Ketika konten situs ditata secara logis dan mudah ditemukan, lebih mudah untuk dikelola dan dikelola, dan pengguna situs lebih produktif. Sebagai admin kumpulan situs atau pemilik situs, Anda mungkin ingin merencanakan strategi situs Anda sebelum membuat situs Anda. Dalam artikel ini, kami mengeksplorasi:
- Jenis konten apa yang akan Anda miliki di situs?
- Bagaimana pengguna Anda akan menemukan dan mengakses konten?
- Apa yang perlu dilakukan pengguna dengan konten?
Jenis konten apa yang akan Anda miliki di situs?
Setelah Anda memikirkan jumlah dan tipe situs yang Anda inginkan, lakukan beberapa perencanaan untuk konten yang akan disimpan di situs-situs ini. Tujuan perencanaan konten ini adalah untuk menentukan:
- Jenis daftar, pustaka, atau halaman apa yang ingin Anda buat di situs untuk menata konten Pustaka bisa digunakan untuk menyimpan dokumen dan file lain, sementara daftar bisa berguna untuk melacak tugas atau masalah. Halaman adalah item individual dalam situs tempat Anda dapat menampilkan konten, aplikasi, tautan, dan lainnya.
- Jenis aplikasi apa yang ingin Anda sertakanAplikasi bawaan SharePoint seperti pustaka dokumen dan daftar, tetapi Anda juga dapat membuat aplikasi sendiri atau membeli aplikasi dari pihak ketiga di Bursa SharePoint.
- Apakah Anda ingin membuat tipe konten Tipe konten membantu Anda mengkustomisasi cara Anda menangani dan melacak jenis konten tertentu.
Organisasi Anda mungkin ingin melakukan jenis perencanaan ini dengan cara terpusat (terutama untuk tipe konten), tetapi ini juga merupakan jenis perencanaan yang harus Anda dorong pemilik situs individual untuk melakukan saat mereka mengkustomisasi situs di mana mereka bertanggung jawab.
Tipe aplikasi apa yang ingin Anda tambahkan?
Selain memikirkan tipe konten, Anda mungkin ingin memikirkan jenis informasi lain yang akan disimpan di situs, atau jenis tugas yang ingin dikelola oleh orang-orang di organisasi Anda. Ini akan membantu Anda merencanakan berbagai jenis aplikasi yang mungkin ingin Anda tambahkan ke situs untuk memulai. Misalnya, jika Anda tahu bahwa Anda menginginkan tempat untuk menyimpan dokumen, maka Anda mungkin ingin menambahkan pustaka dokumen. Jika Anda tahu bahwa Anda ingin melacak tanggal penting, Anda mungkin menginginkan kalender.
Anda tidak perlu menambahkan semua aplikasi yang mungkin Anda perlukan segera. Pemilik situs dapat menambahkan dan menghapus aplikasi baru seiring waktu, karena kebutuhan bisnis berubah. Tapi perencanaan awal tentang bagaimana Anda ingin mengkustomisasi konten di situs Anda bisa membantu memastikan bahwa situs segera berguna bagi pengguna.
SharePoint menyertakan aplikasi bawaan yang berguna untuk berbagai tujuan bisnis, dari penyimpanan dan manajemen dokumen, hingga manajemen dan pelacakan proyek, hingga komunikasi. Anda dapat menambahkan beberapa contoh tipe aplikasi ini ke situs. Anda juga bisa membeli dan menambahkan aplikasi pihak ketiga dari Bursa SharePoint ke situs Anda.
Untuk informasi selengkapnya, lihat Menambahkan aplikasi ke situs dan Membeli aplikasi dari Bursa SharePoint.
Apakah Anda perlu menentukan tipe konten?
Tipe konten memungkinkan pengguna situs membuat jenis konten khusus dengan cepat menggunakan perintah Item Baru atau Dokumen Baru dalam daftar atau pustaka. Tipe konten berguna karena menyediakan cara bagi pemilik situs untuk memastikan bahwa konten konsisten di seluruh situs. Tipe konten juga memungkinkan daftar atau pustaka tunggal berisi beberapa tipe item atau tipe dokumen. Pemilik situs bisa mengonfigurasi detail spesifik sebelumnya tentang konten saat mereka menyiapkan tipe konten untuk situs, daftar, atau pustaka.
Pemilik situs bisa menentukan tipe konten untuk item daftar, dokumen, atau folder.
