Tábla létrehozása és mezők felvétele

Tábla létrehozása

Az egyszerű adatbázisok (például partnerlisták) lehet, hogy csak egyetlen táblát tartalmaznak. Sok adatbázis azonban több táblát használ. Új adatbázis létrehozásakor létrehoz egy új fájlt a számítógépen, amely az adatbázis összes objektumának (a táblákat is beleértve) tárolójaként szolgál.

Táblázat létrehozásához hozzon létre egy új adatbázist, szúrjon be egy táblát egy meglévő adatbázisba, vagy importáljon vagy csatoljon egy táblát egy másik adatforrásból – például egy Excel munkafüzetből, egy Word dokumentumból, egy szövegfájlból vagy egy másik adatbázisból. Amikor új, üres adatbázist hoz létre, a program automatikusan beszúr egy új, üres táblát. Ezután elkezdheti a mezők megadását úgy, hogy adatokat ír be a táblába.

Vissza a lap tetejére

Új tábla létrehozása új adatbázisban

1. Kattintson a Fájl > Új parancsra, majd az Üres asztali adatbázis lehetőségre.

2. A Fájlnév mezőbe írja be az új adatbázisfájl nevét.

3. Ha másik helyet szeretne keresni az adatbázis mentéséhez, kattintson a mappaikonra.

4. Kattintson a Létrehozás gombra.

   Megnyílik az új adatbázis, létrejön egy Tábla1 nevű új tábla, és megnyílik Adatlap nézetben.

Vissza a lap tetejére

Új tábla létrehozása meglévő adatbázisban

1. Kattintson a Fájl > Megnyitás parancsra, majd az adatbázis nevére, ha az megjelenik a Legutóbbiak listában. Ha az adatbázis nem jelenik meg, akkor keresse meg valamelyik tallózási lehetőséggel.

2. A Megnyitás párbeszédpanelen jelölje ki a megnyitni kívánt adatbázist, és kattintson a Megnyitás gombra.

3. A Létrehozás lap Táblák csoportjában kattintson a Tábla gombra.

   A program beszúr egy új táblát az adatbázisba, és a tábla megnyílik Adatlap nézetben.

Vissza a lap tetejére

Tábla létrehozása importálással vagy csatolással

Új táblát létrehozhat máshol tárolt adatok importálásával vagy csatolásával is. Importálhat vagy csatolhat adatokat egy Excel munkalapon, egy SharePoint-lista, egy XML-fájlban, egy másik Access adatbázisban, egy Outlook mappában stb.

Az adatok importálása során másolatot készít a külső adatokról az aktuális adatbázis új táblájában. A forrásadatokon végzett további módosítások nem befolyásolják az importált adatokat, és az importált adatok későbbi módosításai sem változtatják meg a forrásadatokat. Miután csatlakozott egy adatforráshoz, és importálta az adatokat, anélkül használhatja azokat, hogy a forráshoz kapcsolódna. Az importált táblák tervei módosíthatók.

Amikor adatokat csatol, csatolt táblát hoz létre az aktuális adatbázisban, amely máshol tárolt adatokhoz való közvetlen kapcsolatot valósít meg. Amikor a csatolt táblában módosítja az adatokat, azok a forrásban is módosulnak. Amikor a forrásadatok módosulnak, a módosítás látható a csatolt táblában is. Az adatforráshoz minden egyes alkalommal kapcsolódnia kell, amikor csatolt táblát használ. A csatolt tábla tervét nem lehet módosítani.

Vissza a lap tetejére

Táblatulajdonságok megadása

A tulajdonságmezők megadása mellett teljes táblára vagy teljes rekordokra vonatkozó tulajdonságokat is beállíthat.

1. Jelölje ki azt a táblát, amelynek tulajdonságait meg szeretné adni.

2. A Kezdőlap lap Nézetek csoportjában kattintson a Nézet gombra, majd kattintson a Tervező nézet gombra.

3. A Táblatervező lap Megjelenítés/elrejtés csoportjában kattintson a Tulajdonságlap elemre.

   

   Megjelenik a tábla tulajdonságlapja.

