Cara menggunakan gabungan surat untuk membuat surat formulir di Word 2000

Untuk versi Microsoft Word 2002 dari artikel ini, lihat
294683.
Untuk versi Microsoft Word 97 dari artikel ini, lihat
141922.

DALAM TUGAS INI

RINGKASAN
- Apa itu Mail Merge?
REFERENSI
- Sumber daya tambahan
- Artikel terkait

Ringkasan

Artikel ini selangkah demi selangkah menjelaskan apa gabungan Surat adalah dan cara mengoperasikan gabungan Surat dasar untuk membuat surat formulir di Microsoft Word.

Untuk informasi tambahan tentang melakukan jenis gabungan surat, penggabungan dengan jenis data, dan pemecahan masalah, periksa daftar artikel di bagian Artikel terkait dari artikel ini.

Untuk penjelasan tentang syarat yang digunakan dalam artikel ini, lihat bagian Daftar kata dari artikel ini.

Apa itu Mail Merge?

Gabungan Surat adalah fitur di Word. Penggabungan surat Anda dapat menggabungkan informasi boilerplate (seperti huruf borang) dengan informasi variabel seperti (database nama) dan alamat pelanggan. Dengan cara ini, Anda dapat memiliki dokumen yang hampir sama persis sama: bahan dokumen ini sama untuk setiap pelanggan, namun setiap dokumen disesuaikan individu tertentu di pangkalan data.

Ada tiga komponen utama untuk gabungan Surat:

Dokumen utama yang berisi informasi boilerplate: teks dan grafik. Dokumen utama juga menentukan format dokumen yang dihasilkan digabung; sebagai contoh, bentuk surat, amplop atau label.
Sumber data yang berisi informasi variabel: Daftar nama dan alamat, misalnya.
Dokumen gabungan yang berisi kombinasi boilerplate teks dan variabel informasi.

Dokumen utama berisi boilerplate teks dan grafik yang Anda inginkan dalam setiap versi dokumen yang digabung. Di dokumen utama Anda memasukkan instruksi khusus, yang disebut kolom gabungan, untuk menunjukkan di mana Anda ingin memunculkan informasi variabel. Ketika Anda menggabungkan informasi di sumber data dengan dokumen utama, informasi variabel mengganti kolom gabungan dengan informasi yang diperlukan. Hasilnya adalah dokumen gabungan yang berisi kombinasi boilerplate teks dan informasi variabel.

Sumber data berisi informasi (seperti nama, alamat, dan nomor telepon) yang berbeda-beda menurut setiap versi dokumen. Sebagian besar waktu, Anda dapat menyimpan data dalam dokumen Word; Namun, Word juga mengenali format lainnya. Sebagai contoh, sumber data dapat lembar kerja Microsoft Excel, Microsoft Access database atau berkas comma separated variabel (CSV).

Sumber data yang diatur dengan baris awal (juga disebut catatan header) dan catatan data. Baris awal adalah item pertama dalam sumber data. Berisi nama kolom yang mengidentifikasi informasi variabel. Rekaman data berisi informasi yang diperlukan. Setiap dokumen data terdiri dari satu atau lebih banyak kolom, tergantung pada berapa banyak informasi variabel yang Anda miliki untuk masing-masing individu. Seperangkat informasi membuat satu dokumen data.

Proses gabungan Surat memiliki empat langkah utama:

Membuka atau membuat dokumen utama.
Membuka atau membuat sumber data.
Edit dokumen utama.
Lakukan penggabungan.

Prosedur berikut ini menunjukkan bagaimana cara membuat surat formulir, melampirkannya ke sumber data, memformatnya, dan menggabungkan dokumen. Prosedur untuk membuat gabungan amplop atau label sama. Untuk informasi lebih lanjut, lihat artikel yang sesuai yang tercantum dalam
Artikel terkait bagian dari artikel ini.

Langkah 1: Membuka atau membuat dokumen utama

Jika Anda memiliki dokumen yang berisi teks boilerplate yang ingin Anda gunakan, membukanya. Atau, jika Anda ingin membuat surat formulir baru dan kosong dokumen saat ini ditampilkan, klik baru di toolbar standar .
Pada menu Alat , klik Gabungan Surat.
Di area dokumen utama Gabungan Surat pembantu kotak dialog, klik buat.
Klik surat formulir.

Anda diminta untuk menggunakan jendela yang aktif untuk dokumen utama atau membuat dokumen utama baru. Klik jendela aktif. Dokumen aktif menjadi dokumen utama gabungan surat.

