Visszatekintések a Microsoft Whiteboardban

A visszatekintések elengedhetetlenek a projektek kifejtéséhez és a jövőbeli folyamatok javításához, a Microsoft Whiteboard pedig együttműködésben és szórakozásban gazdaggá teszi a folyamatot!  

A tervezés, projektek (rövid és hosszú távú) és egyéb fontos mérföldkövek lezárulásakor a visszatekintés a legjobb módszer arra, hogy betekinthessen abba, hogy mi ment jól, miközben azt is felfedezheti, hogy miben kell fejlődni. 

Főbb funkciók:

  • Sablonok különböző visszatekintési formátumokhoz
  • A reagálások, amelyek lehetővé teszik mindenki véleményének meghallgatását
  • Színes cetlik a visszajelzés kategóriákba rendezéséhez
  • Okos szabadkézi műveletek a témakörök egyszerű vizualizációjához
  • PNG-képexportálás az eredmények megosztásához

Visszatekintések sablon a Whiteboardban

Miért olyan fontosak a visszatekintések egy csapat számára?

A visszatekintéseket gyakran csak egy újabb értekezletnek tekintik a naptárban, de több okból is érdemes időt és energiát fordítani rájuk:

1. A csapatok visszajelzést küldhetnek

Egy visszatekintő értekezlet felhívja a csapat összes tagját, hogy megosszák a tapasztalataikat egy mérföldkő végén. Mi ment jól? Mi nem sikerült olyan jól? Hogyan tudnánk javulni? A visszatekintéseknek lehetőséget kell biztosítaniuk arra, hogy mindenki a rajztábla használatával oszthassa meg a véleményét. Bátorítsa csapatát arra, hogy az alapvető okok meghatározása érdekében tegyenek fel próbakérdéseket.  

2. Beszéljenek a jóról, a rosszról és a csúfról

Bár könnyű belefogni a munkába és a feladatok elvégzésére koncentrálni, néha elfelejtünk foglalkozni hogyan is végezzük el a munkát. A színfalak mögött mindig van valami, ami megerőltetheti az embereket, és így nem minden folyamat működik a kívánt módon. Amikor ilyen jellegű visszajelzések érkeznek a projekt visszatekintéseiben, itt az ideje, hogy a csapat megoldhassa ezeket a kihívásokat, és együtt találhassa meg a legjobb megoldásokat.  

3. Az együttműködés fejlesztése

Állítson be rendszeres visszatekintéseket a csapaton belül. Minél többen értékelik ki a saját folyamataikat, és minél többet foglalkoznak a szükséges fejlesztésekkel, annál jobb lesz a végeredmény. A visszatekintés vezetésének számos módja van. Javasoljuk a csapatoknak, hogy különböző módszereket használjanak az együttműködés naprakész és hatékony megőrzéséhez.  

Sikeres visszatekintő alkalom végrehajtása

Tegye a következőket:

A tábla előkészítése

  1. Ütemezzen egy Microsoft Teams értekezletet. 
  2. Lépjen a Teams-értekezletre, és válassza a Rajztábla elemet az értekezlet tetején található listából.  Ezt úgy is megteheti, hogy létrehoz egy rajztáblát, és megosztja a hivatkozást a Rajztábla Windows App vagy a böngészőben a whiteboard.office.com.
  3. A Létrehozás panelen válassza a Sablonok>Visszamenőleges lehetőséget, majd válasszon egy sablont.
  4. Adja meg az alkalom céljait, és címkézzen meg minden mást a megfelelő módon.
  5. Ha mások is segítenek az előkészítésben, ossza meg a táblára mutató hivatkozást. 

Az alkalom során

  1. Győződjön meg arról, hogy az összes résztvevő rendelkezik a Teams-értekezlet hivatkozásával.
  2. Az értekezlet megkezdése után ossza meg a rajztáblát a Megosztás tálcáról, vagy küldjön egy hivatkozást a táblára a Rajztábla alkalmazásból vagy whiteboard.office.com.
  3. Mutassa be az alkalom célját, és gondoskodjon arról, hogy mindenki tisztában legyen a Whiteboard használatával.
  4. Gondolja át, hogyan szeretné rendszerezheti az alkalmat (például egyes személyekhez rendelt színes cetlikkel, különböző ötleteket reprezentáló bizonyos reagálásokkal, stb.).
  5. A visszatekintés során bátorítsa a részvételt cetlikkel és reagálásokkal. 
  6. A „Jelentkezés” funkciójának használatával a Teamsben sorrendbe rendezheti, hogy a résztvevők milyen sorrendben beszéljenek.
  7. Tartsa szem előtt az időt, és győződjön meg arról, hogy minden sínen van.

Az alkalom után

  1. Küldjön üzenetet a résztvevőknek a rajztáblára mutató hivatkozással, hogy mindenki hozzáférhessen, vagy emlékeztethesse őket arra, hogy a táblát a saját Whiteboard táblaválasztójukban érhetik el.
  2. Ha összefoglaló pillanatképet szeretne küldeni a tábláról, exportálhat egy PNG-képet, hogy megossza azt a Beállítások menüből.
  3. Telepítse át a munkát a következő lépésekhez az Ön által választott követési eszközbe, hogy cselekedni tudjon, és mérhesse az előrehaladást.

Túl elfoglalt ahhoz, hogy mindenkit összehozzon? Az alkalom aszinkron vezetése

  1. Nyisson meg egy új rajztáblát, és válassza ki a megfelelő visszatekintési sablont.
  2. Írjon egyértelmű utasításokat a rajztáblára.
  3. Szükség esetén hozzon létre egy jelmagyarázatot, amely meghatározza, hogy mit jelentenek bizonyos cetliszínek vagy reagálások a táblán.
  4. Ossza meg a rajztáblát egy hivatkozással a Microsoft Teamsben vagy e-mailben, és adja meg a visszajelzés elküldésének határidejét.
  5. Exportálja a tábla PNG-képét a Beállítások menüből, hogy megossza az eredmények összegzését a csapattal.

Visszatekintéshez ajánlott eljárások

  1. Bármely csapattag egyszerűbbé teheti a visszatekintést.
  2. Ütemezze a visszatekintéseket az egyes rövid távú projekt vagy mérföldkő végén. 
  3. A visszatekintésnek lehetőséget kell kínálnia arra, hogy nyíltan, az ítélettől való félelem nélkül megvitassa a valóságot. 
  4. A visszatekintés fő célja, hogy olyan tapasztalatokat szerezzünk rajta, amelyek segíthetnek a közelgő rövid távú projekt vagy mérföldkő eredményének fejlesztésében. Az alábbiakban néhány példát láthat:
  • Új együttműködési eszközök tesztelése a távmunkában dolgozó csapattagokkal való értekezlet hatékonyságának növelése érdekében. 
  • A termékhez kapcsolódó lemaradáshoz kapcsolódó finomítás hatékonyságának fejlesztése. 
  • A csapat sávszélességkorlátainak módosítása, hogy jobban tükrözzék a csapattagok rendelkezésre állását a rövid távú projekt vagy mérföldkő során (például ha nincs elegendő idő elkülönítve a sürgős bejövő hibák vagy problémák megoldásához). 

Lásd még:

További információért tekintse meg a Whiteboard útmutatóit!