Video: Mulai menggunakan hubungan tabel

Cobalah!

Kekuatan database relasiminal terletak pada menggabungkan data di seluruh tabel. Untuk melakukannya, pertama-tama Anda perlu menetapkan hubungan antar tabel. Lalu, tempatkan Access untuk bekerja untuk menggabungkan data dalam kueri, formulir, dan laporan.

Untuk melihat semua hubungan yang sudah ada yang ditentukan untuk database, buka templat Access, masuk ke tab Alat Database , lalu pilih Hubungan.

Memahami tampilan Hubungan

Garis dalam tampilan Hubungan menunjukkan koneksi di antara tabel. Dalam gambar berikut, tabel di sebelah kiri adalah tabel induk. Tabel di sebelah kanan adalah tabel anak. Garis di antaranya menghubungkan bidang (dalam hal ini, ID Pesanan dan ID Produk) yang digunakan untuk mencocokkan data.

Garis dan simbol memperlihatkan kepada Anda bagaimana tabel Anda terkait:

• Garis penghubung tebal berarti Anda memberlakukan integritas data referensial. Itu bagus. Ini membuat data Anda tetap tersinkron.
• Dalam ilustrasi kami, angka 1 menunjukkan bahwa hanya ada satu rekaman yang cocok dalam tabel tersebut. Dalam tabel Pesanan yang diperlihatkan di sini, hanya satu catatan yang cocok dengan setiap pesanan.
• Simbol ∞ menunjukkan bahwa banyak rekaman bisa menyertakan ID yang sama. Dalam tabel Detail Pesanan yang diperlihatkan di sini, pesanan (ditunjukkan oleh ID pesanannya) mungkin muncul lebih dari sekali, karena pesanan yang sama mungkin menyertakan beberapa produk.

Tipe hubungan antar tabel

Ada tiga tipe hubungan antar tabel:

• Satu ke satu. Ketika setiap item dalam setiap tabel hanya muncul sekali. Misalnya, setiap karyawan hanya dapat memiliki satu mobil perusahaan untuk digunakan. Untuk informasi selengkapnya, lihat Membuat hubungan satu ke satu.
• Satu ke banyak. Ketika satu item dalam satu tabel bisa memiliki hubungan dengan beberapa item di tabel lain. Misalnya, setiap pesanan pembelian dapat menyertakan beberapa produk.
• Banyak ke banyak. Ketika satu atau beberapa item dalam satu tabel bisa memiliki hubungan dengan satu atau beberapa item di tabel lain. Misalnya, setiap pesanan dapat memiliki beberapa produk, dan setiap produk dapat muncul pada banyak pesanan. Untuk mengetahui selengkapnya, lihat Membuat hubungan banyak ke banyak.

Hubungan satu ke banyak

Salah satu hubungan paling umum antar tabel dalam database yang dirancang dengan baik adalah hubungan satu ke banyak.

Hubungan antar tabel biasanya bergantung pada kunci utama di salah satu tabel. Ingat bahwa kunci utama adalah pengidentifikasi unik (seringkali numerik) untuk setiap catatan. Untuk memperlihatkan bahwa informasi dalam dua tabel berbeda terkait, Anda biasanya membuat hubungan menggunakan kunci utama dari salah satu tabel.

Dalam hubungan yang diperlihatkan di sini, misalnya, setiap orang dalam tabel Kontak memiliki ID, yang merupakan kunci utama (ditunjukkan oleh simbol kunci di sampingnya). ID tersebut juga muncul di bidang Pemilik dalam tabel Aset. Untuk mengirim email kepada orang yang terkait dengan aset, dapatkan nilai dari bidang Alamat Email. Untuk melakukannya, cari nilai di bidang Pemilik tabel Aset lalu cari ID tersebut dalam tabel Kontak. Angka 1 di salah satu ujung garis penghubung dan simbol ∞ di ujung lain menunjukkan bahwa ini adalah hubungan satu ke banyak, sehingga satu kontak mungkin terkait dengan banyak aset.

Mengedit hubungan

Jika Anda memodifikasi database yang sudah ada atau jika Anda membuat database Anda dari templat, Anda bisa mengedit hubungan yang sudah ada untuk memenuhi kebutuhan Anda.