Word kembali ke pembantu gabungan surat.
Buka langkah 2: membuka atau membuat sumber Data.

Langkah 2: Membuka atau membuat sumber Data

Ketika Anda membuka atau membuat sumber data menggunakan Mail Merge pembantu, maka Anda memberitahu Word untuk menggunakan pengaturan khusus informasi variabel gabungan. Gunakan salah satu dari metode berikut untuk melampirkan dokumen utama ke sumber data.

Metode 1: Jika Anda mengetik nama dan alamat untuk yang pertama kalinya

Untuk membuat database baru, ikuti langkah-langkah berikut:

Di area sumber Data Gabungan Surat pembantu kotak dialog, klik Get Data.
Klik membuat sumber Data.

Ditampilkan kotak dialog Membuat sumber Data . Di kotak dialog ini, Anda dapat menentukan nama kolom untuk memasukkan di sumber data. Kotak Nama kolom di baris awal berisi nama kolom yang sering digunakan pada surat formulir, label surat, dan amplop. Anda dapat menghapus kolom yang tidak diinginkan dengan memilih mereka satu per satu dan kemudian mengklik Nama bidang menghapus. Jika Anda ingin membuat nama kolom baru, ketik nama kolom baru di dalam kotak Nama bidang , dan kemudian klik Tambahkan nama kolom.

Setelah Anda selesai membuat kolom baru dan menghapus kolom yang tidak Anda inginkan, klik OK.
Simpan sebagai kotak dialog akan muncul. Di kotak Nama berkas , ketik nama yang ingin diberikan sumber data Anda, dan kemudian klik Simpan.
Ketika Anda diminta untuk mengedit sumber data atau mengatur dokumen utama, klik Edit sumber Data.
Jika ditampilkan kotak dialog Formulir Data , ketik informasi ke bentuk. Jika tidak ada informasi untuk kolom tertentu, biarkan kotak kosong. Secara default, Word dapat meloncati kolom yang kosong, jadi gabungan tidak terpengaruh jika entri yang kosong berada di formulir data. Pengaturan informasi di setiap bentuk membuat satu dokumen data.
Setelah Anda mengetik informasi untuk dokumen, klik Add New untuk memindahkan ke dokumen selanjutnya.
Setelah Anda menambahkan semua data Anda, klik OK untuk kembali ke dokumen utama.

Perhatikan toolbar gabungan Surat .
Simpan dokumen utama.

Ketika Anda menyimpan dokumen utama pada titik ini, Anda juga menyimpan sumber data dan melampirkan dokumen utama.
Buka langkah 3: Edit dokumen utama.

Metode 2: Jika Anda menggunakan sumber Data yang ada

Untuk menggunakan sumber data yang ada, ikuti langkah-langkah berikut:

Di kotak dialog Pembantu gabungan Surat , klik Get Data.
Klik sumber Data terbuka.
Di kotak dialog Buka sumber Data , Pilih berkas yang berisi informasi variabel yang ingin Anda gunakan, dan kemudian klik buka.

Catatan: jika sumber data yang tidak dicantumkan dalam daftar berkas, pilih drive yang sesuai dan map. Bila perlu, pilih opsi yang sesuai di kotak Daftar file tipe . Pilih berkas, dan kemudian klik buka.

Word akan meminta Anda dengan pesan berikut:

Word menemukan ada kolom gabungan di dokumen utama Anda. Pilih tombol Edit dokumen utama untuk menyisipkan kolom gabungan ke dokumen utama Anda.
Klik Edit dokumen utama untuk kembali ke dokumen utama.

Perhatikan toolbar gabungan Surat .
Simpan dokumen utama. Ketika Anda menyimpan dokumen utama pada titik ini, Anda juga menyimpan sumber data dan melampirkan dokumen utama.
Buka langkah 3: Edit dokumen utama.

Langkah 3: Edit dokumen utama

Pada langkah 1, Anda memilih untuk membuka dokumen yang ada atau untuk membuat yang baru. Gunakan salah satu dari metode berikut, berdasarkan pilihan yang dibuat di langkah 1.

Metode 1: Jika Anda menggunakan dokumen yang ada

Klik di mana Anda ingin memasukkan informasi dari sumber data Anda.
Pada toolbar gabungan Surat , klik Sisipkan kolom gabungan, dan kemudian klik kolom gabungan yang ingin Anda gunakan.

