"Simpan lebih awal, sering menyimpan" adalah sesuatu dari masa lalu. Sekarang ada Simpan Otomatis, yang menyimpan setiap beberapa detik sehingga pengguna Anda tidak perlu menyimpannya.
Simpan Otomatis diaktifkan ketika file disimpan di OneDrive, OneDrive untuk tempat kerja atau sekolah, atau SharePoint di Microsoft 365. Ini secara otomatis menyimpan perubahan pengguna Anda ke awan saat mereka bekerja. Dan, jika orang lain mengerjakan file yang sama, Simpan Otomatis memungkinkan mereka melihat perubahan dalam hitungan detik. Tanpa Simpan Otomatis diaktifkan, pengguna yang berkolaborasi pada dokumen yang sama pada saat yang sama tidak akan dapat melihat satu sama lain secara real-time dan sebaliknya mereka akan terus melihat Updates Tersedia saat perubahan dibuat oleh orang lain.
Tapi, Simpan Otomatis juga menyebabkan beberapa perubahan dalam cara pengguna Anda bekerja dengan Microsoft 365, jadi dalam artikel ini kami menjelaskan beberapa skenario yang lebih menantang serta cara mengonfigurasi pengaturan Simpan Otomatis. Kami menyarankan agar Anda berkomunikasi dengan pengguna Anda perubahan ini yang memengaruhi cara kerjanya di Office.
Catatan:Â Dengan SimpanOtomatis, tidak ada dampak pada kinerja sistem. Namun, akan ada pemanfaatan jaringan yang lebih tinggi karena perubahan diunggah saat perubahan dibuat, bukan sekaligus ketika pengguna membuat perubahan, yang dapat memengaruhi pengguna dengan bandwidth terbatas atau penggunaan data berbiaya tinggi, seperti di hotspot seluler.
Mengubah Alur Kerja
SimpanOtomatis sangat membantu dalam sebagian besar skenario, tetapi ada beberapa kasus di mana pengguna Anda mungkin perlu mengubah cara kerja mereka secara normal dan kami ingin Anda siap membantu mereka. Untuk setiap skenario, kami telah menguraikan apa skenarionya, apa yang mungkin salah dan rekomendasi tentang cara mengatasinya.
-
Mulai dari file yang sudah ada, lakukan pengeditan lalu lakukan Simpan Salinan ke file baru - Siapa pun yang memulai dari file sebelumnya (misalnya laporan pendapatan kuartal terakhir), mengedit, lalu melakukan Simpan Salinan untuk memulai laporan pendapatan kuartal ini akan menyebabkan perubahan disimpan di kedua file jika Simpan Otomatis aktif. Kami menyarankan agar semua orang melakukan Simpan Salinan sebelum membuat perubahan apa pun dan bahkan telah menambahkan pengingat dalam produk ketika hal ini terjadi. Jika pengguna membuat perubahan yang tidak disengaja, mereka harus menggunakan fitur Riwayat Versi untuk memulihkan dokumen asli.
-
Melakukan perubahan "hipotesis" atau "bagaimana-jika" pada file - Siapa pun yang membuka file dan melakukan beberapa analisis hipotetis (seperti memperkirakan dampak perubahan pasar pada anggaran) dengan keinginan untuk menutup file tanpa menyimpan akan menyimpan secara tidak sengaja semua perubahan pada file saat SimpanOtomatis aktif. Sebaiknya nonaktifkan SimpanOtomatis saat melakukan analisis hipotesis lalu mengaktifkannya kembali setelah pengguna siap untuk menyimpannya lagi.
-
Dasbor dan Menampilkan File dengan Urutkan/Filter di Excel - Siapa pun yang mengurutkan atau memfilter dasbor saat Simpan Otomatis aktif akan memengaruhi tampilan semua orang dalam file. Jika file dimaksudkan sebagai dasbor atau digunakan oleh beberapa orang dengan pengurutan dan filter, sebaiknya atur properti Read-Only Direkomendasikan pada file tersebut menggunakan File > Info > Lindungi Buku Kerja > Selalu Buka Baca-Saja, sehingga penampil dasbor tidak akan menyimpan perubahan mereka kecuali mereka memilih untuk mengedit file secara eksplisit.
-
File yang Diselesaikan atau Dipublikasikan - Siapa pun yang secara tidak sengaja mengedit file yang dipublikasikan dan diselesaikan dengan SimpanOtomatis akan menyimpan perubahan mereka ke file. Setelah file diselesaikan, sebaiknya atur properti Read-Only Direkomendasikan atau properti Tandai sebagai Final pada file, sehingga pengeditan yang tidak disengaja dari pemirsa dan pembaca file tidak akan disimpan.
