a további mezőket a lekérdezés többi táblájából.

   Ha a mintatáblákat használja, kattintson duplán az előző szakaszban létrehozott összeg lekérdezésre, majd adja hozzá a Termékek és szállítók tábla Terméknév és Szállító mezőit.

6. Igény szerint megadhat rendezési sorrendet egy vagy több oszlophoz.
   Ha például betűrendben szeretné listázni a kategóriákat, állítsa a Kategórianév oszlop Rendezés celláját Növekvő értékre.

7. A Tervezés lap Eredmények csoportjában kattintson a Futtatás gombra.

   Ez futtatja a lekérdezést, és Adatlap nézetben jeleníti meg az eredményeket.

Vissza a lap tetejére

Táblakészítési lekérdezés létrehozása

1. Nyissa meg a felső értékeket tartalmazó lekérdezést Tervező nézetben:

   A Tervezés lap Lekérdezés típusa csoportjában kattintson a Táblakészítő gombra.
   Megjelenik a Táblázat készítése párbeszédpanel.

2. A Tábla neve mezőbe írja be annak a táblának a nevét, amely a legfelső és az alsó rekordokat fogja tárolni. Írja be például a Felső és az Alsó rekord szót, majd kattintson az OK gombra.
   Minden alkalommal, amikor futtatja a lekérdezést, és nem Adatlap nézetben jeleníti meg az eredményeket, a lekérdezés létrehoz egy táblát, és lecseréli a legfelső értéket az aktuális adatokra.

3. Mentse és zárja be a lekérdezést.

Hozzáfűző lekérdezés létrehozása

1. Nyissa meg az alsó érték lekérdezését Tervező nézetben.

2. A Tervezés lap Lekérdezés típusa csoportjában kattintson a Hozzáfűzés elemre.

3. A Hozzáfűzés párbeszédpanelen írja be ugyanazt a nevet, amelyet a Táblázat készítése párbeszédpanelen beírt.
   Írja be például a Felső és az Alsó rekord szót , majd kattintson az OK gombra. Minden alkalommal, amikor futtatja a lekérdezést, és nem Adatlap nézetben jeleníti meg az eredményeket, a lekérdezés hozzáfűzi a rekordokat a Legfelső és az Utolsó rekordok táblához.

4. Mentse és zárja be a lekérdezést.

A lekérdezések futtatása

Most már készen áll a két lekérdezés futtatására.

• A navigációs ablakban kattintson duplán a legfelső értékű lekérdezésre, majd kattintson az Igen gombra az üzenetekben.

• Kattintson duplán az Alsó érték lekérdezésre, és kattintson az Igen gombra az üzenetekben.

• Nyissa meg a legfelső és az alsó rekordtáblát Adatlap nézetben.

Vissza a lap tetejére