4. A tulajdonságlapon kattintson az Általános fülre.

5. Kattintson a megadni kívánt tulajdonság bal oldalán lévő mezőre, majd adja meg a tulajdonság beállítását.

   A módosítások mentéséhez nyomja le a CTRL+S billentyűkombinációt.

   Táblatulajdonság	Felhasználási köre
   Nézetek megjelenítése SharePoint webhelyen	Itt adhatja meg, hogy a táblán alapuló nézetek megjeleníthetők-e egy SharePoint webhelyen. Megjegyzés: Ennek a beállításnak a hatása a Minden nézet megjelenítése SharePoint Helyadatbázis tulajdonságától függ.
   Segédadatlap kibontva	A tábla megnyitásakor a program kibontja az összes segédadatlapot.
   Segédadatlap magassága	Hajtsa végre a megfelelő műveletet: Ha a segédadatlap-ablakban az összes sort meg szeretné jeleníteni, a tulajdonság értékét hagyja 0" értéken. Ha meg szeretné adni a segédadatlap magasságát, hüvelykben adja meg a szükséges értéket.
   Tájolás	Az ablak tájolását állítja be annak megfelelően, hogy az ön által használt nyelvben balról jobbra vagy jobbról balra olvasnak.
   Leírás	A tábla leírása. Ez a szöveg a tábla elemleírásaként jelenik meg.
   Érvényességi szabály:	Megadhat egy kifejezést, amelynek rekordok hozzáadásakor vagy módosításakor teljesülnie kell.
   Érvényesítő szöveg	Arra az esetre megjelenítendő üzenet megadása, ha egy rekord sérti az Érvényességi szabály tulajdonságban található kifejezést.
   Szűrés	Az itt megadott feltételnek megfelelő sorok jelennek meg Adatlap nézetben.
   Rendezés	Itt kijelölhet egy vagy több mezőt, amely a tábla alapértelmezett rendezési szempontja lesz Adatlap nézetben.
   Segédadatlap neve	Ez a tulajdonság adja meg, hogy megjelenjen-e egy segédadatlap Adatlap nézetben, és ha igen, melyik tábla vagy lekérdezés legyen a segédadatlap sorforrása.
   Gyermekmező csatolása	A segédadatlap táblájának vagy lekérdezésének azon mezői, amelyek megegyeznek a tábla Főmező csatolása tulajdonságában megadott értékkel.
   Főmező csatolása	A tábla azon mezői, amelyek megegyeznek a tábla Gyermekmező csatolása tulajdonságában megadott értékkel.
   Szűrés betöltéskor	Ha az értéke Igen, az alkalmazás automatikusan alkalmazza a Szűrés tulajdonságban meghatározott szűrési szempontokat, amikor megnyitja a táblát Adatlap nézetben.
   Rendezési szempont betöltéskor	Ha az értéke Igen, az alkalmazás automatikusan alkalmazza a Rendezés tulajdonságban meghatározott rendezési szempontokat, amikor megnyitja a táblát Adatlap nézetben.

   Tipp:    Ha több helyre van szüksége egy tulajdonságmező értékének beírásához vagy szerkesztéséhez, a SHIFT+F2 billentyűkombinációt lenyomva megjelenítheti a Nagyítás ablakot. Ha az Érvényességi szabály mezőben szerkeszt egy kifejezést, és segítségre van szüksége, kattintson az Érvényességi szabály tulajdonságmező melletti gombra a Kifejezésszerkesztő megjelenítéséhez.

Vissza a lap tetejére

Tábla mentése

Miután létrehozott vagy módosított egy táblát, menteni kell a tervét. Ha első alkalommal menti a táblát, olyan nevet válasszon, amely jól tükrözi a tábla adatait. Legfeljebb 64 alfanumerikus karaktert használhat, a szóközöket is beleértve. Adhatja például a Vevők, az Alkatrészek leltára vagy a Termékek nevet a tábláknak.