Anda mungkin merasa berguna untuk menentukan tipe konten untuk beberapa konten Anda jika konten Anda memenuhi salah satu kriteria berikut:
| Jika ini benar: | Tipe konten mungkin berguna bagi Anda dengan cara berikut: |
|---|---|
| Anda memiliki tipe dokumen tertentu yang memiliki format atau tujuan standar dan Anda ingin dokumen tersebut konsisten di seluruh organisasi Anda. | Mengonfigurasi tipe konten situs untuk tipe dokumen ini di tingkat situs Tim sehingga tersedia untuk digunakan di seluruh subsitus situs Tim. Dengan cara ini, semua pengguna di organisasi Anda akan membuat dokumen ini dengan cara yang konsisten. |
| Anda memiliki templat tertentu yang harus digunakan orang untuk jenis dokumen tertentu. | Tambahkan templat dokumen ini ke tipe konten yang relevan sehingga semua dokumen baru yang dibuat dari tipe konten akan menggunakan templat. |
| Ada sekumpulan informasi standar yang ingin Anda lacak untuk tipe dokumen atau item tertentu. | Tambahkan kolom ke tipe konten Anda untuk melacak informasi ini. Jika ada informasi yang sangat penting, Anda dapat menetapkan kolom tersebut sebagaimana diperlukan. Anda juga bisa menyediakan nilai default untuk kolom tertentu saat Anda mengonfigurasi tipe konten. |
| Ada proses bisnis yang ditentukan untuk bagaimana tipe dokumen tertentu selalu ditangani atau ditinjau. | Pertimbangkan untuk mengonfigurasi alur kerja untuk tipe konten tertentu. Anda bisa menggunakan alur kerja untuk mengelola proses bisnis seperti peninjauan atau persetujuan dokumen. |
Setelah mengidentifikasi konten yang mungkin ingin Anda tentukan tipe kontennya, Anda harus memikirkan di mana Anda ingin menentukan tipe konten. Jika Anda menentukan tipe konten situs di tingkat Situs Tim, tipe konten tersebut akan tersedia secara luas untuk digunakan kembali dalam daftar dan pustaka dalam semua subsitus situs Tim Anda. Pemilik situs individual juga bisa menentukan tipe konten situs untuk situs mereka, meskipun tipe konten ini akan tersedia untuk digunakan dalam daftar dan pustaka hanya di situs tersebut dan situs apa pun di bawahnya.
Anda mungkin merasa akan berguna untuk membuat lembar bentang atau tabel yang mengambil informasi yang ingin disertakan saat Menentukan tipe konten. Misalnya, Anda dapat memulai dengan membuat sesuatu yang mendasar seperti tabel di bawah ini, lalu mengadaptasinya untuk menyertakan informasi tambahan apa pun yang mungkin berguna untuk dilacak, seperti situs atau tim yang akan menggunakan tipe konten:
| Tipe Konten Baru | Tipe konten induk | Kolom | Templat Dokumen | Alur Kerja |
|---|---|---|---|---|
| Tentukan nama tipe konten yang ingin Anda buat. | Tentukan tipe konten induk yang akan dibuat. | Cantumkan kolom baru atau yang sudah ada yang ingin Anda tambahkan ke tipe konten. | Tentukan apakah akan ada templat dokumen yang terkait dengan tipe konten. | Tentukan apakah akan ada alur kerja yang terkait dengan tipe konten. |
Untuk informasi selengkapnya tentang bekerja dengan tipe konten, lihat Membuat atau mengkustomisasi tipe konten.
Bagaimana pengguna Anda akan menemukan dan mengakses konten?
Pikirkan tentang bagaimana pengguna situs akan menemukan dan menggunakan konten di situs SharePoint Anda. Perencanaan semacam ini akan membantu Anda membuat keputusan tentang cara mengonfigurasi navigasi dan mencari Situs Tim dan subsitusnya.
Situs apa yang ingin Anda sertakan dalam navigasi global Anda?
Untuk merencanakan navigasi, anda mungkin merasa berguna untuk membuat diagram situs dalam hierarki situs Anda. Jika Anda sudah membuat diagram saat merencanakan situs, maka Anda bisa memulai dengan diagram tersebut dan mengubahnya. Sertakan semua subsitus Situs Tim Anda. Anda mungkin juga ingin menyertakan daftar atau pustaka penting yang ada di Situs Tim dan subsitusnya. Ini akan membantu Anda mengidentifikasi secara sekilas tujuan penting yang mungkin ingin ditemukan pengguna situs jika mereka memulai dari laman situs Tim Anda.
Navigasi atas pada situs menyediakan apa yang dikenal sebagai navigasi global.
Secara default, setiap situs menggunakan navigasi atasnya sendiri, tetapi Anda bisa memutuskan untuk memperbolehkan situs mewarisi navigasi atas dari situs induk sehingga pengalaman navigasi konsisten di seluruh situs. Anda bisa mengonfigurasi situs apa yang muncul di navigasi atas. Anda juga bisa menyertakan link ke URL lain yang Anda inginkan, jika Anda ingin mengintegrasikan link ke sumber daya eksternal ke navigasi situs Anda. Untuk informasi selengkapnya tentang mengkustomisasi navigasi atas, lihat Mengkustomisasi navigasi di situs tim Anda.
Jika Anda memiliki banyak subsitus untuk situs tim, Anda mungkin tidak ingin mengekspos semuanya di bilah link atas karena ini bisa sangat memukau bagi pengguna situs. Tetapi Anda juga tidak ingin membuat situs atau konten penting tidak dapat diungkapkan. Gunakan diagram hierarki situs Anda untuk mengidentifikasi situs utama yang ingin Anda ekspos di navigasi global Anda.
