Menghapus data dan informasi pribadi tersembunyi dengan memeriksa dokumen, presentasi, atau buku kerja

Apa yang ditemukan dan dihapus pemeriksa Dokumen dalam dokumen Word

Pemeriksa Dokumen menampilkan beberapa Pemeriksa berbeda yang membantu Anda menemukan dan menghapus data dan informasi pribadi tersembunyi dalam dokumen Word sebelum berbagi.

Untuk menemukan dan menghapus data dan informasi dengan cepat::

1. Di Pemeriksa Dokumen, pilih atau kosongkan opsi (seperti yang dijelaskan di bawah ini) untuk menghapus atau menyimpan. 
2. Pilih Periksa.
3. Tinjau hasil pemeriksaan, lalu pilih Hapus Semua pada item apa pun untuk dihapus.
   Untuk peringatan dan informasi tentang menghapus informasi, lihat Menggunakan Pemeriksa Dokumen.
4. Pilih Inspeksi Ulang atau Tutup.

Tipe data dan informasi pribadi yang tersembunyi

Dokumen Word dapat berisi tipe data dan informasi pribadi tersembunyi berikut ini:

• Komentar, tanda revisi dari perubahan terlacak, versi, dan anotasi tinta Jika Anda telah berkolaborasi dengan orang lain untuk membuat dokumen, dokumen Anda mungkin berisi item seperti tanda revisi dari perubahan terlacak, komentar, anotasi tinta, atau versi. Informasi ini bisa memungkinkan orang lain untuk melihat nama orang yang mengerjakan dokumen Anda, komentar dari peninjau, dan perubahan yang dibuat pada dokumen Anda, hal-hal yang mungkin tidak ingin Anda bagikan di luar tim Anda.
• Properti dokumen dan informasi pribadi Properti dokumen, atau metadata, menyertakan detail tentang dokumen Anda seperti penulis, subjek, dan judul. Properti dokumen juga menyertakan informasi yang dikelola secara otomatis oleh program Microsoft 365, seperti nama orang yang terakhir menyimpan dokumen dan tanggal saat dokumen dibuat. Jika Anda menggunakan fitur khusus, dokumen Anda juga mungkin berisi jenis informasi yang bisa diidentifikasi secara pribadi (PII) lainnya, seperti header email, informasi kirim-untuk-tinjau, slip perutean, dan nama templat.
• Header, footer, dan cap air Word dokumen bisa berisi informasi di header dan footer. Selain itu, Anda juga dapat menambahkan cap air pada dokumen Word.
• Teks tersembunyi Word dokumen bisa berisi teks yang diformat sebagai teks tersembunyi. Jika Anda tidak tahu apakah dokumen memuat teks tersembunyi, Anda dapat menggunakan Pemeriksa Dokumen untuk mencarinya.
• Properti server dokumen Jika dokumen Anda disimpan ke lokasi di server manajemen dokumen, seperti situs Ruang Kerja Dokumen atau pustaka berdasarkan Layanan Windows SharePoint, dokumen mungkin berisi properti dokumen tambahan atau informasi terkait lokasi server ini.
• Data XML kustom Dokumen bisa berisi data XML kustom yang tidak terlihat dalam dokumen itu sendiri. Pemeriksa Dokumen bisa menemukan dan menghapus data XML ini.

Menemukan dan menghapus data dan informasi pribadi tersembunyi dengan Pemeriksa Dokumen

1. Buka dokumen Word yang ingin Anda periksa apakah berisi data dan informasi pribadi yang tersembunyi.

2. Pada tab File , pilih Simpan Sebagai, lalu ketikkan nama dalam kotak Nama file untuk menyimpan salinan dokumen asli Anda.

3. Di salinan dokumen asli Anda, pada tab File , pilih Info.

4. Pilih Periksa Masalah, lalu pilih Periksa Dokumen.

5. Di dalam kotak dialog Pemeriksa Dokumen, pilih kotak centang untuk memilih tipe konten tersembunyi yang ingin diperiksa.