Access nagy rugalmasságot biztosít a táblák elnevezése során; azonban bizonyos korlátozásokat figyelembe kell venni. A táblanevek legfeljebb 64 karakterből állhatnak, és betűk, számok, szóközök és speciális karakterek bármilyen kombinációi lehetnek, kivéve a pontot (.), a felkiáltójelet (!), a szögletes zárójelet ([]), a kezdő szóközt, a kezdő egyenlőségjelet (=) és a nem nyomtatható karaktereket, például a kocsivissza karaktert. A név nem tartalmazhatja a következő karaktereket sem: ` / \ : ; * ? " ' < > | # <TAB> { } % ~ &.

1. Válassza a Fájl > Mentés parancsot, vagy nyomja le a CTRL+S billentyűkombinációt.

2. Ha első alkalommal menti a táblát, írja be a nevét, majd kattintson az OK gombra.

Vissza a lap tetejére

Elsődleges kulcs megadása

Ha semmilyen ok nem szól ellene, meg kell adnia a tábla elsődleges kulcsát. Access automatikusan létrehoz egy indexet az elsődleges kulcshoz, ami segíthet az adatbázis teljesítményének javításában. Access gondoskodik arról is, hogy minden rekordnak legyen értéke az elsődleges kulcs mezőjében, és hogy az érték mindig egyedi legyen. Az egyedi értékek nagyon fontosak, mivel egyébként nem lehet biztonságosan megkülönböztetni egy adott sort a többi sortól.

Amikor új táblát hoz létre Adatlap nézetben, Access automatikusan létrehoz egy elsődleges kulcsot, és hozzárendeli az azonosító és a Számláló adattípus mezőnevét.

Tervező nézetben módosíthatja vagy eltávolíthatja az elsődleges kulcsot, illetve megadhatja az elsődleges kulcsot az olyan táblákhoz, amelyek még nem rendelkeznek vele.

Vissza a lap tetejére

Elsődleges kulcsként használandó mezők meghatározása

Időnként már lehetnek olyan adatai, amelyeket elsődleges kulcsként szeretne használni. Az alkalmazottaihoz például tartozhatnak meglévő azonosítószámok. Ha az alkalmazottak adatainak nyomon követéséhez hoz létre egy táblát, a tábla elsődleges kulcsaként használhatja a meglévő alkalmazotti azonosítókat. Előfordulhat azonban, hogy az alkalmazotti azonosító csak a részlegazonosítóval együtt egyedi, ezért elsődleges kulcsként mindkét mezőt kell használnia. Az elsődleges kulcsnak az alábbi jellemzőkkel kell rendelkeznie:

• Minden rekord egyedi értékkel rendelkezik a mezőhöz vagy a mezők kombinációjához.

• A mező vagy a mezők kombinációja soha nem üres vagy null – mindig tartalmaz értéket.

• Az értékek nem változnak.

Ha nincsenek elsődleges kulcsként használható megfelelő adatok, létrehozhat egy elsődleges kulcsként használható új mezőt. Amikor elsődleges kulcsként használandó új mezőt hoz létre, a mező adattípusát Számláló típusra állítva biztosítsa, hogy az megfeleljen az előző lista három jellemzőjének.

Vissza a lap tetejére

Az elsődleges kulcs megadása vagy módosítása

1. Jelölje ki azt a táblát, amelynek az elsődleges kulcsát meg szeretné adni vagy módosítani kívánja.

2. A Kezdőlap lap Nézetek csoportjában kattintson a Nézet gombra, majd kattintson a Tervező nézet lehetőségre.

3. A tábla tervezőrácsában jelölje ki azt a mezőt vagy mezőket, amelyeket elsődleges kulcsként szeretne megadni.

   Egy mező kijelöléséhez kattintson a kívánt mező sorválasztójára.

   Ha több mezőt szeretne kijelölni, tartsa lenyomva a CTRL billentyűt, és így kattintson az egyes mezők sorkijelölőjére.

4. A Táblatervező lap Eszközök csoportjában kattintson az Elsődleges kulcs elemre.

   Az elsődleges kulcsként megadott mező vagy mezők bal oldalán megjelenik egy kulcsjel.