Bagaimana cara orang menavigasi dalam situs?
Selain navigasi atas, situs juga menampilkan elemen navigasi di sisi kiri halaman yang disebut Luncur Cepat.
Biasanya, Luncur Cepat menampilkan tautan khusus untuk situs saat ini, dan dapat digunakan untuk menyoroti konten yang paling penting. Pada saat Anda membuat daftar atau pustaka baru, link baru akan muncul otomatis di bawah Terbaru pada Luncur Cepat. Hanya lima link terbaru yang muncul di bagian Terbaru.
Anda bisa mengkustomisasi Luncur Cepat untuk menambahkan atau menghapus link ke daftar dan pustaka di situs. Anda juga bisa mengelompokkan link di bawah judul kustom. Jika Anda memilih untuk memiliki semua subsitus yang mewarisi navigasi global, maka akan penting bagi Pemilik Situs untuk mengkustomisasi navigasi di Luncur Cepat karena itu akan menjadi cara utama pengguna akan menemukan konten di dalam situs ketika mereka mengunjunginya. Jika Anda memutuskan untuk tidak memiliki subsitus yang mewarisi navigasi global dari Situs Tim, maka pengguna akan dapat menggunakan bilah link atas dan Luncur Cepat pada subsitus untuk menemukan konten di dalamnya. Untuk informasi selengkapnya tentang mengedit link di Luncur Cepat, lihat Mengkustomisasi navigasi di situs tim Anda.
Apa yang harus Anda pikirkan ketika merencanakan pencarian?
Pengguna Anda cenderung lebih ingin menggunakan SharePoint ketika mereka bisa dengan mudah menemukan informasi yang mereka butuhkan. Dengan menggunakan fitur konten seperti tipe konten, atau dengan menambahkan kolom metadata ke daftar dan pustaka, Anda bisa membantu membuat konten lebih mudah ditemukan melalui pencarian.
Admin kumpulan situs dan admin situs bisa melakukan sejumlah konfigurasi untuk mengkustomisasi pengalaman pencarian bagi pengguna.
| Untuk melakukannya: | Lihat topik ini: |
|---|---|
| Kustomisasi gaya dan pengaturan yang memengaruhi hasil pencarian, Anda bisa mengkustomisasi Pusat Pencarian dan Komponen Web yang digunakan pada halaman Pusat Pencarian. | Mengelola Pusat Pencarian di SharePoint |
| Buat aturan kueri untuk menyempurnakan cara pencarian merespons tujuan pengguna. | Mengelola aturan kueri |
| Kustomisasi sumber hasil untuk pencarian. | Mengelola sumber hasil |
| Menampilkan, membuat, atau mengubah properti terkelola atau memetakan properti yang dirayapi ke properti terkelola. | Mengelola skema pencarian di SharePoint |
| Untuk mengekspor dan mengimpor pengaturan konfigurasi pencarian yang dikustomisasi antar situs. Pengaturan yang Anda ekspor dan impor menyertakan semua aturan kueri yang dikustomisasi, sumber hasil, tipe hasil, model peringkat dan pengaturan pencarian situs. | Mengekspor dan mengimpor pengaturan konfigurasi pencarian yang dikustomisasi |
Bagaimana konten tersedia dalam pencarian
Layanan pencarian dijadwalkan untuk merayapi konten SharePoint setiap lima menit. Setelah item ditambahkan ke situs SharePoint, akan ada periode waktu sebelum item diindeks dan dikembalikan dalam hasil pencarian. Jumlah waktu ini bervariasi berdasarkan aktivitas pengguna saat ini. Tugas seperti migrasi situs, pemutakhiran, dan pemeliharaan menambah beban pada saluran pengindeksan. Item konten baru biasanya akan ditampilkan dalam hasil pencarian dalam waktu satu jam.
Apa yang perlu dilakukan pengguna dengan konten?
Dengan mengajukan beberapa pertanyaan dasar tentang apa yang perlu dilakukan pengguna situs dengan konten, Anda bisa menentukan bagaimana Anda mungkin perlu mengonfigurasi situs, daftar, atau pustaka tertentu, serta fitur tertentu yang mungkin perlu digunakan pengguna situs.
| Pertanyaan untuk dijelajahi: | Pertimbangan untuk konfigurasi konten: |
|---|---|
| Apakah Anda perlu melacak versi jenis dokumen atau item daftar tertentu? |
|
| Apakah pengguna situs memerlukan kemampuan untuk bekerja atau berkolaborasi secara bersamaan pada jenis dokumen tertentu? |
|
| Apakah jenis konten tertentu perlu disetujui sebelum dapat diakses secara luas |
|
| Apakah jenis dokumen tertentu tunduk pada proses bisnis atau alur kerja manusia tertentu? |
|
| Apakah Anda akan menggunakan daftar untuk mendorong atau mengelola proses |
|
| Akankah ada konten sensitif di situs yang perlu dibatasi dari akses umum |
|
| Apakah pengguna perlu menerima pembaruan tentang perubahan konten? |
|