Saat menyiapkan SharePoint di Microsoft 365 di Microsoft 365, Anda mungkin memiliki dokumen dan file yang ingin ditambahkan ke Situs Tim. Berikut adalah beberapa cara untuk menambahkan berbagai jenis konten ke situs Anda.
Catatan
Untuk artikel tentang cara menyiapkan OneDrive untuk kantor atau sekolah dan situs Tim sehingga Anda bisa menggunakannya bersama-sama, lihat Menyiapkan Office 365 penyimpanan dan berbagi file.
Di artikel ini
- Sebelum memulai
- Membuat folder, pustaka, dan subsitus
- Mengunggah dokumen, gambar, dan file
- Pertimbangkan untuk membuat daftar SharePoint untuk kontak, kalender, dan lembar bentang
- Pertimbangkan solusi SharePoint untuk kebutuhan bisnis biasa
- Membantu pengguna situs menemukan konten Anda
Sebelum Anda memulai
Sebelum mulai memindahkan file, periksa berapa banyak penyimpanan yang Anda miliki untuk SharePoint di Microsoft 365 di Microsoft 365. Untuk menemukan informasi tentang batas penyimpanan untuk SharePoint di Microsoft 365, lihat Batas sharePoint.
Tips
Penting untuk diingat bahwa di Microsoft 365, batas penyimpanan untuk SharePoint di Microsoft 365 (Situs Tim Anda) berbeda dari batas penyimpanan untuk Exchange Online (untuk akun email). Untuk informasi selengkapnya tentang batas penyimpanan kotak surat, lihat Penerima, dalam Deskripsi Layanan Microsoft 365 untuk Exchange Online.
Langkah berikutnya adalah menganalisis konten yang saat ini Anda miliki. Ini termasuk dokumen, gambar, formulir, dan sebagainya.
Tips
Dalam File Explorer, cari file yang sudah ada menurut ukuran dan menurut tanggal. Ini dapat membantu Anda dengan cepat mengidentifikasi file yang telah digunakan baru-baru ini, atau sangat besar.
Pikirkan tentang berapa banyak konten yang digunakan secara teratur, dan apakah Anda ingin menyimpan semua konten tersebut di Microsoft 365. Sama seperti ketika Anda pindah ke rumah yang lebih kecil, tujuannya adalah untuk memutuskan apa yang akan pas di situs baru. Misalnya, jika organisasi Anda sekarang menggunakan lebih banyak penyimpanan daripada batas Microsoft 365 untuk SharePoint di Microsoft 365, Anda harus membuat keputusan seperti ini:
- File apa yang ingin Anda pindahkan?
- Apakah Anda ingin membeli lebih banyak ruang penyimpanan?
- Haruskah Anda berencana untuk memiliki ruang bagi situs Anda untuk berkembang? (Pasti akan)
Jika organisasi Anda besar atau kompleks, pertimbangkan mengundang pakar untuk membantu Anda. Anda dapat menemukan bantuan terkemuka di Microsoft Pinpoint. Pinpoint adalah cara cepat dan mudah bagi perusahaan di seluruh dunia untuk menemukan ahli dan layanan profesional Microsoft bersertifikat
Membuat folder, pustaka, dan subsitus
Setelah mengidentifikasi konten yang ingin dipindahkan, pikirkan bagaimana Anda ingin menatanya. Anda mungkin ingin memulai dengan mengunggah file ke pustaka Dokumen di Situs Tim Anda. Ada baiknya untuk menata konten, terutama jika Anda berharap pada akhirnya Anda akan memiliki banyak file. Seiring dengan bertambahnya volume konten, Anda dapat membuat pustaka dokumen tambahan, pustaka formulir, dan pustaka gambar untuk menyimpan konten tersebut. Anda juga bisa membuat subsitus untuk berbagai jenis dokumen atau proyek.
Untuk informasi selengkapnya tentang cara merencanakan struktur untuk menata konten di situs Anda, lihat Merencanakan konten untuk Situs Tim Anda.
Mengunggah dokumen, gambar, dan file
Untuk mengunggah file, seperti Word dokumen, file PDF, atau foto JPG, unggah file ke pustaka atau folder di pustaka.
Catatan
Ukuran file maksimum untuk satu file yang dapat diunggah ke SharePoint di pustaka Microsoft 365 saat ini adalah 2GB. Selain itu, Anda hanya dapat mengunggah 100 atau lebih sedikit file dalam satu waktu.
Cara terbaik untuk melakukan ini tergantung pada jumlah file. Telusuri pustaka tujuan terlebih dahulu, lalu gunakan tabel ini untuk memilih metode:
| Jumlah file | Metode unggah |
|---|---|
| Dokumen tunggal | Pilih Dokumen> BaruUNGGAH FILE YANG SUDAH ADA, lalu telusuri file di komputer Anda. |
| Banyak dokumen dan folder | Pilih tombol Buka dengan Explorer pada tab Pustaka di pita. Lalu, seret dan letakkan file menggunakan File Explorer. |
Untuk informasi selengkapnya, lihat Mengunggah, membuat, atau menghapus file dalam pustaka.
Catatan
Ada tipe file tertentu yang tidak bisa diunggah ke pustaka. Untuk daftarnya, lihat artikel Tipe file yang tidak bisa ditambahkan ke daftar atau pustaka.
