Video: Mulai menggunakan hubungan tabel

Cobalah!

Kekuatan database relasional terletak pada penggabungan data di seluruh tabel. Untuk melakukannya, pertama-tama Anda harus membangun hubungan antara tabel Anda. Kemudian, gunakan Access untuk menggabungkan data dalam kueri, formulir, dan laporan.

Untuk melihat semua hubungan yang ada yang ditentukan untuk database, buka templat Access, buka tab Alat Database , lalu pilih Hubungan.

Memahami tampilan Hubungan

Garis dalam tampilan Hubungan menunjukkan koneksi antar tabel. Dalam gambar berikut, tabel di sebelah kiri adalah tabel induk. Tabel di sebelah kanan adalah tabel anak. Garis di antaranya menghubungkan bidang (dalam hal ini, ID Pesanan dan ID Produk) yang digunakan untuk mencocokkan data.

Garis dan simbol memperlihatkan bagaimana tabel Anda terkait:

• Garis penghubung tebal berarti Anda menegakkan integritas data referensial. Itu bagus. Ini menjaga data Anda tetap sinkron.
• Dalam ilustrasi kita, angka 1 menunjukkan bahwa hanya ada satu catatan yang cocok dalam tabel itu. Dalam tabel Pesanan yang ditunjukkan di sini, hanya satu catatan yang cocok dengan setiap pesanan.
• Simbol ∞ menunjukkan bahwa banyak catatan dapat menyertakan ID yang sama. Dalam tabel Detail Pesanan yang ditunjukkan di sini, pesanan (ditunjukkan dengan ID pesanannya) mungkin muncul lebih dari sekali, karena pesanan yang sama mungkin mencakup beberapa produk.

Tipe hubungan antar tabel

Ada tiga jenis hubungan antar tabel:

• Satu lawan satu. Ketika setiap item dalam setiap tabel hanya muncul sekali. Misalnya, setiap karyawan hanya dapat memiliki satu mobil perusahaan untuk digunakan. Untuk informasi selengkapnya, lihat Membuat hubungan satu lawan satu.
• Satu ke banyak. Ketika satu item dalam satu tabel dapat memiliki hubungan dengan beberapa item di tabel lain. Misalnya, setiap pesanan pembelian dapat mencakup beberapa produk.
• Banyak ke banyak. Ketika satu atau beberapa item dalam satu tabel dapat memiliki hubungan dengan satu atau beberapa item di tabel lain. Misalnya, setiap pesanan dapat memiliki beberapa produk, dan setiap produk dapat muncul di banyak pesanan. Untuk mengetahui selengkapnya, lihat Membuat hubungan banyak ke banyak.

Hubungan satu ke banyak

Salah satu hubungan paling umum antar tabel dalam database yang dirancang dengan baik adalah hubungan satu-ke-banyak.

Hubungan antar tabel biasanya bergantung pada kunci primer di salah satu tabel. Ingatlah bahwa kunci primer adalah pengidentifikasi unik (sering kali numerik) untuk setiap catatan. Untuk menunjukkan bahwa informasi dalam dua tabel yang berbeda terkait, Anda biasanya membuat hubungan menggunakan kunci primer dari salah satu tabel.

Dalam hubungan yang diperlihatkan di sini, misalnya, setiap orang dalam tabel Kontak memiliki ID, yang merupakan kunci utama (ditunjukkan dengan simbol kunci di sebelahnya). ID tersebut juga muncul di bidang Pemilik dalam tabel Aset. Untuk mengirim email kepada orang yang terkait dengan aset, dapatkan nilai dari bidang Alamat Email. Untuk melakukannya, cari nilai di bidang Pemilik tabel Aset, lalu cari ID tersebut di tabel Kontak. Angka 1 di salah satu ujung garis penghubung dan simbol ∞ di ujung lainnya menunjukkan bahwa ini adalah hubungan satu ke banyak, jadi satu kontak mungkin terkait dengan banyak aset.

Mengedit hubungan

Jika Anda memodifikasi database yang sudah ada atau jika Anda membuat database dari templat, Anda dapat mengedit hubungan yang ada untuk memenuhi kebutuhan Anda.