Vissza a lap tetejére

Az elsődleges kulcs eltávolítása

1. Jelölje ki azt a táblát, amelynek az elsődleges kulcsát el szeretné távolítani.

2. A Kezdőlap lap Nézetek csoportjában kattintson a Nézet gombra, majd kattintson a Tervező nézet lehetőségre.

3. Kattintson az aktuális elsődleges kulcs sorkijelölőjére. Ha az elsődleges kulcs több mezőből áll, a CTRL billentyűt lenyomva kattintson az egyes mezők sorkijelölőjére.

4. A Táblatervező lap Eszközök csoportjában kattintson az Elsődleges kulcs elemre.

   Láthatja, hogy a korábban elsődleges kulcsként megadott mező vagy mezők kulcsjele eltűnt.

Ha egy új táblát elsődleges kulcs beállítása nélkül ment, Access kérni fogja, hogy hozzon létre egy új mezőt az elsődleges kulcshoz. Ha az Igen gombra kattint, Access létrehoz egy azonosító mezőt, amely a Számláló adattípust használja az egyes rekordok egyedi értékének megadásához. Ha a tábla már tartalmaz Számláló mezőt, Access elsődleges kulcsként használja. Ha a Nem gombra kattint, Access nem ad hozzá mezőt, és nincs beállítva elsődleges kulcs.

Vissza a lap tetejére

Mezők hozzáadása

Ha egy új adategységet szeretne tárolni valamiről, amelyhez már rendelkezik Access táblával, vegye fel a táblába egy mezőt. Tegyük fel például, hogy van egy tábla, amely az ügyfelek vezetéknevét, utónevét, e-mail-címét, telefonszámát és levelezési címét tartalmazza. Ha szeretné nyomon követni az egyes ügyfelek előnyben részesített kommunikációs eszközeit, adjon hozzá egy mezőt az adatok tárolásához.

Minden egyes adatot, amelyet követni szeretne, egy mezőben tárol. A Partnerek táblában például létrehozhat egy Vezetéknév, Utónév, Telefonszám és Cím mezőt. A Termékek táblában létrehozhat egy Terméknév, Termékazonosító és Ár mezőt.

Minden mezőnek vannak bizonyos alapvető tulajdonságai, például a mezőt a táblán belül egyértelműen azonosító név, az adatok jellegét megadó adattípus, az adatokon végezhető műveletek, valamint hogy mennyi tárhelyet kell lefoglalni az egyes értékek számára.

Mielőtt mezőket hozna létre, bontsa adatait a legkisebb használható részekre. A későbbiekben sokkal könnyebb az adatokat egyesíteni, mint szétválasztani. Teljes név mező helyett inkább hozzon létre Vezetéknév és Utónév mezőt. Ezután egyszerűen kereshet vezetéknév, utónév vagy mindkettő szerint. Ha egy bizonyos adatról jelentést szeretne készíteni, illetve rendezést, keresést vagy számítást szeretne végezni rajta, az adatot különálló mezőben helyezze el.

A mezők létrehozása után megadhatja a mezőtulajdonságokat is, így szabályozhatja a mezők megjelenését vagy viselkedését. A Formátum tulajdonság például azt adja meg, hogyan jelenjenek meg az adatok egy adatlapon vagy űrlapon, amely a mezőt tartalmazza.

Vissza a lap tetejére

Mező hozzáadása adatok beírásával

Ha új táblát hoz létre, vagy egy már meglévő táblát nyit meg Adatlap nézetben, úgy adhat új mezőt a táblához, ha az (1) adatlap Új mező hozzáadása oszlopába adatokat ír. Access automatikusan hozzárendel egy adattípust a mezőhöz a megadott érték alapján. Ha a bemenet nem utal más adattípusra, Access az adattípust Szöveg értékre állítja, de módosíthatja az adattípust.

Adatok megadása az Új mező hozzáadása oszlopban:

1. Ha táblát szeretne létrehozni vagy megnyitni Adatlap nézetben, kattintson a kívánt táblára a jobb gombbal a navigációs ablakban, majd a helyi menüben kattintson az Adatlap nézet parancsra.