1. PilihHubunganAlat> Database.

2. Pilih garis yang menghubungkan dua tabel terkait.

   Tips

   Jika Anda tidak melihat hubungan yang Anda inginkan, pada tab Desain , dalam grup Hubungan , pilih Semua Hubungan.

3. Pada tab Desain , pilih Edit Hubungan.

   

   Tabel/Kueri adalah tabel induk di sebelah kiri (dalam contoh ini, Pelanggan).
   Tabel/Kueri Terkait adalah tabel turunan (dalam contoh ini, Pesanan).
   Bahkan jika tabel tidak muncul dalam urutan ini dalam tampilan Hubungan, penempatannya dalam kotak dialog menunjukkan arah garis yang menghubungkan mereka dan hubungan. Itu penting jika, misalnya, itu adalah hubungan satu ke banyak, karena itu menunjukkan bahwa tabel di sebelah kiri adalah satu (tabel induk) dan tabel di sebelah kanan adalah banyak (tabel anak).

4. Untuk mengubah bidang yang menghubungkan tabel, pilih bidang berbeda di bawah setiap tabel yang diperlihatkan. Dalam contoh ini, bidang ID dalam tabel Pelanggan tersambung ke bidang ID Pelanggan dalam tabel Pesanan.

5. Ubah cara Access menyinkronkan data Anda antar tabel.

   Terapkan Integritas Referensial	Untuk mencegah data yang tidak valid dan mempertahankan referensi tetap sinkron di seluruh hubungan tabel, pilih ini. Misalnya, Anda memiliki hubungan satu ke satu antara tabel Karyawan dan Tunjangan Karyawan. Jika seorang karyawan meninggalkan perusahaan dan Anda menghapusnya dari tabel Karyawan Anda, catatan karyawan terkait dalam tabel Tunjangan Karyawan juga dihapus. Terkadang memberlakukan integritas referensial tidak masuk akal. Misalnya, Anda memiliki hubungan satu ke banyak antara Pengirman dan Pesanan. Anda menghapus pengirman, dan pengirman tersebut akan memetakan pesanan dalam tabel Pesanan. Pesanan tersebut menjadi yatim piatu, yang berarti pesanan tersebut masih berisi ID Pengirman, tetapi ID tidak lagi valid karena catatan yang direferensikannya tidak lagi ada.
   Pembaruan Berskala Bidang Terkait	Untuk memastikan bahwa data dalam bidang terkait diperbarui di semua tabel terkait, pilih ini. Misalnya, anggaplah Anda hanya ingin mengubah ID pengirman. Mengatur opsi ini memastikan bahwa ID Pengirman diperbarui—tidak hanya dalam tabel Pengirman tetapi juga dalam tabel lain yang tersambung ke dalamnya yang juga menyertakan ID Pengirman, seperti tabel Pesanan.
   Penghapusan Bertanda Kaskade Rekaman Terkait	Keputusan untuk memilih ini bergantung pada apakah Anda perlu menyimpan rekaman dalam beberapa tabel meskipun rekaman mungkin dihapus dari tabel lain. Misalnya, anggaplah Anda menghapus pengirman. Jika opsi ini dipilih, Access menghapus semua rekaman dalam semua tabel yang mereferensikan ID Pengirim, termasuk semua pesanan (dalam tabel Pesanan) yang dikirim oleh pengirim tersebut. Anda hanya memilih opsi ini jika yakin ingin riwayat pesanan dihapus.

6. Untuk mengubah hubungan antara tabel dari gabungan dalam ke gabungan luar, pilih tombol Tipe Gabungan . Untuk informasi selengkapnya, lihat Membuat kueri dengan gabungan luar.

Menghapus hubungan tabel

Untuk menghapus hubungan tabel:

1. PilihHubunganAlat> Database.

2. Pilih garis yang menghubungkan dua tabel terkait.

   Tips

   Jika Anda tidak melihat hubungan yang Anda inginkan, pada tab Desain , dalam grup Hubungan , pilih Semua Hubungan.

3. Pilih tombol Hapus. Jika diminta untuk memverifikasi bahwa Anda ingin menghapus hubungan, pilih Ya.

Ingin tahu lebih banyak?

Membuat, mengedit atau menghapus hubungan