Mengonfigurasi pengaturan Simpan Otomatis di Office
Simpan Otomatis dapat dikonfigurasi dengan cara berikut:
-
Pemilik file dapat mengaturnya ke Selalu Buka Baca-Saja untuk membantu mencegah pengeditan yang tidak disengaja. Ini bisa dilakukan dengan mengatur file agar terbuka dalam Direkomendasikan Baca-Saja (Info > File > Lindungi Dokumen/ Buku Kerja/ Presentasi > Selalu Buka dalam Baca-Saja) atau dengan Berbagi file tanpa memperbolehkan orang lain mengedit (File > Bagikan> Orang dengan link bisa mengedit dan mengkosongkan kotak centang Perbolehkan Pengeditan).
-
Pengguna bisa menonaktifkan Simpan Otomatis untuk file saat file terbuka dengan mengklik tombol Simpan Otomatis . Tindakan ini akan menonaktifkan Simpan Otomatis untuk dokumen saat ini untuk pengguna tersebut. Saat berikutnya pengguna yang sama membuka dokumen, Simpan Otomatis akan nonaktif. Jika membuka dokumen lain, Simpan Otomatis tidak akan terpengaruh oleh pilihannya di dokumen lain.
-
Pengguna dapat mengatur Simpan Otomatis nonaktif secara default untuk semua file yang dibuka di aplikasi tertentu itu (Word, Excel, PowerPoint) di perangkat tersebut.
Catatan:Â Pengguna masih dapat mengatur Simpan Otomatis agar aktif untuk file individual menggunakan tombol Simpan Otomatis yang dijelaskan di atas.
-
Anda, admin, dapat mengatur Simpan Otomatis untuk nonaktif secara default untuk semua file yang dibuka di aplikasi tersebut (Word, Excel, PowerPoint) menggunakan Kebijakan Grup.
Catatan:Â Pengguna masih dapat mengatur Simpan Otomatis agar aktif secara default dalam aplikasi, atau untuk file individual, menggunakan pengaturan yang dijelaskan di atas.
Pengaturan kebijakan grup untuk Simpan Otomatis
Kami mengganti pengaturan Kebijakan Grup "Jangan Simpan Otomatis file di Excel/PowerPoint/Word" Kebijakan Grup dengan pengaturan Kebijakan Grup baru "Nonaktifkan Simpan Otomatis secara default di pengaturan Excel/PowerPoint/Word" Kebijakan Grup.
Jika menggunakan Kebijakan Grup di organisasi, Anda dapat menggunakan pengaturan kebijakan untuk menonaktifkan Simpan Otomatis secara default. Terdapat pengaturan kebijakan terpisah untuk Excel, PowerPoint, dan Word.
Misalnya, pengaturan kebijakan untuk Word diberi nama "Nonaktifkan Simpan Otomatis secara default di Word" dan dapat ditemukan di bawah Jalur Kebijakan "Microsoft Office 2016\Simpan Otomatis".
Untuk menggunakan pengaturan kebijakan ini, pastikan Anda telah mengunduh file Templat Administratif (ADMX/ADML) terbaru dari Pusat Unduhan Microsoft.
Bekerja dengan File Lokal
Simpan Otomatis tidak tersedia ketika bekerja dengan file lokal. Perilaku PemulihanOtomatis lama masih tersedia untuk menyimpan salinan file yang diubah secara berkala untuk membantu meminimalkan hilangnya data dalam kasus skenario yang tidak diharapkan, seperti crash.
Namun, kami menyarankan admin TI untuk mendorong pengguna menyimpan file mereka ke OneDrive, OneDrive untuk tempat kerja atau sekolah, atau SharePoint di Microsoft 365 untuk mengaktifkan Simpan Otomatis dan menghindari hilangnya data. Anda dapat mendorong penerapan OneDrive, OneDrive untuk tempat kerja atau sekolah, atau SharePoint di Microsoft 365 melalui pendidikan pengguna dan juga dengan menyebarkan Pemindahan Folder Yang Diketahui, yang secara otomatis menyinkronkan folder kunci ke awan. Ini memungkinkan mereka mengakses file di mana saja dan tidak khawatir kehilangan data penting.
Lihat Juga
Membantu mencegah perubahan pada versi akhir file
Menampilkan versi sebelumnya dari file Office
Bantu lindungi file Anda jika terjadi crash dengan PemulihanOtomatis
Terakhir diperbarui 4 Juni 2019