6. Pilih Periksa.

7. Tinjau hasil pemeriksaan dalam kotak dialog Pemeriksa Dokumen.

8. Pilih Hapus Semua di samping hasil pemeriksaan untuk tipe konten tersembunyi yang ingin Anda hapus dari dokumen Anda.

   Penting

   • Jika menghapus konten tersembunyi dari dokumen, Anda mungkin tidak dapat memulihkannya dengan memilih Batalkan.
   • Jika ingin menghapus data dan informasi pribadi tersembunyi dari dokumen yang disimpan dalam format Teks OpenDocument (.odt), Anda harus menjalankan Pemeriksa Dokumen setiap kali menyimpan dokumen dalam format tersebut.

Pemeriksa Dokumen bisa membantu Anda menemukan dan menghapus data dan informasi pribadi tersembunyi yang disimpan di dokumen Excel sebelum berbagi.

Apa yang ditemukan dan dihapus pemeriksa Dokumen dalam dokumen Excel

Tabel ini mencantumkan tipe data dan informasi pribadi tersembunyi yang bisa ditemukan dan dihapus Pemeriksa Dokumen dari buku kerja Anda.

Untuk menemukan dan menghapus data dan informasi dengan cepat:

1. Di Pemeriksa Dokumen, pilih atau kosongkan opsi (seperti yang dijelaskan di bawah ini) untuk menghapus atau menyimpan.
2. Pilih Periksa.
3. Tinjau hasil pemeriksaan, lalu pilih Hapus Semua pada item apa pun untuk dihapus.
   Untuk peringatan dan informasi tentang menghapus informasi, lihat Menggunakan Pemeriksa Dokumen.
4. Pilih Inspeksi Ulang atau Tutup.

Tidak semua informasi bisa dihapus, untuk informasi selengkapnya lihat Informasi yang ditemukan Pemeriksa Dokumen tapi tidak bisa dihapus.

Mencari dan menghapus data dan informasi pribadi yang tersembunyi

Pemeriksa Dokumen membantu Anda menemukan dan menghapus data dan informasi pribadi tersembunyi dalam buku kerja Excel.

1. Buka buku kerja yang ingin Anda periksa apakah berisi data dan informasi pribadi yang tersembunyi.

2. Pada tab File , pilih Simpan Sebagai, lalu ketikkan nama lain dalam kotak Nama file untuk menyimpan salinan buku kerja asli Anda.

3. Di salinan buku kerja asli Anda, pada tab File , pilih Info.

4. Pilih Periksa Masalah, lalu pilih Periksa Dokumen.

5. Dalam kotak Pemeriksa Dokumen , centang kotak tipe konten tersembunyi yang ingin Anda periksa. Untuk informasi selengkapnya tentang pemeriksa individual, lihat Apa yang ditemukan dan dihapus pemeriksa Dokumen dalam dokumen Excel.