1. Pilih Hubungan Alat Database>.

2. Pilih garis yang menghubungkan dua tabel terkait.

   Tips

   Jika Anda tidak melihat hubungan yang diinginkan, pada tab Desain , dalam grup Hubungan , pilih Semua Hubungan.

3. Pada tab Desain , pilih Edit Hubungan.

   

   Tabel/Kueri adalah tabel induk di sebelah kiri (dalam contoh ini, Pelanggan).
   Tabel/Kueri Terkait adalah tabel turunan (dalam contoh ini, Pesanan).
   Meskipun tabel tidak muncul dalam urutan ini dalam tampilan Hubungan, penempatannya dalam kotak dialog menunjukkan arah garis yang menghubungkannya dan hubungan. Itu penting jika, misalnya, ini adalah hubungan satu-ke-banyak, karena ini menunjukkan bahwa tabel di sebelah kiri adalah yang satu (tabel induk) dan tabel di sebelah kanan adalah banyak (tabel anak).

4. Untuk mengubah bidang yang menghubungkan tabel, pilih bidang yang berbeda di bawah setiap tabel yang ditampilkan. Dalam contoh ini, bidang ID dalam tabel Pelanggan tersambung ke bidang ID Pelanggan dalam tabel Pesanan.

5. Ubah cara Access menyinkronkan data antar tabel.

   Menerapkan integritas referensial	Untuk mencegah data yang tidak valid dan agar referensi tetap sinkron di seluruh hubungan tabel, pilih ini. Sebagai contoh, misalnya Anda memiliki hubungan satu lawan satu antara tabel Karyawan dan Tunjangan Karyawan. Jika karyawan meninggalkan perusahaan dan Anda menghapusnya dari tabel Karyawan, catatan karyawan terkait dalam tabel Tunjangan Karyawan juga akan dihapus. Terkadang menegakkan integritas referensial tidak masuk akal. Misalnya, Anda memiliki hubungan satu-ke-banyak antara Pengirim dan Pesanan. Anda menghapus pengiriman, dan pengirim tersebut memetakan ke pesanan dalam tabel Pesanan. Pesanan tersebut menjadi yatim piatu, artinya masih berisi ID Pengirim, tetapi ID tidak lagi valid karena catatan yang direferensikannya tidak ada lagi.
   pembaruan kaskade bidang terkait	Untuk memastikan bahwa data dalam bidang terkait diperbarui di semua tabel terkait, pilih ini. Misalnya, Anda hanya ingin mengubah ID pengiriman. Mengatur opsi ini memastikan bahwa ID Pengirim diperbarui—tidak hanya di tabel Pengirim tetapi juga di tabel lain yang terhubung dengannya yang juga menyertakan ID Pengirim tersebut, seperti tabel Pesanan.
   Kaskade Menghapus Catatan Terkait	Keputusan untuk memilih ini tergantung pada apakah Anda perlu menyimpan catatan di beberapa tabel meskipun mungkin dihapus dari tabel lain. Misalnya, Anda menghapus pengirim. Jika opsi ini dipilih, Access akan menghapus semua catatan di semua tabel yang mereferensikan ID Pengirim tersebut, termasuk semua pesanan (dalam tabel Pesanan) yang dikirim oleh pengirim tersebut. Anda hanya memilih opsi ini jika Anda yakin ingin riwayat pesanan Anda dihapus.

6. Untuk mengubah hubungan antar tabel dari gabungan dalam ke gabungan luar, pilih tombol Jenis Gabungan . Untuk informasi selengkapnya, lihat Membuat kueri dengan gabungan luar.

Menghapus hubungan tabel

Untuk menghapus hubungan tabel:

1. Pilih Hubungan Alat Database>.

2. Pilih garis yang menghubungkan dua tabel terkait.

   Tips

   Jika Anda tidak melihat hubungan yang diinginkan, pada tab Desain , dalam grup Hubungan , pilih Semua Hubungan.

3. Pilih tombol Hapus. Jika diminta untuk memverifikasi bahwa Anda ingin menghapus hubungan, pilih Ya.

Ingin tahu lebih banyak?

Membuat, mengedit atau menghapus hubungan