2. Az Új mező hozzáadása oszlopban adja meg a létrehozni kívánt mező nevét.

   Használjon kifejező nevet, hogy a mező egyszerűen azonosítható legyen.

3. Írjon be adatokat az új mezőbe.

Vissza a lap tetejére

Mező hozzáadása mezősablon használatával

Időnként egyszerűbb az igényeinek megfelelő mezők előre definiált listájából választani, mint manuálisan létrehozni egy mezőt. A További mezők listát használva választhat a mezősablonok listájából. A mezősablon a mezőt leíró jellemzők és tulajdonságok előre megadott készlete. A mezősablon definíciója tartalmaz egy mezőnevet, egy adattípust, a mező Formátum tulajdonságának beállítását és egyéb mezőtulajdonságokat.

1. A Kezdőlap lap Nézetek csoportjában kattintson a Nézet gombra, majd kattintson az Adatlap nézet gombra.

2. A Táblamezők lap Hozzáadás & Törlés csoportjában kattintson a További mezők elemre.

   

3. Az új oszlop beszúrásához válasszon egy mezőt a További mezők listában. Access a mezőt annak az oszlopnak a jobb oldalára helyezi, ahol a kurzor jelenleg található. Ha a Gyors üzembe helyezés fejléc alatti egyik mezőbeállítást választja (például a Cím mezőt), Access több mezőt hoz létre a táblában, hogy egy cím különböző részeit tartalmazza.

Vissza a lap tetejére

Mezőtulajdonságok megadása

A mezők létrehozását követően megadhatja a mezőtulajdonságokat, így szabályozhatja megjelenésüket vagy viselkedésüket.

A mezőtulajdonságok megadásával például a következőkre nyílik lehetősége:

• Szabályozhatja az adatok megjelenését.

• Megelőzheti a helytelen adatbevitelt.

• Alapértelmezett értéket adhat a mezőnek.

• Gyorsíthatja a mezőben végzett keresést és rendezést.

Néhány elérhető mezőtulajdonságot Adatlap nézetben is beállíthat. Az összes mezőtulajdonság eléréséhez és beállításához azonban Tervező nézet használata szükséges.

A beállítható tulajdonságok a mező adattípusától függenek.

Vissza a lap tetejére

Mezőtulajdonságok beállítása Adatlap nézetben

Adatlap nézetben átnevezheti a mezőt, módosíthatja az adattípusát, módosíthatja a Formátum tulajdonságot, valamint módosíthat néhány egyéb mezőtulajdonságot is.

1. A navigációs ablakban kattintson a jobb gombbal a megnyitni kívánt táblára.

2. A helyi menüben kattintson az Adatlap nézet parancsra.

Vissza a lap tetejére

Mezőtulajdonságok beállítása Tervező nézetben

Miközben Tervező nézetben használ egy táblát, bármilyen mezőtulajdonságot megadhat. Tervező nézetben a tábla tervezőrácsában állíthatja be a mezők adattípusát, a Mezőtulajdonságok panelen pedig a többi tulajdonságot.

1. A navigációs ablakban kattintson a jobb gombbal a táblára.

2. A helyi menüben kattintson a Tervező nézet parancsra.

Vissza a lap tetejére

Mező áthelyezése

Egy mező áthelyezéséhez húzza a kívánt helyre. Ha több egymás melletti mezőt szeretne áthelyezni, kattintson az első mezőre, tartsa lenyomva a SHIFT billentyűt, majd kattintson az utolsó mezőre. Ekkor új helyre húzhatja a kijelölt mezőcsoportot.

Ha egy mezőt húzással áthelyez, azzal csak az adatlapon módosítja a pozícióját, a mező sorrendje a tábla elrendezésében nem változik. Ha programozás útján használja a mezőket, az eredeti sorrendjük érvényesül. Ha például máshová húz egy mezőt az adatlapon, majd a táblából űrlapot hoz létre az Űrlap gombra kattintva, a mező az eredeti helyén jelenik meg.

Vissza a lap tetejére

Lásd még

Számított mező felvétele a táblákba

Mező hozzáadása űrlaphoz vagy jelentéshez