6. Pilih Periksa.

7. Tinjau hasil pemeriksaan dalam kotak Pemeriksa Dokumen .

8. Pilih Hapus Semua di samping hasil pemeriksaan untuk tipe konten tersembunyi yang ingin Anda hapus dari dokumen Anda.

   Penting

   • Jika Menghapus konten tersembunyi dari buku kerja, Anda mungkin tidak dapat memulihkannya dengan memilih Batalkan.
   • Jika Anda menghapus baris, kolom, atau lembar kerja tersembunyi yang berisi data, mungkin Anda mengubah hasil perhitungan atau rumus di buku kerja Anda. Jika Anda tidak mengetahui informasi yang ada di baris, kolom atau lembar kerja tersembunyi, tutup Pemeriksa Dokumen, munculkan baris, kolom, atau lembar kerja tersembunyi, lalu tinjau kontennya.
   • Pemeriksa untuk Komentar dan Anotasi, Properti Dokumen dan Informasi Pribadi, dan Header dan Footer tidak bisa digunakan dalam buku kerja yang telah disimpan sebagai buku kerja bersama (Tinjau>Buku Kerja Berbagi). Ini karena buku kerja bersama menggunakan informasi pribadi untuk memunginkan orang-orang yang berbeda berkolaborasi pada buku kerja yang sama. Untuk menghapus informasi ini dari buku kerja bersama, Anda bisa menyalin buku kerja tersebut lalu membatalkan berbagi. Untuk membatalkan berbagi buku kerja, pada tab Tinjau , pilih Bagikan Buku Kerja dan kosongkan Perbolehkan perubahan oleh lebih dari satu pengguna pada saat yang sama.
   • Jika Anda ingin menghapus data dan informasi pribadi tersembunyi dari lembar bentang yang Anda simpan dalam format OpenDocument Spreadsheet (.ods), Anda harus menjalankan Pemeriksa Dokumen setiap kali menyimpan lembar bentang dalam format ini.

Tipe data dan informasi pribadi tersembunyi di Excel

Berikut adalah beberapa item yang bisa menjadi sumber data dan informasi pribadi tersembunyi di buku kerja Excel Anda:

• Komentar dan anotasi tinta Buku kerja Anda mungkin berisi item seperti komentar atau anotasi tinta jika Anda berkolaborasi dengan orang lain untuk membuat buku kerja Anda. Informasi ini bisa memungkinkan orang lain melihat nama orang yang mengerjakan buku kerja Anda, komentar dari peninjau, dan perubahan yang dibuat pada buku kerja Anda.
• Properti dokumen dan informasi pribadi Metadata atau properti dokumen di Excel, sama seperti di aplikasi Microsoft 365 lainnya, termasuk detail seperti penulis, subjek, dan judul. Microsoft 365 secara otomatis mempertahankan nama orang yang terakhir menyimpan buku kerja, tanggal saat dokumen dibuat, dan lokasi dokumen. Mungkin ada jenis informasi pengidentifikasi pribadi (PII) tambahan, seperti header email, informasi kirim untuk ditinjau, slip perutean, properti printer (misalnya, jalur printer dan kode akses cetak aman), dan informasi jalur file untuk menerbitkan halaman Web.
• Header dan footer Buku kerja bisa memiliki informasi di header dan footer.
• Baris, kolom, dan lembar kerja tersembunyi Buku kerja bisa memiliki baris, kolom, dan seluruh lembar kerja yang disembunyikan. Jika Anda mendistribusikan salinan buku kerja yang memiliki baris, kolom, atau lembar kerja tersembunyi, orang lain mungkin memunculkannya kembali untuk melihat data yang terdapat di dalamnya.
• Properti server dokumen Buku kerja yang disimpan ke lokasi di server manajemen dokumen, seperti situs Ruang Kerja Dokumen atau pustaka berdasarkan Layanan Windows SharePoint, mungkin berisi properti dokumen tambahan atau informasi yang terkait dengan lokasi server.
• Data XML kustom Buku kerja bisa memiliki data XML kustom yang tidak terlihat dalam dokumen itu sendiri. Pemeriksa Dokumen bisa menemukan dan menghapus data XML ini.
• Konten yang tidak terlihat Buku kerja bisa memiliki objek yang tidak terlihat karena objek diformat sebagai tidak terlihat.
• Link eksternal Buku kerja bisa memiliki link ke data di buku kerja lain (link eksternal). Nama-nama lembar kerja yang berisi data tersebut lalu disimpan dalam buku kerja tapi mungkin tidak terlihat.
• File atau objek yang disematkan Buku kerja bisa memiliki file yang disematkan (seperti dokumen Microsoft 365 atau Teks) atau objek yang disematkan (seperti bagan atau dan persamaan) yang mungkin memiliki data yang tidak terlihat.
• Makro kode VBA Buku kerja mungkin memiliki makro, modul VBA, COM, atau kontrol ActiveX, Formulir Pengguna, atau Fungsi yang Ditetapkan Pengguna (User-Defined Functions, UDF) yang mungkin berisi data tersembunyi.
• Item yang mungkin memiliki singgahan data Buku kerja mungkin memiliki singgahan data untuk rumus PivotTable, PivotChart, pemotong, garis waktu, dan Kubus yang mungkin tidak terlihat.
• Survei Excel Buku kerja bisa memiliki pertanyaan Survei Excel tersembunyi yang dimasukkan dalam Excel untuk web dan disimpan dengan buku kerja, tapi tidak terlihat di sana.
• Skenario Manajer Skenario Buku kerja bisa memiliki skenario yang ditentukan dengan menggunakan Manajer Skenario. Skenario ini mungkin berisi data singgahan atau tersembunyi.
• Filter Buku kerja mungkin memiliki Filter aktif Filterotomatis atau filter tabel yang mungkin menyebabkan data singgahan atau tersembunyi disimpan bersama buku kerja.
• Nama Tersembunyi Buku kerja mungkin menyimpan nama-nama tersembunyi yang merupakan mungkin sumber data tersembunyi.