Catatan: Pastikan Anda mengetik spasi atau tanda baca yang Anda inginkan antara dua kolom gabungan atau setelah kolom gabungan. Anda juga dapat memformat (menerapkan tebal atau miring format untuk) kolom gabungan, seperti yang Anda inginkan dengan teks biasa.
Ulangi langkah 1 dan 2 untuk setiap kolom gabungan yang ingin ditambahkan ke dokumen.
Setelah Anda selesai mengedit dokumen utama, klik Simpan atau Simpan sebagai berkas menu. Beri nama berkas, dan kemudian klik Simpan.
Buka langkah 4: lakukan penggabungan.

Metode 2: Jika Anda menggunakan dokumen utama baru

Ketik atau Tambah teks dan grafik yang ingin Anda sertakan di dalam surat Anda.
Setiap kali Anda datang ke tempat di mana Anda ingin memasukkan informasi dari sumber data, klik Sisipkan kolom gabungan di toolbar gabungan Surat , dan kemudian klik kolom gabungan yang ingin Anda gunakan.

Catatan: Pastikan Anda mengetik spasi atau tanda baca yang Anda inginkan antara dua kolom gabungan atau setelah kolom gabungan. Anda juga dapat memformat (menerapkan tebal atau miring format untuk) kolom gabungan, seperti yang Anda inginkan dengan teks biasa.
Setelah Anda selesai mengedit dokumen utama, klik Simpan atau Simpan sebagai berkas menu. Beri nama berkas, dan kemudian klik Simpan.
Buka langkah 4: lakukan penggabungan.

Langkah 4: Lakukan penggabungan

Pada menu Alat , klik Gabungan Surat.
Di bawah menggabungkan Data dengan dokumen, klik gabungan.
Di kotak dialog Gabung , klik Gabungan untuk, dan pilih dokumen baru untuk menampilkan dokumen yang digabung di layar. Untuk mencetak dokumen yang digabung, klik cetak pada File menu.

Catatan: Gabung ke kotak, pilih Printer jika Anda ingin mengirim dokumen yang digabung ke printer tanpa pertama melihatnya di layar.
Klik gabungan.

Daftar istilah

Boilerplate. Informasi umum yang diulangi di setiap surat formulir, Surat label, amplop, atau Katalog.

Kolom data. Kategori informasi di sumber data. Kolom data berkaitan dengan satu kolom informasi di sumber data. Nama dari setiap data terdaftar di baris pertama (baris awal) sumber data. "Kode pos" dan "Nama belakang" adalah contoh dari nama kolom data.

Dokumen data. Set lengkap informasi yang terkait di sumber data. Catatan data yang berkaitan dengan satu baris informasi di sumber data. Semua informasi tentang satu klien di daftar surat klien adalah contoh dokumen data.

Sumber data. Sumber data adalah file yang berisi data yang berbeda-beda di setiap salinan dokumen yang telah digabung. Sebagai contoh, sumber data dapat mencakup nama dan alamat setiap penerima Surat formulir.

Terbatas. Berkas teks yang memiliki kolom data terpisah (atau terbatas) dengan tab catatan karakter atau koma, dan data yang dibatasi dengan tanda paragraf.

Baris header. Pertama baris (atau dokumen) di sumber data gabungan surat. Baris awal berisi nama kolom untuk kategori informasi di sumber data; Misalnya, "Nama" dan "Kota." Baris awal dapat juga disimpan dengan dokumen terpisah yang disebut sumber awal.

Dokumen utama. Pada operasi gabungan surat, dokumen yang berisi teks dan grafis yang tetap sama untuk setiap versi dokumen yang digabung; sebagai contoh, alamat kembali dan badan Surat formulir.

Kolom gabungan. Tempat yang Anda sisipkan di dokumen utama. Kolom gabungan langsung Microsoft Word di mana untuk memasukkan informasi tertentu dari sumber data. Sebagai contoh, sisipkan kolom gabungan "kota" untuk menyisipkan nama kota, seperti "Paris," yang disimpan di kolom data kota di Word.

Dokumen digabung. Dokumen yang dibuat dengan menggabungkan data dari sumber data ke dokumen utama.

Referensi

Sumber daya tambahan

Sumber dukungan gabungan Surat Word

Untuk informasi lebih lanjut tentang gabungan surat, klik Bantuan Microsoft Word di menu bantuan , ketik gabungan Surat di bantuan Office atau Wisaya jawaban, dan kemudian klik pencarian untuk melihat topik yang dikembalikan.