Pertimbangkan untuk membuat daftar SharePoint untuk kontak, kalender, dan lembar bentang
Setiap bisnis memiliki data dalam banyak formulir, seperti kalender, tugas, dan lembar bentang. Untuk tipe data ini, Anda bisa memindahkan atau mengonversi konten tersebut menjadi daftar di situs Anda. Misalnya, Anda bisa mengonversi daftar kontak bisnis Anda menjadi daftar Kontak. Selain itu, Anda sering dapat mengonversi kalender menjadi Calendar SharePoint, yang merupakan jenis daftar khusus.
- Untuk mempelajari cara membuat kalender grup di SharePoint di Microsoft 365, tonton video ini: Video: Membuat kalender Anda sendiri.
Jika kini Anda menggunakan lembar bentang Microsoft Excel untuk melacak informasi, Anda dapat mengunggah lembar bentang ini secara langsung ke pustaka dokumen di SharePoint di Microsoft 365. Atau, Anda bisa mengimpor lembar bentang sebagai daftar SharePoint. Karena banyak orang bisa memperbarui daftar secara bersamaan, daftar SharePoint membantu mendorong kolaborasi. Anda bisa membuat tampilan daftar yang berbeda untuk mengekspos informasi yang Anda inginkan.
- Untuk mempelajari selengkapnya tentang bekerja dengan daftar, lihat Pelatihan: Membuat dan menyiapkan daftar.
Pertimbangkan solusi SharePoint untuk kebutuhan bisnis biasa
Cara lain untuk memindahkan konten adalah menggunakan solusi SharePoint untuk mengelola tugas yang sudah ada dengan lebih baik. Misalnya, sebagian besar organisasi ingin merekam dan berbagi pengetahuan sehari-hari tentang orang-orang yang bekerja di sana. Wiki di situs Anda mungkin bagus untuk berbagi jenis ini.
Tabel ini menjelaskan fitur SharePoint yang bisa membantu Anda mengelola proses bisnis.
| Proses bisnis | Deskripsi |
|---|---|
| Menggunakan wiki untuk berbagi pengetahuan tim dan berkolaborasi | Wiki adalah situs khusus tempat komunitas pengguna membuat dan memelihara informasi. Wiki bisa menjadi alat yang hebat untuk mengambil dan berbagi informasi proses atau informasi referensi umum yang penting untuk pekerjaan Anda.
|
| Memindahkan penjadwalan sumber daya ke kalender grup SharePoint | Kalender grup bisa menjadi cara yang baik untuk menjadwalkan sumber daya umum, seperti ruang konferensi, peralatan audiovisual, dan sebagainya. Karena kalender grup berada di SharePoint di situs Microsoft 365, semua orang di tim Anda dapat menampilkannya dengan mudah di SharePoint atau di Outlook. |
| Mengonversi program database menjadi aplikasi Access | Anda bisa menggunakan Microsoft Access 2013 untuk mendesain dan menerbitkan database, lalu membuat aplikasi Access untuk menggunakan database di situs tim Anda. |
| Mengotomatisasi proses bisnis dengan alur kerja | Alur kerja mengotomatisasi dan melacak tugas utama dalam proses bisnis. Ini bagus untuk tugas seperti proses persetujuan atau mengumpulkan umpan balik. |
Membantu pengguna situs menemukan konten Anda
Setelah Memindahkan dokumen dan file ke Situs Tim, beri tahu pengguna situs lain tentang hal tersebut. Anda bisa menawarkan beberapa cara berbeda yang bisa mereka gunakan untuk menemukan konten di situs.
Tabel ini menjelaskan metode berbeda yang bisa Anda gunakan.
| Metode | Deskripsi |
|---|---|
| Menggunakan pencarian untuk menemukan konten | Cara term mudah untuk menemukan konten di SharePoint di situs Microsoft 365 adalah dengan menggunakan fitur pencarian.
|
| Mengonfigurasi tampilan pada daftar dan pustaka agar konten dapat ditemukan | Anda dapat memilih elemen yang muncul dalam tampilan. Misalnya, dalam satu tampilan, Anda mungkin memperlihatkan judul dan penulis. Dalam tampilan lain, Anda mungkin hanya ingin memperlihatkan item yang ditambahkan setelah tanggal tertentu. |
| Mengkustomisasi navigasi situs | Anda bisa mengkustomisasi navigasi untuk situs Tim Anda untuk memudahkan pengguna situs menemukan konten. |
| Mencari konten online saat Anda offline | Anda bisa menggunakan OneDrive untuk kantor atau sekolah atau Outlook untuk mencari konten yang ada di SharePoint di situs Microsoft 365 saat Anda offline |
| Melacak pembaruan konten |
Untuk mempelajari selengkapnya tentang cara yang dapat membantu pengguna situs menemukan konten dengan mudah, lihat artikel Panduan Perencanaan Merencanakan konten untuk situs Tim Anda .
Tinggalkan komentar untuk kami
Apakah artikel ini bermanfaat? Jika membantu, beri tahu kami di bagian bawah halaman ini. Jika tidak membantu, beri tahu kami apa yang kurang atau membingungkan Anda. Kami akan menggunakan umpan balik Anda untuk memeriksa kembali fakta-fakta kami, menambahkan informasi, dan memperbarui artikel ini.