Informasi yang ditemukan oleh Pemeriksa Dokumen tetapi tidak bisa dihapus

Pemeriksa Dokumen mendeteksi item berikut, yang mungkin berisi data yang tidak terlihat dalam buku kerja Anda. Pemeriksa Dokumen tidak menghapus item ini untuk Anda karena dapat mengakibatkan buku kerja tidak bekerja dengan benar. Anda bisa memeriksa tiap item yang ditemukan dan menentukan apakah Anda ingin menghapusnya secara manual atau menggantinya dengan item yang tidak memiliki data tersembunyi, seperti gambar statis.

Anda bisa menemukan dan menghapus informasi tersembunyi di presentasi PowerPoint Anda dengan menggunakan Pemeriksa Dokumen.

Informasi yang ditemukan dan dihapus oleh Pemeriksa Dokumen

Tabel ini mencantumkan tipe data dan informasi pribadi tersembunyi yang dapat ditemukan dan dihapus Oleh Pemeriksa Dokumen dari presentasi PowerPoint Anda.

Untuk menemukan dan menghapus data dan informasi dengan cepat:

1. Di Pemeriksa Dokumen, pilih atau kosongkan opsi (seperti yang dijelaskan di bawah ini) untuk menghapus atau menyimpan.
2. Pilih Periksa.
3. Tinjau hasil pemeriksaan, lalu pilih Hapus Semua pada item apa pun untuk dihapus.
   Untuk peringatan dan informasi tentang menghapus informasi, lihat Menggunakan Pemeriksa Dokumen.
4. Pilih Inspeksi Ulang atau Tutup.

Tidak semua data dan informasi tersembunyi dapat dihapus dengan Pemeriksa Dokumen. Untuk informasi selengkapnya, lihat Informasi yang ditemukan Pemeriksa Dokumen tetapi tidak bisa dihapus.

Jika organisasi Anda mengkustomisasi Pemeriksa Dokumen dengan menambahkan modul Pemeriksa, Anda mungkin bisa memeriksa presentasi Anda untuk tipe informasi tambahan.

Mencari dan menghapus data dan informasi pribadi yang tersembunyi

1. Buka presentasi PowerPoint yang ingin Anda periksa untuk data dan informasi pribadi tersembunyi.

2. Pada tab File , pilih Simpan Sebagai, lalu ketikkan nama dalam kotak Nama file untuk menyimpan salinan presentasi asli Anda.

3. Di salinan presentasi asli Anda, pada tab File , pilih Info.

4. Pilih Periksa Masalah, lalu pilih Periksa Dokumen.

5. Di dalam kotak dialog Pemeriksa Dokumen, pilih kotak centang untuk memilih tipe konten tersembunyi yang ingin diperiksa. Untuk informasi selengkapnya tentang Pemeriksa individual, lihat Menghapus data dan informasi pribadi tersembunyi dengan memeriksa dokumen, presentasi, atau buku kerja.

