A Visio Professional alkalmazásban külső forrásokból is importálhat adatokat. Az adatok forrása lehet egy Excel-munkafüzet, Access-adatbázis, SQL Server-adatbázis, SharePoint-lista, valamint OLEDB- vagy ODBC-forrás.
Az adatok importálásakor a diagram még hasznosabbá válik. Az alábbi példában az adatokat folyamatábrába importáltuk, és folyamatjelzőkkel jelenítettük meg őket. A sávok a folyamat egyes lépéseinek aktuális állapotát mutatják. A folyamatábra ezért nem kizárólag azt mutatja, hogy a folyamatnak hogyan kell haladnia. A folyamat jelenlegi állását is bemutatja.
A Visio lehetővé teszi az importált adatok frissítését is. Ezzel a képességgel a diagram kevésbé lesz statikus, és sokkal inkább hasonlít egy élő irányítópultra, amelyre a csapatával együtt folyamatosan hivatkozhat.
Az adatok társítása a diagramon
Az adatok importálásakor az alkalmazás az adatsorokat alakzatokhoz kapcsolja (vagy társítja). Megadhatja, hogy mely mezők jelenjenek meg az alakzaton. Az alábbi példában egy sort társítottunk egy folyamatábra-alakzattal, és az egyetlen látható mezőben a „Készültségi szint” jelenik meg. Ez adatsávként jelenik meg, és a sáv 90%-ig van feltöltve.
Adatkapcsolatú ábrák
Amikor adatokat importál és társít egy alakzathoz, az adatok adatkapcsolatú ábraként jelennek meg. Az adatkapcsolatú ábrák az adatmezők képi megjelenítései. Az alábbi példában a „Követelmények beolvasása” alakzaton egy adatkapcsolatú ábra jeleníti meg az elvégzett munka mennyiségét.
Az adatkapcsolatú ábrák lehetnek színes jelölők is, amelyek igen-nem értéket jelölhetnek, például: Figyelemmel kísérve vagy Nincs figyelemmel kísérve. Az adatkapcsolatú ábrák lehetnek egyszerűen a feliratként szolgáló alakzaton elhelyezett szövegek is. Az alakzatok színezhetők érték szerint is.