6. Pilih Periksa.

7. Tinjau hasil pemeriksaan dalam kotak dialog Pemeriksa Dokumen.

8. Pilih Hapus Semua di samping hasil pemeriksaan untuk tipe konten tersembunyi yang ingin Anda hapus dari dokumen Anda.

   • Jika menghapus konten tersembunyi dari presentasi, Anda mungkin tidak dapat memulihkannya dengan memilih Batalkan.
   • Jika ingin menghapus data dan informasi pribadi tersembunyi dari presentasi yang disimpan dalam format Presentasi OpenDocument (.odp), Anda harus menjalankan Pemeriksa Dokumen setiap kali menyimpan presentasi dalam format ini.

Setelah menggunakan Pemeriksa Dokumen untuk menghapus informasi pribadi, jika Anda terus mengubah presentasi, PowerPoint akan terus menghapus informasi pribadi secara otomatis saat menyimpan file ini. Namun, jika pengeditan yang lebih kolaboratif masih diperlukan untuk presentasi ini (misalnya, Anda perlu menyimpan nama penulis bersama yang terkait dengan komentar yang mereka tinggalkan), Anda mungkin menghentikan PowerPoint menghapus informasi pribadi secara otomatis, dengan mengklik tombol "Ubah pengaturan" di pemberitahuan "Penghapusan Informasi Pribadi Diaktifkan".

Tipe data dan informasi pribadi yang tersembunyi

Presentasi PowerPoint bisa menyimpan beberapa tipe data dan informasi pribadi tersembunyi. Meskipun informasi ini mungkin tidak langsung terlihat, informasi tersebut masih dapat diambil dari presentasi Anda.

Informasi tersembunyi bisa menyertakan data yang ditambahkan PowerPoint untuk memungkinkan Anda berkolaborasi membuat presentasi dengan orang lain. Ini juga dapat menyertakan informasi yang Anda tetapkan sebagai tersembunyi dengan sengaja.

Presentasi PowerPoint bisa berisi tipe data dan informasi pribadi tersembunyi berikut ini:

• Komentar dan anotasi tinta Jika Anda berkolaborasi dengan orang lain untuk membuat presentasi, presentasi Anda mungkin berisi item seperti komentar atau anotasi tinta. Informasi ini bisa memungkinkan orang lain untuk melihat perubahan yang dibuat dan nama orang-orang yang mengerjakan presentasi Anda, bersama dengan komentar dari peninjau.
• Data pelacakan revisiSaat Anda berkolaborasi pada dokumen bersama yang disimpan di cloud, PowerPoint 2016 untuk Microsoft 365 menyimpan data tentang siapa yang membuat perubahan pada dokumen dan kapan perubahan dibuat.
• Properti dokumen dan informasi pribadi Properti dokumen, juga dikenal sebagai metadata, menyertakan detail tentang presentasi Anda seperti penulis, subjek, dan judul. Properti dokumen juga menyertakan informasi yang dikelola secara otomatis oleh program Microsoft 365, seperti nama orang yang terakhir menyimpan dokumen dan tanggal saat dokumen dibuat. Jika Anda menggunakan fitur tertentu, dokumen Anda mungkin juga berisi jenis informasi pengidentifikasi pribadi (PII) tambahan, seperti header email, informasi kirim untuk ditinjau, slip perutean, dan informasi jalur file untuk menerbitkan halaman Web.
• Konten di slide yang tidak terlihat Presentasi Anda mungkin berisi objek yang tidak terlihat karena objek diformat sebagai tidak terlihat.
• Konten di luar slidePresentasi PowerPoint bisa berisi objek yang tidak langsung terlihat karena diseret keluar slide ke area luar slide. Konten off-slide ini dapat menyertakan kotak teks, clip art, grafik, dan tabel.
• Catatan presentasi Bagian Catatan presentasi PowerPoint bisa berisi teks yang mungkin tidak ingin Anda bagikan secara publik, terutama jika catatan ditulis semata-mata untuk penggunaan orang yang menyampaikan presentasi.
• Properti server dokumen Jika presentasi Anda disimpan ke lokasi di server manajemen dokumen, seperti situs Ruang Kerja Dokumen atau pustaka berdasarkan Layanan Windows SharePoint, presentasi mungkin berisi properti dokumen tambahan atau informasi terkait lokasi server ini.
• Data XML kustom Presentasi bisa berisi data XML kustom yang tidak terlihat dalam dokumen itu sendiri. Pemeriksa Dokumen bisa menemukan dan menghapus data XML ini.

Informasi yang ditemukan oleh Pemeriksa Dokumen tetapi tidak bisa dihapus

Pemeriksa Dokumen mendeteksi item berikut ini yang mungkin memiliki data yang tidak terlihat di presentasi Anda. Pemeriksa Dokumen tidak bisa menghapus item ini untuk Anda karena mungkin menyebabkan presentasi tidak berfungsi dengan benar. Anda bisa memeriksa tiap item yang ditemukan dan menentukan apakah Anda ingin menghapusnya secara manual atau menggantinya dengan item yang tidak memiliki data tersembunyi, seperti gambar statis.

Pemeriksa Dokumen dan data pribadi

Data pelacakan revisi, yang diperkenalkan dalam PowerPoint 2016 build 8403 untuk Microsoft 365 Insider, menggambarkan batasan Pemeriksa Dokumen. Misalnya, Kelly dan Linda berkolaborasi pada Presentasi A di Microsoft 365. Data pelacakan revisi (yaitu, nama pengguna dan waktu ketika mereka melakukan pengeditan) ditambahkan ke presentasi. Jika Mohammed kemudian membuka Presentasi A di versi PowerPoint yang lebih lama dan menjalankan Pemeriksa Dokumen pada file untuk menghapus data pribadi, Pemeriksa Dokumen dalam versi PowerPoint tersebut tidak akan dapat mendeteksi dan menghapus data pelacakan revisi yang ditambahkan ke presentasi oleh PowerPoint versi Microsoft 365 yang lebih baru yang digunakan oleh Kelly dan Linda. Mohammed tidak dapat menghapus data pelacakan revisi tanpa memutakhirkan ke versi PowerPoint saat ini lalu menjalankan Pemeriksa Dokumen

Di Visio, Anda bisa menghapus informasi tersembunyi dan pribadi sebelum Anda berbagi salinan dokumen Visio dengan orang lain.

Informasi pribadi dan tersembunyi dapat dihapus dari area fitur berikut ini di Visio:

• Komentar yang disisipkan di halaman dokumen Anda
• Properti file (Penulis, Manajer, dan Perusahaan)
• Nama, inisial, dan markup peninjau
• Jalur file stensil
• Jalur dan nama file templat

Anda bisa menemukan dan menghapus informasi tersembunyi di presentasi Visio Anda dengan mengikuti langkah-langkah ini.

1. Pada tab File , pilih Info.

2. Pilih Periksa Masalah, lalu pilih Hapus Informasi Pribadi.

3. Pada tab Informasi Pribadi , pilih Hapus item ini dari dokumen.

   Tips

   Pilih kotak centang Peringatkan saya jika saya mencoba untuk memasukkan kembali informasi ini jika Anda ingin melihat peringatan setiap kali Anda mencoba untuk memasukkan kembali informasi pribadi.

4. Untuk menghapus data yang berpotensi sensitif dari sumber data eksternal, pilih Hapus data dari sumber eksternal yang disimpan dalam dokumen.

   Catatan

   Memilih kotak centang ini tidak menghapus data yang telah ditautkan ke bentuk. Ini menghapus sumber data dari diagram, tapi jika ada data dari sumber data yang ada di diagram, Anda harus menghapusnya secara manual.